A R S I P A R I S

Understanding and Applying the Records Continuum

2011-12-21T06:19:00.004+07:00

Bagi kita para akademisi dan praktisi kearsipan, tentu sering mendengar konsep "records continuum" yang digunakan untuk menggambarkan tata kelola kearsipan (recordkeeping) secara menyeluruh dan sampai sekarang banyak dikatakan sebagai model terbaik. Namun, tidak banyak yang benar-benar memahami apa sebenarnya records continuum itu, karena secara teori memang terkesan konseptual dan kompleks untuk dipahami, apalagi gagasan ini lahir dari luar negeri (Aussie khususnya) yang konteks milieu-nya berbeda dengan negara kita.

Sebagai pengayaan pengetahuan di samping secara tekstual, berikut adalah presentasi berbentuk video tentang records continuum yang dipaparkan oleh Barbara Reed, Direktur The Sydney based consultancy Records Archives & Information Management Pty Ltd. Beliau juga anggota the ACA Electronic Records Subcommittee and Standards Australia Subcommittees on Appraisal and Disposal, and Indexing and Classification.

Mengurus Arsip Agama (Religious Archives): Resensi Buku

2011-12-05T19:28:00.005+07:00

Pasca didirikannya Arsip Nasional Amerika sampai 30 tahun kemudian, kegiatan kearsipan hanya terbatas pada lembaga pemerintah, belum menjangkau pada ranah swasta atau nonpemerintah. Baru pada tahun 1970-an, muncullah kesadaran untuk mengelola arsip – arsip di luar kepemerintahan, khususnya tentang arsip agama (religious archives). Program arsip agama mulai berkembang dan para arsiparis keagamaan membentuk komunitas kearsipan tersendiri. Kemunculan komunitas baru ini telah mendapat perhatian, tetapi tidak secara serta-merta membawa misi yang jelas di antara lembaga kearsipan keagamaan. Bahkan menurut James M. O’Toole (1984:91-92), selama bertahun-tahun para arsiparis agama belum mampu mengidentifikasi “keunikan” yang mereka miliki untuk dijelaskan kepada publik. Untuk menjembatani aspirasi para arsiparis agama, The Society of American Archivists pada tahun 1980 menerbitkan buku karangan August Suelflow yang berjudul Religious Archives: an Introduction. Diharapkan buku ini menjadi pegangan bagi para arsiparis keagamaan di seluruh dunia.

Bagaimana dengan kearsipan keagamaan di Indonesia? Kearsipan di negara kita masih terfokus pada lembaga pemerintah. Meskipun dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di sana disebutkan bahwa definisi arsip juga menjangkau arsip individu dan organisasi kemasyarakatan (arsip agama tentunya include di sini), namun dalam prakteknya ANRI sebagai lembaga pembina kearsipan nasional belum mengatur tentang arsip-arsip individu dan keagamaan. Khusus tentang pengelolaan arsip keagamaan, buku pedoman kearsipan bagi arsiparis keagamaan / ormas keagamaan hampir-hampir sulit ditemukan di toko-toko buku atau di perpustakaan. Kalaupun ada, tentunya sangat terbatas untuk kalangan sendiri.

Adalah buku "Mengurus Arsip Gereja: Pegangan untuk Arsiparis Keuskupan dan Tarekat" yang telah memberikan pencerahan kepada kita tentang perlunya buku panduan kearsipan di lingkungan gereja. Baca selengkapnya di Buletin "Khazanah" Edisi November 2011.

Memahami Records Management, Document Management, Knowledge Management, Information Management, dan Archives Administration

2011-07-17T19:58:00.010+07:00

Istilah "kearsipan" dalam konteks Indonesia merupakan istilah untuk memaksudkan Manajemen Arsip Dinamis / Records Management dan Administrasi Arsip Statis / Archives Administration dalam satu kesatuan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi dari kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Penggunaan istilah "kearsipan" menurut saya sangatlah tepat karena dalam era informasi ini baik manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis saling terkait dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Trend kearsipan terkini juga menginginkan adanya integrasi antara disiplin manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis lewat pendekatan kearsipan yang diusung oleh para pemikir-pemikir arsip dari Australia, yakni records continuum model. RCM merupakan antitesis dari pendekatan kearsipan konvensional, life cycle of records yang dikembangkan di Amerika Serikat, khususnya oleh T.R. Schellenberg. Dengan konsep daur hidup ini, manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis merupakan disiplin sendiri-sendiri, padahal dengan kehadiran teknologi informasi dan komunikasi, perbedaan keduanya semakin kabur.

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat, kini muncul disiplin lain selain kearsipan, yakni manajemen dokumen, manajemen pengetahuan, dan manajemen informasi. Apa dan bagaimana disiplin-disiplin ini berperan? Berikut adalah penjelasannya.

Manajemen Arsip Dinamis / Records Management

Secara umum, kita mengenal istilah Manajemen Arsip Dinamis / Records Management, yang selanjutnya saya singkat menjadi RM, merupakan fenomena modern yang timbul akibat ledakan informasi pasca Perang Dunia II, khususnya yang terjadi di Amerika. Sebenarnya secara historis praktek RM lahir bersamaan dengan lahirnya peradaban manusia, khususnya tatkala manusia mengenal tulisan. Menurut Luciana Duranti, dalam "The Odyssey of Records Managers", teknik RM sudah dipraktekkan oleh bangsa Sumeria sekitar tahun 2112 s.d. 2004 SM. Para records manager sudah eksis dalam peradaban klasik Yunani dan Romawi. Bahkan, profesi records manager dianggap sebagai profesi yang bergengsi karena memiliki skill dan pengetahuan khusus. Secara khusus, Alexander Agung dikabarkan menaruh perhatian yang tinggi kepada records manager karena peranannya sangat strategis. Luciana Duranti mampu menunjukkan kepada records manager modern bahwa mereka sebenarnya memiliki sejarah yang kaya dan kuno untuk membuktikan bahwa para records manager dahulu kala bukanlah semata-mata petugas tata usaha / administrasi (clerks). Tapi mereka adalah para profesional yang sangat dihargai karena keterampilan yang mereka miliki membedakan mereka dari masyarakat pada umumnya dan kontribusi para records manager ini membantu / mendukung para elit di pemerintahan. Argumen Duranti ini semakin menegaskan bahwa arsip dinamis zaman purba punya andil besar sebagai bukti vital transaksi dan hak-hak warga negara. Pendapat Luciana Duranti ini merupakan koreksi atas pendapat yang menegaskan bahwa RM merupakan produk abad XX. Pandangan ini seringkali dikeluarkan oleh para archivist (arsiparis dalam konteks Amerika, yakni yang hanya mengelola arsip statis) dengan nada sinis yang ditujukan kepada rekan serumpunnya yaitu records manager, seolah-olah hanya profesi administrasi arsip statis saja yang memiliki konteks historis yang purba.

Dalam konteks Amerika, RM dalam arti profesi lahir pada tahun 1946 ketika Presiden Harry Truman mengenalkan bahwa program RM diperlukan untuk menangani ledakan arsip dinamis akibat Perang Dunia II, tepatnya pada tanggal 25 September 1946 ketika Truman menyetujui Lodge Brown Act yang mendirikan sebuah komisi untuk menangani masalah di bawah supervisi mantan Presiden Herbert Hoover, tepat 12 tahun setelah didirikannya Arsip Nasional Amerika Serikat. Pada tahun 1948 komisi ini mengeluarkan rekomendasinya tentang pendirian sebuah Biro Manajemen Arsip Dinamis di Kantor Pelayanan Umum serta mencetuskan program manajemen arsip dinamis pada setiap departemen dan lembaga di pemerintahan federal.Rekomendasi ini pada akhirnya dikodifikasi dan diumumkan dalam Federal Records Act tahun 1950 yang menentukan bahwa lembaga federal wajib memiliki program RM yang efektif. Ditambah lagi pada tahun 1955 dengan didirikannya Association of Records Managers and Administrators (ARMA), yakni sebuah asosiasi nonprofit bagi records managers, semakin memperkuat profesi RM di Amerika Serikat.

Di Inggris, RM lahir sebagai hasil dari undang-undang kearsipan, Public Records Act tahun 1958. Dalam ketentuan undang-undang tersebut, dinyatakan bahwa setiap departemen pemerintah sebaiknya mengkaji ulang berkas arsip dinamisnya (files) 5 tahun setelah berakhir masa ketertutupan arsipnya untuk memastikan apakah arsipnya sudah sesuai retensinya dan bahwa setelah 25 tahun arsip tersebut harus ditinjau ulang oleh departemen dan staf the Public Records Office (PRO). Undang-undang ini didasarkan atas penemuan anggota komite Grigg yang menerima pandangan Sir Hilary Jenkinson bahwa penilaian arsip tidak boleh dilakukan oleh archivists (arsiparis dalam konteks Inggris, yankni yang hanya mengelola arsip statis) karena mereka itu penjaga arsip yang tidak memihak (impartial guardians) yang tidak berhak menentukan nasib suatu arsip. Dalam sistem Grigg, petugas arsip dinamis memutuskan jika arsip dinamis punya nilai administrasi, banyak kekecewaan dirasakan oleh generasi archivists Inggris yang secara tegas percaya bahwa penilaian arsip dinamis merupakan lingkup eksklusif mereka. Sebenarnya, sekelompok kecil petugas arsip dinamis ini adalah records manager profesional pertama di Inggris karena mereka dipekerjakan secara eksklusif untuk menilai arsip dinamis di lingkungan unit pencipta mereka, yang memiliki keterampilan penilaian khusus dan memutuskan nasib akhir arsip dinamis itu. Menarik untuk diperhatikan bahwa pegawai negeri tidak menikmati status yang tinggi dalam PRO. Bahkan, mereka tunduk pada PHK selama periode resesi, menanggung beban kerja yang berat, dan dianggap sebelah mata oleh archivist tentang kemampuan mereka untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Secara historis, mereka para pegawai arsip dinamis dikenang sebagai pegawai tata usaha / administrasi semata, namun analisis dekat pekerjaan mereka mengungkapkan bahwa julukan yang benar untuk mereka seharusnya "records manager".

Ketidakpedulian awal Inggris terhadap RM sebagai profesi dibuktikan dalam kenyataan the British Records Management Society (BRMS) bahwa mereka yang bekerja di atau berhubungan dengan manajemen arsip dinamis atau manajemen informasi, tanpa memandang status profesi,organisasi atau kualifikasi mereka, tidak dibentuk sampai tahun 1983. Akibatnya, dalam kancah internasional, organisasi profesi setara ARMA di Inggris kalah pamor dengan Amerika Serikat.

Sementara itu di Australia, konsep RM modern lahir mulai tahun 1950-an ketika departemen Arsip di Commonwealth National Library, perpustakaan Negara Bagian Victoria, dan perpustakaan publik New South Wales mulai dilibatkan dalam retensi arsip dinamis. Dari sini tugas-tugas awal RM dilakukan oleh archivists yang bekerja di perpustakaan; saat itu belum ada records managers. Records Management Association of Australia (RMAA) didirikan pada tahun 1969 ketika komite dibentuk untuk melihat penciptaannya, dicatat bahwa sebagian besar arsip dinamis perusahaan dan badan pemerintah di Australia dalam keadaan kacau. Hal ini merupakan panggilan bagi para records manager Australia dan menandai titik tolak kelahiran RM profesional di Australia. Sangat menarik untuk dicatat bahwa RMAA ini mendahului Australia Society of Archivists (ASA) yang tidak memisahkan diri dari Library Association of Australia (LAA) sampai tahun 1975. Oleh karena, itu para records managers Australia dapat membanggakan senioritas mereka ketika dibandingkan dengan rekan-rekanarchivists mereka.

Australia merupakan negara yang getol dalam
mengembangkan teori kearsipan kontemporer. Konsep Records Continuum Model merupakan satu contoh pemikiran progresif dalam bidang kearsipan saat ini. Teori ini dikembangkan oleh pemikir-pemikir arsip seperti Frank Upward dan Sue MacKemmish. RCM ini mematahkan argumen teori daur hidup arsip ala Amerika yang menyatakan bahwa arsip dinamis memiliki fase-fase tertentu dalam pengguananya: arsip dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif. Menurut Sue MacKemmish dan Frank Upward, pendekatan life cycle yang rigid seperti ini menimbulkan masalah. Menurut pendekatan RCM, arsip dinamis tidak memiliki fase tertentu dalam kehidupannya, melainkan memiliki sifat ketidak-stabilan, belum pasti, mudah berubah-ubah (fluidity) dan dapat mengulang beberapa tahap daur hidupnya, di dalam fashion non linear dan elastis. RCM ini ditopang oleh gagasan bahwa records managers dan archivists harus bekerja bersama-sama berbagi perhatian terhadap arsip dinamis masyarakat.

Manajemen Dokumen / Document Management

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, konsep-konsep kunci dalam kearsipan, yakni records dan archives menjadi komoditas oleh para IT specialists yang kadang-kadang menimbulkan multitafsir. Cobalah kita ketik kata "records management" di mesin pencari Google. Di sana akan muncul perolehan (recall) tentang RM, namun ada rujukan untuk memilih document management (DM).Bagi masyarakat awam, konsep RM dan DM biasanya digunakan saling tumpang tindih seakan-akan keduanya sama.Asumsi ini muncul karena pada tataran mikro, RM berkaitan dengan dokumen, akan tetapi, DM pada dasarnya berkaitan dengan dokumen-dokumen individual bukan keserbaragaman dokumen yang menjadi konsen dalam RM. DM merupakan konsep yang relatif baru dan muncul pada tahun 1990-an ketika perusahaan komputer mulai menjual perangkat lunaknya yang dikenal dengan sistem dokumen elektronik. Software ini pada mulanya tidak berisi fungsionalitas yang dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis elektronik. Meskipun perkembangan teknologi
telah memperbaiki sistem manajemen arsip dinamis elektronik mirip dengan manajemen arsip dinamis dalam hal fungsionalitasnya, akan tetapi perbedaan utamanya adalah bahwa RM pada intinya, difasilitasi dengan perlunya pengamanan "otentisitas dan konteks arsip dinamis" di mana hal ini bukan konsen utama atau tidak dimiliki oleh DM. Dengan kata lain, document management systems (DMS) menawarkan akses terhadap dokumen yang tidak berisi "karakteristik kebuktian".Perbedaan ini menegaskan bahwa DMS pada dasarnya merupakan "sistem informasi" bukan sistem tata arsip dinamis.

Manajemen Pengetahuan / Knowledge Management (KM)

KM merupakan istilah lain yang sering diucapkan senafas dengan RM. KM merupakan istilah yang tidak jelas yang dipakai pada tahun 1990-an dan telah digunakan dalam konteks yang berbeda untuk menjelaskan situasi tertentu. Sejak dari kelahirannya, KM digembar-gemborkan sebagai paradigma bisnis baru dan asal-usulnya berbarengan dengan munculnya internet. KM dipercaya akan menghasilkan banyak informasi tentang bagaimana suatu bisnis beroperasi. Secara khusus, KM akan menjaring pengetahuan implisit terhadap skills para anggota suatu bisnis dan akan melahirkan produktivitas tinggi di antara para pegawai dalam suatu bisnis atau organisasi. KM juga diasosiasikan dengan ide "memori korporasi" dan "informasi dinamis yang diasosiasikan dengan aplikasi database".

RM dan KM saling berbagi konsen yang umum: fokus pada arsip dinamis (records). Akan tetapi, KM hanya konsen dengan arsip dinamis yang dapat memberi manfaat produktivitas dan keuntungan suatu bisnis. Hal ini berbeda dengan RM yang konsen dengan pengelolaan arsip dinamis karena tujuan kebuktian dan informasional. Jadi, keduanya merupakan disiplin yang berbeda. Akhir-akhir ini konsep KM banyak dikritik. Para penentang KM berpendapat bahwa KM itu mahal untuk diterapkan oleh suatu bisnis atau organisasi, terlalu kompleks, dan cenderung menimbulkan misinterpretasi. Mereka menyarankan bahwa sistem manajemen arsip dinamis jauh lebih baik akan menjadi tool suatu korporasi atau organisasi karena RM lebih fleksibel dan reaktif terhadap kebutuhan bisnis dan RM juga bekerja secara real time. Selain itu, records management systems (RMS) lebih banyak disukai daripada KMS dan dana yang disisihkan untuk proyek KM biasanya dialihkan untuk RMS.

Manajemen Informasi / Information Management (IM)

IM merupakan disiplin pengetahuan lain yang dekat dengan RM. IM adalah suatu bidang berbasis luas yang pertama kali muncul dalam masyarakat bisnis pada akhir tahun 1970-an. IM dapat didefinisikan sebagai manajemen produk informasi dari berbagai jenis yang mendukung kegiatan bisnis. IM berbagi atribut sama seperti RM karena tertarik dengan materi yang dimanifestasikan dalam berbagai format; tidak seperti DM yang hanya konsen pada dokumen. Materi-materi yang menjadi konsen IM termasuk manual teknis, jurnal, publikasi internal, pamflet, websites, serta database yang terkait dengan bisnis. Sumber-sumber ini mirip dengan arsip dinamis, berisi informasi dan konfigurasi serta ketergantungannya dan kebenaran adalah hal yang krusial dalam konteks organisasi. Selain itu, IM tertarik dengan arsip dinamis yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis dan tempat simpannya, organisasi, serta aksesnya. Perbedaan antara IM dan RM adalah bahwa IM tidak konsen dengan bukti kegiatan seperti pada arsip dinamis. Sebaliknya, IM lebih fokus pada arsip dinamis yang mendukung kegiatan bisnis. Di sini jelas bahwa IM jauh lebih sempit daripada RM yang didasarkan pada pengelolaan, preservasi, dan penjaringan nilai guna kebuktian arsip dinamis.

Administrasi / Manajemen Arsip Statis (Archives Administration/Management)

RM dan AM adalah disiplin yang saling terkait. Revolusi Perancis tahun 1978 menandai bahwa arsip (sebagai tempat) merupakan repositori yang menghimpun arsip-arsip dinamis yang mendukung hak-hak warga negara danarchivists pertama kali sebenarnya adalah para records managers. Akan tetapi, arsip berkembang dalam institusi yang menempatkan arsip-arsip dinamis lama khususnya untuk membantu sejarah dan memori. AM didefinisikan sebagai seleksi, preservasi, pemeliharaan, penataan, deskripsi dan akses terhadap materi yang bernilai guna keberlanjutan untuk jangka waktu yang lama. Baik RM dan AM merupakan disiplin yang terpisah khususnya pada tahun 1950-an di Amerika karena adanya adanya pertumbuhan masif arsip-arsip dinamis pemerintah sehingga para records managers diberi tugas mengelola arsip-arsip dinamis yang menjadi kewenangannya dan mengantarkan arsip-arsip dinamis yang sudah inaktif kepada para archivists; sementara para archivists mengelola koleksi yang bernilai guna sekunder. Pada tahun 1955 Morris Radoff, Presiden Society of American Archivists mengeluarkan dalil yang terkenal bahwa sebaiknya ada spesialisasi dalam RM dan AM sehingga keduanya tidak berbagi kesamaan. Dari sinilah muncul dua skill yang berbeda. Perpecahan pun mulai muncul, dan RM menjadi bidang yang benar-benar terpisah dengan AM.Tahun 1970-an semua archivists mengidentikkan mereka sebagai pelayan para pandit / peneliti, masa lalu dan budaya, sementara para records managers tertarik dengan masa kini dan melayani kebutuhan bisnis organisasi secara efisien. Dari waktu ke waktu, ketegangan pun muncul antara records managers dan archivists, baik dipicu karena kecemburuan gengsi akan profesi, maupun dalam hal dana. Secara tradisional, banyak archivists memandang RM sebagai suatu proses untuk menyelamatkan arsip-arsip dinamis yang bernilai guna historis, sementara para records managers memandang arsip (sebagai tempat) sebagai tempat pembuangan arsip-arsip dinamis yang sudah tidak bernilai guna untuk unit penciptanya.

Pemahaman terkini seperti RCM-nya Australia telah menekankan perlunya records managers dan archivists untuk bekerja bersama-sama sepanjang masa daur hidup arsip dinamis dan banyaknya kenyataan bahwa para archivists muda telah banyak menerima berbagai jenis pelatihan manajemen arsip dinamis profesional sebagai bagian pendidikan formal mereka.

Diprediksikan bahwa secara fakta pragmatis, pekerjaan arsip statis pada sektor warisan masa lalu (heritage) sangat kurang dan cenderung kering (baca: penghasilannya sedikit) sementara pekerjaan RM terus mengalami permintaan yang tinggi karena adanya remunerasi dan penghargaan. Para archivists perlu melakukan diversifikasi sehingga baik RM dan AM saling berbagi keminatan sehingga mampu memastikan bahwa RM merupakan bidang yang cocok bagi archivists yang masih amatir.Akan tetapi, baik RM dan AM memiliki fungsi yang berbeda. RM konsen dengan jadwal retensi arsip dinamis, manajemen risiko, benaran tujuan bisnis, serta hierarkhi organisasi yang tidak dimiliki oleh AM. Sementara fokus AM adalah pada memori, layanan masyarakat, dan warisan dokumenter yang tidak ditemukan dalam RM.

Dalam konteks Indonesia, baik RM maupun AM berada dalam satu payung kearsipan. Hal ini sebenarnya merupakan keuntungan tersendiri karena trends terkini memang menginginkan penyatuan kedua disipin tersebut. Jadi, sebenarnya kearsipan di Indonesia sudah memenuhinotion yang diinginkan dalam ide Records Continuum Model.Akan tetapi, tantangan ke depan kita adalah status disipilin kearsipan kita belumlah otonomi. Paling tidak, untuk memperkuat status disiplin kearsipan sebagai
disiplin yang otonomi harus ada program studi kearsipan tingkat sarjana, bukan gabungan dengan disiplin lain seperti ilmu perpustakaan. Selain itu disiplin kearsipan juga perlu menciptakanbanyak publikasi ilmiah tentang kearsipan, bila ingin ingin mempertahankan status profesionalnya. Selama ini disipin kearsipan baru sebatas membuka sampai jenjang D3, meskipun sudah ada D4 Kearsipan di Universitas Terbuka, namun hal ini juga perlu didukung dengan pendirian S1 murni kearsipan. Adapun S2 kearsipan baru sebatas peminatan khusus di Program Studi Ilmu Perpustakaan (Universitas Indonesia), belum murni S2 Kearsipan. Semoga untuk ke depannya disiplin kearsipan di Indonesia dapat menjadi disiplin yang benar-benar otonom, di semua jenjang akademik, baik S1 maupun S2.

Bacaan:

Duranti, Luciana. "The Odyssey of Records Managers" Dalam Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance. (Ed) Tom Nesmith. London: The Scarecrow Press, 1993, pp 29-60.

O'Toole James M. and Richard J. Cox. Understanding Archives and Manuscripts. Chicago: The SAA, 2006.

Records Management Society

(14 Juli 2011)

Universal Declaration on Archives

2011-01-05T11:49:00.001+07:00

International Council on Archives (ICA) telah menyetujui isi Universal Declaration on Archives (UDA) pada pertemuan umum tahunan di Oslo pada bulan September 2010. UDA ini dikembangkan oleh ICA/SPA (Seksi Asosiasi Profesional) yang menguraikan karakteristik arsip dan persyaratan manajemen untuk menyediakan akses berkelanjutan terhadap arsip. Deklarasi ini telah dipahami sebagai dasar untuk advokasi dan promosi untuk mendukung arsip dan profesi, dan sampai sekarang sudah tersedia dalam 11 bahasa, juga membicarakan poin-poin yang juga dapat dipahami oleh non-arsiparis.

Deklarasi Universal Tentang Arsip

Arsip merekam keputusan, tindakan dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tak tergantikan melalui dari satu generasi ke generasi lainnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan maknanya. Arsip adalah sumber otoritatif informasi yang menopang kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan menjaga dan menyumbang memori individu dan masyarakat. Akses terbuka terhadap arsip memperkaya pengetahuan kita terhadap masyarakat manusia, meningkatkan demokrasi, melindungi hak-hak warga negara dan meningkatkan kualitas hidup.

Untuk mencapai tujuan ini, kami mengakui

kualitas yang unik dari arsip sebagai bukti otentik dari administrasi, budaya dan kegiatan intelektual dan sebagai refleksi dari evolusi masyarakat;

kebutuhan vital dari arsip untuk mendukung efisiensi bisnis, akuntabilitas dan transparansi, untuk melindungi hak-hak warga negara, untuk membangun memori individu dan kolektif, untuk memahami masa lalu, dan untuk mendokumentasikan masa kini serta untuk memandu tindakan di masa mendatang;

keragaman arsip dalam merekam setiap bidang kegiatan manusia;

keserbaragaman format tempat arsip diciptakan, termasuk kertas, elektronik, audio visual dan jenis lainnya;

peranan para arsiparis sebagai profesional terlatih dengan pendidikan dasar dan lanjutan yang melayani masyarakat mereka dengan mendukung penciptaan arsip dinamis dan dengan penyeleksian, pemeliharaan dan penyediaan arsip-arsip dinamis ini untuk digunakan;

tanggung jawab kolektif untuk semua – warga negara, para administrator dan pembuat keputusan publik, para pemilik dan pemegang arsip pemerintah dan swasta, dan para arsiparis serta spesialis informasi lainnya – dalam pengelolaan arsip statis.

Oleh karena itu, kami berusaha bekerja sama supaya

kebijakan-kebijakan serta aturan-aturan hukum kearsipan nasional yang tepat diadopsi dan ditegakkan;

pengelolaan arsip dihargai dan dijalankan secara kompeten oleh semua badan pemerintah atau swasta, yang menciptakan dan menggunakan arsip dalam rangka menjalankan bisnisnya;

semua sumber daya yang memadahi dialokasikan untuk mendukung pengelolaan arsip yang tepat, termasuk pemekerjaan para profesional terlatih;

arsip dikelola dan dilestarikan dengan cara menjamin otentisitas, keterpercayaan (reliabilitas), integritas, dan ketergunaan;

arsip dibuat untuk dapat diakses oleh setiap orang, dengan menghormati hukum-hukum yang sesuai dan hak-hak individu, para pencipta dan para pengguna;

arsip digunakan untuk memberi sumbangsih terhadap promosi kewarganegaraan yang bertanggung jawab.

Diterjemahkan dari sumber aslinya, click here.

DALIL-DALIL KEARSIPAN

2010-10-27T21:10:00.003+07:00

Berikut adalah dalil-dalil kearsipan yang dikompilasi oleh Terry Abraham. Saya tidak tahu signifikansi dalil-dalil ini, terserah Anda menilainya….

Laws of Archivy:

Bila Anda Ragu, Buang saja.

Apa yang disebut hambatan sebenarnya merupakan permulaan; atau, memang tidak ada solusinya untuk saat ini.

Sampah itu tetaplah sampah, seberapa pun lamanya Anda menyimpannya.

Bila Anda sudah melihat satu arsip, berarti Anda telah melihat arsip semuanya.

Bila tidak muat ke dalam boks arsip, lipat saja; bila tidak dapat dilipat, buang saja.

Kehati-hatian menilai arsip itu berbanding terbalik dengan ruang yang tersisa.

Nilai guna arsip suatu organisasi itu berbanding lurus dengan jumlah sinar alami yang dibutuhkannya.

Aturan Tiga tentang Arsip: bila seorang pendonor mengatakan bahwa ia punya satu bok arsip yang akan diserahkan, bawalah tiga bok; bila mengatakan punya 3 bok, bawalah sembilan bok, dst.

(Sumber: Terry Abraham: SAA Newsletter, Juli 1984)

Kedudukan Tesis dan Disertasi di Arsip Universitas

2010-09-21T19:43:00.002+07:00

Tesis dan disertasi merupakan dokumen bukti penyelesaian program master/magister dan doktor di lingkungan perguruan tinggi. Kedua jenis dokumen ini merupakan salah satu aset penting perguruan tinggi karena mencerminkan bukti salah satu produk Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya penelitian. Secara umum, kita dapat menemukan tesis dan disertasi disimpan di perpustakaan perguruan tinggi, karena secara fisik dan informasinya memang layaknya buku dan laporan penelitian yang bersifat literer. Akan tetapi, selain dianggap sebagai bahan pustaka/literer, ternyata ada kalangan yang menganggap tesis dan disertasi sebagai arsip yang harus disimpan di arsip universitas, bukan perpustakaan.

Menurut Resolusi Komite Arsip Universitas Masyarakat Arsiparis Amerika tahun 1975, tesis dan disertasi merupakan arsip yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. Resolusi ini menentukan syarat-syarat preservasi dasar kedua dokumen tersebut dan menyarankan arsip universitas untuk menyimpan kopi arsipnya. Isi dari resolusi ini adalah pertimbangan bahwa tesis dan disertasi merupakan rangkaian arsip perguruan tinggi yang merupakan laporan akhir penelitian yang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi oleh para mahasiswa sehingga dokumen ini merupakan bukti kepanditan perguruan tinggi, fakultas, dan mahasiswanya. Oleh karena itu, karena tesis dan disertasi dijadikan syarat untuk mendapatkan gelar master/magister dan doktor, maka tesis dan disertasi dianggap arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (arsip statis) sehingga arsip universitas/perguruan tinggi diberi tanggung jawab dalam preservasi dan aksesnya dengan tahap-tahap sebagai berikut: 1) menyimpan kopi arsipnya di arsip universitas, 2) memastikan bahwa kopi arsipnya menggunakan kertas yang memenuhi standar kearsipan, 3) memastikan bahwa kopi arsipnya tidak mengandung koreksi, baik berupa cairan (seperti type ex), bedak, lem/tempelan dan semacamnya, dan 4) menyediakan alat bantu temu kembalinya untuk mempermudah penempatan tesis dan disertasi tersebut, baik menurut pengarang, subjek, ataupun judulnya.

Memang, terkadang kita dibuat bingung dengan kedudukan tesis dan disertasi ini, bahan pustaka atau arsip? Menurut Maher (1992:167) tesis dan disertasi merupakan arsip bentuk khusus di lingkungan universitas. Namun, Maher sendiri menyarankan tesis dan disertasi, bila memungkinkan, untuk dikelola oleh perpustakaan, bukan arsip universitas, dengan menyarankan arsiparis untuk berusaha menjamin bahwa perpustakaan kampus juga bertanggung jawab atas preservasi dan aksesnya. Menurut Maher, arsiparis bertanggung atas tesis dan disertasi bila memang perpustakaan tidak mampu mengelolanya. Masalahnya, kenyataan di lapangan tidak jarang ditemukan bahwa pengelolaan tesis dan disertasi di perpustakaan kurang maksimal, khususnya preservasi dan aksesibilitasnya sehingga sebagai usaha penyelamatan arsip bentuk khusus ini, arsip universitas perlu ikut andil dalam preservasi kedua dokumen ini. Dari sinilah perlunya kompromi antara arsip universitas dan perpustakaan dalam berbagi tugas.

Agar lebih jelas menentukan kedudukan tesis dan disertasi sebagai bahan pustaka atau arsip, alangkah baiknya kita memahami alasan masing-masing pendapat di bawah ini.

Tesis dan disertassi dianggap sebagai arsip karena kenyataan bahwa tesis dan disertasi merupakan arsip dari perguruan tinggi pemberi gelar yang bersangkutan (Master/Magister dan Doktor), serta bukti kerja yang dilakukan sebagai bagian Tri Dharma Perguruan Tinggi: Pengajaran dan Penelitian. Kumpulan penelitian yang dihasilkan oleh para mahasiswa ini dapat untuk menjejak perkembangan disiplin ilmu, topik-topik tertentu untuk penelitian kearsipan. Selain itu, karena perguruan tinggi juga perlu menyimpan kopi arsip tesis dan disertasi ini untuk menyediakan bukti penyelesaian persyaratan memperoleh gelar, maka dapat dikatakan bahwa tesis dan disertasi merupakan arsip vital yang dapat melindungi hak-hak individu dan institusi dan dengan demikian memenuhi suatu tanggung jawab utama. Alasan berikutnya adalah tesis dan disertasi dikategorikan arsip karena bersifat unik, keduanya memerlukan sekuritas dan preservasi.

Mereka yang memandang tesis dan disertasi menjadi tanggung jawab perpustakaan berargumen bahwa secara historis memang perpustakaan lebih dulu berperan utama menangani tesis dan disertasi. Para pustakawan lebih mendahulukan pengolahan tesis dan disertasi ini dari segi isi informasinya berdasarkan metodologi perpustakaan daripada preservasinya, yang menjadi concern utama arsip universitas. Tesis dan disertasi berisi informasi yang diskrit dan sudah mengelompok berdasarkan subjek-subjek tertentu, sebagaimana monograf dalam koleksi buku di perpustakaan. Dalam hal preservasi, prinsip-prinsip konvensional dalam perpustakaan juga diterapkan pada tesis dan disertasi, yakni didahului dengan kolasi halaman per halaman. Karena ciri tesis dan disertasi yang diskrit ini, keduanya perlu metodologi perpustakaan yang baku, bukan metodologi kearsipan. Selain itu, dalam hal pengkatalogan juga lebih pas memakai prinsip-prinsip perpustakaan. Dalam perkembangannya, profesi perpustakaan juga sudah mengembangkan prosedur penanganan tesis dan disertasi mulai dari pengkatalogan, preservasi, akses dan sekuritas serta penggunaan kopiannya.

Bila perpustakaan perguruan tinggi tidak mampu atau kurang optimal menangani tesis dan disertasi, maka arsip universitas perlu mengambil alih tanggung jawab ini. Para arsiparis harus menangani tesis dan disertasi ini sebagaimana yang disyaratkan oleh pustakawan. Oleh karena itu, arsip universitas perlu memastikan bahwa semua standar di lingkungan perguruan tinggi telah dilaksanakan, baik mengenai standar kualitas kertas, jumlah dan jenis kopi, tinta, pengetikan, koreksi, ilustrasi, dan penjilidannya. Ketika tesis dan disertasi pertama kali diterima, sebaiknya diteliti kelengkapan halamannya. Untuk aksesibilitasnya sebaiknya menganut sistem perpustakaan, item-itemnya seharusnya dikatalogkan ke dalam katalog perpustakaan, baik online maupun kartu, tidak ketinggalan pula disediakan akses subjek dan kelembagaannya.

Bagi arsiparis yang bekerja di arsip universitas, kini saatnya untuk menimba ilmu dengan pustakawan, baik dalam hal katalogisasi, deskripsi, maupun aksesibilitasnya.

Bacaan:

Maher, William J. 1992. The Management of College and University Archives. The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, Inc. Metuchen, N.J. & London

Unduhan Referensi Kearsipan

2009-12-25T19:09:00.014+07:00

A Manual of Archive Administration Oleh Jenkinson

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families

ISAD(G) General International Standard Archival Description

ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

Kep MenPAN No 34 Th 2004 Tentang Perubahan Pasal 21 Kep MenPAN No 9 Th 2002

Kep. Ka ANRI No 06 Th 2002 Tentang Petunjuk Penyesuaian Jabatan Arsiparis

KepMenPAN No.09 Thn 2002 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya

Keppres No 105 Th 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis

Lampiran Ka ANRI No 06 Th 2005

Lampiran Ka ANRI No 07 Th 2005

Lampiran SEB KPU dan ANRI

Modern Archives: Principles and Techniques Oleh Schellenberg

Per Ka ANRI No 06 Th 2005 Tentang Pedoman Perlindungan , Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital Negara

Per Ka ANRI No 07 Th 2005 Tentang Pedoman Pendataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Negara Periode Kabinet Gotong Royong dan Kabinet Persatuan Nasional

Per MenPAN No 22 Th 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

PP No 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip

Rules for Archival Description

Encoded Archival Description Versi 2002

SE Ka ANRI No 01 Th 1981Tentang Penanganan Arsip Inaktif

SEB KPU dan ANRI Tentang Penyelamatan Arsip Pemilu dan Pilkada

UU No 7 Th 1971 Tentang Ketentuan-2 Pokok Kearsipan

UU No 7 Th 1971 Tentang Ketentuan-2 Pokok Kearsipan- Penjelasannya

UU No 8 Th 1997 Tentang Dokumen Perusahaan

UU No 11 Th 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU No 14 Th 2008 Tentang Kebebasan Informasi Publik

Cara Menentukan Nilai Guna Arsip

Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003

Jadwal Retensi Arsip Keuangan

Standar Gedung Arsip

Standar Boks Arsip

Standar Penyimpanan Fisik Arsip

Standar Penggunaan Kertas

UU No 43 Th 2009 Tentang Kearsipan

Peraturan Menteri PAN Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya (TAHUN 2009)

Juklak Jabatan Fungsional Arsiparis (TAHUN 2009)

PERKA ANRI Nomor 11 Tahun 2009 Tentang Pedoman Umum Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan

Pedoman Akuisisi Arsip Orde Baru

Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usahan dan Swasta

Standar Folder dan Guide Arsip

PerMenPAN&RB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah

Pedoman Tata Kearsipan di Daerah

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

Panduan Pembakuan Istilah Komputer

Panduan Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Criteria for Price Indexes for Printed Library Material

Pedoman Pengelolaan Software

Conditions for Exhibiting Library and Archival Materials

ISSN

Publication and Documentation in Library and Archives

Juklak Jabfung Pustakawan dan Angka Kreditnya (Tahun 2003)

E-Government Metadata Standard

Representation Language for International Interchange

MARC-21 Format: Backgrounds and Principles

Syntax for Document Object Identifier (DOI)

ISBD-2004 Revision

Metadata for Web-Based Resources Standard

MARC Code Lists for Organization

Dublin Core Metadata Element Set

Metadata for Images in XML Standard

MARC-21 XML Schema

The Open URL Framework for CSS

Bibliographic References

Guidelines for Information about Preservation Products

From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory

2009-10-26T10:46:00.004+07:00

John Ridener, From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory (Duluth, MN: Litwin Books, LLC, 2009).

Essai ini mengkaji secara mendalam kelahiran konsep-konsep dan prinsip-prinsip kearsipan, serta bagaimana konsep dan prinsip kearsipan ini dibentuk oleh faktor-faktor budaya dan teknologi – dengan menitikberatkan penilaian arsip sebagai segmen utama dalam teori kearsipan. Buku ini dapat dikatakan sebagai excellent book yang sangat berguna bagi para pembaca sebagai pengantar wacana atau issu-issu kearsipan karena secara gamblang mampu mengorek teori kearsipan abad yang lalu serta membangun framework yang berguna bagi siapapun untuk memahami mengapa teori kearsipan itu krusial dan bagaimana kelahirannya, perkembangannya, serta perdebatan yang ditimbulkannya. Terry Cook, dalam pengantarnya mengatakan bahwa buku ini merupakan “an approachable entreé" terhadap beragam teori, konsep, gagasan, dan asumsi-asumsi yang telah menghidupkan ghiroh para arsiparis abad lalu di belahan dunia yang menggunakan bahasa pengantarnya adalah bahasa Inggris, English-speaking world (hlm. xiii). Menurut Cook, Ridener telah menyumbangkan wacana dan berbagai pengetahuan yang menstimulus sejarah intelektual kearsipan sebagai suatu fungsi sosial (hlm. xvii).

Lantas, mengapa buku ini layak untuk kita baca? Ada beberapa alasan yang mendasarinya. Pertama, Ridener mampu membuat satu hal yang meyakinkan mengapa teori menjadi satu komponen yang krusial dalam pengetahuan arsip, dan mengapa bagian konseptual pengetahuan kita terus ditekan dan dipengaruhi oleh berbagai perkembangan teknologi dan berbagai disiplin, seperti sejarah, yang telah mengembangkan kerangka kerja intelektual dengan menggunakan bukti yang ada dalam sumber arsip. Bagian yang terbaik dalam analisis Ridener, secara berurutan difokuskan pada tiga generasi perintis pengetahuan arsip; pertama adalah Manual Trio Belanda (Muller, Feith, dan Fruin), kemudian manualnya Hilary Jenkinson, dan terakhir adalah karyanya Schellenberg, Modern Archives. Meskipun sedikit sekali para pendidik kearsipan yang menyarankan siswa/mahasiswanya membaca Manual Trio Belanda, kalaupun tidak, toh hanya sebagai informasi sekilas konteks historis kelahiran profesi kearsipan modern, namun karya Jenkinson dan Schellenberg terus dijadikan sebagai satu-satunya rujukan hampir oleh setiap arsiparis (apakah sebenarnya karya-karya mereka dibaca dan dipahami atau tidak).

Ridener mengambil ide-idenya dari ketiga manual tersebut, baik dalam konteks sejarah maupun sosial. Dalam mengapresiasi manual Belanda, dia menulis "karena para sejarawan merupakan pengguna pertama arsip, orientasi profesi mereka terhadap kebenaran yang objektif menjadikan perlunya ketepsediaan arsip yang jbjeithf..**Qtajdarisasi teori dan praktek kearsipan akan menopang tujuan para sejarawan serta pendekatan ilmiahnya juga akan saling menguntungkan para arsiparis dan sejarawan juga (hlm. 26). Sebaliknya Jenkinson, Ia tampak menjaga jarak antara arsiparis dengan administrator (pengelola arsip dinamis). "arsiparis hendaknya tidak berurusan dengan arsip dinamis (records) karena arsip dinamis diciptakan tanpa keterlibatan arsiparis. Bagi Jenkinson, hal ini merupakan satu-satunya cara untuk menjamin adanya bukti yang objektif yang adal dalam arsip" (hlm. 56). Sementara dalam membicarakan Schellenberg, Ridener mengatakan bahwa gagasan-gagasan Schellenberg lahir bersamaan dengan didirikannya Arsip Nasional Amerika yang konteks historisnya adalah bersamaan dengan adanya "banjir arsip" modern, sehingga Schellenberg mengeluarkan "ijtihadnya" untuk menilai arsip apa yang perlu disimpan dan apa yang perlu dimusnahkan (what to keep and what to destroy).

Ridener menggambarkan ide-ide ketiga pentolan kearsipan abad lalu ini (Trio Belanda, Jenkinson, dan Schellenberg) sebagai pemikir kearsipan pioner. Namun dalam Bab tentang "questioning archives,”, Ridener mencoba mengangkat tema "mempertanyakan arsip" yang digagas oleh beberapa arsiparis kontemporer dengan gagasan-gagasan mereka yang posmodern. Mereka antara lain Brian Brothman, Terry Cook, Carolyn Heald, Eric Ketelaar, dan Heather MacNeil. Kaum posmodern ini menggunakan teori-teori kritis dan tantangan-tantangan teknologi untuk membangun suatu dasar pengetahuan arsip yang berbeda. Ridener mengistilahkan paradigma baru dalam arsip ini karena "teori posmodern mempertanyakan reliabilitas arsip (archival records) bukan untuk memperdebatkan kebenaran arsip dan penulisan sejarah, namun untuk mengawali pemahaman lebih jauh mengenai berbagai asumsi yang arsiparis kerjakan dalam profesinya" (hlm. 124).

Dengan mengkaji ide-ide para pemikir kritis kearsipan mengenai teori dan praktek kearsipan ini membuat Ridener mengangkat issu-issu kearsipan yang fundamental. Contohnya, "Salah satu kekuatan di balik perubahan peranan arsiparis adalah dialektika antara objektivitas dan subjektivitas dalam teori kearsipan. Karena harapan-harapan kultural dan sosial terhadap arsip selalu berubah seiring dengan pergantian jaman, para arsiparis benar-benar berperan penting dalam menciptakan dan memelihara arsip yang adaptable" (hlm. 132). Ridener melihat adanya sebuah perubahan utama manifestasi teori dan praktek kearsipan akhir-akhir ini, khususnya dalam bagaimana arsip dan arsiparisnya dipandang. "Paradigma kearsipan masa lalu telah mengatakan bahwa para arsiparis berasumsi bahwa arsip (dinamis) tercipta sebagai hasil samping organisasi yang keberadaannya tidak memihak (impartial products of a business or organization's work. Paradigma penilaian arsip kontemporer mempertanyakan kebenaran tersebut tidak hanya pada arsip itu sendiri, namun juga para pencipta arsip itu sendiri" (hlm. 133-134).

Salah satu yang ingin ditekankan dalam buku ini adalah ingin menghumanisasi karya para teoretisi kearsipan Dalam mengkodifikasi dan mendeskripsikan arsip. Seringkali para pionir kearsipan ini ditempatkan dalam posisi yang inggi, seolah-olah mereka tidak perlu diperdebatkan. Ridener menyarankan agar gagasan-gagasan mereka sebaiknya dijadikan sebagai tantangan, dan kalau bisa, kita juga mewarnai paradigma kearsipan yang lain. Adalah suatu kepicikan kalau ada pendidik kearsipan yang hanya puas dan merasa establised dengan karya-karya kearsipan abad lalu.

Imagining Archives: Essays and Reflections by Hugh A. Taylor

2009-10-23T09:20:00.007+07:00

Imagining Archives: Essays and Reflections by Hugh A.Taylor
Edited by Terry Cook and Gordon Dodds. Lanham,Md.& Oxford:Society
of American Archivists, Association of Canadian Archivists, & Scarecrow
Press,2003. vii, 254 pp.

Hugh Taylor, yang meninggal dunia tanggal 11 September 2005, semasa hidupnya bergelut dengan dunia kearsipan yang memulai karirnya di Inggris dan kemudian tinggal di Kanada yang mengantarkannya menjadi pemikir kearsipan ternama. Selama tahun 1951 sampai tahun 1982, beliau menjadi administrator arsip, lalu meluangkan waktunya selama sepuluh tahun untuk menjadi konsultan, khususnya mengajar kearsipan. .

Dalam buku ini, khususnya pada esainya yang berjudul “Information Ecology and the Archives of the 1980s,” , Taylor mengkritik apa yang Ia sebut sebagai “historical shunt” dalam profesi kearsipan (hlm. 93ff). Dalam hal ini, Taylor memang tidak bermaksud meminta arsiparis untuk mengabaikan maksud yang ada dalam makna atau informasi arsip dan harus mengutamakan struktur, konteks, dan bukti saja. Tetapi, ternyata kritikan Taylor justru jauh lebih sempit, yakni bahwa profesi arsiparis hanya menjadi pelayan para sejarawan akademik, bukannya menjangkau ilmu humaniora atau ilmu sosial. Akan tetapi, Taylor juga tidak begitu saja menolak manajemen arsip dinamis, ilmu informasi atau diplomatika sebagai konsepsi humaniora murni dari arsip. Menurut Taylor, tidak ada kontradiksi yang menyatakan bahwa arsiparis harus "mampu menjadi supervisor manajemen arsip dinamis dan statis, analisis bentuk-bentuk arsip dan manajemen informasi" (hlm. 98). Taylor memandang arsiparis sama halnya dengan mediator isi dan budaya dan sebagai master of process and context.

Semua essai Taylor dipresentasikan secara kronologis. Dialah yang sejak semula menggagas bahwa pada dasarnya tidak ada perbedaan antara arsip dinamis dan statis (hlm.100) oleh karenanya arsiparis perlu dilibatkan dalam penciptaan arsip dinamis (hlm. 96). Barangkali kalau dikaitkan dengan issu sekarang ini, gagasannya Taylor sejalan dengan konsep records continuum. Pada abad XX yang lalu, barangkali bagi sebagian besar arsiparis, konsep-konsep manajemen arsip dinamis yang agresif ini, tidak akan diterima kalau arsiparis memiliki hubungan yang dekat dengan profesi museum, galeri seni serta perpustakaan (hlm. 98), karena pada saat itu arsiparis diidentikkan dengan struktur dan konteks, sementara museum dan perpustakaan didentikkan dengan makna dan isi / muatannya.

Buku ini memang menarik untuk dijadikan sebagai khasanah teoretis kearsipan, namun bukan berarti tanpa kekurangan. Tidak adanya catatan editorial merupakan salah satu hal yang kita sayangkan.

Tentu saja, di samping ada kelemahan teknis, buku ini jauh lebih banyak manfaatnya. Taylor mampu memberikan rasa optimistik dalam dunia kearsipan. Meskipun beliau hidup dalam era yang belum computerised, namun beliau telah menanamkan gagasan-gagasan yang visioner. Ia mengatakan "arsiparis & pustakawan seperti sedang berenang untuk hidup di lautan simbol-simbol, dan hanya teknologi yang dapat dijadikan sebagai satu-satunya bantuan" (hlm. 178). Di sinilah letak visionernya Taylor."If we fail to use our imagination in what we do, then we will lose our sense of the full
magnitude and possibilities of our professional task. . . .”(hlm. 249). Itulah imajinasi Taylor...

Keeping Archives

2009-10-22T09:50:00.006+07:00

Keeping Archives. JUDITH ELLIS,ed.Port Melbourne, Victoria,Australia:
D.W.Thorpe in association with the Australian Society of Archivists,2nd ed., tahun 1993, 491 hlm.

The Australian Society of Archivists telah menerbitkan edisi kedua buku Keeping Archives. Buku ini merupakan pengembangan dari edisi tahun 1987 sebelumnya. Dapat dikatakan bahwa buku ini merupakan buku pegangan utama bagi mereka yang masih awam tentang administrasi arsip(statis) maupun untuk para pelaku profesi arsip. Buku ini terdiri atas tiga bab; Ross Harvey dengan bahasannya mengenai preservasi, Helen Smith tentang aspek-aspek hukum administrasi arsip statis, serta David Roberts yang membahas mengenai manajemen arsip bentuk khusus.

Ciri yang menonjol dari buku edisi baru ini adalah penekananny pada materi-materi baru mengenai pentingnya kajian lintas area dalam pengelolaan arsip statis yang mendorong adanya pemahaman konteks penciptaan materi arsip. McKemmish mengartikulasikan penekanan dalam hal ini, khususnya dalam bab yang Ia jabarkan. Dia mendorong para arsiparis untuk memahami pengelolaan arsip sebagaimana dalam prinsip records continuum. McKemmish menjelaskannya dalam konteks kearsipan ala Australia. Dia mengatakan bahwa semua penjabarannya, yang sebelumnya telah digagas oleh Peter Scott pada tahun 1960an, "merepresentasikan capaian yang mendasar, khususnya karena mampu menjaring (capture) informasi kontekstual dan kompleksitas hubungan -- arsip dengan para pencipta arsip, antara pencipta arsip dan arsip itu sendiri -- sepanjang waktu" (hlm.12). Di bab lain, Barbara Reed mengusung tema penilaian dan penyusutan arsip. (Dia telah mengkaji ulang tentang penilaian dan penyusutan arsip yang Ia ulas pada edisi tahun 1987 sebelumnya yang menggabungkan ide-idenya David Bearman,Terry Cook, dan Helen Samuels mengenai pentingnya penilaian arsip berdasarkan informasi kontekstual seperti fungsi-fungsi pencipta arsip dinamis). Reed mengatakan bahwa dalam menilai arsip, pentingnya asal-usul arsip dan informasi kontekstual penciptaan arsip "tidak dapat menjadi satu-satunya patokan, namun juga bisa berdasarkan relevansinya" (hlm.192-
93). Helen Smith menekankan bahwa pokok masalah hukum yang dihadapi arsiparis perlunya lebih mengetahui mengenai "konteks historis dan administratif" penciptaan dokumen (hlm.127). Helen Smith menyarankan arsiparis harus menilai arsip secara lebih "holistik" daripada sebelumnya. Sementara Paul Brunton dan Tim Robinson,membahas komputerisasi, standarisasi, serta penjelasan konsep-konsep provenance, penataan dan proses deskripsi (hlm. 246).

Buku ini memiliki kelebihan-kelebihan antara lain karena mampu memperkenalkan peranan baru informasi provenans. Hal ini tentu sangat penting mengingat banyaknya diperlukan informasi asal-usul arsip oleh para arsiparis yang merupakan tantangan kearsipan modern.

An Introduction to Archives and Manuscripts

2009-10-22T09:38:00.007+07:00

An Introduction to Archives and Manuscripts.DAVID B.GRACY. Special
Libraries Association Professional Development Series. New York: Special
Libraries Association, 1981. 36 pp. ISBN 0-87111-288-4.

Terkadang kita mengalami kesulitasn untuk membedakan antara manuskrip dan arsip. Oleh karena itu, tidak jarang kalau keberadaan manuskrip kadang dikelola oleh perpustakaan, namun di sisi lain dikelola oleh Arsip. Sebenarnya perdebatan mengenai manuskrip dan arsip diawali di Amerika Serikat, antara komunitas sejarah dengan para arsiparis.

Untuk mengetahui seluk-beluk manuskrip dan arsip, ada baiknya kita membaca bukunya DAVID B. GRACY, yang berjudul An Introduction to Archives and Manuscripts.

Buku ini mengantarkan kita tentang prinsip-prinsip dan prosedur kearsipan. Buku setebal 36 halaman ini juga memuat glosarium istilah-istilah kearsipan.

Buku ini mencoba mengkaji filosofi yang menopang keilmuan serta metodologi dalam kearsipan. Buku ini menekankan konsep-konsep kearsipan seperti integritas arsip, record group, prinsip aturan asli (original order), respect des fonds, serta prinsip asal-usul (provenance). Karena sifat keunikan suatu arsip, menurut Gracy, para arsiparis membuat dua cara dokumentasi; accession file untuk kontrol administratif, serta daftar inventaris arsip yang menjelaskan kelompok arsip (record group) atau koleksi manuskrip bagi para peneliti.

Profesi kearsipan oleh Gracy juga dikaji untuk membedakannya dengan profesi perpustakaan, meskipun di samping ada perbedaan di antara keduanya, namun perpustakaan dan arsip sebagai lembaga memori juga menghadapi permasalahan yang sama, misal dalam hal preservasi dan akses.

Gracy menyimpulkan bahwa dalam hal teoretis, para arsiparis seringkali dihadapkan dengan hal-hal yang penuh problematis dalam hal mengumpulkan atau menciptakan arsip, memberi user hak untuk tahu atau hak privasi, pemanfaatan arsip untuk kepentingan preservasi, serta untuk mendorong perlunya penguasaan teknis atau kecakapan akademik.

Selanjutnya pada bab yang menjelaskan prosedur-prosedur kearsipan, Gracy memandu kita cara melakukan akuisisi arsip, penilaian, aksesi, penataan, deskripsi dan rujukan/referensi, serta dasar-dasar konservasi.Namun sayangnya, dalam hal konservasi ini Gracy hanya menyinggung arsip konvensional saja atau arsip tekstual, sedangkan arsip bacaan mesin diabaikan.

Untuk memperkaya referensi tiap-tiap bahasan, Gracy juga memberikan daftar pustaka dari sumber-sumber yang sangat bonafid dalam bidang kearsipan, seprti karya Berner, Bordin and Warner,Brichford, Burke, Duckett, Lytle, and Schellenberg.

Schellenberg, Tokoh Kearsipan Modern

2009-01-23T10:13:00.006+07:00

Bagi para akademisi, mahasiswa, serta praktisi kearsipan tentu sudah terbiasa dengan konsep-konsep kearsipan, seperti nilai guna arsip, penilaian arsip maupun daur hidup arsip. Namun tahukah Anda siapa pencetus pertama konsep-konsep tersebut? Dialah Theodore R. Schellenberg. Schellenberg merupakan tokoh kearsipan modern abad XX dari Amerika yang gagasan-gagasannya sampai sekarang masih dijadikan rujukan utama bidang kearsipan. Dia merupakan tokoh yang mewarnai dinamika wacana kearsipan abad modern, khususnya setelah Perang Dunia (PD) II. Gagasannya yang terkenal adalah perlunya seorang arsiparis untuk menilai arsip (appraisal), suatu konsep baru yang belum pernah ada dalam dunia kearsipan sebelumnya. Oleh masyarakat arsip Amerika, Schellenberg dianggap sebagai "Bapak Teori Penilaian Arsip". Sebelum gagasan Schellenberg mengemuka di Amerika, wacana kearsipan yang mewarnai pada saat itu adalah teori kearsipan ala Eropa, dengan konsep terkenalnya respect des fonds. Selanjutnya, tokoh yang mengemuka sebelum Schellenberg adalah Sir Hilary Jenkinson, seorang arsiparis dari Inggris. Jenkinson terkenal dengan bukunya yang berjudul Manual of Archive Administration. Menurut Jenkinson, arsip merupakan bukti transaksi organisasi yang keberadaannya tidak boleh "diintervensi." Bagi Jenkinson, penilaian arsip, sebagaimana yang kelak diperkenalkan oleh Schellenberg, merupakan tindakan yang tidak diperbolehkan dalam kearsipan karena dianggap telah merusak "bukti" transaksi dan konteks penciptaan arsip itu sendiri. Kredo terkenal yang dikemukakan Jenkinson, adalah "sanctity of evidence". Dari sini, dapat disimpulkan bahwa Jenkinson lebih menitikberatkan pada pencipta arsip (administrator), atau kalau perkembangan terkini adalah records management dan tidak memberi tempat sedikitpun pihak di luar administrator untuk "intervensi" arsip.

Lain Jenkinson, lain juga Schellenberg. Gagasan Schellenberg lahir bersamaan dengan suasana PD II yang ditandai dengan "banjir arsip" dari berbagai medium. Oleh karena itu, "solusi terbaik" dalam menangani arsip adalah bagaimana arsip-arsip tersebut dikurangi. Tentu saja, pengurangan arsip berarti ada juga penyelamatan arsip. Arsip-arsip yang bernilai guna saja yang dipertahankan di dalam arsip. Schellenberg membagi nilai guna arsip menjadi nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer terkait dengan nilai guna yang masih diperlukan oleh unit pencipta (dalam mileu-nya Jenkinson berarti administrator), sementara nilai guna sekunder merupakan nilai guna di luar kebutuhan unit pencipta. Nilai guna sekunder ini dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian dan informasional. Dalam perjalanan berikutnya, ternyata Schellenberg dalam menggeluti kearsipan lebih condong pada nilai guna sekunder ini. Konsekuensi dalam dunia kearsipan di Amerika selanjutnya adalah, adanya pemisahan profesi yang sangat kuat antara records manager (pengelola arsip dinamis) dan archivist (pengelola arsip statis). Oleh beberapa kalangan, gagasan Schellenberg di satu sisi memberikan kontribusi besar dalam perkembangan penelitian para sejarawan karena begitu getolnya dia menjembatani antara arsip (khususnya arsip statis) dan riset (khususnya kesejarahan). Konon, ide-ide Schellenberg yang lebih condong pada archivist daripada records manager tersebut karena terpengaruh pada ilmu sejarah dan ilmu perpustakaan. Schellenberg sendiri bergelar Ph.D dalam bidang sejarah. Menurut Schellenberg, pelatihan mendasar yang paling baik yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis adalah sejarah, setelah itu kepustakawanan.

Tulisan ini tidak bermaksud memaparkan secara global apa dan siapa Schellenberg, namun hanya mengajak kita melihat gagasan-gagasan dia lewat salah satu karyanya berupa bukunya yang berjudul:

Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago: University of Chicago Press, 1956.

Buku ini merupakan buku yang sudah klasik, diterbitkan tahun 1956. Dalam bukunya, mula-mula Schellenberg mendeskripsikan perkembangan arsip nasional di Perancis (Archives Nationales pada tahun 1795), Inggris (Public Record Office tahun 1838), dan di Amerika Serikat (National Archives tahun1934). Keberadaan arsip nasional sangat diperlukan karena alasan-alasan efisiensi pemerintah, preservasi kultural, kepentingan personal, dan administrasi pemerintahan. Dia mengatakan bahwa arsip dinamis (records) untuk menjadi archives harus memenuhi dua syarat. Pertama, harus "diciptakan atau terakumulasi untuk memenuhi tujuan tertentu." Kedua, harus "disimpan karena alasan lainnya ." Dia juga setuju adanya alasan ketiga seperti yang dikemukakan Jenkinson, yakni "the possibility of proving an unblemished line of responsible custodians." Schellenberg menyebutkan juga perbedaan antara arsip dan perpustakaan. Pertama. keduanya berbeda dalam koleksinya/khasanahnya (holdings). Cara tiba koleksi arsip dan perpustakaan sangat berbeda. Perpustakaan dan arsip juga berbeda dalam metodenya. Kedua lembaga ini berbeda dalam menilai, menyeleksi, menata, dan mendeskripsikan materi-materinya. Akan tetapi, keduanya juga saling memberi manfaat. Seorang arsiparis harus bekerja sama dengan records manager atau officers. Arsiparis (di sini arsiparis yang saya maksud archivist, meskipun dalam konteks Indonesia merupakan gabungan records manager + archivist) selalu terkait dengan pekerjaan records manager karena dia akhirnya juga menerima, mendeskripsikan, dan menyediakan arsipnya yang berasal dari unit penciptanya. Arsiparis seharusnya selalu berdiskusi dengan records manager bagaimana menata arsipnya. Dua profesi ini memiliki peran yang berbeda terkait dengan nilai guna primer dan sekunder arsip-arsipnya. Records manager menentukan nilai guna primer sementara arsiparis menentukan nilai guna sekunder, meskipun sebenarnya arsiparis ini menerima estafet lebih dulu dari records manager.

Schellenberg banyak membahas tentang manajemen arsip dinamis. Bab ini banyak yang terkait dengan arsip dinamis pemerintah. Dia menekankan bahwa arsip dinamis itu jumlahnya selalu bertambah tiap tahunnya dan semakin kompleks. Jenis arsip dinamis yang paling sulit dikelola adalah arsip-arsip dinamis yang paling penting. Arsip-arsip dinamis yang berkenaan dengan asal-ususl, kebijakan, dan prosedur harus mendapatkan perhatian khusus. Setiap instansi pemerintah seharusnya menyediakan seorang staf yang berkaitan dengan tata arsip dinamis yang akan bekerja sama dengan seorang arsiparis untuk menentukan arsip-arsip dinamis yang mengandung nilai guna berkelanjutan. Arsip-arsip dinamis akan selalu mengalami fase-fase tertentu, fase aktif ketika di unit pencipta, inaktif/non-aktif ketika di pusat arsip (dinamis) / unit kearsipan, sampai akhirnya ke arsip statis (archives).

Pada bahasan arsip statis, Schellenberg mengulas pada bab khusus. Dia mengulas tentang kondisi manajemen arsip statis yang mengalami berbagai kesulitan, khususnya berkenaan dengan identifikasi arsip modern yang terdiri dari berbagai format. Schellenberg mendeskripsikan manajemen arsip statis yang dilakukan oleh NARA, yang di dalamnya memisahkan kegiatan-kegiatan terkait dengan manajemen arsip statis ke dalam empat bagian: kegiatan disposisi, kegiatan preservasi dan penataan, kegiatan deskripsi dan publikasi, serta kegiatan jasa rujukan. Pekerjaan di dalam arsip sebaiknya didasarkan pada materi subjek. Para arsiparis harus mengerti prinsip-prinsip kearsipan, namun juga sebaiknya memiliki latar belakang ilmu lainnya sebaga nilai tambah yang dapat mendukung kearsipan. Di sana harus ada rencana yang holistik terhadap pengorganisasian kearsipan untuk menjamin bahwa pengelolaan khasanahnya berjalan dengan baik.

Dalam hal penilaian arsip, Schellenberg dalam hal ini berbicara tentang kondisi Amerika, dia menjelaskan cara menentukan nilai guna sekunder arsip. Nilai guna kebuktian mengacu pada bukti akan fungsi dokumen pemerintah yang menghasilkan arsip dinamisnya. Ada tiga pengujian untuk menentukan nilai guna kebuktian: struktur organisasi, fungsi yang dijalankan oleh instansi, serta aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut. Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari pucuk hierarkhi instansi. Ada empat jenis arsip dinamis yang seharusnya dianalisis nilai guna kebuktiannya, yaitu: arsip-arsip dinamis menyangkut kebijakan, arsip dinamis operasional, arsip dinamis rumah tangga, serta publikasi. Sementara itu, nilai guna informasional mengacu pada arsip-arsip dinamis yang berisi informasi mengenai orang/persona, korporasi/organisasi, kejadian/kegiatan, dan masalah. Ketika menilai arsip untuk menentukan nilai guna informasional, arsiparis tidak selalu terikat dengan prinsip asal-usulnya (principle of provenance). Pada dasarnya, penilaian arsip berarti arsiparis harus mempertimbangkan kebutuhan para periset, arsip-arsip apa saja yang sekiranya berguna bagi mereka. Schellenberg berpendapat bahwa para arsiparis harus dididik dengan ilmu sejarah. Ketika para arsiparis menemukan jenis informasi tertentu dalam suatu arsip yang dianggap lain daripada yang lain, mereka harus berkonsultasi dengan ilmuwan yang membidanginya.

Schellenberg juga sedikit menyinggung tentang preservasi. Dia menunjukkan adanya dua macam ancaman terhadap arsip dinamis, baik ancaman internal maupun eksternal (lingkungan). Dia mengatakan bahwa fasilitas-fasilitas yang baik./mendukung sangatlah diperlukan oleh arsip dalam mengeliminasi ancaman eksternal. Arsip juga seringkali mudah terkena ancaman berupa materi intrinsik di dalamnya. Dia mengingatkan bahwa pada saat penulisannya, laminasi arsip merupakan cara preservasi arsip kertas yang disarankan.

Dalam hal penataan, bab ini sangat membantu, khususnya karena dia menceritakan sejarah dan istilah-istilah penataan arsip yang mendasar, seperti fonds, respect des fonds, provenans, dan aturan asli. Dia mengatakan bahwa prinsip-prinsip penataan arsip statis tersebut sangat berbeda dengan prinsip-prinsip tata arsip dinamis (recordkeeping), khususnya karena para arsiparis menata arsip-arsip dinamis dari berbagai unit pencipta. Dia menceritakan sejarah penataan arsip mula-mula dengan menunjuk Eropa. Arsip Nasional Perancis (Archives Nationales), mula-mula menata arsipnya berdasarkan subjek (seperti perpustakaan) yang dikembangkan oleh Camus dan Daunou. Namun, pada tahun 1839, Guizot menyarankan untuk beralih pada prinsip yang seharusnya, yakni dikelompokkan dalam fonds menurut unit/lembaga penciptanya. Pada tahun 1841, istilah respect des fonds mula-mula muncul dalam sebuah edaran yang dikeluarkan oleh Menteri Dalam Negeri,Count Duchatel. Akan tetapi,dalam fonds itu sendiri,Perancis masih menata arsip-arsipnya berdasarkan subjek. Prussia(oleh Heinrich von Sybel, 1881) menyebarkan konsep ini dengan mengembangkan gagasan tentang asal-ususl (provenance), dengan menyatakan bahwa arsip harus dikelompokkan berdasarkan unit administratifnya dan mempertahankan penataannya seperti pada saat arsip tersebut di unit pencipta. Belanda mengembangkan gagasan-gagasan ini dan menyatakan bahwa arsip harus ditata berdasarkan aturan aslinya (original order). Dan akhirnya, arsiparis dari Inggris, khususnya Jenkinson, menyatakan bahwa arsiparis harusnya tidak pernah merusak aturan asli, sekalipun terhadap item-item terkecil dari arsip tersebut.

Di Amerika, para arsiparis di Arsip Nasional mengalami berbagai problem. Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut records group karena istilah ini sangat berbeda dengan yang dimaksud di Eropa. Kedua, mereka harus menentukan bagaimana membagi-bagi arsip dari berbagai lembaga dalam departemen NARA. Ketiga, mereka harus memutuskan bagaimana menata records groups. Terakhir, mereka harus memutuskan bagaimana menata arsip di dalam record groups. Schellenberg menyimpulkan permasalahan di atas dengan saran-saran berikut: (1) arsip harus disimpan terpisah menurut instansinya, (2) khasanah arsip harus dibagi ke dalam unit atau grup, (3) arsip harus dipertahankan aturan aslinya seperti dalam keadaan di unit penciptanya, dan (4) arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan para peneliti.

Dalam hal deskripsi, Schellenberg mengemukakan ada empat unsur utama yang harus diperhatikan: authorship, jenis fisik, judul unit, dan struktur fisik unitnya. Di Amerika pada saat itu, jenis arsip yang ada sebagian besar sudah modern, baik dalam hal bentuk maupun isinya. Sangatlah sedikit arsip-arsip peninggalan anad XIX. Di Arsip Nasional sendiri, para arsiparis membagi arsipnya kurang lebih 300 record groups dan menggunakan dua skema pendeskripsian arsip yang berbeda. Skema asal-usul merupakan skema yang banyak dipilih. Di sini, para arsiparis mendeskripsikan seri arsip (record groups) menurut hierarkhi dan fungsi administratif. Para arsiparis menyusun alat bantu temu kembali (finding aid). Arsip Nasional Amerika juga menggunakan principle of pertinence (berdasarkan subjek), namun secara hati-hati. Kadang-kadang, arsiparis membuat daftar rujukan maupun daftar lengkap tentang topik-topik khusus. Yang jelas, metode ini tidak dapat diterapkan ke dalam semua tempat simpan (repository).

Sebelum membahas jasa rujukan, Schellenberg lebih dulu membahas tentang publikasi. Tampaknya dia concern dengan kebijakan akses dan penggunaan arsip. Dia berpendapat bahwa para arsiparis harus mampu mengendalikan kebukaan arsip bagi kemaslahatan publik dalam artian bahwa berbagai tipe arsip, seperti arsip-arsip mengenai kemanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis yang sangat rahasia, atau informasi personal, harusnya dibatasi atau dilarang pengaksesannya. Schellenberg juga mencatat beberapa point berkenaan dengan penggunaan arsip. Pertama, semua user harus dianggap sama, tidak boleh membeda-bedakan. Kedua, dalam hal memenuhi kebutuhan user, utamakan dulu kepentingannya, tanpa melihat status user tersebut. Akan tetapi, arsiparis harus melakukan identifikasi terhadap user dalam hal-hal yang tidak diinginkan.

Catatan: untuk memperkaya wawasan dan membandingkan ide-ide Schellenberg dan Jenkinson, Anda perlu membaca buku karya Jenkinson, yang berjudul Manual of Archive Administration. Klik di sini.

Sejarah Deskripsi Arsip

2009-01-21T11:58:00.004+07:00

Versi File PDF

Dalam manajemen arsip, khususnya arsip statis (archives administration), ada beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh seorang arsiparis, sebelum arsip tersebut dipreservasi dan diakses oleh user. Tahapan-tahapan tersebut meliputi seleksi, penilaian, akuisisi, serta penataan dan deskripsi arsip. Nah, dalam ulasan ini akan coba saya telusuri asal-usul deskripsi arsip dan sejauh mana deskripsi arsip ini kita terapkan dalam praktek kearsipan kita sehari-hari.

Kata deskripsi (dalam bahasa Inggris, "description"),berasal dari bahasa Latin descriptio,yang berarti menyalin,mendesain,menjejak,mendefinisikan atau mengklasifikasi.Kata benda descriptio itu sendiri berasal dari kata kerja desribere,yang bermakna mentransliterasi, menyalin, menceritakan, mendefinisikan, mendistribusikan,
mengelompokkan. Secara etimologis, describere berasal dari preposisi de dan kata kerja scribere, yang berarti "menuliskan tentang" (to write about). Dengan demikian, "deskripsi arsip" berarti menuliskan tentang materi arsip, yang meliputi gagasan-gagasan representasi, identifikasi dan pengorganisasian arsip itu sendiri.

Menurut Luciana Duranti (1992), istilah deskripsi arsip dalam literatur kearsipan diperkenalkan pertama kali oleh the Society of American Archivists (SAA) pada tahun 1974. Menurut SAA, "deskripsi" didefinisikan sebagai "the process of establishing intellectual control over holdings through the preparation of finding aids. " (Evans, 1974).

Karena definisi "deskripsi" dianggap terlalu bermakna sempit, baru pada tahun 1989, oleh SAA direvisi definisinya menjadi:

Archival description is the process of capturing, collating, analyzing, and organizing any information that serves to identify, manage, locate, and interpret the holdings of archival institutions and explain the context and records systems from which those holdings were selected.(Bellardo dan Bellardo, 1992).

Satu tahun kemudian, Fredric Miller (1990:7) mendefinisikan deskripsi arsip sebagai proses menangkap (capturing),-- masyarakat arsip Malaysia menerjemahkan to capture menjadi "menawan" (red)-- mengumpulkan (kolasi), menganalisis, mengawasi, menukar,dan menyediakan akses terhadap informasi mengenai:

konteks, dan asal-usulnya (provenans);

struktur pemberkasannya;

bentuk dan isinya;

hubungan dengan arsip-arsip lainnya, serta

cara arsip tersebut bisa ditemukan dan digunakan.

Dari dua definisi"deskripsi"di atas, paling tidak ada beberapa point utama dari deskripsi, yakni,(1) proses analisis, identifikasi dan organisasi;(2)tujuan kontrol,temu kembali serta akses;dan (3) hasil akhir yang menggambarkan materi arsip,asal-usulnya,konteks
dokumentasinya, serta ketersalingkaitannya sehingga dapat diidentifikasi dan digunakan.

Praktek deskripsi arsip dilakukan pertama kali pada zaman kuno yang mengacu pada sebuah katalog dokumen yang berbentuk clay tablets yang disimpan pada arsip-arsip pribadi di Nuzi(Yorgan Tepe)Assyiria pada tahun 1500 SM. Mengapa dan untuk siapa peradaban kuno ini mengumpulkan arsipnya? Yang jelas, arsip pada saat itu disimpan hanya untuk tujuan administrasi bagi penciptanya, dan arsip tersebut penemukembaliannya berdasarkan penataan fisiknya, yang umumnya berdasarkan pada subjek dan tahun. Oleh karena itu,tujuan deskripsi arsip pada saat itu belum untuk tujuan di luar unit pencipta (untuk tujuan penelitian),dan belum untuk tujuan temu kembali.Selain itu,di
Mesopotamia saat itu juga belum mengenal konsep "public trust", sebagaimana yang sudah ada di Yunani dan Romawi; dengan demikian, deskripsi arsip belum digunakan untuk tujuan otentikasi. Tujuan deskripsi saat itu semata-mata untuk disimpan guna menghindari bencana, perang, kebakaran, dsb.

Sementara itu, di Yunani kuno dan Romawi belum mengenal deskripsi arsip, yang ada hanya penyalinan (copying). Dokumen-dokumen disalin, baik oleh penggunanya maupun penulisnya untuk tujuan komunikasi eksternalnya, dan ditemu-kembalikan berdasarkan pada penataan fisik dan bentuknya. Dengan demikian, deskripsi, sekalipun dalam arti sederhana "menulis tentang arsip" belum menjadi aktivitas kearsipan sampai munculnya pemerintahan otonomi pada abad XII, yang ditandai dengan perhatian pemerintah pada arsip untuk kepentingan politik. Inventarisasi arsip yang dilakukan pada abad XII sampai abad XV di berbagai negara kota di semenanjung Italia bertujuan untuk memberikan bukti dan keberadaan dokumen-dokumen tersebut, serta untuk membuat cadangan terhadap arsip-arsip yang disimpan tersebut. Biasanya, dokumen-dokumen tersebut dibuatkan daftar item per item menurut penataan fisiknya, kabinet per kabinet.

Pada era kerajaan Naples abad XIII sampai era Duchy of Savoy abad XIV, inventarisasi arsip sudah menjadi kewajiban yang diatur oleh pemerintah. Dokumen-dokumen yang ditransfer oleh tiap-tiap unit pencipta harus disimpan terpisah di tiap-tiap lemari (kabinet) dan diberi daftar berdasarkan penataan fisiknya, kalau istilah sekarang ini, sekat (guide). Tujuan guide-guide ini untuk tujuan yuridis (memberikan bukti dan keberadaan dokumen tersebut) dan tujuan administratif (memberikan kontrol atas khasanah arsipnya, serta memudahkan temu kembali dokumen).

Konsep deskripsi arsip ini terus berkembang sampai era monarkhi absolut, yakni sampai arsip-arsip dinyatakan rahasia dan tidak dapat diakses, dan mulai dipergunakannya kartu tunjuk silang yang berkaitan dengan arsip-arsip tersebut. Alasan utama dimulainya penertiban deskripsi arsip saat itu adalah adanya anggapan bahwa arsip-arsip monarkhi merupakan arsip pertama kali sejak awal Abad Pertengahan. Perlunya kontrol fisik dan administratif atas arsip benar-benar dirasakan sangat penting, bukan hanya untuk tujuan efektivitas temu kembali, namun juga untuk menjamin bahwa tempat simpan arsip tersebut dapat berfungsi sebagai "memori abadi" (perpetual memory). Memori abadi merupakan sebuah konsep yuridis bagaimana dokumen yang disimpan dalam arsip tersebut benarbenar otentik dan merupakan bukti permanen tindakan masa lalu. Gagasan ini menjadi inspirasi setiap aktivitas kearsipan sampai abad XVIII, dan menjadi alasan dilakukannya
preservasi arsip serta deskripsi materi arsip.

Dari semua gambaran deskripsi yang tersebut di atas, terlihat bahwa deskripsi arsip saat itu bukan merupakan bagian proses, sebagai pengganti penataan agregasi alamiah berbagai dokumen dalam dosir, rubrik dan seri arsip, dan penempatan fisik arsip dalam tempat simpannya. Keadaan ini tetap berlangsung sampai akhir abad XIX, ketika deskripsi dan penataan arsip menjadi satu kesatuan. Tetapi, jauh sebelum itu, pada paruh kedua abad XVIII, hubungan antara penataan dan deskripsi arsip berubah secara drastis karena adanya perkembangan sejarah ilmiah serta meningkatnya penggunaan arsip untuk berbagai tujuan kultural.

Penggunaan arsip untuk kegunaan riset sejarah sudah menjadi hal biasa pada penghujung abad XV dan awal abad XVI. Akan tetapi, reformasi administratif yang terjadi selama abad Pencerahan menyebabkan tertutupnya akses terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh berbagai institusi sebelumnya, dan menyebabkan pemisahan antara unit pencipta arsip dinamis dan lembaga kearsipan(statis), sehingga arsip, yang hanya menyimpan arsip yang tertutup untuk publik, mulai berfungsi kultural primer. Para penguasa, bangsawan, pendeta, serta institusi seperti rumah sakit, sampai institusi tingkat rendahan, semuanya mulai memberikan kesempatan para kaum cerdik pandai untuk memanfaatkan arsip-arsip mereka untuk tujuan riset. Oleh karena itu, banyak sejarawan yang disewa sebagai arsiparis untuk mendeskripsikan dokumen-dokumennya yang dapat memberikan panduan para peneliti terhadap dokumen-dokumen yang menarik atau "layak jual". Oleh karena itu, para arsiparis mulai merumuskan berbagai metode penataan arsip dengan menyediakan alat bantu temu kembalinya. Pola penataan arsip, yang tujuannya memberi kemudahan kajian sejarah, dibuat secara kronologis tetapi paling banyak berdasarkan subjek, sejalan dengan pola berpikir abad XVIII yang rasionalistis dan klasifikatoris yang mencerminkan semangat pencerahan. Dengan demikian, deskripsi sangat terkait kuat dengan penataan dan, secara intelektual, mulai mengawali dan menentukan penataan fisik dalam pengolahan materi arsip. Dokumen-dokumen tersebut dideskripsikan item demi item, sementara dokumen yang dianggap paling esensial dibuatkan abstraksinya, sehingga pendeskripsiannya seringkali dianggap sebagai sebuah "wakil" (surrogate) dokumen itu sendiri.

Pada tahun 1930-an, pendeskripsian arsip di Eropa sudah dianggap sebagai sarana bagi para user untuk bebas dari pengetahuan khusus arsiparis, dan ditujukan untuk para user, bukan arsiparis. Arsiparis tidak dapat intervensi terhadap isi arsipnya dan mempengaruhi usernya. Sebaliknya, userlah yang diberi kebebasan menginterpretasikan isi dari arsip-arsip yang dideskripsikan tersebut.

Secara ringkas, tampak bahwa evolusi historis konsep deskripsi arsip secara langsung terkait dengan dua elemen: (1) hubungan antara materi arsip dan penciptanya, dan (2) tipe pengguna materi arsip itu sendiri. Elemen-elemen ini mempengaruhi tujuan deskripsi, proses dan hasilnya serta ketersalingkaitannya dengan kegiatan-kegiatan arsip lainnya. Dengan demikian, tujuan deskripsi telah bergeser dari menciptakan wakil-wakil dokumen dan menggambarkan khasanah arsipnya kepada memberikan memori abadi masyarakat dan menyediakan bukti keberadaan arsip tersebut; dari memandu para peneliti dan menentukan penataan arsip yang paling berguna kepada pengungkapan penataan intelektual arsip dari arsip-arsip yang kaca secara fisiknya; dan terakhir, dari membantu arsiparis melakukan riset para ilmuwan kepada memandu berbagai jenis pengguna dalam riset independennya dengan mengutamakan hubungan kontekstualnya dan inner history arsip tersebut. Hasil deskripsi telah bergeser dari daftar koleksi yang analitis kepada guide dan kalender, dan dari inventaris dengan bentuk fisik dan intelektual kepada inventaris struktural. Dalam prosesnya, deskripsi telah mengubah keterkaitannya dengan penataan lebih dari sekali, dan telah mengalami fragmentasi internal diri sendiri. Hasil fragmentasi ini adalah bahwa deskripsi yang sesuai (yakni, representasi arsip tersebut dengan hubungan kontekstualnya) telah disendirikan dan dipisahkan dari pendidikannya - baik dalam konteks manajemen arsip dinamis maupun statisnya - dari instrumen internal administratif, legal, dan kontrol fisik dan sejak penciptaan - secara khusus dalam konteks arsip statis - dari alat bantu temu kembali, akses dan penggunaan arsip dinamisnya oleh pengguna eksternal. Jelaslah bahwa berbagai instrumen deskriptif yang dihasilkan dari tiga kegiatan (yaitu,preservasi makna,praktek pengawasan, dan penyediaan akses) mencerminkan semua gagasan yang disebut"deskripsi" selama berabad-abad. Hal ini sangat memungkinkan bahwa teknologi modern saat ini serta arsip-arsip yang diciptakannya akan selalu berhubungan dengan reintegrasi ketiga aktivitas di atas ke dalam suatu konsep deskripsi yang telah menyerap penataan, dan produksinya dari instrumen deskriptif yang multi-tujuan dan prinsip.

Paling tidak, dengan mengetahui asal-usul dan perkembangan konsep deskripsi arsip ini, akan mengingatkan kembali para arsiparis tentang sejauh mana deskripsi arsip berjalan dalam fungsi kearsipannya.Yang jelas, kesimpulannya bahwa deskripsi tidak pernah menjadi sebuah fungsi utama kearsipan. Sebaliknya, deskripsi arsip telah menjadi sarana yang digunakan untuk menyelesaikan dua fungsi arsip statis: (1) preservasi (fisik, moral dan intelektual) dan (2) komunikasi arsip,yakni komunikasi bukti transaksi dan aksi kemasyarakatannya. Inilah barangkali alasan mengapa tidak ada konseptualisasi deskripsi arsip yang universal. Jadi, deskripsi arsip sangat tergantung situasi dan kondisi,cara pandang dan kebutuhan, serta hasilnya telah secara konsisten telah mencerminkan konsepsinya mengenai arsip yang dimiliki oleh bangsa sepanjang waktu.

Catatan-catatan:

Bellardo, Lewis dan Bellardo, Lynn Lady. "A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Recordr Managers," (Chicago, 1992).

Duranti, Luciana. “The Origin and Development of the Concept of Description.” Archivaria 35 (Spring 1993): 47-54.

Encoded Archival Description (EAD), situs: http://www.loc.gov/ead/eadsites.html

Evans, Frank B. "A Basic Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers," American Archivist 37 (July 1974), hlm. 415-33.

Miller, Frederic M. Arranging and Describing Archives and Manuscripts. Chicago: Society of American Archivists, 1990.

Jejak Diri Meruahkan Marwah: Tentang Ingatan, Arsip dan Masa Depan Bangsa

2009-01-09T10:27:00.002+07:00

Penulis: Yusuf Maulana.

Artikel ini dinyatakan sebagai artikel terbaik (Juara I Kategori Umum) pada Lomba Karya Tulis Kearsipan Tingkat Nasional Tahun 2008, yang diselenggarakan oleh ANRI.

Baca selengkapnya, ONLY IN PDF

Hubungan Ilmu Informasi dengan Penilaian Arsip

2009-01-05T18:03:00.005+07:00

Versi file pdf

Pengantar

Konsep 'informasi' pada era saat ini banyak dijadikan komoditas oleh berbagai disiplin ilmu. Istilah 'informasi' tidak dapat didefinisikan secara final dan tidak ada kesepakatan para pakar, apa itu 'informasi'. Ada yang memaknai informasi dalam arti sempit, yakni serangkaian sinyal atau pesan. Ada juga yang mengartikan informasi sebagai proses kognitif dan kemampuan memahami pada diri manusia, serta ada yang memaknai informasi dalam arti paling luas, yakni selain dikaitkan dengan pesan dan poses kognitif, juga dikaitkan dengan konteks sosialnya, berupa situasi, persoalan, kaitan tugas, dan sebagainya (Pendit, 2003:13). Paling tidak, dalam disiplin akademik ada beberapa ilmu yang mengkaji tentang informasi yang paling banyak dikenal oleh kalangan akademis, yakni informatika, ilmu komputer, sistem informasi, ilmu perpustakaan serta ilmu kearsipan. Ilmu perpustakaan dan ilmu kearsipan sejatinya lebih dulu lahir dan mapan daripada ilmu informasi. Ilmu informasi lahir setelah Perang Dunia (PD) II dan munculnya "ledakan informasi". Seiring dengan perkembangan era informasi dan komunikasi selanjutnya, ilmu-ilmu yang tadinya sudah lahir lebih dulu, seperti ilmu perpustakaan dan ilmu kearsipan berusaha untuk tidak ketinggalan jaman, atau menyesuaikan kebutuhan pasar. Di beberapa negara maju seperti Amerika dan Australia, misalnya, banyak kita lihat universitas penyelenggara ilmu perpustakaan dan kearsipan yang menggabungkan istilah embel-embel 'ilmu informasi' di belakangnya. Misalnya di Kanada ada School of Library, Archives and Information Science di Universitas British Columbia. Di Australia ada School of Information and Management Sytems Monash University, yang di dalamnya juga menyelenggarakan jurusan kearsipan dan perpustakaan. Di Indonesia juga demikian. UI Jakarta, misalnya, dalam Program S2-nya juga ada embel-embel 'ilmu informasi', yakni Jurusan Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan.Oleh karena itu, disiplin Ilmu Perpustakaan (dan Arsip tentunya), dan Informasi (IPI) atau dalam bahasa Inggrisnya Library and Information Science (LIS) merupakan ilmu baru, atau, meminjam istilahnya Putu Laxman Pendit (2003:16), merupakan emerging science.

Dalam tulisan ini, saya tidak akan membicarakan semua disiplin ilmu seperti yang tersebut di atas yang terkait dengan ilmu informasi. Namun, hanya akan mengaitkannya dengan ilmu kearsipan. Mengapa demikian? Di antara disiplin ilmu yang mengkaji informasi, satu-satunya disiplin ilmu yang memiliki keunikan adalah ilmu kearsipan. Informasi yang menjadi kajian dalam ilmu perpustakaan adalah informasi yang bersifat diskrit, sementara dalam kearsipan informasinya bersifat continue (Sulistyo-Basuki, 2003). Oleh karena itu, suatu informasi dikatakan arsip bila memiliki tiga unsur, yakni struktur, isi, dan konteks. Oleh karena itu, dalam mendiskripsikan materi suatu arsip tidak boleh dilakukan secara item-per item layaknya mendeskrispikan bahan pustaka. Namun, dalam mendeskripsikan arsip harus bersifat fungsional dan melihat konteksnya yang lebih luas. Begitu juga dalam melakukan penilaian (appraisal) arsip, arsiparis tidak bisa hanya mendasarkan pada item atau format arsip itu sendiri, tetapi harus melihat konteks penciptaannya serta keterkaitan dengan arsip-arsip lainnya dan kebutuhan di luar penciptanya, seperti untuk para sejarawan dan peneliti. Dengan demikian, muncul pertanyaan, bagaimana seorang arsiparis melakukan pendekatan dalam menilai arsip, khususnya arsip elektronik yang bersifat virtual? Informasi dalam konteks yang seperti apa yang seharusnya menjadi perhatian seorang arsiparis dalam menilai arsip? Dalam tulisan ini, saya akan mencoba mengaitkan antara teori informasi dan penilaian arsip.

Beberapa pendekatan teori informasi

Salah satu cara untuk melihat apa itu informasi adalah dengan melihatnya dari tiga perspektif jenis informasi, yakni informasi sintaksis, informasi semantik dan informasi pragmatik. Untuk memahami ketiga jenis informasi ini, seorang ilmuwan komputer dari Belanda, Jan van der Lubbe, menjelaskan dengan empat kalimat di bawah ini:

John was brought to the railway
station

The taxi brought John to the railway station

There is a traffic
jam on highway A3 between Nuremberg and Munich in Germany

There is a traffic
jam on highway A3 in Germany

Pada kalimat pertama dan kedua di atas, secara sintaksis berbeda. Namun, secara semantik dan pragmatik keduanya identik. Keduanya bersifat informatif dan mengandung makna yang sama. Adapun kalimat ketiga dan keempat tidak hanya berbeda sintaksnya, namun juga semantiknya. Kalimat ketiga memberikan informasi lebih jelas daripada kalimat terakhir. Aspek pragmatik dalam informasi sangat bergantung pada konteksnya. Informasi yang terkandung dalam kalimat ketiga dan keempat di atas mungkin akan relevan bagi mereka yang tinggal di Jerman (Perhatikan kalimat di atas), tetapi tidak bagi orang yang tinggal di AS (Cambridge, 1997:1-2).

Teori-teori tentang informasi sintaksis kadang-kadang diacu sebagai teori informasi ala Amerika. Adapun tokoh yang dikenal sebagai penemu teori informasi adalah seorang insinyur Amerika, yakni Claude E. Shannon yang menerbitkan karyanya dengan judul A Mathematical Theory of
Communication pada tahun 1948 (Shannon, 1949). Kontribusi terbesar pemikiran Shannon terhadap teori informasi saat ini adalah bahwa beliau mengasosiasikan informasi dengan ketidakpastian dengan menggunakan konsep peluang atau probabilitas. Teorinya Shannon secara sederhana menyatakan bahwa "informasi mengurangi ketidakpastian" atau bahwa "semakin banyak informasi, semakin berkuranglah ketidakpastian". Akan tetapi, Shannon menekankan bahwa muatan informasi tidak mengandung relevansi apapun dengan teori informasi. Pada tahun 1948, Shannon menulis bahwa aspek-aspek semantik komunikasi tersebut tidaklah relevan dengan permasalahan ilmu rekayasa (engineering problem) (Shannon, 1949).

Dalam ilmu komputer, permasalahan makna informasi juga menimbulkan perdebatan. Banyak pertanyaan yang timbul seputar apa itu sebenarnya informasi, lantas bagaimana untuk mengukur jumlah informasi serta batasan-batasan teoretis mengenai kompresi informasi tersebut. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seputar informasi ini, biasanya dengan menggunakan pendekatan informasi yang paling teknis. Kadang-kadang, ilmuwan bidang komputer mencoba membuat pembedaan antara makna teknis informasi sebagai "data" serta aspek lain dari informasi sebagaimana yang dikenal dengan "informasi", yang mengandung makna isi atau muatan informasi. Ilmu komputer itu sendiri telah berkembang secara besar-besaran sejak tahun 1948. Ada berbagai konsep ilmiah dari disiplin lainnya yang telah diimplementasikan dan dikembangkan bersama dengan ilmu komputer. Salah satu kajian yang menonjol dalam ilmu komputer adalah kajian mengenai kibernetika. Penerapan metode yang matematis banyak digunakan untuk memecahkan masalah sistem elektronik. Konsep sistem sama pentingnya dengan ilmu komputer sebagaimana konsep informasi itu sendiri, menyatu menjadi sistem informasi. Dalam ilmu komputer, ada beberapa perspektif yang bersifat sangat fungsional, teknis, maupun user-driven.

Tradisi teori informasi ala Amerika terkadang juga mengacu tradisi teori informasi yang lain seperti tradisi ala Inggris. Yang perlu dicamkan di sini adalah bahwa masing-masing tradisi teori informasi tersebut hendaknya jangan dianggap sebagai satu-satunya teori informasi. Kita mestinya harus melihat pada perbedaan-perbedaan di antara teori-teori informasi semantik dan yang pragmatik.

Sebagaimana yang telah dinyatakan oleh Shannon, bahwa dalam teori informasinya, dia mengesampingkan aspek-aspek semantik sehingga membuat dua filsuf Rudolf Carnap dan Yehoshua Bar-Hillel menjadi penasaran. Oleh karena itu, atas inspirasi teorinya Shannon, pada tahun 1952, keduanya lalu membuat kerangka yang pertama kali mengenai sebuah teori informasi semantik tentang bagaimana mengukur makna informasi (informasi semantik) yang didasarkan pada fungsi probabilitas logika. Akan tetapi, kesimpulan dari kajian mereka adalah bahwa pengukuran informasi semantik "merupakan suatu konsep yang lebih dapat diterapkan pada psikologi serta investigasi lainnya daripada sebagai pelengkap bidang komunikasi" (Carnap & Bar-Hillel, 1952). Tradisi teori informasi ini secara turun-temurun banyak dikaitkan dengan disiplin seperti psikologi dan biologi.

Lantas, bagaimana dengan aspek informasi yang pragmatik? Dalam tradisi informasi pragmatik, sebenarnya sama halnya membicarakan efek informasi, serta ekonomi informasi. Efek informasi telah lama menjadi issu bagi penelitian oleh para ilmuwan informasi sejak awal tahun 1970an. Salah satu ilmuwan terkemuka pada saat itu adalah Aatto J. Repo, seorang periset dari Finlandia. "Berkah" yang paling utama di balik perkembangan teori-teori mengenai ekonomi informasi telah menjadikan pekerjaan perpustakaan menjadi lebih efektif serta adanya trend-trend pengenalan masyarakat kepada Manajemen Sumberdaya Informasi (Information Resources Management / IRM) dalam berbagai disiplin ekonomi bisnis (Repo, 1986).

Berbicara mengenai ekonomi informasi tidak bisa dilepaskan dengan produk informasi - pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Perlu diketahui bahwa dalam informasi pragmatik yang menjadi mutu dari informasi adalah nilai informasi itu sendiri (value of information). Ciri dari nilai informasi tidak semata-mata dalam arti nilai pasar atau market (atau nilai praktis dan instrumental), tetapi juga nilai sosial (atau nilai filsafat, nilai intrinsik). Ada juga sebagian yang menyatakan bahwa nilai informasi tidak sekadar user-driven, tetapi juga producer-driven dalam konteks yang lebih luas (Repo, 1986:374).

Menurut para pakar ekonomi, nilai informasi hanya akan dapat dihargai dalam konteks manfaatnya bagi pengguna. Oleh karena itu, nilai informasi itu sama dengan konsep user-driven, bukan producer.

Konsep informasi dalam metodologi penilaian arsip

Apakah sebenarnya ada suatu konsep khusus mengenai informasi dan teori informasi dalam ilmu kearsipan serta metodologi penilaian arsip? Tentu saja tidak ada. Mengapa demikian? Konsep-konsep dasar dalam ilmu kearsipan jauh lebih dulu ada daripada konsep-konsep dalam teori informasi dari berbagai jenis. Salah satu dari sekian trend utama dalam perdebatan teoretis dalam komunitas arsip secara internasional selama dekade terakhir adalah usaha untuk mengidentifikasi perspektif arsip (archival perspective) dalam masyarakat informasi yang terus dan sedang berlangsung hingga saat ini, dengan menekankan pada issu yang paling penting mengenai identifikasi proses bisnis yang mendasar. Sebut saja misalnya, ada salah satu usaha untuk memecahkan issu kontemporer seputar problem yang dihadapai ilmu kearsipan menghadapi era informasi sekarang ini, yakni the InterPARES Project yang sangat concern atau getol mengkaji otentisitas arsip dinamis elektronik. Proyek ini dimotori oleh Dr. Luciana Duranti yang mendasarkan kajiannya pada ilmu diplomatika abad pertengahan dan dengan menggunakan pendekatan hukum Romawi, sehingga banyak kalangan yang mengatakan bahwa proyek ini merupakan proyek yang multidisipliner sekaligus ambisius (http://www.interpares.org).

Perkembangan ilmu kearsipan, sejak era klasik sampai era informasi dan komunikasi sekarang ini menggunakan berbagai tradisi ilmiahnya sendiri-sendiri, sejalan dengan konteks perkembangan sosial budaya negara setempat. Kita tahu bahwa tradisi kearsipan tiap-tiap negara tidaklah sama sehingga tidak ada model kearsipan yang bersifat universal. Oleh karena itu, tidak mengherankan kalau kearsipan melahirkan berbagai permasalahan seputar konsep dan istilah-istilah kearsipan. Contoh nyata yang masih dapat kita lihat adalah perbedaan istilah dokumen, records, archives, fonds, dsb. Menurut Håkan Lövblad, seorang pakar kearsipan dari Universitas Stokholm, ada tiga model pendekatan ilmiah kearsipan sejak era industri sampai era informasi sekarang ini, yakni tradisi positivistik, kibernetika (cybernetics), serta hermenetika. Hal ini menunjukkan bahwa ilmu kearsipan merupakan disiplin yang multidisipliner.

Analisis Håkan Lövblad di atas menunjukkan bahwa perdebatan utama dalam ilmu kearsipan terutama pada masalah penilaian (appraisal) arsip. Tergantung tradisi negara setempat, apakah memilih tradisi positivistik, kibernetika, atau hermenetika. Tradisi positivistik merupakan tradisi yang telah lama berkembang, khususnya di Amerika Utara dengan tokoh sentralnya TR Schellenberg yang mengenalkan konsep daur hidup arsipnya (life cycle of records). Tradisi kiberetika dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Menurut tradisi ini, penilaian arsip harus dibuat sejak penciptaan arsip itu sendiri (khususnya arsip dinamis elektronik). Adapun tradisi hermenetika, sebelum menjadi metode formal-ilmiah, dikenal sebagai kegiatan menerjemahkan dan mengartikan teks-teks atau kitab suci, terutama oleh kalangan gereja. Metode hermenetika dipakai ketika berbicara mengenai verstehen. Pandangan dasar hermenetika menganggap bahwa manusia adalah makhluk yang sepanjang hidupnya meng-eksternalkan apa yang terjadi dalam proses internal pikirannya dengan jalan menciptakan artefak-artefak budaya yang punya ciri-ciri objektif atau ciri kebendaan. Proses mengeksternalkan apa yang internal untuk menjadi sebuah objek berciri kebendaan ini dikenal sebagai "objektifikasi" (Pendit, 2003:88).

Konsep penilaian arsip hingga kini masih menjadi perdebatan, lantas apakah mungkin kita menilai arsip dan menentukan nilai guna tertentu (primer atau sekunder) arsip tersebut semuanya?

Di Jerman dan Amerika Serikat barangkali mungkin saja. Dilihat dari tradisi teori informasinya, Amerika Serikat menggunakan perspektif functionalistic user-driven sehingga proses seleksi arsip merupakan salah satu kegiatan utama dalam teori dan praktek kearsipannya. Model penilaian arsip ala Amerika Serikat berasal dari idenya Theodore Schellenberg, sebagaimana yang dipaparkan dalam artikelnya tentang penilaian arsip yang diterbitkan pada tahun 1956. Ide-idenya TR Schellenberg ini telah begitu kuat mempengaruhi hampir semua arsiparis di seluruh dunia (Schellenberg, 1956).

Akan tetapi, tidak semua negara menerapkan penilaian arsip. Sebenarnya, dalam sejarah ilmu kearsipan sebelumnya tidak mengenal penilaian arsip. Ilmu kearsipan yang lahir di Eropa tumbuh dalam konstelasi sosial politik yang damai sehingga arsip banyak dikaitkan dengan kegiatan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip betul-betul dalam pengawasan seorang administrator. Lain halnya di AS, di mana kearsipan (di AS tidak mengenal istilah ilmu kearsipan, tapi lebih memilih istilah administrasi/manajemen/studi arsip -- kalau di Indonesia barangkali cukup kearsipan) lahir dalam konstelasi politik yang genting karena dalam suasana Perang Dunia (PD) I dan PD II yang banyak terjadi "explosion of records" sehingga memaksa para pemikir untuk "mengurangi" ledakan arsip tersebut. Oleh karena itu, ide Schellenberg atas seleksi arsip pada saat itu oleh banyak kalangan dianggap sebagai gagasan yang smart. TR Schellenberg selanjutnya dikenal sebagai bapak penilaian arsip.

Lain Amerika lain Eropa (tetapi tidak semuanya). Kita ambil contoh di Swedia. Masyarakat arsip di Swedia tidak mengenal istilah penilaian arsip sehinggal istilah ini tidak akan kita jumpai dalam terminologi arsip nasionalnya. Proses seleksi arsip di Swedia secara turun-temurun bersifat sangat pragmatik, dengan menitikberatkan proses manajemen risiko atas arsip yang dapat dimusnahkan (disposable), bukan atas arsip yang bernilai guna permanen. Para arsiparis dan administrator negara bekerja sama dalam menyelidiki berbagai kemungkinan pemusnahan berkas atau seri arsip tertentu yang dianggap dapat dimusnahkan. Para arsiparis di Swedia, biasanya dipilih dari mereka yang telah menyandang doktor bidang sejarah, dianggap sebagai wakil periset masa depan, dalam menganalisis potensi-potensi riset mendatang yang ada pada seri-seri arsip tertentu.

Di Swedia, proses pembuatan keputusan mengenai seleksi arsip yang akan dimusnahkan telah dianggap sebagai proses yang sama sekali bebas dari proses akuisisi arsip. Di sana tidak ada sama sekali penilaian arsip pada saat akuisisi atau setelah proses akuisisi arsip. Keputusan pemusnahan arsip harusnya sudah dilakukan beberapa tahun sebelum akuisisi arsipnya, bahkan jauh sebelum penciptaan arsip-arsip tertentu.

Bagaimanapun juga, Swedia bukanlah negara yang unik karena tidak punya tradisi penilaian dalam ranah ilmu kearsipan (Kolsrud, 1992). Konsep penilaian itu sendiri telah dipertanyakan bahkan di kalangan tradisi Anglo-Saxon dan Jerman sendiri. Tokoh penentang dari Amerika yang berpengaruh, sekaligus seorang innovator,
David Bearman, secara terbuka mempertanyakan konsep penilaian. Dia mengatakan bahwa konsep nilai guna yang terkandung dalam arsip justru mengarah pada dampak yang merugikan, karena didasarkan pada analisis untung-rugi (cost-benefit analysis) (Bearman, 1989:16). Meskipun muncul banyak kritikan, konsep penilaian arsip tetap berjalan hingga kini. Bahkan proyek InterPARES benar-benar ingin mencari metode yang professional dan tidak parsial dalam menilai arsip sebagai motivasi utama dalam risetnya mengenai otentisitas arsip dinamis elektronik (Duranti, 1994:239-330).

Berawal dari konsep penilaian arsipnya Schellenberg, banyak perdebatan mengenai penilaian yang menitikberatkan pada identifikasi proses bisnis serta pentingnya konsep bukti (evidence) serta gagasan tentang nilai guna kebuktian (evidential value). Ada sejumlah perkembangan teoretis penting seputar konsep bukti dalam ilmu kearsipan selama tahun 1990-an. Dalam tradisi Anglo-Saxon seputar penilaian arsip, selain David Bearman juga ada arsiparis Jerman yang berpengaruh, yakni Dr. Angelika Menne-Haritz (Menne-Haritz, 1994:528-542). Ada sejumlah trend penting kearsipan mengenai penemuan ulang latar belakang teoretis yang mendasar seputar arsip selama tahun 1990-an.

Beberapa kemungkinan mengembangkan metodologi penilaian arsip

Di manakah letak konsep informasi dalam metodologi penilaian arsip modern?

Kita tahu bahwa "nilai guna informasional" sama pentingnya dengan "nilai guna kebuktian" sebagaimana yang diperkenalkan oleh Schellenberg dengan taksonomi nilai guna sekundernya. Konsep ini menyebabkan arsiparis cenderung mengabaikan pentingnya pendefinisian konsep informasi itu sendiri. Misalnya, banyak arsiparis yang menganggap seolah-olah nilai guna kebuktian tidak memiliki kaitan dengan informasi. Permasalahannya bukan pada "informasi" atau "bukan informasi" tetapi nilai guna kebuktian suatu informasi bertolak belakang dengan nilai guna faktual suatu informasi. Bahkan identifikasi arsip yang bernilai guna kebuktian tentu saja merupakan suatu jenis identifikasi arsip yang mengandung tipe informasi tertentu - informasi sebagai hasil proses bisnis dan pembuatan keputusan.

Nilai guna informasional ala Schellenberg, yakni informasi yang berisi fakta dan kandungannya, dilihat sebagai bagian proses penilaian yang harus arsiparis tanyakan kepada pihak di luar unit pencipta - para pengguna. Dr. Angelika Menne-Haritz
dan lainnya secara tegas menekankan semua ancaman yang menggantungkan berbagai trend dan ideologi terkini dalam masyarakat sekarang ini dalam menaksir nilai guna informasional (Menne-Haritz, 1994:528-542).

Barangkali dalam benak kita masih beranggapan bahwa penilaian arsip cukup kita serahkan kepada arsiparis dan kita tidak perlu menilai arsip sendiri menurut nilai guna faktual informasi. Akan tetapi, seiring dengan perkembangan zaman, khususnya era informasi yang ingin mewujudkan masyarakat informasi, ilmu kearsipan sejak tahun 1990-an telah mengalami berbagai perkembangan. Paling tidak, ilmu kearsipan yang multidisipliner ini selama tahun 1990-an telah dipengaruhi juga oleh disiplin lain seperti ilmu Humaniora dan ilmu informasi. Masuknya disiplin lain ke dalam ilmu kearsipan ini sebaiknya mendapatkan perhatian tersendiri untuk memperkaya teori kearsipan yang fundamental sehingga teori kearsipan dapat dikembangkan dengan mengimplementasikan teori-teori dari ilmu informasi lainnya.

Paling tidak, ada tiga hal yang perlu kita kritisi berkenaan dengan hubungan teori informasi dengan penilaian arsip bila ilmu kearsipan ingin dikatakan sebagai multidisipliner dalam ranah masyarakat informasi sekarang ini. Ketiga hal itu antara lain:

1. Konsep penilaian (appraisal) itu sendiri. Permasalahan apakah kita sebaiknya menilai semua dokumen yang berkategori arsip membutuhkan sharing tersendiri antara ilmu kearsipan, ekonomi dan informatika. Apa hubungan antara pembedaan nilai guna primer dan sekunder ala Schellenberg dengan nilai guna informasi dalam konteks informatika serta teori nilai guna secara umum yang ada dalam ekonomi? Apakah penelitian dalam ilmu ekonomi mengenai berbagai kemungkinan untuk menentukan nilai guna informasional memiliki dampak tersendiri terhadap teori penilaian dalam konteks kearsipan? Bagaimana persepsi masyarakat terhadap arsip yang merupakan hasil samping proses bisnis dapat dianggap sama dengan nilai guna informasi dalam konteks ilmu ekonomi?

2. Arsip dan perpustakaan merupakan lembaga atau institusi memori yang berfungsi sebagai dokumentator kejadian di dunia ini. Oleh karena itu, arsip sangat terkait dengan pembentukan manajemen pengetahuan. Sayangnya, masih banyak masyarakat yang belum sadar akan pentingnya mengadopsi dasar-dasar teori kearsipan dalam memecahkan persoalan seputar informasi.

Untuk mewujudkan masyarakat informasi, perlu ada jembatan antara ilmu kearsipan dengan ilmu-ilmu informasi lainnya sebagai bagian dari "knowledge management".

Perkembangan terkini dalam berbagai bidang cenderung lintas batas tanpa ada sekat-sekat berbagai disiplin lagi; Berbeda dengan era sebelumnya. Misal dalam bidang kearsipan, salah satu tradisi penilaian arsip ala Amerika adalah penilaian arsip sistematis yang mendasarkan pada isi (content-oriented appraisal) - terkenal dengan Strategi Dokumentasi pada tahun 1980-an. Tradisi ini pada saat itu belum mampu melihat disiplin lain, yang menganalisis arsip hanya dari sudut pandang isi saja, layaknya fisika, sehingga kehilangan pendekatan teoretisnya (Hackman & Warnow-Blewett, 1987:12-29).

Dalam ilmu perpustakaan dan informasi (biasa disingkat LIS), wacana tentang ciri multidisipliner masyarakat informasi telah menjadi trend tersendiri.
Misalnya, klasifikasi bahan pustaka mengenai ilmu sosial terdiri atas faset orang dan aktivitas. Logika perkembangan pemikiran ini adalah bahw akita dapat menentukan setiap konsep ke dalam semua semesta pengetahuan sebagai bagian dari entitas atau atribut.

Lalu, jenis aktivitas atau entitas apa saja yang didokumentasikan dalam bidang kearsipan? dan sejauh mana? serta jenis aktivitas atau kejadian apa saja yang tidak didokumentasikan dalam arsip, namun harus disokumentasikan sebagai bagian dari masyarakat informasi?

Dengan mengkaji berbagai kemungkinan untuk menerapkan teori klasifikasi berbasis pengetahuan dari ilmu perpustakaan dan informasi ke dalam ilmu kearsipan akan menghasilkan cara menganalisis pengetahuan seleksi arsip dan keputusan akuisisi. Begitu juga, kolaborasi antara ilmu perpustakaan dan ilmu kearsipan akan memperkaya pustakawan akan teori dasar kearsipan.

3. Hubungan multidisipliner yang paling mendasar, yakni antara ilmu kearsipan dengan ilmu komputer. Kita tidak dapat memungkiri bahwa, konsep-konsep ilmu komputer telah memonopoli dalam perkembangan masyarakat informasi. Oleh karena itu, istilah-istilah kearsipan yang sebenarnya telah ada jauh sebelum ada ilmu komputer menjadi kabur makna dan koknteksnya. misalnya istilah data, documents, records, archives dan information.

Bagi arsiparis, records dan archives tidak sekadar informasi, tetapi sesuatu yang bernilai guna tinggi; bukti proses bisnis, yang biasanya merupakan istilah yang menjadi perhatian para ilmuwan komputer. Kecenderungannya, para ilmuwan komputer lebih menekankan aspek ekonomi daripada ilmu kearsipan. Ilmuwan komputer lebih suka melakukan creation of records Akan tetapi, para arsiparis justru sibuk mempelajari ilmu komputer untuk memecahkan permasalah kearsipan (khususnya arsip dinamis elektronik).

Oleh karena itu, cara terbaik untuk mengurangi gap antara ilmu komputer dengan ilmu kearsipan adalah mengembangkan lebih lanjut model dan teori untuk mencari solusi teknis penilaian arsip yang cost-efficient (seleksi/akuisisi), preservasi dan presentasi informasi elektronik yang bernilai arsip - electronic records. Contoh usaha ke arah ini antara lain seputar format metadata seperti XML/SGML.

* * *

Abad 21 merupakan era informasi yang didominasi dengan pernak-pernik ilmu kearsipan Masa awal abad ini ditandai dengan pengembangan metodologi penilaian arsip dinamis elektronik melalui kerjasama yang multidisipiner dengan disiplin masyarakat informasi lainnya.

Catatan:

Bearman, David. 1989. 'Archival Methods', Archives and Museum Informatics,Technical Report, 3

Carnap, Rudolf & Bar-Hillel, Yehoshua. 1952. 'An outline of a theory of semantic information', Massachussetts Institute of Technology, Reseach Laboratory of Electronics, Technical Report No 247, Oct. 27.

Duranti, Luciana. 1994. 'The Concept of Appraisal and Archival Theory', The American Archivist 57:2 (Spring 1994)

Hackman, Larry J. & Warnow-Blewett, Joan. 1987. 'The Documentation Strategy Process: A Model and a Case Study', The American Archivist 50:1 (Winter 1987)

J.C.A. van der Lubbe, Information Theory (Cambridge, 1997)

Kolsrud, Ole: 1992. 'The Evolution of Basic Appraisal Principles - Some Comparative Observations', The American Archivist 55:1 (Winter 1992)

Menne-Haritz, Angelika. 1994. 'Appraisal or Documentation: Can We Appraise Archives by Selecting Content?', The American Archivist 57:3 (Summer 1994)

Pendit, Putu Laxman (2003). Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jakarta. JIP-FSUI

Repo, Aatto J. 1986. 'The dual approach to the value of information: An appraisal of use and exchange values', Information Processing & Management 22

Shannon, Claude E. 1949. The Mathematical Theory of Communication (University of Illinois Press, Urbana)

Sulistyo-Basuki (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.

Diplomatika: Akar Ilmu Kearsipan

2008-11-23T17:23:00.001+07:00

Barangkali, istilah "diplomatika" terasa asing di telinga kita. Masyarakat pada umumnya lebih familier dengan istilah diplomasi. Memang, kedua kata diplomasi dan diplomatika memiliki akar yang sama. Keduanya berasal dari kata kerja bahasa Yunani diploo (δίπλοω), yang artinya "Saya merangkap (membuat double)" "I double" atau "Saya melipat" "I Fold", yang melahirkan kata diploma (δίπλοωμα), yang artinya "dirangkap" "doubled" atau"dilipat" "folded". Pada zaman klasik, kata diploma mengacu pada dokumen-dokumen yang ditulis di atas dua lembaran (tablets) yang dilekatkan pada sebuah engsel (hinge) yang disebut dengan diptych; dan, selama periode Imperium Romawi, diploma mengacu pada dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh Kaisar atau Senat, seperti dekrit/surat keputusan tentang hak-hak kewarganegaraan dan pernikahan para prajurit yang telah mengabdi selama masa tertentu. Pada saat itu, diploma diartikan sebagai sebuah akta (deed) yang dikeluarkan oleh sebuah badan yang mempunyai otoritas, dan selanjutnya arti diploma meluas menjadi semua dokumen yang dikeluarkan dalam bentuk resmi.

Istilah diplomatika adalah suatu adaptasi modern dari bahasa latin res diplomatica, ungkapan yang digunakan pertama kali oleh Jean Mabillon, yang pada tahun 1681 menerbitkan karyanya De re diplomatica (dari bahasa Latin, yang artinya "The Study of Documents") . Istilah diplomasi, berasal dari bahasa Perancis dipomatie, yang artinya seni melakukan negosiasi internasional, yang menghasilkan kompilasi dan pertukaran dokumen-dokumen resmi, yaitu diploma.

Adapun definisi lengkap dan ilmiah tentang diplomatika adalah:

studi tentang Wesen [ada] dan Werden [menjadi] dokumentasi, analisis asal-usul, struktur isi, dan transmisi berbagai dokumen, serta keterkaitan antara fakta-fakta dalam dokumen-dokumen tersebut dengan para penciptanya. Oleh karena itu, selain nilai praktis dan teknis, diplomatika bagi archivist (professional bidang arsip statis) memiliki nilai guna formatif, dan merupakan sebuah pengantar penting terhadap disiplin khusus, yakni ilmu kearsipan .

Meskipun objek kajian diplomatika adalah dokumen, namun bukan sembarang dokumen tertulis, melainkan dokumen kearsipan (archival document), yakni suatu dokumen yang diciptakan atau diterima oleh persona fisik atau yuridis dalam rangka suatu aktivitas praktis .

Lantas mengapa diplomatika penting? Menurut sejarah, asbabunnuzul atau asal-usul lahirnya diplomatika karena adanya kepentingan politik, hukum, dan sejarah. Diplomatika diperlukan untuk menjamin keotentikan dan keandalan suatu dokumen sehingga dokumen tersebut dapat digunakan untuk kepentingan politik (melanggengkan kekuasaan para kaisar, dan pemimpin gereja pada waktu itu). Pada saat itu, dengan banyaknya kontroversi keotentikan dokumen-dokumen yang digunakan untuk klaim-klaim politik dan agama, para sarjana humanis mulai menerapkan teks-teks dokumenter sebuah analisis akurat yang didasarkan pada metodologi sejarah. Dengan menggunakan tipe analisis sistematik ini, tokoh humanis Italia era Renaissance Francesco Petrarca dan Lorenzo Valla pada abad keempat belas dan kelima belas secara bergantian, berhasil membuktikan bahwa hak istimewa (privilege) yang diberikan Asutria oleh Kaisar Augustus dan Nero pada abad pertama dan sumbangan yang diterima oleh Konstantinopel kepada Paus Silvester pada abad keempat ternyata palsu. Inilah barangkali akar kejahatan arsip berawal. Bila kita kaitkan dengan fenomena sekarang ini, kejahatan semacam ini bahkan sudah menjadi kebiasaan di negara kita. Kejahatan dokumen memang identik dengan tindakan korup. Seringkali kita saksikan banyak terjadi pemalsuan dokumen dari level sederhana seperti pemalsuan KTP, dokumen imigrasi, dokuimen sertifikasi guru yang baru-baru ini sedang jadi hot news, sampai [konon] pemalsuan Surat Perintah 11 Maret (Supersemar) yang kini masih kontroversial.

Selanjutnya, diplomatika melahirkan konsep-konsep pokok kearsipan seperti otentisitas, asli (genuine), otentik, inauthentic, legal, andal (reliable) draft, kopi/salinan dan orisinil (original). Menurut Barbara L. Craig, analisis diplomatika mampu menopang kebutuhan secara umum dan mendasar dalam perilaku manusia yang dimanifestasikan dalam dokumen yang kita ciptakan dan dalam arsip dinamis yang kita simpan. Sebagai metode analisis keterkaitan antardokumen, diplomatika sangat berguna bagi para arsiparis sebagai landasan teori karena dapat diterapkan pada arsip dinamis elektronik (virtual) sekalipun pada semua fungsi kearsipan, mulai dari penilaian arsip dinamis, sampai deskripsi arsip statis .

Penerapan fungsi diplomatika pada era informasi dan komunikasi ini, khususnya tantangan arsip dinamis elektronik (electronic records) telah mendorong para pakar arsip elektronik untuk kembali pada analisis diplomatika untuk memecahkan issu-issu yang menjadi buzzwords dalam ranah arsip dinamis elektronik, khususnya preservasi, otentisitas, integritas serta konteksnya.

Issu mengenai otentisitas dan long-term preservation merupakan pekerjaan pokok para arsiparis, sehingga mendorong para periset dari komunitas kearsipan berusaha mencari solusi seputar aksesibilitas arsip dinamis elektronik. Professor Luciana Duranti dari School of Library, Archival and Information Studies dari University of British Columbia merupakan pakar arsip dinamis elektronik yang terkenal dengan pendekatan diplomatika modernnya. Beliau merupakan direktur tim riset internasional dalam sebuah proyek the InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). Riset ini pertama kali mengembangkan proyeknya di University of British Columbia (UBC), "The Preservation of the Integrity of Electronic Records," [UBC] untuk menjawab problem digital seputar penciptaan dan pemeliharaan (creation and maintenance) arsip dinamis elektronik yang otentik dan andal sejak masa aktif dan inaktifnya [Duranti 1995, Duranti and MacNeil 1996]. Salah satu produk riset ini adalah Standar 5015.2 untuk aplikasi manajemen arsip dinamis (records management) milik Departemen Pertahanan Amerika Serikat. InterPARES saat ini terus mengembangkan risetnya, khususnya mencari solusi yang smart seputar pemeliharaan dan preservasi arsip dinamis elektronik sepanjang waktu.

Proyek InterPARES dikelola dalam skala nasional, multi-nasional, serta tim riset berbasis industri. Tim riset ini meliputi Kanada, Amerika Serikat, Italia, Eropa Utara (UK, Irlandia, Swedia, Perancis, dan Belanda), Australia dan Asia (Cina dan Hong Kong) serta sebuah grup industri skala global yang tercakup dalam CENSA (the Collaborative Electronic Notebook Systems Association). Dalam skala nasional dan multi-nasional, riset ini meliputi para periset akademik, perwakilan lembaga kearsipan nasional dari berbagai negara, serta industri.

Catatan kaki:

Diplomatics, sumber: Wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/diplomatics

Giorgio Cencetti, “La Preparazione dell’ Archivista.” Dalam Antologia di Scritti Archivistici, ed. Romualdo Giuffrida (Roma: Minissero per I beni culturali e ambientali. Publicazioni degli Archivi di Stato, 1985), dalam Luciana Duranti, “Diplomatics: New Uses for an Old Science,” Archivaria 28 (Summer 1989), hlm. 7.

Luciana Duranti, “Diplomatics: New Uses for an Old Science,” Archivaria 28 (Summer 1989), hlm. 15.

Barbara L. Craig, dalam “Book Reviews,” Archivaria 49.t.t., hlm 214.

Menyoal Arsip: Adakah Teori dan Metodologinya?

2008-09-27T09:51:00.003+07:00

Ditulis oleh putubuku dalam iperpin pada September 25, 2008

Secara umum dan awam, masalah-masalah kearsipan seringkali terkesan menjadi “anak tiri” dalam ranah ilmu perpustakaan dan informasi. Secara formal pun, orang lebih mengenal library and informasi science (biasa disingkat LIS) katimbang ilmu kearsipan (archival science). Latar sosial-budaya ikut berperan, sedemikian rupa sehingga soal-soal kearsipan lebih akrab di kalangan ilmuwan Eropa daripada ilmuwan Amerika Serikat. Di Eropa pun, semangat meneliti dan mengilmiahkan kearsipan tak merata; para ilmuwan Belanda, Prancis dan Inggris sepertinya lebih bersemangat dibanding rekan-rekannya dari Eropa Utara. Mungkin saja latarbelakang kolonialisme ikut mewarnai perbedaan ini.

Kita dapat menduga kaitan antara kolonialisme dan kearsipan jika melihat bahwa ketertiban administrasi adalah salah satu pilar bagi negara-negara kolonial untuk mempertahankan kekuasaan mereka atas negara-negara jajahan. Kolonialisme pun berkaitan erat dengan awal perkembangan industrialisasi yang juga bergantung penuh pada ketertiban organisasi dan birokrasi yang rapi. Tanpa administrasi dan birokrasi, mustahil menghadirkan perusahaan-perusahaan raksasa yang menjadi tulang-punggung bagi eksploitasi negara jejahan secara besar-besaran. Ini didukung pula oleh organisasi militer yang sangat berdisiplin, dan sama-sama mengandalkan ketertiban administrasi dan birokrasi.

Arsip lahir dari prinsip-prinsip ketertiban administrasi. Bandingkan dengan perpustakaan yang lahir dari prinsip-prinsip transformasi budaya (lewat teks). Dari segi ini, sebenarnya kearsipan lebih dekat dengan ilmu informasi, sebab ilmu informasi juga terlebih dahulu dikaitkan dengan sistem dan organisasi. Namun kita tahu bahwa kata “informasi” populer bareng-bareng kata “komputer”, sehingga kecenderungannya lebih ke kajian tentang segala hal yang berhubungan dengan aplikasi teknologi informasi. Ketika aplikasi ini menyentuh administrasi dan organisasi, yang muncul malah record management.

Dari sisi pandang keilmiahan, kegiatan arsip dan pengarsipan selama ini masih terlihat sebagai kegiatan teknis. Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang muncul ketika orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan “pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini memang sarat oleh kegiatan teknis. Padahal, kearsipan pun mengandung berbagai aspek yang patut jadi bidang kajian ilmiah-teoritis. Sebagaimana disinyalir Fredriksson (2003), sudah banyak suara yang menginginkan post-modernisasi kearsipan agar menjadi “ilmu kearsipan” (archival science). Ia mengusulkan agar keilmiahan ini dikaitkan dengan konteks sosial dari produksi dan penggunaan arsip.

Dengan kata lain, Fredriksson (2003) ingin memperkuat epistemologi sosial bidang kearsipan, membawanya “ke luar dari kotak” persoalan teknis. Sembari mengatakan bahwa perdebatan tentang keilmiahan bidang arsip seringkali tak menyentuh soal metodologi, ia mengusulkan agar ilmu kearsipan dilihat dari dua sisi, yaitu:

Empirical archival science (dengan topik-topik tentang masyarakat dan arsip, hukum kearsipan, profesi arsiparis, penggunaan arsip, metode pengarsipan).

Normative archival science (teori pengarsipan, siklus penciptaan, penilaian, penataan dan deskripsi arsip, pelestarian, dan akses)

Sepintas kita dapat melihat bahwa baik aspek empiris maupun normatif yang diusulkan Fredriksson dapat disetarakan dengan pembagian antara “teoritis” dan “praktis” yang selama ini juga dikenal di bidang perpustakaan dan informasi. Perpustakaan maupun sistem informasi juga memiliki konteks sosial, aspek hukum, profesionalisme, masyarakat pengguna, dan pengelolaan atau manajemen objek informasi, selain aspek teknis (seperti pengembangan pangkalan data) dan prosedural (seperti pengindeksan dan pengatalogan).

Perbedaan antara perpustakaan dengan arsip pun bisa sangat “tipis”. Seperti dikatakan Jimerson (2002), arsip dan naskah memerlukan teknik khusus yang sesuai dengan sifat dasarnya sebagai hasil atau byproducts transaksi di sebuah masyarakat. Materi arsip dianggap bukan sebagai produk penyampaian pesan atau karya kreatif, sebagaimana dokumen dan buku di perpustakaan. Arsip juga mengandung beberapa aspek yang tak terlalu dipentingkan di bidang perpustakaan, misalnya sifat alamiah, organik, sifat impartial, keotentikan dan keunikan. Nilai arsip datang dari konteks keberadaannya, bukan dari isi (subject matter). Prinsip-prinsip kearsipan seperti provenance, original order, dan collective description, merupakan upaya memastikan kelestarian nilai-nilai tersebut.

Dari sini kita sebenarnya dapat membuat pengkhususan tentang kajian ilmiah dan metodologi di bidang arsip, tanpa harus membedakannya terlalu tegas dengan bidang perpustakan maupun informasi. Pengkhususan dapat dibuat untuk objek dan subjek penelitian arsip, yang dibatasi pada materi hasil transaksi bisnis, administrasi, pemerintahan, dan sebagainya. Untuk hal-hal lain, seperti konteks sosial, aspek hukum, profesionalisme, masyarakat pengguna, dan manajemen informasi, tak perlu ada pengkhususan. Berbagai teori untuk hal-hal ini sudah ada di bidang perpustakan dan informasi. Peneliti kearsipan dapat “meminjam” teorit-teori itu sekaligus menggunakan teknik atau metode penelitiannya.

Bacaan:

Fredriksson, B. (2003), “Postmodernistic Archival Science - Rethinking the Methodology of a Science” dalam Archival Science, Vol. 3 no. 2; hal. 177-197.

Jimerson, R.C. (2002), “The nature of archives and manuscripts” dalam OCLC Systems and Services Vol. 18, no. 1; hal. 21-24.

Prosedur Mendirikan Arsip Lembaga atau Instansi

2008-09-14T16:48:00.002+07:00

Pengantar

Banyak organisasi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta yang ingin menyimpan dokumen-dokumennya yang mencerminkan aktivitas dan sejarah organisasinya, baik untuk kegunaan administratf maupun sejarah. Arsip-arsip dinamis (records) mungkin disimpan di berbagai tempat dalam sebuah instansi sehingga menyulitkan dalam penempatan, pengaturan maupun penemuan kembali arsip-arsip tersebut. Suatu event khusus seperti peresmian gedung baru yang di dalamnya melibatkan tokoh penting biasanya akan menjadikan pemicu keinginan suatu lembaga/instansi untuk mendirikan suatu arsip. Kegiatan pengumpulan, pelestarian, serta usaha untuk membuka akses terhadap berbagai arsip tersebut akan sangat memberikan manfaat bagi organisasi maupun para peneliti. Dalam hal ini, instansi atau lembaga akan membutuhkan sumberdaya manusia yang profesional, yakni arsiparis untuk mengelola arsip tersebut, meskipun pada mulanya banyak instansi yang mengawali pendirian arsipnya dengan menebeng tanggung jawab pustakawan. Bila tidak ada seorang arsiparis yang profesional, kita dapat bekerja sama dengan konsultan kearsipan untuk membantu merumuskan program kearsipannya.

Konsep - Konsep Dasar

Untuk bergelut dengan pekerjaan kearsipan, pertama-tama kita harus mengetahui konsep-konsep dasar kearsipan. Kita harus mengetahui apa itu "arsip" atau "arsip statis" (archives) dan "pengarsipan" (archiving) untuk membedakan dengan pekerjaan perpustakaan. Misalnya, 'archiving' dapat diasosiasikan dengan istilah "electronic archiving", yang maksudnya adalah different
things to different people, termasuk di dalamnya tempat simpan jurnal elektronik dan bahan-bahan tebitan lainnya, atau preservasi digital bahan-bahan tersebut agar dapat diakses. Pada umumnya, perpustakaan berkenaan dengan item-item diskrit dan diterbitkan, sementara arsip berkenaan dengan materi-materi yang tidak diterbitkan seperti paper, manuskrip, dan bahan-bahan visual. Oleh karena itu, ketika orang berpikir tentang arsip, mereka akan berpikir tentang preservasi; namun di dalamnya juga meliputi jasa rujukan atau referensi, yang memerlukan pemprosesan, pengkatalogan, serta akses.

Istilah "arsip" (archives) merupakan suatu kata benda (noun) yang mempunyai tiga arti, yang semuanya itu harus dimasukkan dalam maksud dan tujuan dalam suatu program kearsipan:

Bahan-bahan yang dibuat oleh individu-individu atau organisasi-organisasi dalam rangka transaksi bisnis / organisasinya yang disimpan karena alasan nilai guna keberlanjutannya. Arsip-arsip dinamis ini terdiri dari berbagai media, termasuk kertas, film, rekaman suara, serta arsip dinamis elektronik. Makna arsip yang kedua adalah tempat simpan arsip itu sendiri. sedangkan makna yang ketiga adalah lembaga/instansi atau program yang bertanggung jawab dalam seleksi bahan-bahan yang bernilai guna keberlanjutan.

Organisasi memelihara dan melestarikan arsip-arsipnya untuk berbagai alasan - administratif, fiskal, legal, intrinsik, kebuktian, serta informasional - yang semuanya itu mencakup nilai guna kearsipannya. Arsiparis seringkali menggunakan istilah "arsip" untuk manuskrip juga, yakni berbagai paper perorangan atau dokumen individual yang diperlukan karena signifikansinya.

Administrasi

Program kearsipan seharusnya sesuai dengan visi, misi, maksud serta tujuan organisasi induknya, dengan memberikan pelayanan pendukung terhadap organisasi lainnya serta untuk pemenuhan tugas-tugas kearsipannya. Ciri umum atau khusus suatu instansi, misalnya, akan sangat menentukan aktivitas-aktivitas arsip tersebut. Instansi pemerintah berupa perguruan tinggi, misalnya Universitas Gadjah Mada, tentu aktivitas arsipnya akan berbeda dengan arsip instansi pemerintah non-departemen lainnya, misalnya Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Langkah pertama untuk membangun suatu arsip adalah adanya jaminan otoritas dan fleksibilitas yang cukup untuk terjadinya suatu kesepakatan penyerahan atau transfer arsip-arsip dinamis dari berbagai unit pencipta. Idealnya, arsip haruslah independen dari departemen-departemen lainnya dan melaporkan pertanggungjawabannya kepada lembaga induknya; tetapi juga perlu dijelaskan statusnya dalam kerangka kerja organisasi yang lebih luas. Juga tidaklah berguna untuk mengetahui wilayah tanggung jawab arsiparis, dan siapa atasannya, sepanjang dukungan mereka sangat berarti bagi fungsi arsip tersebut. Status administratif seharusnya memungkinkan arsip ini untuk dapat bekerja secara efektif dengan organisasi lainnya yang memiliki fungsi-fungsi terkait, seperti departemen manajemen arsip dinamis (records management department).

Suatu kebijakan arsip yang komprehensif harus berbentuk pernyataan tertulis yang seharusnya disetujui oleh atasan atau lembaga induknya. Salah satu komponen dari kebijakan arsip adalah pernyataan otoritas / kewenangan (statement of authority), yang mencerminkan dukungan lembaga serta wilayah programnya, serta dapat dimasukkan dalam pernyataan misi tersebut. Pernyataan misi menyatakan tujuan suatu program kearsipan dan kaitannya dengan organisasi secara keseluruhan, termasuk aktivitas-aktivitas apa saja atau kelompok arsip-arsip apa yang didokumentasikan, alasan semula membangun program kearsipan, apa saja dokumen yang dikumpulkan oleh arsip tersebut, dan ditujukan kepada siapa arsip tersebut dimaksudkan. Di bawah ini adalah salah satu contoh kebijakan arsip IAMSLIC:

International Association of Aquatic and Marine Science Libraries and Information Centers (IAMSLIC) Archives

Policy Statement

The purpose of the International Association of Aquatic and Marine Science Libraries and Information Centers (IAMSLIC) Archives is to collect, organize, describe, preserve and make available for research and reference use the archival materials of the Organization and those ancillary records of the Organization's Regional Groups which have enduring historical, legal, fiscal, and/or adrmnistrative value to warrant permanent preservation.

The IAMSLIC Archives seeks to promote knowledge and understanding of the origins, aims, programs, and goals of the Organization and of the development of these aims, programs, and goals as reflected in the workings of the official IAMSLIC offices, committees, and Regional Groups. It provides information services that will assist the operation of the Organization in addition to serving research by malung available and encouraging use of its collection by members of the Organization and the community at large. Official organization records include any and all documentation in any form produced or received by any member of the International Association of Aquatic and Marine Science Libraries while engaged in the conduct of official IAMSLIC business.

The IAMSLIC Archives seeks to provide adequate and appropriate conditions for storage and preservation of official organization records. In addition, it facilitates efficient records management to further assure that permanently valuable records are preserved and to encourage efficient use of space within the Organization's Archives housed at the Woods Hole Oceanographic Institution. In collecting these materials, the Organization's Archives undertakes to recognize and honor matters of privilege and confidentiality.

Other adminisnative work includes the development of goals, plans, and priorities in the form of a planning document. The document should take into consideration the archives' mission and the organization's purpose and goals, and address areas such as policy review, staffing and supervising, and education. Other activities include position descriptions that help to define duties and reflect the varied responsibilities; and maintaining a budget. A useful addition is an archival advisory board comprising members from the organization and community who can bring archival expertise and political institutional knowledge to the program, and raise awareness about the archives in the organization. Board members can also inform the archivist about important projects and activities whose materials could be targeted for the archives.

Collection Development & Appraisal

An archivist initiates the archival activity by collecting records and papers for the institution archives. A written
collections development or acquisition policy provides the procedures and activities needed for acquiring, identifying and transferring such materials. Offices in an organization or institution accumulate records that over time complete their life cycle; at this stage an archivist can assist with the transfer of materials to the archives, using the policy to help determine which materials have long-term value. Records lose much of their administrative value when transferred to the archives, and
often get used later for reasons different from those for which they were created. The policy should also target areas of weakness in the current archival holdings documenting the organization's history,either by office or chronologically. The archivist should evaluate the organization's official records, the papers of affiliated groups or people, and any other materials relating to the organization, such as audio and visual recordings, oral histories, artifacts, and manuscript collections. The written plan also articulates what materials the archives does not accept, and defines acceptable donor restrictions.

Statements regarding copyright and literary rights should if possible be assigned to the institution or appropriate governing board.

Part of the process of drafting a collection policy is conducting a records survey within the archives and throughout the whole organization. A survey enables the archivist to learn the various functions and responsibilities of all parts of the institution. It would also help to identify records of long term value and to anticipate future space and resource needs. A survey should begin with materials already stored or accumulated for the archives then proceed with all the institution's offices.
A standardized survey form should include such basic information as:

office of origin or creator

date range

quantity in cubic or linear feet

location

if possible- notes on the organization and content, and preservation

Enlisting the help of administrative staff in some capacity during the survey will draw attention to the "archival value" of their records, and improve communication and support for future collaboration. Although "taking stock" can be time consuming, the archivist will have a clearer picture of how records are created and maintained, and the archivist's role in the organization will also gain visibility and recognition. The survey results should be reviewed for the amount and quality or value of the records. Archivists look at the value of information and evidence contained in the records to determine if they are archival.

Appraisal is the process of determining which records fall within the scope of the collection development or acquisition policy. The process also involves the disposition of records, whereby inactive records are either transferred to the archives or destroyed. Records which merit priority in the selection process include those that document the institution's development and growth, and the activities of offices, departments, or committees responsible for policy making and approval.In most organizations less than five percent of records generated are permanent and of historical value.The archi\lst should also consult the institution's legal department for the legal retention period of documents as well as any other kinds of restrictions. Confidential or sensitive materials are often invaluable to researchers, for example, and can be restricted as long as necessary rather than being discarded Appraisal has no specific time schedule and can occur before, during and after the transfer of records to the archives.

Accessioning is the process of formally accepting custody of materials by keeping a record of acquisitions immediately upon their arrival in the archives. An accessions log documents the date of receipt, a unique identifying or accession number, the source of materials, and other identifying information such as quantity, date range, location, a description, access conditions, and notes. In addition, donors giving materials from outside the organization should sign a "Deed of Gift" form, which is a legal document transferring custody of the materials to the archives.

Arrangement and Description

The next phase beyond the initial administrative stages of establishing an archives is the process of arrangement, which is the physical organization of materials according to the principles of provenance and original order. The principle ofprovenance states that materials created, accumulated or maintained by a person or organization should not be integrated or interfiled with records from another source, whatever the similarity in subject or format. Original order is the rule that records should retain the order and organization established by the "office of origin" or creator. This rule is more difficult rule to maintain when materials amve in the archives without any recognizable organization, or with an order that has been substantially upset.

Groups of archival materials can be organized into five different levels, as set forth by Oliver Wendell Holmes. The hierarchical order from large to small includes repository; record groups or collection; series and subseries; file units; and items such as a folder or a reel of film. These levels are all defined by different criteria. An archival collection should be arranged and described, or "processed", according to the amount of use it will receive. The size of the collection, and resource and staff constraints may also determine the depth of processing. In the initial process of arrangement it is important to consider the relationship of a collection to other materials in the archives, and to discern the
various arrangements within the collection itself.

The process of archival description enables the archivist to establish intellectual control over the materials by means of finding aids, guides, databases, and indexed. A finding aid consists of two parts. The narrative section contains biographical or historical information and notes on the content and scope of the materials; the second part consists of a box or

folder list of the materials.

Reference and Access

Like libraries, archives provide reference service to internal and external users. Unlike libraries, however, an archivist always brings the requested material to the patron and oversees use of the materials. In most organizational archives internal users make requests for materials more than outside patrons. Intemal users such as administrators rely on the archivist's knowledge of the collections to retrieve requested material quickly. Outside patrons should receive a form stating the archives' rules and regulations. The archivist should also interview all new users to understand specifically what is requested,

and if necessary guide them in the use of archival materials. Issues such as photocopying, reproduction of materials, and copyright should also be addressed.

Access

It relates to the rules regarding availability and restrictions of archival materials. A written access policy, similar to the archives and the acquisition policy, is an official statement generated by the archives and should be a part of every archival program The policy states the conditions of access to the archival materials. The Law requires restrictions to some materials, while others remain closed for a limited time. In the United States, archlves should abide by the American Library Association's (ALA) and the Society of American Archivists' (SAA) joint statement on access and guidelines for

access to original research materials.

Outreach

Outreach activities encompass all aspects of archival work and help to increase awareness of users to the archives' holdings. Although this particular function develops slowly, any form of outreach helps build support for the program Some initial, yet critical activities include meeting with administrative and department staff, submitting an article in the community or institution's newsletter, mounting a small exhibit of photographs or artifacts, and writing a brochure.

Preservation

Preservation involves the stabilization and protection of materials through appropriate storage, handling and maintenance; it may also mean transferring material to different medium, such as microfilm. Activities range from housing materials in appropriate acid free sleeves or containers, to maintaining optimum temperature and humidity levels for various types of materials.

Conservation involves physically or chemically treating materials; anything requiring more than minor repairs is usually handled by trained conservators.

Conclusion

There are numerous resources to help and support the process of initiating an archival program. Most activities require many steps that may take years to fulfill; however these can be broken down into workable parts and gradually implemented. Archival literature, workshops, regional and national organizations, and the archives listserv are invaluable sources of information. Additionally, visiting other archival repositories can provide insight into how other organizations manage their archival materials. To alleviate staff shortages, students and interns can assist with basic yet time-consuming tasks including rehousing materials and typing lists. Grant money, no matter how small, can help purchase supplies, hie part-time help, or fund an exhibit. Over time, an institution's investment and efforts in preserving and making accessible its records will reap many benefits and rewards.

Referensi

Bearman, D. & Tant, J. 1998. Electronic records research working meeting, May 28-30, 1997: a report from the archives
community. Bulletin of the American Society for Information Science. 24(3): 13- 17.

Baird, D.A., chair,& Coles, L.M., writer. 1988, 1994. A Manual for Small Archives. Archives Association of British Columbia, Vancouver.

Warnow-Blewett, J., Capitos, A.J., Genuth, J.& Weart, S.R. 1995. AIP Study of Multi- Institutional Collaborations Phase II: Space Science &Geophysics. Report No. 1 : Summary of Project Activities and Findings/Project'Recommendations. American Institute of Physics, College Park, MD.

Cook, T. 1995. "It's 10 o'clock; do you know where your data are?" Technology Review (January, 1995). [Online]. Available: techreview

Haas, J.K., Samuels, H.W., & Simmons, B.T. 1985. Appraising the Records of Modern Science and Technology: A Guide. Massachusetts Institute of Technology, Cambridge, h4A.

Henry, L. 1985. Archival advisory committees: why? American Archivist 48(3):3 15-3 19.

Maher, W.J. 1992. The Management of College and University Archives. Society of American Archivists and Scarecrow Press, Inc. Lanham, MD.

Pederson, A., ed. 1987. Keeping Archives. Australian Society of Archivists, Inc., Australia.

Teori Penilaian Arsip

2008-08-28T16:43:00.003+07:00

Dalam bidang kearsipan, dikenal istilah daur hidup arsip dinamis (life cycle of records). Menurut model ini, arsip dinamis dianggap sebagai entitas fisik dan organik yang hidup, tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kelola pemerintahan. Dalam perundang-undangan kearsipan kita, Undang-Undang No 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, dijelaskan bahwa fungsi arsip ada dua yakni arsip dinamis dan statis. Bila dikaji pembedaan fungsi arsip ini, tampak bahwa hal ini dipengaruhi oleh ide-ide kearsipan dari T.R. Schellenberg, pemikir ulung kearsipan dari Amerika, dengan modelnya yang terkenal, life cycle of records. Model ini menekankan penentuan nilai guna yang ada pada records, yakni nilai guna primer dan sekunder, dan nilai guna sekunder masih dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian dan informasional. Dalam metodologi ini, Schellenberg menekankan secara khusus akan tanggung jawab arsiparis untuk melakukan penilaian arsip dinamis yang bernilai sekunder, nilai guna riset, sehingga pembedaan antara arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives) semakin jelas. Menurut Schellenberg (1956), archives adalah "those records of any public or private institution which are adjudged worthy of permanent preservation for reference and secondary pusposes". Bagi arsiparis, pencarian nilai guna riset merupakan kegiatan sentral dalam proses penilaian. Dalam artikel ini, akan saya ulas tentang penilaian arsip.

Penilaian merupakan suatu proses yang biasanya dilakukan oleh suatu anggota atau tim dari lembaga kearsipan (arsiparis) untuk menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan dan berapa lama. Biasanya terlebih dahulu dibuatkan jadwal retensi arsip dinamis. Pembuatan jadwal retensi arsip dinamis memerlukan penalaran, visi yang luas, kajian mendalam atas berbagai nilai kegunaan arsip dinamis (Sulistyo Basuki, 2003: 310). Beberapa pertimbangan yang perlu diambil dalam penilaian antara lain, bagaimana memenuhi kebutuhan organisasi, bagaimana menopang syarat-syarat akuntabilitas organisasi (baik hukum, kelembagaan, maupun ditentukan oleh etika kearsipan), serta bagaimana memenuhi harapan-harapan masyarakat pengguna arsip.

Penilaian dianggap sebagai suatu fungsi kearsipan inti (di samping akuisisi, penataan dan deskripsi, preservasi, referensi, serta akses). The Society of American Archivists mendefinisikan penilaian sebagai berikut:

“In an archival context, appraisal is the process of determining whether records and other materials have permanent (archival) value. Appraisal may be done at the collection, creator, series, file, or item level. Appraisal can take place prior to donation and prior to physical transfer, at or after accessioning. The basis of appraisal decisions may include a number of factors, including the records' provenance and content, their authenticity and reliability, their order and completeness, their condition and costs to preserve them, and their intrinsic value. Appraisal often takes place within a larger institutional collecting policy and mission statement.”

Pemikiran Jenkinson dan Schellenberg

Teori dan praktek kearsipan tidak ada yang pakem serta standar yang sama dalam tiap-tiap negara. Kearsipan biasanya menubuh dalam konteks situasi sosial politik masing-masing negara. Sejak dipublikasikannya karya Trio Belanda, Muller, Feith dan Fruin pada tahun 1898, interpretasi makna archief menimbulkan perdebatan sampai sekarang. Di sebagain daratan eropa, makna arsip biasanya meliputi baik arsip dinamis maupun statis. Lain halnya di Amerika, di sana ada pembedaan antara arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Perbedaan dua kultur ini selanjutnya menimbulkan perbedaan teori dan praktek kearsipan antara Eropa dan Amerika.

Sir Hilary Jenkinson, 1922

Sir Hilary Jenkinson pernah menjadi Deputy Keeper of the Public Record Office di Inggris selama awal abad XX. Karya beliau yang terkenal adalah bukunya yang berjudul Manual of Archive Administration. Dalam karyanya, Jenkinson mendefinisikan archives sebagai “documents which formed part of an official transaction and were preserved for official reference.” Menurut Jenkinson, pencipta arsip dinamis (records creator) bertanggung jawab untuk menentukan arsip dinamis mana yang seharusnya ditransfer ke arsip (depo arsip statis) untuk dipreservasi. Hal ini dikarenakan, menurut Jenkinson, arsip itu bersifat "impartial", tidak memihak, sehingga tugas menyeleksi arsip hanya masalah pemilihan dokumen-dokumen yang menggambarkan "apa yang telah terjadi", "what happened".

T. R. Schellenberg, 1956

Ide-ide T. R. Schellenberg dalam karyanya yang sangat terkenal, Modern Archives yang diterbitkan pada tahun 1956, dianggap sebagai antitesis pendekatan Jenkinson, khususnya dengan adanya konteks yang berbeda dengan kondisi sosial politik yang dialami Jenkinson. Schellenberg mengemukakan pendapatnya dalam kondisi Perang Dunia I dan II, yang pada waktu itu terjadi "mountain of paper records", menggunungya arsip-arsip kertas yang disimpan di arsip. Usaha Schellenberg pertama kali adalah bagaimana menentukan berbagai dokumen yang layak disimpan di arsip karena tidak mungkin menyimpan semua dokumen tersebut. Menurutnya harus ada seleksi untuk menilai dokumen-dokumen yang dikategorikan archives. Dalam bukunya, Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yakni nilai guna primer (nilai guna asli untuk unit pencipta untuk kebutuhan administratif, keuangan, dan operasional) dan nilai guna sekunder (nilai guna keberlanjutan setelah tidak dipergunakan oleh unit pencipta, nilai guna sekunder ditujukan untuk publik, di luar unit pencipta). Nilai guna sekunder masih dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian dan informasional. Beliau mendefinisikan nilai guna kebuktian bahwa "evidence records contain of the organization and functioning of the Government body that produced them," sementara nilai guna informasional adalah informasi yang ada pada arsip yang berisi tentang person, badan korporasi, berbagai hal, permasalahan, kondisi, dan semacamnya yang berkenaan dengan badan pemerintahan. Selanjutnya Schellenberg merinci cara menilai arsip yang didasarkan dua kategorisasi nilai guna tersebut seperti di bawah ini:

Menurut Schellenberg, nilai guna informasional didasarkan atas tiga kriteria:

Uniqueness: Informasi yang ada dalam arsip tidak ditemukan dalam rekaman informasi lainnya, sehingga bentuknya memang unik (misalnya, bukan hasil duplikasi),

Form: Seorang arsiparis haruslah mempertimbangkan bentuk informasinya (sejauh mana esensi tingkat informasinya tersirat) serta bentuk arsip itu sendiri (apakah ia dapat dengan mudah dibaca atau tidak oleh orang lain, misalnya arsip dalam bentuk punchcards, dan rekaman pita akan memerlukan alat bantu baca khusus), serta

Importance: Ketika melakukan penilaian, seorang arsiparis pertama kali harus mempertimbagkan kebutuhan pemerintah itu sendiri, lalu kebutuhan para sejarawan/peneliti, maupun genealogists.

Beberapa Model Pendekatan Penilaian Kontemporer

Penilaian Makro (Macro-appraisal)

Menurut Terry Cook, teori penilaian Amerika Utara bersifat tidak terrencana, taksonomis, random serta terfragmentasi, dan jarang mencerminkan konsep-konsep dinamika lembaga serta masyarakat yang mampu mengarahkan para arsiparis terhadap suatu model kerja yang memungkinkan mereka melakukan penilaian dalam skala yang lebih luas dari pengalaman manusia.

Model pendekatannya bersifat top-down, yang menekankan pada proses utama, bagaimana suatu fungsi tertentu itu dinyatakan dengan saling mengaitkan dengan struktur dan individu.

Model ini memerlukan suatu pendekatan yang logis, terrencana -- para arsiparis yang dilibatkan dalam penilaian perlu dibekali dengan suatu pemahaman terhadap pencipta arsip dinamis, tugas pokoknya dan fungsinya, strukturnya dan proses pembuatan keputusan, cara arsip dinamis tercipta, serta berbagai perubahan proses-proses ini sepanjang waktu.

Kelebihan proses ini adalah bersifat teoretis dan praktis. Teoretis maksudnya mengidentifikasi fungsi-fungsi yang penting dalam masyarakat yang sebaiknya didokumentasikan), sementara praktis dalam arti ada kemampuan untuk menitikberatkan kegiatan penilaian arsip terhadap yang paling potensial bernilai guna kearsipan).

Strategi Dokumentasi

Bila dikaitkan dengan tulisannya Helen Samuels, strategi dokumentasi bertujuan menjangkau lintas kerangka kerja kelembagaan ketika dilakukan penilaian berbagai koleksi. Dia mengatakan bahwa para arsiparis bersikap pasif, lebih menekankan pada kebutuhan para peneliti daripada memahami konteks dokumen itu sendiri. Hal ini menyebabkan suatu permasalahan yang tak berujung, karena para peneliti menyatakan bahwa kebutuhan mereka didasarkan pada konteks yang mereka deduksikan dari arsip, dan karena arsip sendiri membuat konteks artifisial yang didasarkan pada berbagai kebutuhan yang dinyatakan oleh para peneliti. “Archivists are challenged to select a lasting record,” Kata Samuels , “but they lack techniques to support this decision making” (1992). Samuels berpendapat bahwa di kala para arsiparis dituntut untuk tahu dan mengerti struktur birokrasi organisasi yang teramat kompleks, kini mereka harus mengerti berbagai struktur antara organisasi dan mengabaikan batas-batas kelembagaan.

Akan tetapi, tampaknya hal ini tidaklah mungkin; para arsiparis perlu mengkaji dokumentasi secara komprehensif. Oleh karena itu, strategi dokumentasi merupakan "suatu rencana yang dirumuskan untuk menjamin adanya dokumentasi dari sebuah issu yang sedang terjadi, aktivitas atau area geografis". Perkembangannya mencakup para pencipta arsip dinamis, arsiparis, dan pengguna, dan dilakukan melalui sebuah sistem pemahaman yang luas sepanjang daur hidup arsip dinamis.

Antara Dua Teori Penilaian Arsip: Cook dan Duranti

Terry Cook (1992) telah membuat sebuah kerangka konseptual berupa tools yang banyak digunakan para arsiparis dalam kegiatan penciptaan arsip dinamis. Tools ini membantu para arsiparis untuk menganalisis fungsi dan institusi publik dalam hal penilaian. Penilaian dilakukan untuk menentukan kegiatan institusi mana saja yang menciptakan arsip dinamis sehingga memberikan citra publik yang sebenarnya. Arsip-arsip dinamis tersebut selanjutnya dipreservasi/disimpan permanen di arsip untuk tujuan referensi generasi yang akan datang dengan sebuah citra publik tanpa harus dicitrakan oleh unit pencipta arsip tersebut. Cook “menggeser fokus penilaian dari arsip ke dalam konteks masyarakat ketika arsip tersebut tercipta" (hlm. 46). Dengan demikian, kegiatan penilaian terletak di luar dan melampaui insitusi-institusi masyarakat lembaga pencipta arsip.

Keberadaan arsip berfungsi untuk memberikan bukti kepada generasi yang akan datang mengenai gambaran masyarakat yang sebenarnya karena bukti tertulis berupa rekod merupakan kegiatan abadi berbagai lembaga masyarakat. Dengan menyediakan berbagai bukti bahwa kegiatan-kegiatan tersebut telah terjadi, arsip-arsip dinamis tersebut menciptakan sebuah citra (image) masyarakat yang permanen dan harus dipreservasi untuk generasi mendatang. Karena perkembangan mula-mula dan tujuan asli dari berbagai lembaga penulisan adalah untuk menata dan merekam kegiatan masyarakat, dan juga karena makna asli dari rekod/arsip dinamis/records adalah rekaman aktivitas masyarakat maka akumulasi dari keseluruhan badan arsip dinamis adalah untuk menyediakan suatu citra masyarakat yang sebenarnya sebagai suatu keseluruhan/totalitas. Oleh karena itu, berbagai aktivitas yang ditulis untuk digunakan sebagai bukti kejadiannya, menurut arsiparis tradisional, harus disimpan. Menurut teori kearsipan tradisional, definisi arsip statis (archives) adalah keseluruhan rekod/arsip dinamis/records dan harus dipreservasi sebagai suatu keseluruhan/satu kesatuan. Jenkinson (1984) menyarankan bahwa arsip statis merupakan keseluruhan dari arsip dinamis yang dihasilkan oleh kegiatan organisasi atau lembaga, dan bahwa peran arsiparis adalah memberikan keberlanjutan pemeliharaan arsip-arsip dinamis tersebut tanpa terputus (terhadap unit pencipta lainnya).

Cook (1992) menyikapi adanya peran tradisional para arsiparis, yakni tanggung jawab pemeliharaan (custody) terhadap keseluruhan tubuh arsip dinamis, karena adanya ciri ciri tata arsip dinamis sekarang ini (hlm. 40). Oleh karena itu, semakin banyak arsip dinamis yang tercipta, semakin tidak mungkin untuk menyimpan semua arsip-arsip dinamis dari berbagai fungsi dan struktur masyarakat, seperti yang dilakukan oleh arsip tradisional masa lalu. Menurut Cook, pendekatan preservasi dengan tujuan untuk sekedar menyimpan tubuh arsip-arsip dinamis tidaklah mungkin dilakukan pada era arsip dinamis elektronik sekarang ini (hlm. 3). Para arsiparis berada pada posisi untuk membuat keputusan nilai guna arsip dinamis karena dapat memutuskan merits saving. Menurut teorinya Cook, the role of the archivist is
not to impartially preserve of the whole of the records, but includes appraisal with the goal of

finding those “hot spots” where the image of society is the most “direct” (Cook, p. 58).

Menurutnya, daripada menilai arsip dinamis itu sendiri, Cook (1992) menyarankan bahwa para arsiparis sebaiknya menilai konteks ketika arsip dinamis tersebut tercipta (hlm. 46). Arsip-arsip dinamis yang tercipta dalam konteks yang mencakup banyaknya unsur masyarakat dapat memberikan lebih banyak bukti dan suatu citra masyarakat yang lebih baik untuk generasi mendatang. Tujuannya adalah untuk menyimpan permanen berbagai citra karakteristik masyarakat yang paling penting, ...berbagai bentuk dan pola pengetahuan ala Taylor (Cook, hlm. 51). Arsiparis menganalisis fungsi-fungsi masyarakat untuk memperhitungkan bagaimana fungsi-fungsi ini dijalankan oleh struktur masyarakat. Cook menyebut pendekatannya penilaian-makro (macro-appraisal) karena fokus analisisnya ada pada masyarakat sebagai suatu keseluruhan dan bukan pada arsip dinamis individual itu sendiri atau penilaian mikro (micro-appraisal).Dengan menekankan pada arsip dinamis itu sendiri, yakni atas dasar "materi", maka akan "terjadi kendala dalam realitas birokrasi modern" (Cook, hlm. 43).

Cook ingin para arsiparis menekankan pada "pikiran", "proses... yang digunakan oleh berbagai lembaga untuk mengartikulasikan...pikiran kolektifnya" (hlm. 42).

Dunia Platonis yang menyatukan pikiran dan materi ke dalam pikiran subjektif pencipta dan objek itu sendiri (materi)--dengan menekankan pada objek tersebut-- merupakan dikotominya Cartesian. Para filsuf postmodernis, seperti Foucault, menekankan ulang akan ilmu pengetahuan pada "pikiran di balik materi, kecerdasan di balik fakta, fungsi di balik struktur" (Cook, 1992, hlm. 44). Untuk menekankan pada pikiran daripada materi, para arsiparis mengutarakan pertanyaan: "Untuk apa adanya alasan dan ciri komunikasi antara rakyat dan pemerintah? Apa yang seharusnya didokumentasikan? Mengapa arsip-arsip dinamis tersebut tercipta pertama kali? Bagaimana digunakan oleh para pengguna aslinya? Fungsi-fungsi dan mandat apa saja yang mendukung mereka? Para pencipta arsip dinamis yang mana yang banyak memiliki kepentingan?" (Cook, hlm. 47). Cook ingin para arsiparis menganalisis "alasan-alasan dan ciri komunikasi antara rakyat dan pemerintah...[serta] fungsi-fungsi yang lebih luas dalam kegiatan perekaman ini dapat dilayani oleh pemerintah" (hlm. 47).

Pandangan Cook (1992) bukan berarti bahwa arsip melakukan preservasi citra masyarakat sebagai suatu snapshot dalam waktu, namun untuk mengakumulasikan lintas waktu, bukan dengan mempreservasi keseluruhan arsip dinamis, namun dengan suatu analisis fungsi suatu masyarakat dan lembaga yang menjalankan fungsi-fungsi ini. Analisis tersebut selanjutnya akan menunjukkan arsiparis akan berbagai pengungkapannya, interaksi beban informasi atau hubungan antara berbagai fungsi dan lembaga masyarakat, serta individu yang saling berhubungan. Citra masyarakat yang sebenarnya tercermin dalam berbagai aktivitas atau kontak antara lembaga (struktur), individu (warga negara/rakyat-client), dan tujuan (fungsi) institusi yang didesain untuk dipenuhi. Arsiparis tersebut menempatkan lembaga-lembaganya menurut kapasitasnya "untuk menciptakan arsipdinamis bernilai secara global bukan terkait langsung ... dengan arsip dinamis individual (Cook, hlm. 53) untuk "menumpulkan seri arsip dinamis terbaiknya" (hlm. 52).

Bagian kedua modelnya Cook meliputi interaksi warga negara-negara. Interseksi ini meliputi tiga dimensi--fungsi, struktur, klien. Fungsi meliputi mores, tradisi, tujuan, yang melekat dan dibangun oleh suatu masyarakat yang menandai satu budaya dengan lainnya. Ini merupakan sebuah konsep abstrak yang dibuat konkrit melalui berbagai struktur. Contohnya adalah properti/kepemilikian pribadi, pernikahan/perceraian, ibadah, dan perdagangan. Struktur adalah institusi sosial yang menjalankan fungsi-fungsi tersebut. Struktur bisa berupa instansi pemerintah, universitas, rumah sakit, tempat ibadah, korporasi/bank, dan famili. "Struktur-struktur negara...mencerminkan fungsi kolektif masyarakat" (Cook, 1992, hlm. 50).

Para klien adalah warga negara, anggota, mahasiswa, pasien, pelanggan, individu, dan masyarakat secara umum. Oleh karena itu, arsip dinamis merupakan hasil dari interaksi antara ketiga komponen ini yang merupakan bukti interaksi ini. Arsip dinamis diciptakan bersama-sama oleh lembaga pencipta yang didasarkan atas tujuan-tujuan (fungsi) yang telah ditetapkan oleh berbagai lembaga tersebut yang arsip dinamisnya dipakai oleh para klien/warga negara ini. Contohnya: seorang warga negara yang menemui pejabat pembuat akta tanah/notaris untuk keperluan pengurusan sertifikat tanah; seorang nasabah yang pergi ke bank untuk menabung di bank (klien/struktur/fungsi).

Cook (1992) menekankan pentingnya "ciri interaksi warga negara dengan fungsi-fungsi dan struktur masyarakat" (hlm. 5). Cook sangat tertarik dalam lingkungan dengan menunjukkan "masukan langsung warga negara terhadap lembaga/instansi dengan mengungkapkan opini dan emosi dalam bahasa bebas...khususnya dalam...lingkungan tempat warga negara tersebut berinteraksi secara sadar dengan lembaga tersebut (struktur) serta program (fungsi) dan mempunyai pengaruh dalam pembuatan keputusan" (hlm. 57). Cook menyebut interaksi ini dengan "dialektika" (hlm. 52) dan tertarik dengan anomali atau distorsi antara tujuan lembaga/instansi dan hasil yang sebenarnya. Dia mengatakan bahwa arsip dinamis berkas kasus (case file records) bisa saja memiliki "nilai guna permanen" untuk menekankan citra yang paling jelas terhadap dialektika ini, yang potensial akan menjadi aktual bila opini dan aktivitas warga negara tercermin secara jujur dan tidak berpretensi (Cook, hlm. 57).

Teori penilaian-makro mensyaratkan tiga faktor--struktur, fungsi, klien--dikombinasikan dalam interaksi warga negara-pemerintah sehingga interaksi tersebut mendokumentasi masyarakat (Cook, 1992, hlm.
57). Di sini tanpak sekali adanya citra masyarakat. Cook juga mengatakan bahwa tidak semua interaksi yang tercermin dalam berkas-berkas kasus individu memiliki arti dan bahwa yang biasa-biasa saja dan rutin mungkin tidak mengandung nilai guna permanen (hlm. 57). Adanya citra yang kurang jelas disebabkan adanya perbedaan antara tujuan dan hasil dari institusi/lembaga, atau ketika fungsi masyarakat tersebut sudah teratur, seperti Holocaust, maka berkas-berkas kasus itu dapat bernilai guna permanen, yang dengannya dapat dijamin bila arsip dinamis tersebut mengungkapkan adanya opini dan aktivitas warga negara secara apa adanya dan tanpa distorsi
(Cook, hlm. 57). Cook tidak mengatakan, namun mengasumsikan, bahwa tinggal subjektivitas para arsiparislash untuk menjamin bahwa "opini-opini dan aktivitas warga negara tersebut objektif tanpa distorsi"
(hlm. 57).

Cook melihat nilai guna permanen dalam interaksi warga negara-negara di mana suara warga negara dapat didengar melalui ungkapan-ungkapan opini dan emosi yang tidak disengaja dalam bentuk bahasa bebas (hlm. 57). Dalam analisisnya, dokumen-dokumen yang menunjukkan adanya ketegangan antara opini warga negara dan posisi "pejabat" berpotensi untuk bernilai guna permanen.

Duranti tidak setuju dengan pendapat Cook. Duranti (1994) mengatakan bahwa pemberian atribut nilai guna pada arsip dengan menggunakan isi dan konteks sebagai dasar penentuan akan merusak “netralitas procedural dan formal dari keseluruhan arsip” (hlm. 336). Dalam hal ini, imparsialitas dan otentisitas arsip menjadi rusak/korup. Duranti menerima definisinya Jenkinson tentang arsip statis (archives) yang memiliki empat ciri: imparsialitas (kebenarannya melekat), otentisitas (tanggung jawab pemeliharaannya tidak putus/unbroken curtody), natural (arsip berakumulasi secara alami), dan kesalingterkaitan/interrelationship (masing-masing dokumen bersidat unik dan terkait dengan dokumen lainnya (hlm. 334-335).
Menurut Duranti (1994), ide pemberian atribut nilai guna pada arsip sangat bertentangan dengan keempat ciri arsip yang dikemukakan di atas (hlm. 336). Pada saat melakukan penyeleksian, sebagaimana rutinitas praktek kearsipan, tetap mempertahankan keterkaitan keseluruhan dari tiap-tiap bagian arsip dengan menekankan pada arsip, sementara penentuan nilai guna pada arsip untuk menyusutkan beberapa arsip akan menyebabkan keterkaitan keseluruhan dari bagian-bagian arsip (hlm. 336). Seleksi dan pemberian atribut nilai guna arsip merupakan tindakan yang tidak sama; seleksi menekankan pada penyingkiran duplikat dan item-item semacamnya, sementara pemberian atribut nilai guna merupakan tindakan eliminasi item-item karena alasan-alasan yang lain.

Jenkinson juga menyatakan bahwa para arsiparis sebaiknya tidak merusak dokumen-dokumen yang mereka anggap tidak berguna karena akan menjadi suatu pembenaran pribadi dan harus tidak memihak/imparsial (Duranti, 1994, hlm. 337). Duranti mengikuti tradisi yang dikemukakan oleh Jenkinson bahwa tugas utama arsiparis adalah menyimpan/mempreservasi ciri kebuktian arsip, yang terkenal dengan “moral defense of the archives” (hlm. 337). Duranti melihat adanya suatu konflik kepentingan antara “pencipta nilai guna arsip…dan pelindung bukti yang “menjamin bahwa arsip tersebut…dipreservasi secara otentik…”’ (hlm. 342). Para arsiparis akan merusak tanggung jawab utamanya “bila mereka tidak mencoba mempreservasi integritas arsip masyarakat, dengan karakteristiknya yang terpadu, dan dengan demikian bersifat tidak memihak…dan seobjektif mungkin” (Duranti, hlm. 343).
Menurut Duranti, arsiparis bukanlah sebagai documenters, interpreters, atau penentu kebenaran perbuatan masyarakat (1994, hlm. 343) karena tanggung jawab arsiparis adalah “suatu tanggung jawab untuk generasi mendatang dengan membiarkan mereka…munjustifikasi…masyarakat dengan dasar dokumen-dokumen yang dihasilkannya” (hlm. 343). Oleh karena itu, bukti transaksi lisan, masih menurut Duranti, sebaiknya tidak disimpan pada arsip. Tansaksi lisan merupakan interpretasi dan bukan sebagai bukti (evidence), barangkali karena transaksi lisan itu tidak dalam bentuk asli, meskipun suaranya asli, dari para creator. Rekaman sejarah lisan telah diinterpretasi (diedit) oleh mereka yang melakukan perekaman. Lantas, siapakah para pencipta itu, mereka yang bicara atau yang sedang merekam?

Modelnya Cook kadang-kadang kedengarannya seperti suatu interpretasi, suatu “interpretasi” teori kearsipan postmodernist yang kadang-kadang revolusioner. Cook memberikan atribut nilai guna, dan oleh sebab itu nilai guna permanent pada interaksi warga Negara-negara di mana warga Negara tersebut mempengaruhi Negara, sehingga Negara memodifikasi, mengubah, atau membelokkan tujuannya (hlm. 55). Interpretasi ini tidak sesuai dengan teori kearsipan tradisional yang diikuti oleh Duranti yang tidak setuju adanya penilaian atas arsip (hlm. 344). Bila penilaian sama dengan pemberian nilai guna, maka penilaian arsip tidak mempunyai tempat dalam ilmu kearsipan “karena ide adanya nilai guna bertentangan dengan ciri arsip” (Duranti, hlm. 344).

Referensi

Boles, Frank. (2005). Selecting and Appraising Archives & Manuscripts. Ottawa: Society of American Archivists.

Cook, T. (1992). Mind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, dalam B.L. Craig (Ed), The Archivist Imagination: Essays in Honour of Hugh A Taylor (hlm. 38-70). Ottawa: Association of Canadian Archivists.

Cook, T. (2005). "Macroappraisal in Theory and Practice: Origins,
Characterisrics, and Implementation in Canada, 1950-2000".
Archival Science 5:2-4. hlm.101-61.

Duranti, L. (1994). "The Concept of Appraisal and Archival Theory". American Archivist, 57(2), 328-344.

Jenkinson, H. (1984). Reflections of an Archivist, dalam M. Daniels & T. Walch (Eds), A
Modern Archives Reader: Basic Reading on Archival Theory and Practice (hlm. 15-21). Washington, D.C.: National Archives and Records Serrvice.

Mason, Karen M. "Fostering Diversity in Archival Collections: The Iowa Women’s Archives", Collection Management; 27 (2) 2002, hlm. 23-32.

Samuels, Helen. "Improving Our Disposition: Documentation Strategies, Archivaria 33 (Winter 1991-92): 125-40.

Schellenberg, T.R. (1956). Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: University of Chicago Press.

Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Kepustakawanan Sebagai Praktik Teknologi

2008-08-09T17:56:00.003+07:00

Ditulis oleh putubuku di/pada Agustus 9, 2008

Dunia perpustakaan dan dunia informasi adalah dunia teknologi, khususnya teknologi tulis-menulis. Buku adalah “teknologi teks”, seperti halnya komputer dan telepon selular saat ini. Kedua teknologi terakhir ini toh digunakan orang untuk menulis teks! Ketika orang melakukan googling di Internet, mereka mengetikkan teks, sama seperti ketika dua sejoli saling berkirim SMS. Program-program komputer saat ini, entah itu program sederhana untuk perkantoran maupun program rumit untuk wahana ruang angkasa yang dikirim ke Mars, ditulis dalam bentuk teks. Pada akhirnya, semua teknologi informasi, mulai dari jaman batu, jaman bambu, jaman kertas, sampai jaman digital saat ini, adalah teknologi teks.

Kita dapat melihat, teknologi bukanlah semata-mata mesin. Pacey (1983) sudah menegaskan teknologi lebih tepat disebut “praktik yang menggunakan mesin” (technology practice). Sebagai sebuah praktik (aktivitas manusia), maka teknologi berkaitan dengan berbagai hal, seperti terlihat dalam bentuk diagram (lihat gambar). Dalam diagram itu kita bisa melihat ada teknologi dalam arti terbatas (sempit, atau restricted meaning of technology), yang mengandung di dalamnya alat atau mesin, selain juga pengetahuan dan keterampilan menggunakan alat atau mesin tersebut. Teknologi “sempit” ini bersinggungan dengan aspek budaya dan aspek organisasional untuk menjadi sebuah practice – aktivitas yang terus menerus dan meluas.

Berdasarkan pandangan Pacey di atas, kita dapat melihat kepustakawanan adalah sebuah praktik yang di dalamnya mengandung “teknologi sempit” (berupa buku dan komputer), selain aspek kultural dan organisasional. Sebuah perpustakaan bukanlah ditentukan oleh koleksinya, bukanlah gedungnya, dan terlebih-lebih bukanlah ditentukan oleh teknologi yang digunakannya. Demikian pula sebaliknya, teknologi sebagai mesin dan benda (buku maupun komputer) bukanlah apa-apa jika tidak diletakkan di sebuah organisasi dan konteks kebudayaan tertentu.

Pandangan Constant II (1993) dapat memperjelas konsep teknologi sebagai praktik sosial. terutama untuk memahami bagaimana sebuah teknologi lahir dan berkembang. Ia mengatakan, setiap teknologi mengandung 3 dimensi, yaitu:

* komunitas,
* sistem, dan
* organisasi.

Komunitas adalah kelompok terkecil dalam setiap kelahiran teknologi; terdiri dari sekelompok individu yang memegang suatu tradisi keilmuan tertentu. Misalnya, para ahli fisika membentuk kelompok kecil untuk mengembangkan superconductor. Komunitas ini bertanggungjawab terhadap lahirnya ide-ide tentang superconductor yang selanjutkan akan terus dikembangkan sampai akhirnya menjadi “technology practice”, misalnya dalam bentuk kereta api supercepat lengkap dengan jaringan rel, jasa perkeretaapian, arsitektur stasiun, dan sebagainya.

Untuk sampai menjadi sebuah technology practice, hasil kerja ilmuwan harus bersinggungan dulu dengan sistem, yaitu bagian yang lebih besar dari suatu teknologi; mencakup di dalamnya berbagai unsur, mulai dari geografi sampai ekonomi, politik, sejarah, dan sebagainya. Semua ini menjadi semacam penentu dari bagaimana akhirnya sebuah teknologi (yang diciptakan komunitas kecil di atas) terbentuk dengan gaya (style) tertentu. Jadi, ide tentang teknologi superconductor, atau solar cell atau robotic, misalnya, harus melalui semacam “saringan” dari masyarakat manusia tempat ide tersebut budaya. Saringan ini seringkali berupa ”kritik budaya”; (cultural critique) sebelum bisa berkembang menjadi, katakanlah, industri robot yang ramah lingkungan.

Dalam pandangan Constant, organisasi merupakan semacam ‘katalisator’ antara komunitas ilmuan / teknolog dengan masyarakat. Lewat organisasi, sebuah teknologi menjadi fungsional. Kumpulan para ahli yang tidak terorganisir dengan baik, akan sulit menghasilkan teknologi yang bisa berfungsi dengan baik. Dus, para ahli fisika memerlukan sebuah badan yang dilengkapi fasilitas dan sumberdaya cukup untuk bisa menghasilkan teknologi superconductor. Misalnya dalam bentuk lembaga riset terapan yang dibiayai penuh oleh negara.

Memakai cara pandang Pacey dan Constant di atas, kita dapat melihat kepustakawanan sebagai technology practice, khususnya untuk teknologi komunikasi (termasuk telekomunikasi) dan informasi. Buku (dan kini e-book) adalah “teknologi sempit” yang dihasilkan oleh teknik-teknik percetakan (dan kini komputer). Teknik-teknik percetakan dan komputer yang menghasilkan buku dan e-book ini sendiri lahir di laboratorium-laboratorium yang dihuni oleh komunitas ilmuwan (misalnya komunitas ilmuwan kimia yang menghasilkan temuan tentang tinta cetak, dan komunitas ilmuwan elektronik yang menghasilkan temuan tentang portable reader untuk e-book).

Buku dan e-book, atau koran dan digital television, akan tetap menjadi “teknologi sempit” kalau tidak bersinggungan dengan sistem yang lebih luas, yang di dalamnya mengandung aspek budaya dan aspek organisasional. Ketika buku menjadi bagian dari koleksi fisik perpustakaan, bersama dengan e-book menjadi koleksi digitalnya, dan koran serta televisi tersedia di ruang baca, maka terbentuklah technology practice berupa kepustakawanan. Tentu saja, benda-benda teknologi ini pada saat sama juga menjadi bagian dari berbagai technology practice lainnya, seperti industri buku, komunikasi massa, dan pemilihan umum (karena pemilihan umum moderen akhirnya melibatkan media massa, dan sekarang juga Internet; para calon presiden Amerika Serikat kini tampil di You-tube).

Akhirnya, praktik kepustakawanan bersama praktik perbukuan, praktik media massa dan praktik politik saling terjalin menciptakan sebuah konteks bagi teknologi tekstual yang juga kita namakan teknologi informasi itu. Bagaimana kondisi pertalian itu terjadi, menentukan “warna” sebuah masyarakat. Perhatikanlah bagaimana perpustakaan, penerbit buku, media massa, dan politik saling berkaitan di Indonesia, niscaya Anda akan melihat sebuah “warna” khas masyarakat Indonesia. Lalu bandingkanlah warna ini dengan warna negara lain, niscaya Anda akan mengetahui mengapa sebuah teknologi yang sama bisa menghasilkan masyarakat yang berbeda.

Bacaan:

Constant II, Edward W. (1993), “The Social Locus of Technological Practice: Community, System, or Organization?” dalam The Social Construction of Technological Systems: new directions in the sociology and history of technology, Wiebe E. Bijker, Thomas P. Hughes, Trevor Pinch (ed.), The MIT Press : Cambridge, Mass. h. 223 - 242.

Pacey, Arnold (1983), The Culture of Technology, Basil Blackwell : Oxford.
sumber iperpin.wordpress.com

Mengenal Encoded Archival Description (EAD)

2008-07-14T19:57:00.005+07:00

Pengantar

Encoded Archival Description (EAD) adalah suatu standar internasional yang dipakai oleh berbagai lembaga memori seperti arsip dan perpustakaan manuskrip dalam encoding data untuk mendeskripsikan arsip-arsip suatu lembaga/instansi maupun personal papers. Selama ini, arsiparis lebih mengenal sarana pendeskripsian arsip secara tradisional yakni sarana temu kembali seperti guides, daftar arsip atau katalog. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, standar deskripsi arsip juga mengalami inovasi. EAD merupakan standar deskripsi arsip berbasis SGML, yang pertama kali dirilis pada tahun 1998 versi 1.0. Versi pertama ini sudah dirancang kompatibel dengan XML. EAD terus diinovasi dan dikembangankan oleh para pakar, terutama oleh the Society of American Archivists dan Library of Congress Amerika Serikat.

Arsip dan perpustakaan saling berbagi tanggung jawab dalam hal memori. Arsip berbeda dengan perpustakaan dalam hal sesuatu yang diingat. Perpustakaan mengumpulkan dokumen-dokumen yang sengaja dipublikasikan seperti misalnya buku dan majalah. Buku dan majalah tersebut bukanlah koleksi yang bersifat unik. Kopian dari buku dan majalah tersebut dapat kita peroleh dari berbagai sumber. Di isi lain, arsip merupakan koleksi yang unik. Arsip merupakan hasil samping fungsi atau kegiatan setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta yang berjalan secara alami, tidak dikreasi secara artifisial, melainkan mengalir begitu saja tanpa disadari (unselfconscious byproducts). Semua arsip atau dokumen kearsipan yang diciptakan oleh satu badan, individu atau keluarga, dalam dunia kearsipan, disebut fonds. Menurut International Council of Archives (ICA) General International Standard Archival Description (ISAD(G), fonds adalah keseluruhan dokumen, apapun bentuk dan medianya, yang secara organik diciptakan dan atau diakumulasikan dan digunakan oleh individu atau lembaga tertentu dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan fungsi dari penciptanya.

Kebalikan dari dokumen literer yang dikelola oleh perpustakaan, objek minat yang dapat diidentifikasi dalam arsip adalah suatu materi-materi yang bersifat unik, kompleks dan saling berhubungan. Fonds bersifat coherent dan identifiable karena semua arsipnya menggambarkan asal-usul unit penciptanya secara umum (principle of provenance), yang berasal dari satu sumber dan konteks. Biasanya satu fonds terdiri atas ratusan atau ribuan, bahkan jutaan items, meskipun tidak dipungkiri juga ada yang hanya terdiri dari satu item. Seperti halnya terbitan berseri, banyak fonds yang bersifat terbuka (seperti dalam undang-undang kearsipan kita bahwa pada dasarnya arsip statis bersifat terbuka). Item-item dalam fonds biasanya berupa manuskrip maupun typescripts, tetapi juga berbentuk berbagai ragam media, seperti gambar, perencanaan, bagan, peta, foto, audio, video, audio-video, arsip dinamis elektronik, dll.

Perbedaan arsip dan perpustakaan tidak hanya pada ciri apa yang mereka ingat, tetapi atas siapa yang mereka ingat. Pada saat aksesibilitas internet secara cepat mengubah perilaku pengguna perpustakaan dan arsip, namun keduanya secara tradisional melayani komunitas yang berbeda, meskipun kadang-kadang juga tumpang tindih. Secara umum perpustakaan melayani masyarakat, kalangan pendidikan dan komunitas cendikia. Sementara arsip, secara hukum, berfungsi sebagai memori lembaga badan-badan pemerintah/swasta secara khusus. Lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta memiliki kewajiban hukum dalm hal penyimpanan arsip-arsipnya. Arsip mengingatkan kita akan sejarah, yakni dengan cara melakukan preservasi sebagian besar bahan-bahan mentah yang digunakan sebagai landasan pemahaman historis kita. Baik memori legal maupun historis memerlukan tingkat kepercayaan pengguna yang tinggi terhadap otentisitas dan integritas arsip tersebut. Arsip merupakan bukti, baik secara legal maupun historis.

Perbedaan antara arsip dan perpustakaan atas apa dan untuk siapa keduanya ingatkan, hal ini semakin menjelaskan perbedaan utama dalam deskripsi kearsipan dan bibliografis. Deskripsi bibliografis, seperti dalam cantuman MARC, mewakili sebuah item yang dipublikasikan secara individual, dengan demikian bersifat item-level. Ada hubungan one-to-one antara deskripsi dan itemnya. Deskripsi tersebut berdasarkan, dan berasal dari, item fisik. Lain halnya dengan deskripsi kearsipan. Deskripsi kearsipan mewakili suatu fonds, yakni badan materi yang begitu kompleks, yang biasanya medium dan bentuknya bermacam-macam, yang membagi suatu asal-usul yang umum (provenans). Deskripsi arsip (arsip statis tentu saja) memerlukan suatu analisis yang kompleks, hierarkhis dan progresif, dengan dimulai pendeskripsian kesemuanya, lalu subkomponen dari subkomponen, dst. Seringkali dalam pendeskripsian arsip berakhir dengan pendeskripsian item individual, meskipun hal ini bukan tujuan akhir deskripsi itu sendiri. Deskripsi arsip lebih menekankan struktur intelektual dan isi dari arsip, bukan karakteristik fisik semata.

Karena materi-materi yang ada dalam fonds berfungsi sebagai bukti legal maupun historis, sangatlah penting untuk mendokumentasikan konteks penciptaan arsipnya, dan memberikan suatu analisis struktur internal dan isinya. Dalam istilah kearsipan, hal ini dikenal dengan istilah respect des fonds. Respect des fonds meliputi dua prinsip yang penting, yakni prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Dalam deskripsi arsip, pendokumentasian asal-usul meliputi penyediaan sejarah administratif suatu unit pencipta, atau biografi orang perorang atau famili. Dalam sejarah administratif unit pencipta maupun biografi orang perorang/famili, di dalamnya juga dideskripsikan tanggung jawab serta aktivitas fungsionalnya. Untuk mendokumentasikan prinsip aturan asli, cakupan dan analisis isi menjelaskan secara detail terhadap fungsi-fungsi arsip tersebut, aktivitasnya, tanggalnya, serta wilayah geografis; penataan dan bentuk dokumentasi; serta subjek-subjek yang diwakilinya. Dengan demikian, deskripsi arsip merupakan koleksi – atau fonds-level, yang mengandung analisis hierarkhis dan terinci terhadap keseluruhan dan sub-sub-komponennya yang menekankan pada prinsip asal-usul, pengorganisasian, penataan, serta isi dari materi tersebut.

Perlu diketahiu bahwa deskripsi arsip berbeda dengan deskripsi bibliografis pada perpustakaan. Deskripsi bibliografis, pada umumnya ringkas. Satu keseluruhan deskripsi sering ditulis dalam satu kartu, atau barang kali dua atau tiga. Deskripsi arsip juga ringkas – khususnya bila unit deskripsinya satu item atau deskripsinya hanya merupakan sebuah rangkuman – tetapi juga bisa menjadi seribu atau lebih panjang halamannya. Rata-rata detail deskripsi arsip ada sekitar 15-30 halaman panjangnya.

Encoded Archival Description

Standarisasi deskripsi arsip memerlukan beberapa standar terkait lainnya. Pertama, perlu adanya suatu standarisasi komponen-komponen utama atau kategori-kategori deskripsi, serta keterkaitan kategori tersebut. Ini merupakan semantik intelektual dan sintaks deskripsi arsip, khususnya kerangka kerja struktural yang menyeluruh. ISAD(G) merupakan standar struktural deskripsi arsip yang dirintis oleh ICA. Kedua, perlu adanya standar isi, dengan spesifikasi pada kategori-kategori yang disyaratkan maupun pilihan, bagaimana cara menulisnya, dan apa saja yang harus diisi dalam setiap kategorinya. Ketiga, berbagai aturan standar diperlukan dalam kendali informasi seperti kode geografis, negara dan bahasa; nama personal, korporasi, dan famili; serta subjeknya. Terakhir, harus ada format komunikasi standar atau sintaks yang mewakili standar struktural. Standar komunikasi ini memungkinkan information sharing antara komputer dan manusia (user). Encoded Archival Description (EAD), berdasarkan pada ISAD(G), merupakan standar komunikasi deskripsi arsip.

Encoded Archival Description memakai Definisi Tipe Dokumen (DTD) Standard Generalized Markup Language (SGML) dan Extensible Markup Language (XML) Document Type Definition (DTD). SGML merupakan suatu standar yang tidak bergantung pada hardware dan software di bawah pengawsan ISO untuk pengembangan skema enkoding bahan tekstual. SGML pertama kali dirilis pada tahun 1986, dan mengalami sukse besar dalam pemerintahan, industri maupun lembaga pendidikan. Karena SGML lumayan terbilang rumit, dengan fitur-fiturnya yang menantang, para programmer menemukan berbagai kesulitan di dalamnya. Berikutnya adalah XML yang merupakan subset SGML yang kompatibel yang dikembangkan oleh World Wide Web Consortium (W3C) and telah disetujui pada bulan Februari 1998. XML dan standar mitranya, Extensible Stylesheet Language (XSL) serta Extensible Linking Language (XLink), menyediakan sebagian besar fungsionalitas SGML dan standar-standar terkait lainnya (DSSSL dan HyTime). XML tampaknya oleh para pengembang software dianggap sebagai standar yang menjanjikan di masa mendatang dan banyak diakui oleh publik. Karena DTDnya sesuai dengan SGML dan XML, EAD juga diuntungkan dengan adanya software SGML yang ada, begiu juga dengan XML.

Dengan belajar dari ISAD(G), DTD dari EAD menekankan pada ciri hierarkhis deskripsi arsip. Dengan mengikuti deskripsi keseluruhan koleksi (fonds), misalnya, nama tempat simpan (repository) hanya akan diberi dalam deskripsi keseluruhan, dan tidak diulang dalam deskripsi sub-komponennya.

DTD dalam EAD berisi tiga element level-tinggi: <eadheader>, <frontmatter>, and <archdesc>. <eadheader> digunakan untuk mendokumentasikan deskripsi arsip atau alat bantu temu kembali, sementara <frontmatter> digunakan untuk menyediakan informasi yang ditampilkan seperti halaman judul, dan teks prefatori lainnya. <archdesc> berisi deskripsi arsip itu sendiri, sehingga merupakan inti (core) dari EAD.

Tanda <archdesc> berisi beberapa kategori deskriptif level-tinggi yang berisi kategori-kategori lebih rinci. Unsur terpenting dalam pada level-tingggi adalah <did> atau identifikasi deskriptif. Tujuan tag <did> adalah untuk memberikan informasi pokok kepada pengguna untuk mengidentifikasi materi-materi arsip dan membuat aturan yang dapat diterima terkait dengan relevansinya. Oleh karena itu, tag <did> berisi elemen-elemen untuk mengidentifikasi judul, tanggal penciptaan, pencipta, jangkauan, dan tempat simpan khasanah arsip (holding repository), serta elemen yang menjelaskan intisari cakupan dan isi materi serta biogarfi ringkas atau sejarah pencipta. Elemen di belakan tag <did> adalah elemen-elemen yang memberikan informasi administratif, seperti batasan akses atau penggunaan (hak cipta); berbagai biografi dan sejarah yang mendetail, dan cakupan serta isi; materi-materi yang terkait; akses terkendali; dsb. Sementara itu, tag <archdesc> berisi suatu elemen yang memfasilitasi suatu analisis terinci terhadap komponen-komponen suatu fonds, tag <dsc> atau deskripsi komponen subordinat. Dengan mengikuti prinsip yang ada dalam ISAD(G) bahwa semua elemen deskripsi tersedia dalam semua level deskripsi secara bertingkat/hierarkhis maka tag <dsc> berisi elemen yang dapat diulang, tag <c> atau komponen, yang memiliki semua komponen deskriptif di dalamnya yang dimiliki dalam tag <archdesc> . dengan demikian, tag <c>s dapat "nested" di dalam tag <c> dalam berbagai level yang diperlukan untuk mendeskripsikan secara penuh terhadap semua komponen fonds.

EAD memiliki kelebihan terhadap deskripsi arsip digital untuk mendukung keterkaitan deskripsi arsip digital yang asli dan representasi arsip digital. Oleh karena itu, EAD dapat digunakan untuk menyediakan akses langsung terhadap manuskrip, korespondensi, materi gambar, peta, dsb. Kaitan (link) tersebut dapat digunakan untuk memperluas deskripsi arsipnya dengan menyediakan berbagai contoh yang representatif terhadap materi yang dideskripsikan, atau menyediakan akses ke seluruh fonds

Prospek EAD di Masa Depan

EAD mewakili suatu tahap awal transformasi deskripsi arsip dengan menggunakan teknologi informasi. EAD juga meyediakan suatu sarana untuk menciptakan deskripsi arsip konvensional versi machine readable. Fitur dalam EAD menekankan pada display, serta pengindeksan yang relatif sederhana. EAD juga memungkinkan dalam akses jaringan dan pengindeksan secara full text.

Ada dua buah hasil dari inovasi EAD yang telah dikembangkan oleh para pakar. Di antaranya: otoritas kontrol serta versi bahasa khusus EAD. Meskipun EAD mengakomodasi informasi biografis dan historis, ada dua keuntungan yang sangat kentara dalam mencipta dan memelihara informasi ini secara bebas dari deskripsi arsip. Saat ini ada sebuah terobosan pengembangan EAD yang telah direkayasa oleh ICA bagian pendeskripsian badan korporasi, person serta famili, International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR(CPF). DTD berbasis ISAAR(CPF) akan memudahkan dalam pembangunan database biografis dan historis yang diakui secara internasional sehingga dapat mendokumentasikan badan-badan pemerintah, swasta/korporasi, individu, maupun famili yang nantinya menjadi pintu gerbang deskripsi serta sumber-sumber kearsipan.

Penerapan EAD secara internasional mengalami kendala, khususnya dalam hal bahasa. Para arsiparis yang bahasa ibunya bukan bahasa Inggris mengalami kendala dalam memahami dan menerapkan standar EAD ini. Oleh karena itu, EAD versi bahasa selain Inggris mutlak diperlukan. Namun saat ini telah ada HyTime architectural form processing yang memungkinkan EAD DTD versi bahasa-khusus yang dapat dipetakan ke dalam versi bahasa Inggris sebagai bentuk canonical untuk tukar komunikasi.

Kesimpulan

Sejak dirilisnya EAD versi alfa pada bulan Januari 1996, banyak institusi memori seperti arsip dan perpustakaan koleksi khusus/manuskrip yang menerapkan EAD ini. Di AS, lebih dari 30 repositories di Kalifornia telah membentuk suatu konsorsium yang diberi nama the Online Archive of California (OAC). Saat ini, ada sekitar 70.000 halaman pada alat bantu temu kembali arsip yang di-encode yang mendeskripsikan lebih dari 3000 koleksi dalam database OAC, dan dengan penggunaan jasa konversi, databasenya diharapkan bisa berlipat ukurannya dalam dua tahun mendatang. Texas, New Mexico, dan Virginia sedang mengembangkan model konsorsium serupa OAC. Di Amerika sendiri, yang telah menerapkan EAD antara lain Library of Congress, Harvard University, Yale University, Duke University, the Minnesota Historical Society, University of North Carolina, University of Michigan, and the University of Virginia.

Sumber:

Mengenai EAD banyak saya kutip dari sumber aslinya, http://lcweb.loc.gov/ead/ dan http://jefferson.village.virginia.edu/ead.

Ilmu Kearsipan Sebagai Disiplin Akademik

2008-07-03T21:14:00.002+07:00

Kearsipan lahir bersamaan dengan lahirnya peradaban manusia, yakni ketika manusia mengenal tulisan. Dengan diketahuinya bangsa Mesir dan Mesopotamia pertama kali melakukan transaksi arsip (dinamis) karena alasan administrasi dan kebuktian, hal ini dicatat sejarah sebagai faktor utama ditemukannya tulisan. Pada saat yang bersamaan, juga lahir berbagai tulisan mengenai agama/kepercayaan maupun literatur ceritera sekitar 3000 tahun SM. Dengan demikian, diasumsikan bahwa permasalahan preservasi informasi tertulis telah ada sekitar 5000 tahun yang lalu.

Meskipun kegiatan kearsipan pada saat itu masih sederhana, yakni dengan penerapan metode pengawasan (controlling) dan penataan (arranging) arsip namun dapat dikatakan bahwa “ilmu kearsipan” sudah mulai lahir saat itu.

Ilmu kearsipan (archival science) merupakan suatu istilah atau tubuh pengetahuan (a body of knowledge) yang telah digunakan sekitar ratusan tahun silam, khususnya di Eropa. Di Amerika dan Australia tidak mengenal “Archival Science”, mereka lebih memilih istilah “Archives / Records Studies” atau “Records Management/Archives Administration”. Hal ini bisa kita lihat di berbagai universitas penyelenggara jurusan kearsipan di kedua negara tersebut. Kadang-kadang program studi kearsipan digabung dengan ilmu perpustakaan karena pengaruh ilmu dokumentasi yang dicetuskan oleh Paul Otlet.

Pada tahun 1790 ilmu kearsipan telah diajarkan pertama kali di universitas di Mainz, yang selanjutnya diikuti dengan program pendidikan di Naples dan Munich. Muatan kuliah jurusan kearsipan saat itu berkenaan dengan pengaturan arsip dan diplomatika. L´ecole des chartes yang terkenal di Perancis mulai didirikan pada tahun 1821. Pada saat yang sama, Archiveschule di Marburg mulai didirikan.

Sebelum abad ke-19, pekerjaan mengenai kearsipan (dalam konteks Indonesia, kearsipan berarti gabungan antara records management dan archives administration) sangat terkait dengan manajemen arsip dinamis. Manajemen arsip dinamis dan dokumen dilihat sebagai suatu aktivitas untuk membantu lembaga pemerintahan, khususnya untuk tujuan kebuktian dan hukum.

Selama abad ke-19, fokus ilmu kearsipan bergeser dari pelayanan organisasi dengan metode pengelolaan arsip dinamis aktif secara efisien, ke preservasi arsip dinamis inaktif (archives) di berbagai lembaga kearsipan, seperti arsip nasional. Saat ini, tugas utama seorang arsiparis adalah melakukan preservasi sumber informasi yang otentik dan andal untuk keperluan para peneliti, seperti sejarawan. Inilah yang membedakan praktek kearsipan antara Eropa dan Amerika untuk tahap berikutnya. Di Amerika dan sebagian negara lain memisahkan profesi antara records manager dan archivist. Meskipun arsiparis di Indonesia merupakan gabungan keduanya, tetapi dalam praktek lebih banyak melakukan fungsi-fungsi archivist, sementara profesi records manager sebenarnya belum ada, misalnya sampai saat ini (tahun 2008) di negara kita belum ada asosiasi ataupun kode etik records manager. Adapun Asosiasi Arsiparis Indonesia, yang bernaung di bawah Arsip Nasional RI, sebenarnya lebih condong pada archivists, bukan records manager. Namun hal ini sebenarnya tidak perlu dipermasalahkan, dan tidak perlu ada asosiasi ataupun kode etik records manager secara terpisah. Sebaliknya, kita sebenarnya diuntungkan karena sesuai dengan ISO 15489 yang lebih menghendaki penyatuan antara records manager dan archivist yang diilhami dengan konsep records continuum yang diterapkan di Australia.

Di sebagian negara di Eropa, pemisahan records manager dan archivist tidak sebegitu kentara seperti halnya di Amerika. Oleh karena itu, kadang-kadang sulit untuk membandingkan perkembangan dan perbedaan definisi akan muatan ilmu kearsipan di berbagai negara. Contohnya, di Belanda dan Swedia, ketika berbicara archival science atau archivistic berarti termasuk records management juga.

Akan tetapi, selama dua dekade terakhir para ilmuwan mulai menyadari akan perlunya kesinambungan antara records management dan archives management/administration, seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (dengan adanya electronic records).

Lantas apa itu ilmu kearsipan (archival science)? Di Indonesia, tentu saja istilah ‘kearsipan’ barangkali mengadaptasi (untuk tidak mengatakan mengadopsi begitu saja) dari kultur Amerika. Hal ini bisa dilihat dari nama jurusan kearsipan di perguruan tinggi di Indonesia, misalnya di UGM(D3), UNDIP(D3) dengan istilah ‘Kearsipan’, di UI(D3) dulu ‘kearsipan’, kini menjadi ‘Manajemen Informasi dan Dokumen’, sementara S.2 UI memakai nama ‘Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan’

Luciana Duranti mendefinisikan ilmu kearsipan sebagai berikut:
”Ilmu kearsipan merupakan tubuh pengetahuan mengenai ciri dan karakteristik arsip dan pekerjaan arsip, yang terorganisasi secara sistematis ke dalam teori, metodologi dan praktek. Teori kearsipan merupakan keseluruhan ide para arsiparis tentang apa itu materi kearsipan; sementara metodologi kearsipan merupakan keseluruhan ide para arsiparis tentang bagaimana memperlakukan materi kearsipan; dan praktek merupakan aplikasi kedua ide teoretis dan metodologis tersebut ke dalam situasi yang nyata dan konkrit” (Duranti, 1997)

Di sini tampak bahwa ilmu kearsipan lebih banyak diinterpretasikan seperti struktur teoretis yang mendukung kegiatan kearsipan praktis, daripada misalnya disiplin akademik. Penggunaan ekspresi “tubuh pengetahuan” lebih lanjut menyarankan arti ini.

Definisi yang mirip juga dikemukakan oleh Thomassen bahwa ilmu kearsipan berbeda dengan ilmu-ilmu lainya karena tujuannya, objeknya dan metodologinya. Objeknya adalah process-bound information, yakni baik informasi maupun proses yang menciptakan informasi serta struktur informasi tersebut. Tujuannya adalah pembentukan dan pemeliharaan kualitas kearsipan, yakni visibilitas optimal dan durabilitas arsip dinamis, penciptaan proses kerja dan kesalingterkaitannya. Metodologinya adalah analisis, perekaman dan pemeliharaannya dan berbagai keterkaitan antara fungsi informasi yang terekam di satu sisi dan bentuk, struktur serta konteks asal-usulnya di sisi yang lain (Thomassen, 2001)

Selama abad ke-19, arsip dilihat sebagai penyedia dan pemelihara sumber-sumber yang andal bagi para sejarawan, biasanya arsiparis menyandang gelar kesarjanaan jurusan sejarah. Ilmu sejarah masih dikaitkan dengan ilmu kearsipan, dan juga menjadi bagian satu divisi dalam suatu perguruan tinggi. Dalam konteks Indonesia, misalnya, di UI, UGM, dan UNDIP yang masih menginduk di Fakultas Sastra/Ilmu Budaya, kecuali di UNPAD yang menginduk pada FISIP.

Perkembangan ilmu kearsipan harus dimengerti dengan kaitannya dengan profesi kearsipan dan sebaliknya profesi kearsipan harus dianalisis dengan kaitannya dengan perkembangan masyarakat. Perkembangan ini berfungsi sebagai tuntutan atas pendidikan dan penelitian kearsipan. Ilmu kearsipan sebagai disiplin akademik merupakan subjek yang menekankan atas kebutuhan masyarakat.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berdampak besar terhadap cara kita mengangggap records dan archives (kalau tradisi Malaysia menerjemahkan kedua istilah ini dengan persamaan bunyi frasa, yakni menjadi rekod dan arkib). Pendekatan kearsipan kontemporer dalam menghadapi arsip dinamis elektronik (electronic records) mewajibkan pendekatan yang integral antara records dan archives, atau dengan pendekatan records continuum model. Hal ini karena tidak mungkin mengelola arsip dinamis elektronik dengan pendekatan yang parsial (life cycle of records), khususnya dalam hal penilaian dan preservasinya

Perkembangan terkini dalam ilmu kearsipan berganti/bergeser dari arsip sebagai objek ke arsip sebagai bagian dari proses dan fungsi organisasi sehingga tuntutan pengelolaan informasi/arsip dinamis aktif semakin meningkat. Kemajuan dalam masyarakat dan teknologi ini telah mengantarkan para peneliti, misalnya Terry Cook, membicarakan wacana sebuah paradigma baru kearsipan.

Masyarakat informasi dan perkembangan teknologi informasi telah mengubah peran seorang arsiparis. Untuk mampu mengelola tantangan baru ini, ilmu kearsipan harus mengembangkan metode baru juga kolaborasi dengan ilmu-ilmu lainnya, seperti ilmu komputer dan informatika. Selain itu, ilmu kearsipan sebagai disiplin keilmuan harus suportif dengan pendidikan profesi kearsipan modern serta program penelitian akademik.

Untuk merkembang menjadi disiplin akademik “sejati” ilmu kearsipan harus mengembangkan pusat studi/penelitian kearsipan. Untuk tingkat internasional kita bisa lihat program penelitian kearsipan seperti di Eropa dan Amerika Utara, misal: Interpares, the Cedar-project, dan di Australia yang kini menjadi pilot records continuum dengan proyeknya Records Continuum Research Group yang bernaung di Monash University.

Referensi:

Duranti, L. (1997). “The archival bond”, dalam Archives and Museum Informatics vol. 11/3-4, pp. 213-218.

Cook, Terry. “What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898 and the Future Paradigm Shift.” Archivaria 43 (spring 1997): 17-63.

Thomassen, T. (2001). “A First Introduction to Archival Science”, in Archival Science, no 1, pp. 373-385 dalam International Journal of Public Information Systems, vol 2005:1 online: http://www.ijpis.net

Apa itu Dokumen ?

2008-06-26T19:55:00.009+07:00

Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.

Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.

Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.

Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.

Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?

Kalau kita membatasi pengertian "dokumen" hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.

Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata "relevan" (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka "dokumen yang relevan" menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.

Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit

What to Keep and What to Destroy

2008-05-28T10:12:00.002+07:00

Penilaian arsip (appraisal) dalam manajemen arsip merupakan tahap yang sangat penting karena sangat menentukan efektivitas dan efisiensi jalannya roda organisasi, sehingga policy yang diambil oleh pimpinan dapat sesuai dengan yang diharapkan. Tidak jarang organisasi tidak melakukan penyelamatan arsip-arsip pentingnya sehingga lebih banyak kita melakukan pemusnahan arsip daripada penyelamatannya.

Di bawah ini adalah tips penilaian arsip, arsip apa yang harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan:
1. Arsip-arsip dinamis apa saja yang sekiranya bernilai guna administrative, kebuktian atau informasional yang dimiliki oleh instansi kita?
Apakah arsip-arsip dinamis tersebut diperlukan untuk administrasi organisasi atau untuk melindungi kepentingan hukum dan keuangan? Misalnya board minutes, statuta, kontrak merger. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut mendokumentasikan event kesejarahan bagi organisasi? Misalnya foto-foto tentang peresmian gedung, dll.
2. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut mencerminkan tugas pokok organisasi (tupoksi) kita dan kebijakan akuisisi arsip?
Beberapa arsip dinamis tertentu barangkali isinya menarik perhatian kita namun tidak kita simpan di unit kearsipan (records center). Apakah kita punya kewajiban untuk mengakuisisinya? Di sinilah pentingnya ada kebijakan yang komprehensif terhadap akuisisi arsip. Semua arsip dinamis yang ada di khasanah arsip kita (holdings) seharusnya mencerminkan mandat kita dan dibuat oleh atau berkenaan langsung dengan instansi kita.
3. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut primer dan unik?
Arsip tidak menyimpan bahan-bahan publikasi seperti buku dan majalah (ini tugas perpustakaan), tetapi arsip dinamis primer. Pengecualian hanya pada item-item seperti laporan tahunan, laporan keuangan dan newsletters (tapi jarang sekali) di mana satu kopi/salinan disimpan untuk tujuan arsip meskipun yang asli dibuat dalam jumlah banyak. Tipe arsip dinamis ini harus bersifat unik. Buku atau album foto aktivitas dan fungsi bisa kita anggap sebagai arsip, tetapi bila klipingnya tidak memungkinkan untuk dikelola atau dianotasi.
4. Apakah informasi yang ada dalam arsip-arsip dinamis tersebut duplikasi di sejumlah arsip dinamis lainnya?
Misalnya, semua informasi keuangan diikhtisarkan dalam laporan keuangan, oleh karena itu tidak perlu menyimpan semua bill and receipts. Begitu juga, semua komite dalam sebuah organisasi menyimpan jenis dokumen yang sama. Tidaklah perlu menyimpan lebih dari satu kopi laporan bila laporan itu sudah disimpan pada seri arsip lainnya.
5. Dapatkah arsip-arsip dinamis tersebut dipreservasi dengan baik?
Kadang-kadang arsip-arsip dinamis yang dikirim ke arsip dalam keadaan berantakan, tidak teratur, atau rusak. Apakah kita punya sumberdaya yang memadahi untuk melakukan konservasi dan preservasi sehingga arsip-arsip tersebut dapat digunakan? Misalnya, bentuk arsip menjadi melar.
6. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut tersedia?
Akses terhadap arsip memang merupakan ciri demokratisasi dalam memperoleh informasi. Namun karena arsip bersifat unik, sebaiknya user dibatasi dalam menjangkau arsip aslinya.

Kesimpulan
Meskipun seringkali kita menghadapi kesulitan memencarkan arsip-arsip dinamis tertentu, namun perlu diperhatikan bahwa arsip merupakan suatub funsgi yang terus tumbuh dan berproses. Dengan konsisten pada kebijakan akuisisi, kita dapat memastikan pertumbuhan mendatang terhadap koleksi pelayanan yang lebih baik terhadap koleksi yang ada. Jangan sampai arsip hanya menjadi “tempat buangan” sampah administrasi semata, akan tetapi harus ada usaha perbaikan mutu arsip tersebut menjadi bernilai investasi dengan melakukan preservasi dan perawatan arsip.

ARCHIVES ATAU ARCHIVE ?

2008-04-25T10:33:00.001+07:00

Sampai abad informasi ini, tampaknya tidak ada disiplin keilmuan yang sebegitu kompleks berurusan dengan istilah yang mengundang perdebatan kecuali ilmu kearsipan. Dari definisi arsip, atau records, archives, data, document, dan information. Istilah-istilah ini tidak dapat didefinisikan secara mutlak, sehingga tiap negara atau komunitas kearsipan sendiri berbeda-beda mendefinisikannya. Hal ini dipermasalahkan lagi dengan kehadiran TIK. Mereka yang berkecimpung dalam TIK juga punya definisi sendiri dalam mendefinisikan istilah-sitilah seperti record, archive, data, document dan information.

Bagi kita insan kearsipan yang tinggal di Indonesia, istilah records biasa diterjemahkan menjadi arsip dinamis, sedangkan archives diterjemahkan menjadi arsip statis atau cukup arsip saja.

Nah, kadang-kadang kita temukan dalam literatur berbahasa Inggris penggunaan kata archives dan archive. Kalau dari segi bahasa, barangkali kita berpendapat itu sekedar penambahan huruf “s“ saja yang menandakan bentuk jamak atau plural. Tapi, terkadang kita dihadapkan pada kerancuan karena bisa dipakai sebagai pronoun (It, dan They). Contoh: archives is power. Kenapa tidak archives are power. Sementara jarang kita mendengar atau melihat kata archive (tanpa ‘s’) is power. Ulasan ini akan menjelaskan asal-usul kedua kata tersebut dari perspektif kearsipan.

ARCHIVES
Kata benda (noun), juga kadang-kadang archive, yang artinya:
1. bahan-bahan yang dibuat atau diterima oleh seseorang, famili, baik publik maupun swasta, atau organisasi, dalam rangka peleksanaan kegiatannya dan dipreservasi karena nilai guna keberlanjutan dari informasi yang dikandungnya atau karena nilai keberlanjutannya sebagai bukti fungsi dan tanggung jawab penciptanya, khususnya bahan-bahan yang dipelihara dengan menggunakan prinsip-prinsip asal-usul, aturan asli, serta pengawasan kolektif. (Materials created or received by a person, family, or organization, public or private, in the conduct of their affairs and preserved because of the enduring value of the information they contain or because of their enduring value as evidence of the functions and responsibilities of their creator, especially those materials maintained using the principles of provenance, original order, and collective control).
2. bagian dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab dalam memelihara arsip-arsip dinamis organisasi yang bernilai guna keberlanjutan (The division within an organization responsible for maintaining the organization's records of enduring value).
3. suatu organisasi yang mengoleksi archives individu, famili, atau organisasi-organisasi lainnya; a collecting repository.
4. suatu gedung atau bangunan (atau bagian darinya) yang menyimpan dan memelihara koleksi arsip (The building (or portion thereof) housing archival collections).
5. terbitan paper ilmiah (A published collection of scholarly papers).

Catatan: dalam bahasa sehari-hari, istilah archives sering digunakan untuk mengacu pada koleksi dokumen-dokumen kuno apapun yang bernilai guna sejarah, tanpa memandang bagaimana pengelolaannya. Dalam literatur profesi kearsipan, ciri-ciri archives adalah suatu entitas organik, yang tumbuh karena proses penciptaan dan penerimaan arsip dinamis (records) yang tercermin dalam aktivitas rutin penciptanya (asal-usul atau provenans-nya). Dalam hal ini, archives dibedakan dengan koleksi artifisial. Banyak kalangan arsiparis, khususnya Amerika yang dipengaruhi oleh pandangannya Schellenberg, yang masih mendefinisikan archives secara inklusif, yakni masih mencampurkan antara berbagai macam dokumen dan arsip dinamis.

Schellenberg juga membeda-bedakan antara nilai guna primer dan sekunder yang ada pada dokumen atau arsip dinamis ini; hanya bahan atau materi yang bernilai guna sekunderlah yang dianggap sebagai archival materials. Menurut Schellenberg, arsiparis melakukan penilaian arsip dinamis untuk ditransfer ke archives atas dasar nilai guna sekunder tersebut, yakni nilai guna penelitian atau riset.

Di lain pihak, arsiparis mengikuti pandangannya Hilary Jenkinson, yang berpendapat bahwa archives adalah “dokumen-dokumen yang tercipta sebagai transaksi resmi organisasi dan dipreservasi karena untuk tujuan referensi organisasi pencipta. Jadi, Jenkinson berbeda dengan dengan Schellenberg. Jenkinson mengutamakan archives untuk kepentingan pencipta, bukan peneliti atau pihak di luar pencipta. Menurut Jenkinson, pencipta arsip dinamis bertanggung jawab menentukan arsip yang mana yang seharusnya ditransfer ke archives untuk dipreservasi. Karena Jenkinson menekankan bahwa arsip dinamis merupakan bukti transaksi, Ia tidak setuju atau mengenal istilah koleksi dokumen historis sebagai archives, meskipun Ia menyatakan bahwa koleksi paper pribadi memiliki nilai guna bagi sejarawan dan layak dikategorikan archives .

'Manuscript repository' kadang-kadang digunakan untuk membedakan suatu organisasi yang mengoleksi archives berbagai organisasi dari berbagai divisi yang mengoleksi arsip dinamis organisasi induknya.

Arsiparis Amerika Utara seringkali tidak menggunakan kata “archive” sebagai kata benda, tetapi sebaliknya justru sudah umum dipakai arsiparis Inggris. Tetapi, “archive” sebagai kata benda biasanya digunakan untuk mendeskripsikan koleksi data cadangan (backup data) dalam literatur Teknologi Informasi.

Lalu timbul pertanyaan, apakah archives berakhiran dengan huruf ‘s’. dalam setiap kamus standar bahasa Inggris, kamus Oxford misalnya, kalau kita temukan “archive” tanpa akhiran ‘s’, namun selalu ada catatan ‘usually archives’. Bagi insan kearsipan, kata ‘archives’ adalah lebih umum dipakai di Amerika Serikat. Sementara Negara-negara lainnya yang kesehariannya memakai bahasa Inggris cenderung memilih kata “archive”; bahkan manualnya Jenkinson juga menggunakan kata ini dalam judul manualnya yang terkenal itu. Menurut penelitian, kamus-kamus bahasa Inggris yang menggunakan kata ‘archive’ tanpa akhiran ‘s’ dipakai secara umum di Amerika Serikat sebelum abad ke-20.

Di luar komunitas kearsipan, khususnya Teknologi Informasi, mereka lebih sering memakai kata ‘archive’ yang merujuk pada data cadangan (backup data). Jadi, ‘archive’ sebenarnya bukan istilah kearsipan melainkan dari istilah TI.

Kata ‘archive’ merupakan istilah yang umumnya dipakai oleh mereka yang terbiasa mengikuti kaidah bahasa Inggris untuk menunjuk bentuk tunggal / singular. Tetapi konvensi ini tampaknya tidak berlaku mutlak; suatu koleksi bisa terdiri atas beberapa seri (series), tetapi, makna ‘satu’ itu sendiri tidak perlu ditulis ‘a serie’

Bagi insan kearsipan kita biasa menyebut dengan ‘archives’ (dengan ‘s’ sebagai tanda identitas). Mereka yang menggunakan ‘archive’ (tanpa ‘s’) biasanya dari luar komunitas kearsipan, ada yang menyebut komunitas ini dengan sebutan ‘auslander’.

Era TIK tampaknya menimbulkan perdebatan antara arsiparis dengan professional TI untuk saling memahami istilah-istilah tertentu. Para IT specialists menggunakan istilah ‘archive’ yang mengacu pada records yang dapat dihapus dari sistem komputer, yakni sebuah antitesis makna records dalam bidang kearsipan yang harus dipreservasi. Penambahan maupun penghilangan huruf ‘s’ harusnya tidak menjadikan hambatan komunikasi antara arsiparis dengan IT Professional.

Memang, ada yang mengatakan bahwa tidak ada istilah yang problematik kecuali istilah kearsipan. Kalau kita definisikan karakter isi ‘archives’ , kita akan temukan berbagai perbedaan tradisi. Bagi mereka yang cenderung mengikuti pandangan Jenkinson, melihat koleksinya sebagai dokumen “yang dibuat atau digunakan dalam rangka transaksi administrasi atau eksekutif (baik pemerintah maupun swasta); yang selanjutnya disimpan dalam unit pencipta itu sendiri. Sementara mereka yang mengikuti pandangan Schellenberg, archives terdiri atas records yang terlebih dahulu dinilai untuk ditentukan nilai guna sekundernya dan meliputi berbagai dokumen di luar definisinya Jenkinson. Jadi, Jenkinson lebih mementingkan arsip dinamis (records), sementara Schellenberg lebih mementingkan arsip statis (archives).

Bahasa electronic records tampaknya mengikuti pandangan tradisi Jenkinson, karena menekankan pada arsip dinamis (records) sebagai hasil transaksi.

Bagaimana dengan Indonesia?

Sejarah Teori dan Praktek Kearsipan di Amerika Serikat: Tahun 1957 – 1990

2008-03-22T19:03:00.002+07:00

Versi File Pdf

Pengantar

Sejarah teori dan praktek kearsipan saat ini penuh dengan perubahan, kontradiksi dan perdebatan baik dari dalam maupun luar komunitas kearsipan. Makna serta ciri utama informasi kini telah berubah seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang menghasilkan arsip dinamis bacaan mesin (machine redable records), World Wide Web, dan banyak lagi inovasi canggih bidang TI lainnya, sehingga arsip dinamis tidak lagi bersifat single-faceted objects, tetapi multi-user, multi-author, dan bahkan multi-use elements yang tidak pernah statis seperti kita lihat pada arsip dinamis kertas.
Artikel ini akan mencoba menjejak masa lalu perkembangan teori dan praktek kearsipan di Amerika sebelum datangnya era Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Prologue: sebelum 1957
Teori kearsipan bukan merupakan evolusi yang berjalan secara linear namun merupakan campuran dari berbagai ide-ide lintas masa dan tempat. Ide-ide yang kontradiksi ini secara serta-merta atau bahkan bercampur jadi satu, yang pada akhirnya menemukan paradigma baru. Hal ini seperti yang pernah diucapkan oleh Terry Cook:
“The history of archival theory is not a linear evolution… instead (it) is a rich collage of overlapping layers, of contradictory ideas existing simultaneously or even blended together, … of old ideas appearing in new guises in new places.”

Untuk menggambarkan pertumbuhan dan perubahan teori kearsipan di negara “barat” sejak 1957, alangkah baiknya kalau kita mengetahui lebih dulu apa yang terjadi dalam dunia kearsipan sebelum masa itu. Adapun unsur-unsur utama yang perlu kita ketahui adalah sbb:
Awal Teori Kearsipan Amerika Setelah Tahun 1900
1. 1898: Karya Trio-Belanda Muller, Feith dan Fruin yang menghasilkan karya monumental, Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven yang diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). [manual Belanda ini sebenarnya merupakan kodifikasi praktek kearsipan Eropa, termasuk premis dasar prinsip asal-usul dan aturan asli. Manual ini juga dijadikan rujukan utama tulisannya Sir Hilary Jenkinson (Inggris) dan T.R. Schellenberg (A.S.)]
2. 1922 dan 1937: Karya Jenkinson, A Manual of Archive Administration.
[Jenkinson pada waktu itu bekerja di Publik Records Office Inggris.Kontribusi utamanya adalah: ciri kebuktian arsip (evidentiary), dan bagimana semua dokumen yang dihasilkan merupakan bagian dari arsip, dan mempercayakan kewenangan pemeliharaan arsip kepada unit pencipta. Pendekatan ini sangat kontras dengan pendekatan di Amerika, dan juga di Indonesia yang masih mengadopsi konsepnya Amerika. Contohnya adalah tentang makna nilai kebuktian ala Inggris/Jenkinsonian yang menganggap nilai kebuktian (evidentiary nature) dengan nilai kebuktian ala Amerika/Schellenbergian tentang nilai kebuktian arsip (evidential value). Menurut Jenkinson nilai kebuktian arsip yang dimaksud adalah nilai kebuktian arsip dinamis yang mencerminkan apa adanya tidak boleh ada intervensi dari pihak manapun karena akan menghilangkan nilai otentik arsip. Oleh karena itu, Jenkinson tidak setuju adanya penilaian arsip karena menurutnya merupakan intervensi konteks arsip itu sendiri. Dari gagasan Jenkinson, tampak bahwa Dia lebih mengutamakan arsip dinamis (records). Berbeda dengan Schellenberg, yang menganggap nilai kebuktian arsip merupakan penentuan arsip setelah diadakan penilaian lebih dahulu. Di sini tampak bahwa Schellenberg cenderung mengutamakan arsip statis (archives) yang lebih berorientasi kepada pengguna, dalam hal ini khususnya kepentingan sejarawan.

3. Di Amerika Serikat, Arsip Nasional didirikan pada tahun 1934 bersamaan dengan menggunungnya arsip. Pada saat itu Arsip setempat menyimpan 3 juta meter lari dengan pertumbuhan tiap tahunnya rata-rata lebih dari 90.000 lari.

4. Keadaan ini sangat berbeda dengan yang dialami oleh Eropa, yang memaksa Amerika untuk berpikir keras menghadapi berbagai tantangan kearsipan sehingga menciptakan kerangka baru perlunya menyimpan arsip-arsip tertentu saja agar menghemat tempat simpan, sehingga digagaslah penilaian arsip (records appraisal). Bandingkan dengan di Eropa yang tidak mengenal penilaian arsip karena konteks pada waktu itu Eropa dalam keadaan kondusif, tidak bergejolak seperti Amerika. Ditambah lagi jumlah arsip di Eropa relatif stabil dan individual, belum kompleks seperti Amerika. Konon, meskipun akar ilmu kearsipan berasal dari Eropa, namun faktor sejarah politik di eropa yang relatif stabil menyebabkan inovasi kearsipan di Eropa menjadi mandeg. Berbeda dengan Amerika yang bergejolak akibat Perang Dunia I dan II menyebabkan Amerika berpikir keras memajukan ilmu kearsipan.

5. Arsiparis Amerika, Margaret Cross Norton (1944) menyatakan bahwa “inti pekerjaan kearsipan telah bergeser dari preservasi arsip dinamis ke seleksi arsip dinamis yang akan dipreservasi.” (secara langsung bertentangan dengan definisi arsip versi Jenkinson).

6. Munculnya konsep baru, seperti daur hidup dokumen (life cycle of documents), dan penciptaan profesi manajemen arsip dinamis (terpisah dengan manajemen arsip statis)

Tantangan Arsip Dinamis Modern - Schellenberg, Seleksi, dan Penilaian - 1957-1966

Membaur Tradisi dan Teori Terkini
1. Dua tradisi di AS dipisahkan ke dalam dekade pertama abad ini, serta tujuan dan maksudnya sampai akhir tahun 1950an, ketika sejumlah kalangan termasuk T.R. Schellenberg (Universitas Washington) dan Lester Cappon berusaha mendefinisi ulang teori dan praktek kearsipan yang berkembang lebih dari dua puluh tahun yang lalu.

2. Cappon dan Ernst Posner, mempermasalahkan bahwa konsep "historical manuscript" sebagai bagian antara arsip pemerintah dan private papers telah menjadi kabur. Pada tahun 1964, Posner menyatakan bahwa istilah "public papers" dalam penggunaan dan prakteknya telah menggantikan "historical manuscripts" lama.

1957-1965: Wacana Umum

Periode ini ditandai dengan ledakan arsip kertas secara global, khususnya setelah Perang Dunia II. Tidak seperti tradisi Perancis (sebagaimana yang dideskripsikan oleh Jenkinson), di AS (Arsip Nasional) telah tumbuh konsep bahwa tidaklah mungkin untuk menganggap semua arsip dinamis di setiap lembaga pemerintah maupun swasta untuk disimpan permanen (archives), sehingga seleksi awal dalam proses manajemen arsip merupakan syarat mutlak. Wacana lain yang muncul saat itu adalah sbb:
• Definisi atas unsur yang membentuk suatu “record” mulai berubah: adanya unsur-unsur record bentuk khusus lainnya (seperti film, rekaman suara, peta, dll), lalu arsip dinamis bacaan mesin yang pertama kali,
• Kodifikasi teori penataan, deskripsi, dan evaluasi (penilaian arsip),
• Berkembangnya pembedaan antara official dan private papers, khususnya sekitar masalah paper kepresidenan dan pejabat-pejabat pemerintah lainnya (termasuk anggota kabinet, hakim, dll),
• Berkembangnya wacana mengenai akses terhadap arsip dinamis pemerintah, serta privasi dan keamanan nasional,
• Archivists menjadi lebih proaktif, misalnya dulu, archivists menekankan “apa” itu “record”. Kini seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi archivists menekankan pada “bagaimana” record diciptakan,

Kodifikasi dan Teori: Schellenberg dkk
• Buku karya Schellenberg, Modern Archives (1956), lalu The Management of Archives (1965), menjadi standar pendidikan kearsipan selama beberapa dekade (bahkan sampai sekarang, termasuk ANRI)
• Melengkapi karya Schellenberg pada tahun 1950an dan 1960an, selanjutnya muncul kodifikasi teori penataan yang ditulis oleh Frank Evans dan Oliver Wendell Holmes (1964 dan 1966)
• Selama karirnya, Schellenberg dijuluki “teorists Arsip Nasional Amerika”. ( (Smith, J., 1981). Buku-bukunya masih dianggap sebagai referensi dasar topik-topik kearsipan termasuk penataan arsip statis
• Schellenberg menggagas adanya konsep-konsep dasar kearsipan, seperti di bawah ini:

Definisi Istilah Kearsipan
• Prinsip Asal-Usul (Principle of Provenance): (1) dalam praktek arsip dan manuskrip, secara umum artinya “office of origin” arsip dinamis, yaitu suatu entitas administrasi yang diciptakan atau diterima serta dikumpulkan dalam rangka pelaksanaan organisasi tersebut. Entitas yang dimaksud termasuk di dalamnya dokumen personel, famili, perusahaan, maupun personal papers dan koleksi manuskrip. (2) informasi hasil transfer kepemilikan dan kustodi koleksi manuskrip. (3) dalam teori kearsipan, mengacu pada prinsip bahwa arsip dari unit pencipta yang satu tidak boleh dicampur dengan arsip dari unit pencipta yang lainnya. Prinsip ini di Perancis dikenal dengan istilah respect des fonds.

• Principle of Sanctity of the Original Order (Registry principle).

• catatan: definisi ini didasarkan atas di mana arsip dinamis berasal (lembaga/instansi, perseroan, atau apapun). Dokumen-dokumen yang ditata menurut siapa yang mencipta apa belum sepenuhnya diterima dalam standar praktek manuskrip dan arsip lainnya di AS sampai akhir tahun 1950an, dan dinyatakan dengan tegas oleh Schellenberg.

• Istilah dan definisi ini masih didiskusikan dan terkadang menimbulkan perdebatan panas di antara para archivists (lihat referensi kearsipan karya Australia dan Kanada, misal dalam perkembangan terkini adalah munculnya konsep records continuum model yang secara langsung merupakan konter balik pakar kearsipan Australia terhadap Amerika Utara / Kanada).

• Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order). Sistem pemberkasan (filing systems) yang digunakan oleh unit pencipta. Prinsip ini diterapkan bersama dengan prinsip asal-usul. Sebaliknya, prinsip pengkatalogan di perpustakaan diterapkan pada tingkat item dokumen, tanpa memandang asal-usul dokumen berdasarkan klasifikasi dan pemberkasan menurut sistem yang sudah baku secara internasional (misal menurut DDC, atau UDC)

• Penataan: istilah “klasifikasi” dalam ilmu perpustakaan mengacu pada pengelompokan dokumen berdasarkan subjeknya

• Deskripsi: biasanya diaplikasikan bersamaan dengan penataan; keduanya merupakan unsur pokok dalam manajemen arsip statis

• Accession: tindakan dan prosedur yang dilakukan dalam serah terima kepemilikan legal dan penarikan arsip dinamis kertas ke dalam tempat simpan fisik suatu lembaga kearsipan. Dalam manajemen arsip dinamis, serah terima kepemilikan arsip dinamis tidak boleh dilakukan

• Inventaris: alat bantu temu arsip yang paling pokok – deskripsi unsur-unsur records group. (sebaliknya, dalam perpustakaan alat bantu temu dokumen yang paling utama adalah katalog)

• Indeks kumulatif: rujuk silang unsur – unsur dalam suatu tempat simpan arsip yang ada dalam sebuah daftar inventaris.

Kontribusi Schellenberg terhadap Teori Kearsipan
1. Penggagas konsep nilai guna arsip: Teori Penilaian Arsip
• Nilai guna primer dan sekunder
• Nilai guna kebuktian dan informasional

2. Penggunaan suatu hierarki level-level arsip, yang meliputi:
• Depository: fasilitas tempat arsip disimpan
• Record Group, yaitu: secara kelembagaan terkait dengan arsip dinamis yang ditata menurut asal-usulnya yang perhatian utamanya pada hubungan hirarkhis antar arsip dinamis sebagaimana yang didefinisikan oleh Schellenberg sebagai suatu pengelompokan atau group yang dapat dimodifikasi dari definisi asli asal-usul itu sendiri (tempat simpan, manajemen, atau penggunaan rujukan)
• Seri, satuan berkas/folder, atau item/dokumen: yaitu cara arsip-arsip dinamis dan papers ditata dalam record group tersebut.

Seleksi Arsip – Suatu Konsep yang Terus Berubah
• Manualnya Trio Belanda dan Jenkinson menyatakan bahwa “semua” dokumen yang diciptakan dan diterima oleh suatu lembaga adalah “archives”. Schellenberg (kemudian Norton dan lain-lain) mendefinisikan “archives” sebagai bagian kecil saja dari dokumen yang dipilih oleh archivists untuk dipreservasi dari keseluruhan dokumen aslinya; Schellenberg menggunakan pembedaan ini sebagai definisi dari kata “record” (Cook, 27).
• Perbedaan definisi ini terus menimbulkan kontroversi dan diskusi sampai saat ini, di mana dalam menghadapi arsip-arsip dinamis dalam database, e-mail, dan web yang selalu berubah, archivists terus mendefinisi ulang konsep “record” dan “archive”.

Tahun 1967 – 1984

Seiring dengan perkembangan arsip dinamis bacaan mesin, bentuk mikro, serta sikap masyarakat terhadap wacana kebebasan mengakses informasi publik/pemerintah, muncullah trend baru dalam teori dan praktek kearsipan...

Munculnya Teori tentang Akses Informasi

Selama akhir tahun 1960an dan 1970an, dinamika politik dan rakyat Amerika memicu terbentuknya berbagai kepentingan akan adanya akses terhadap informasi pemerintah (dan definisi “informasi publik”, “hak untuk tahu”, dan konsep-konsep sejenisnya). Trends ini secara signifikan digambarkan dalam perubahan peran serta aktivitas para archivists, khususnya di Amerika Serikat. Sebagaimana yang dinyatakan oleh T. Peterson, ada sejumlah event yang menarik perhatian publik berkenaan dengan issu kearsipan dan kebebasan akses informasi selama periode ini:
• 1966 – Kongres Luar Biasa ICA: para staf Arsip Nasional Amerika Serikat secara langsung mendapat tantangan tentang konsep tradisonal mengenai akses yang terbatas terhadap arsip dinamis di unit-unit pencipta tiap-tiap departemen atau instansi (mungkin ini juga sama dengan Undang-Undang Kearsipan kita UU No 7/1971 yang menyatakan bahwa pada dasarnya arsip dinamis itu tertutup)
• 1966 – Undang-undang Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act)
• Pada awal tahun 1970an, kasus legal tentang FDR Presidential Library serta penyingkiran berbagai dokumen yang merangsang terjadinya provokasi oleh para peneliti serta restriksi arsip
• 1972 – adanya aturan pemerintah tentang klasifikasi keamanan nasional – yang selanjutnya direvisi karena tidak berjalan efektif
• 1974 – Amandemen Undang-undang Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act), yang diikuti skandal Watergate, yang semakin menguatkan desakan disempurnakannya undang-undang ini
• 1979 – Perumusan pernyataan kebijakan oleh Society of American Archivists (SAA) dan American Library Association (ALA), tentang prinsip akses informasi seiring dengan perluasan peran archivists dalam informasi publik.

Tambahan Teori Kearsipan

Pada tahun 1982, dalam menanggapi tekanan di Arsip Nasional Amerika Serikat untuk memusnahkan dokumen asli terkait dengan salinan bentuk mikronya, konsep “nilai guna intrinsik” diartikulasikan oleh staf Arsip Nasional sebagai suatu Staff Information Paper.
Teori nilai guna intrinsik dalam arsip dinamis “menganggap bahwa arsip dinamis memiliki kualitas fisik yang membuat bentuk fisik asli arsip dinamis menjadi satu-satunya bentuk yang dapat diterima dari sudut kearsipan.”

Perubahan Sudut Pandang: Tahun 1990an sampai Kini

From recording the actions of the state to recording the whole breadth of society -“total archives”

Tahun 1990an peran arsiparis berubah dari penjaga gudang (keeper) menjadi penyeleksi (selector). Pada saat itu muncul dua teori yang saling bertentangan (Ham 1993):
• Kewajiban arsiparis adalah sebagai penjaga arsip-arsip lembaga/instansi ATAU advokat, dari intern organisasi/lembaga “dokumentasi kultural yang lebih luas” (Ham, 9)

Lima Konsep Dokumentasi
1. Arsiparis punya tanggung jawab individu dalam seleksi arsip
2. Seleksi arsip harus dilakukan oleh organisasi korporasi, sejarah serta proses birokrasinya
3. Seleksi arsip harus berdasarkan pola sejarah dan spekulasi penggunaan arsip untuk masa yang akan datang
4. Seleksi arsip harus menjadi “pencerminan arsip masyarakat”
5. Seleksi arsip harus dilakukan secara acak

Terbatasnya Tempat Simpan
• “Karena tempat simpan arsip semakin terbatas; mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam menyelamatkan paper-paper yang bernilai guna sejarah” (Bowers, 1991). Pernyataan ini disuarakan beberapa tahun sebelumnya oleh Margaret Cross Norton (1944)

• 1990an: Peranan Arsiparis adalah:
1. Menciptakan arsip lebih user friendly
2. Bertindak sebagai manajer informasi
3. Bertindak sebagai pembentuk aktif akan warisan kearsipan (archival heritage)
4. Terlibat dalam pembentukan dan penciptaan arsip dinamis; untuk menjamin praktek terbaiknya dan menyelamatkan arsip-arsip historis.

• Adapun manajemen arsip dinamis dan statis secara umum adalah:
1. Untuk berpikir visioner, manajemen kearsipan harus berubah dari fokus yuridis-administratif ke arah justifikasi sosial-budaya yang menekankan kepentingan publik agar terwujud akuntabilitas dan transparansi pemerintah seperti yang disyaratkan dalam good governance
2. Fokus manajemen arsip dinamis harus berubah dari arsip dinamis dalam keadaan tunggal/berkelompok ke proses fungsional atau konteks penciptaan arsipnya
3. “konteks” dalam arsip sangatlah penting – teori kearsipan meletakkan makna “konteks” sebagai inspirasi utamanya dari analisis atau proses penciptaan arsip dinamis bukan semata-mata dari penataan dan deskripsi hasil arsip dinamis itu sendiri. Jadi, dari fungsional menggantikan deskriptif...

Penyempurnaan Teorinya Schellenberg
“menggabungkan teorinya Schellenberg ke dalam konsep penilaian arsip yang terintegral dan berorientasi misi akan memberikan pihak penilai suatu kerangka kerja yang lebih seimbang dalam mengevaluasi arsip dinamis” (Ham 1993)

Wacana Lain Teori Kearsipan
• Arsip yang mencerminkan masyarakat secara keseluruhan merupakan kebalikan dari pandangan yang mendasarkan arsip pada konsep pemerintah itu sendiri

• Cook menunjuk para ahli teori kearsipan dari Jerman (Hans Booms), dalam reaksinya terhadap “pendekatatan statis yang berlebihan, di mana nilai-nilai ideologi negara dipaksakan dalam lingkungan kearsipan” (Cook, 30) dalam melihat masyarakat yang lebih luas dalam mendefinisikan nilai guna kearsipan. Cook mengatakan bahwa pernyataan Boom, yakni masyarakat, bukan pengguna khusus atau pejabat pemerintah, harus menjalankan nilai-nilai yang ditentukan pemerintah demi “kepentingan’ pemerintah.

• Di Kanada, munculnya kembali konsep asal-usul sebagai konsep utama dalam kearsipan dan definisi ulang atas istilah-istilah lama – Peter Scott (deskripsi); David Bearman dan Richard Lytle (provenance); Luciana Duranti (“diplomatika” – neoJenkinsonian menekankan pada record).

Kesimpulan
Teori Kearsipan bukanlah teori yang tidak dapat diubah maupun berjalan linear. Seiring perubahan zaman dan dinamika sosial politik budaya dan teknologi, maka trend – trend akan saling menumpang tindih, tumbuh bersama.

Referensi
Jimerson, R.C. (2000). American archival studies : Readings in theory and practice.Chicago: The Society of American Archivists.

Kenney, A.R. and Rieger, O.Y. (2000). Moving theory into practice.

Graham, N.I. (1997). The Form and Function of Archival Theory. The Katharine Sharp Review (On-line), no.4. URL: http://alexia.lis.uiuc.edu/review/winter 1997/graham.htm

Life Cycle of Records versus Records Continuum Model

2008-03-16T13:57:00.015+07:00

Versi file pdf

Bagi mahasiswa kearsipan, istilah daur hidup arsip dinamis atau life cycle of records adalah istilah yang sudah tidak asing lagi. Konsep daur hidup arsip tampaknya sudah menjadi paradigma ilmu kearsipan. Adapun asbabu al nuzul dari konsep ini adalah karena akibat Perang Dunia Pertama dan Kedua, di mana di Amerika Serikat saat itu mengalami banjir arsip, dalam arti hampir seluruh instansi saat itu kewalahan mengatasi menggunungnya arsip-arsip akibat dampak PD tersebut. Oleh karena itu, atas prakarsa T.R Schellenberg, perlu adanya seleksi atas arsip-arsip tersebut agar menghemat ruang atau tempat simpan arsip. Pada saat itulah muncul konsep penilaian arsip (appraissal of records). Konon, T.R Schellenberg juga dikenal sebagai bapak teori penilaian arsip. Bukan itu saja, Schellenberg juga yang mengenalkan konsep daur hidup arsip dinamis (life cycle of records).

Akibat dari konsep penilaian dan konsep daur hidup arsip itulah yang pada akhirnya menimbulkan perbedaan definisi di Amerika Serikat terhadap makna arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Lain halnya di sebagian negara Eropa (karena tidak semua), seperti Belanda, Spanyol, Italia. Untuk menyebut arsip (tidak masalah dinamis ataupun statis), cukup dengan kata archives. Adapun untuk menunjuk arsip yang in the making (kalau di AS namanya records), cukup menambahkan ajektif di depannya, misalnya di Belanda Dynamisch archief,administrative archives, atau seperti di Indonesia arsip dinamis, arsip statis.

Masalahnya, di negara kita kadang-kadang tidak konsisten dalam menggunakan kata arsip dinamis(records) dan arsip statis (archives). Biasanya kata ‘arsip’ yang dimaksud adalah ‘arsip statis’ jadi keduanya saling tukar. Adapun ‘arsip dinamis’ atau ‘records’ yang sering menimbulkan masalah. Orang awam atau yang bukan dari dunia kearsipan sering menerjemahkan ‘records’ bermacam-macam, ada yang menerjemahkan ‘rekod’, ‘rekaman’,’cantuman’, dll. Memang di sini akan menimbulkan banyak masalah karena tergantung kita berangkat dari mana. Bagi pustakawan, tentu akan menerjemahkan ‘records’ dengan istilah cantuman. Bedakan juga ‘records’ dalam ranah data base (informatika) dengan ranah kearsipan ! Sebagai insan kearsipan, harusnya kita menjadi pengusung buzz words ‘records’ menjadi ‘arsip
dinamis’. Masalahnya orang ANRI sendiri kadang juga tidak menyadari. Misalnya untuk mengatakanrecords retention schedule, sampai saat ini masih lebih dikenal dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), harusnya Jadwal Retensi Arsip Dinamis.

Tidak hanya itu, tampaknya dunia kearsipan juga masih disibukkan dengan kerancuan definisi klasik, misalnya pengertian dokumen, records, dan archives. Padahal ketiganya berbeda. Coba bandingkan antara UU No 7/1971 dan UU No 8/1997 ! namun artikel ini tidak akan membahas perdebatan klasik tersebut. Saya akan mengulas tentang perbedaan pendekatan kearsipan, antara daur hidup arsip dinamis dengan records continuum model.

Pendekatan Tradisional Kearsipan (life cycle of records)

Daur hidup merupakan konsep yang dipakai dalam ilmu pengetahuan alam atau sains. Konsep ini menggambarkan keseluruhan rangkaian proses yang membentuk sejarah hidup suatu organisme. Manusia, misalnya, memiliki siklus hidup yang sama dengan sejarah kehidupan spesies atau genus, dengan pola pengulangan siklus yang dapat kita amati tiap generasinya. Seekor katak mula-mula
terbentuk dari embrio, berudu/cebong, anak katak, katak beneran sampai akhirnya mati, ia hidup melalui suatu siklus kehidupan yang paripurna.

Dalam ilmu pengetahuan sosial model daur hidup juga dipakai untuk menjelaskan ritual siklus kehidupan manusia yang masih dalam proses, misalnya, dari kelahiran sampai inisiasi menuju masyarakat dewasa lalu pernikahan sampai akhirnya pada tahap kematian. Tahap-tahapan ini biasanya memiliki
kaitan yang kuat dalam mewujudkan hak-hak serta kewajiban yang ada dalam lingkungannya. Seperti halnya dalam versi daur hidup dalam ilmu pengetahuan alam, versi daur hidup dalam sosiologi juga memberikan pola generasi dari kehidupan sampai dengan kematian.

Pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat diamati selama periode ‘kehidupan’ arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan), kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan), dan akhirnya sampain kematian (penyusutan).

Daur hidup versi Ilmu Pengetahuan Alam

Konsep daur hidup arsip dinamis dalam tataran dasar pada bidang manajemen arsip dinamis (records management), meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Kalau ditambah dengan manajemen arsip statis, akan menjadi identifikasi dan penilaian, akuisisi,
deskripsi, serta penggunaan dan akses. Pola ini mirip dengan model daur hidup sains. Semua items arsip dinamis dapat (menurut dugaan) diamati – melalui siklus hidup yang sama kecuali pada tahap pemusnahan.

Contoh pendekatan sejarah kehidupan yang lengkap terhadap daur hidup arsip dinamis adalah pendekatan yang dipakai oleh Arsip Nasional Amerika Serikat pada tahun 1940-an. Konsep ini dikembangkan sebagai cara untuk menggambarkan proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta pemusnahan arsip dinamis. Model manajemen arsip dinamis dan statis dikembangkan dengan pola-pola
seperti di bawah ini:

Pendekatan kearsipan Amerika memiliki ciri bahwa keputusan ‘Jadwal Retensi Arsip Dinamis (JRA)’ merupakan gap / pemisah antara unit pencipta (records management) dan unit kearsipan (sebagian kecil bagian dari records management) dan depo arsip (archives administration).

Versi Ritual dalam Sosiologi

Versi Eropa terhadap daur hidup lebih menekankan pada ritual perjalanan yang diasosiasikan dengan relokasi fisik arsip dinamis. Contohnya adalah pendekatan “tiga tahap arsip” yang berdasarkan pada tempat simpan arsip aktif, semi-aktif dan inaktif. Kejadian-kejadian tertentu diharapkan terjadi selama tiga tahap utama ini pada saat arsip dinamis ditransfer dari tempat simpan arsip aktif (central files) ke intermediate records centre lalu ke arsip (statis). Tahap-tahapan ini berkaitan erat dengan hak dan kewajiban lembaga kearsipan untuk memelihara arsipnya sebagai bukti tindakan yang otentik dan andal (authentic and reliable evidence of actions). Adapun kompetensi otoritas kearsipan dijelaskan dan dibakukan oleh tiap-tiap tahap arsip dalam proses tata arsip dinamis (recordkeeping process).

Versi Campuran (hibrida) dalam Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) dan

Manajemen Arsip Statis (Archives Administration)

Kalau kita gabungkan versi ritual perjalanan dengan versi sejarah kehidupan dari konsep daur hidup di atas maka akan menghasilkan model yang dapat mencakup kompleksitas tahap-tahap arsip.

Contohnya adalah sebuah model yang dipresentasikan di dalam seri video Edith Cowan University tentang manajemen arsip dinamis dan statis yang mendeskripsikan sebuah model delapan tahap di mana“tiga tahap arsip statis” ditambahkan ke dalam lima unsur sejarah kehidupan. Sehingga tahapannya adalah
sebagai berikut: CREATION, DISTRIBUTION, UTILIZATION, active storage, TRANSFER, inactive storage, DISPOSITION, and permanent storage (Archives).

Dari semua versi konsep daur hidup diatas, tampak bahwa di sana ada pemisahan yang jelas antara records manager dengan archivist. Kompetensi dan tanggung jawab records manager serta archivist direpresentasikan secara eksklusif dengan tahapan yang berbeda dalam daur hidupnya, serta dengan tujuan tata arsip dinamis yang berbeda pula. Dalam hal inilah lalu muncul worldview yang merupakan paradigma baru dalam ilmu kearsipan, yakni pandangan records continuum model.

Sebelum kita mengulas records continuum model, dibawah ini digambarkan ciri-ciri model daur hidup arsip serta kelemahannya menghadapi arsip elektronik.

Ciri-ciri dari pendekatan tradisonal kearsipan (dinamis dan statis tentunya), yakni daur hidup arsip adalah sebagai berikut:

Arsiparis merupakan penerima estafet dari proses manajemen arsip dinamis (unit pencipta) sehingga sering dikenal dengan melihat arsip sebagai hasil samping administrasi.

Arsip statis merupakan hasil dari siklus hidup arsip dinamis, manajemen arsip dinamis berada pada permulaan dan posisi tengah

Arsip dinamis dan statis secara fisik dikuasai dan disimpan oleh lembaga kearsipan

Penilaiannya adalah fisik arsip dinamis (baik di unit kearsipan maupun di depo arsip)

Preservasinya hanya pada medium aslinya

Adanya pembedaan ruang(unit pencipta, unit kearsipan, depo arsip) dan waktu(dinamis aktif, semiaktif, inaktif, statis)

Deskripsi arsip berdasarkan pada sistem penomoran yang sama atau karakteristik fisik

Memerlukan banyak tempat penyimpanan fisik arsip yang begitu besar

Kendala Pendekatan Kearsipan Tradisional Terhadap Arsip Elektronik

Cepatnya pertumbuhan dan perubahan teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip menimbulkan permasalahn pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam bidang TI, perubahan versi hardware, software berjalan begitu cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga berubah dengan lebih cepat lagi. isalnya:upgrade versi OS ataupun program aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari perkembangan software dan hardware tersebut.

Biasanya, migrasi dilakukan untuk arsip yang ‘current’ saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format word star akan diabaikan migrasinya, padahal kini words star sudah hilang di pasaran. Lantas bagaimana solusinya? Padahal, semakin lama arsip yang ‘non-current’ menunggu konversi ke format terbaru, semakin sulit juga sistem upgrade-nya, sehingga praktis tidak dapat diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (written off).

Risiko yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:

banyaknya data, dokumen, dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi (mountain of records)

terjadinya pemusnahan data, dokumen, dan arsip dinamis yang tidak disengaja, misalnya kesalahan perintah dalam komputer, virus, dll

terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan elektronik

tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadahi, serta

tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.

Kelima hal di atas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:

hilangnya akses informasi

pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage tambahan

hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai

terjadinya kebocoran informasi

hilangnya bukti transaksi organisasi, di mana hal ini merupakan ciri utama arsip dinamis elektronik

hilangnya akuntabilitas publik

Records Continuum BUKAN Daur Hidup Arsip !

Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, kini medium arsip sudah mengalami pergeseran drastis dari medium kertas yang tangible ke medium elektronik yangintangible. Permasalahn yang muncul adalah bahwa untuk mengakses arsip yg akurat,andal,otentik, lengkap serta readable sepanjang waktu merupakan hal yang sulit baik bagi user maupun arsiparis. Saat ini arsiparis diseluruh dunia sedang berusaha keras mencari pendekatan kearsipan yang paling sesuai untuk mengelola arsip elektronik.

Namun tampaknya Australia yang kini dijadikan rujukan internasional dalam mengelola kearsipan yang dapat diterima oleh semua pakar kearsipan dengan pendekatannya records continuum model. Model ini dianggap paling sesuai untuk mengatasi permasalahn yang dialami dalam masalah digital objects. Oleh karena itu tidak mengherankan kalau Standar Australia tentang Records Management akhirnya diadopsi sebagai ISO bidang kearsipan seluruh dunia.

Konsep records continuum juga diperkuat dengan adanya rekomendasi dunia internasional sebagai cara terbaik mengelola arsip elektronik dalam konteks yang lebih luas dalam ilmu kearsipan (Flynn 2001, 79-93, Pucnell 2000, 12-13).

Konsep Records Continuum Model

Definisi records continuum model dijabarkan dalam Australia Records Management Standard AS4390 yang mengacu pada “...suatu pedoman yang konsisten dan koheren terhadap proses manajemen arsip sejak penciptaan arsip dinamis (dan sebelum penciptaannya, dalam desain sistem tata arsip dinamis) sampai pada preservasi dan pemanfaatan arsip dinamis sebagai arsip statis (AS4390 1996, part I : Clause 4.22 dalam Suprayitno dkk. “Alih Media Dalam Bingkai Records Continuum Model: Analisis Terhadap Layanan Informasi di Kantor Arsip, Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaten Sleman. 2003. Tugas Akhir Program Diploma Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada Yogyakarta).

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa konsep ini menghendaki integrasi pengelolaan dokumen, arsip dinamis, serta arsip statis.

Evolusi konsep records continuum model dapat dilihat dalam tiga periode: asal-usul konsep continuum; penggunaan luas kata ‘continuum’; dan rumusan serta implementasi records continuum model untuk mengelola arsip dinamis kertas maupun elektronik.

Pada periode pertama, pandangan paling awal mengenai konsep ini berasal dari seorang archivist Nasional Australia, Ian Maclean pada tahun 1950-an. Saat itu beliau berpendapat bahwa records managers merupakan archivists sejati, dan bahwa ilmu kearsipan (archival science) harusnya diarahkan pada kajian karakteristik rekaman informasi, sistem tata arsip dinamis serta proses klasifikasi (Upward 2000, 118). Pandangan beliau ini yang mempromosikan adanya kesinambungan antara records management dan archives administration.

Pada periode kedua, istilah continuum belum banyak dipakai pada bidang kearsipan di Australia pada pertengahan tahun 1980-an sampai datangnya archivist Canada Jay Atherton yang menyatakan secara eksplisit istilah ini pada konferensi Association of Canadian Archivists pada tahun 1985. Menurut Atherton, semua tahap arsip dinamis saling berhubungan, yang membentuk kontinyuum di mana baik records manager maupun archivist saling terlibat dalam
mengelola rekaman informasi. Beliau menunjukkan bagaimana tahapan dalam daur hidup arsip dinamis juga mempengaruhi ending dalam pembentukan arsip statis.

Pada periode ketiga, records continuum merupakan sebuah model cara berpikir yang dirumuskan oleh Frank Upward, seorang teorist bidang kearsipan di Australia sekitar tahun 1990-an. Menurut Upward, ada empat prinsip dalam records continuum model:

bahwa konsep “record” diartikan sebagai arsip secara inklusif, baik arsip dinamis maupun statis. Untuk Indonesia, hal ini akan memudahkan karena cukup kita artikan “arsip” saja tanpa ada embel-embel dinamis atau statis.

Fokus records sebagai entitas logika, bukan entitas fisik semata. Baik dalam bentuk arsip kertas maupun elektronik.

Institusionalisasi peran profesi tata arsip dinamis memerlukan perhatian yang kuat atas keterlibatan tata arsip dinamis ke dalam proses dan tujuan bisnis (arsip dinamis yang masih ada di unit-unit pencipta) dan tujuan sosial (arsip statis).

Ilmu kearsipan merupakan fondasi untuk mengelola pengetahuan tentang tata arsip dinamis... pengetahuan tersebut bersifat revisable namun dapat distrukturisasikan dan dieksplorasi dalam rangka penerapan prinsip-prinsip tindakan di masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang... (Upward 1996, 275-277).

Model records continuum mempunyai empat poros yang berkaitan dengan konsen archivist terhadap empat tema utama dalam ilmu kearsipan: evidentiality, transactionality, identity, dan
recordkeeping containers.

Empat dimensi dalam records continuum model adalah: penciptaan dokumen, penangkapan arsip dinamis (records capture) – penerjemahan penangkapan barangkali terasa janggal, namun untuk
memudahkan analogi makna capture adalah ketika kita mengkonversi dokumen dalam format word ke dalam pdf, maka ketika sudah jadi pdf, itulah berarti kita telah meng-capture dokumen tersebut menjadirecords, karena kalau sudah kita capure berarti tidak boleh/dapat diedit karena akan mengubah
otentisitas arsip dinamis - , organisasi memori pribadi dan korporasi, serta pluralisasi memori kolektif.

“the model provides a graphical tool for framing issues about the relationship between records managers and archivists, past, present and future, and for thinking strategically about working collaboratively and building partnerships with other stakeholders.” (McKemmish 1998, 2).

Pederson (1999) menyatakan bahwa model records continuum mempunyai empat fungsi tata arsip dinamis, yang disingkat CADS:

Control : capture, identifikasi, organisasi dan pengawasan (control)

Accessibility : menjamin adanya akses dan kemampumanfaatan

Disposal : memungkinkan adanya kriteria penilaian dan kebijakan atau prosedur pemusnahan untuk “meng-capture” arsip dinamis yang sesuai dan untuk“menyingkirkan” proses arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi, baik untuk kegiatan bisnis, regulasi, maupun untuk tujuan kultural maupun historis

Storage : memelihara dan mempertahankan keotentikan arsip dinamis, integritas serta kemampumanfaatannya sepanjang waktu.

Pederson menunjukkan bahwa model tata arsip dinamis berbasis continuum ini mengartikulasikan suatu kerangka kerja yang mengidentifikasi serta mengelola hubungan dokumentasi, proses, sistem dan outputnya(records) pada empat level perspektif (Pederson, 1999). Kennedy dan Schauder (1998) lebih lanjut menjelaskan empat dimensi yang digunakan Upward dalam konsepnya records continuum model. Pandangannya dapat dijelaskan seperti di bawah ini:

Pada level pertama, model ini menerapkan pada dirinya pengenalan akan tindakan (acts) yang akuntabel dan menjamin bahwa bukti (evidence) yang andal dari tindakan tersebut diciptakan dengan cara menangkap (capture) arsip dinamis dari transaksi yang terkait atau transaksi yang mendukungnya. Arsip dinamis aktivitas bisnis/organisasi diciptakan sebagai seni proses komunikasi bisnis dalam organisasi tersebut (misalnya melalui e-mail, software manajemen dokumen, atau aplikasi software lainnya)

Pada level kedua, sistem tata arsip dinamis (recordkeeping systems) mengelola “famili” transaksi dan seri arsip dinamis yang mendokumentasikan proses penciptaannya pada unit kerja atau fungsi tunggal organisasi yang lebih kompleks. Arsip dinamis yang diciptakan atau diterima dalam sebuah organisasi diberi tengara (tag) informasi atau lebih dikenal dengan
pemberian metadata mengenai rekaman transaksi tersebut, termasuk tengara informasi
tentang bagaimana arsip dinamis tersebut saling link dengan arsip dinamis lainnya.

Pada level ketiga, proses tata arsip dinamis yang sudah tanpa layer ini meliputi sistem yang multiple dan gugus arsip dinamis yang sudah digunakan untuk kebutuhan dokumentasi keseluruhan (bisnis, hukum dan budaya/pendidikan/sejarah) entitas yuridis tunggal. Arsip dinamis menjadi bagian dari sistem tempat simpan formal dan temu kembali yang merupakan memori korporasi organisasi

Pada level keempat, sistem tata arsip dinamis menjangkau keseluruhan proses kebutuhan jasa masyarakat keseluruhan serta fungsi konstituennya dan entitas yang dilakukannya. Level ini membentuk penciptaan tata arsip dinamis yang kolaboratif, di bawah payung otoritas tata arsip dinamis publik, yang menjamin adanya akuntabilitas dan memori kultural masyarakat secara keseluruhan. Arsip dinamis yang diperlukan untuk tujuan akuntabilitas sosial (misalnya dengan undang-undang korporasi) atau bentuk lain dari memori kolektif menjadi bagian dari sistem kearsipan yang lebih luas yang terdiri dari arsip dinamis dari serangkaian organisasi. (Kennedy dan Schauder 1998 dan Pederson 1999).

Flynn (2001) menyimpulkan karya Atherton dan Upward. Beliau menganalisis bahwa records continuum model memiliki 6 ciri sebagai berikut:

Merupakan sebuah sistem yang homogen dan integral dalam mengelola arsip (dinamis dan statis) apapun formatnya dan sepanjang waktu, baik yang punya jangka waktu pendek maupun lama;

Arsip atau akumulasi arsip itu ada dalam wujud sinkronik yang berada dalam bentuk lebih dari sekedar satu “dimensi” konteks penciptaan dan penggunaan, bukan perpindahan diakronik arsip atau akumulasi arsip melalui tahap daur hidup yang diskrit dan terpisah-pisah setelah tahap daur hidup yang lainnya;

Merupakan sebuah kesatuan bangunan desain sistem tata arsip dinamis, bahkan sebelum arsip dinamis itu diciptakan (pre-creation);

Mengandalkan kerjasama dan bagi tugas dan tanggungjawab kearsipan (termasuk arsip statis) dengan sistem tata arsip dinamis, khususnya antara records managers dengan archivists;

Adanya konsep jasa pengguna arsip, baik untuk lingkup internal maupun eksternal organisasi pencipta, selama periode arsip tersebut – tentu saja dalam hal ini ketentuan dan syarat berlaku, tergantung kebijakan masing-masing negara, karena point kelima ini berlaku bagi negara yang sudah menerapkan kebebasan memperoleh informasi (freedom of information act);

Adanya makna konteks asal-usul arsip (provenance), organisasi serta konteks sosial di mana arsip dinamis tersebut diciptakan dan digunakan serta dipelihara. (Flynn 2001, 83-84).

Records Continuum Dalam Praktek

Flynn (2001) menunjukkan bahwa records continuum model merupakan model kearsipan yang signifikan dibandingkan dengan model yang lain karena tiga alasan:

RCM memperluas kemungkinan adanya interprestasi arsip dinamis dan sistem tata arsip dinamis yang disuguhkan oleh model daur hidup, di mana kelebihan ini membantu memberikan variasi konteks kekinian tempat records manager dan archivist bekerja, dan bagaimana arsip dinamis dan statis digunakan;

Mengingatkan kita akan kenyataan bahwa arsip (dinamis dan statis) diciptakan dan dipelihara karena kegunaannya, seperti halnya hasil fungsi administrasi dan bisnis dan sebuah proses, bukan semata-mata suatu tujuan itu sendiri;

RCM mengutamakan kerjasama lintas repository, khususnya antara records manager danarchivists. (Flynn 2001, 90) (untuk Indonesia, hal ini sebenarnya sudah terjadi karena konsep arsiparis kita pada dasarnya gabungan antara records manager dan archivists, Cuma dalam praktek belum sepenuhnya dijalankan).

Kalau kita bandingkan antara records continuum model dengan life cycle of records model, ada 10 aspek yang membedakan keduanya:

Asal-usul model

Elemen definisi arsip dinamis

Perhatian utama terhadap manajemen arsip dinamis

Pola transfer arsip dinamis

Perspektif tata arsip dinamis

Proses tata arsip dinamis

Kriteria seleksi arsip

Waktu penilaian arsip

Peran arsiparis

Praktek aplikasi manajemen arsip dinamis

Perbedaan LCR dan RCM
Variabel Perspektif	Life Cycle Model	Records Continuum Model
1.Asal-usul model	Berangkat dari perlunya mengontrol dan mengelola secara efektif fisik arsip-arsip dinamis setelah Perang Dunia II (lebih dari setengah abad yang lalu)	Tuntutan yang meluas adanya pengawasan serta pengelolaan manajemen arsip dinamis elektronik pada era digital sekarang ini
2.Elemen definisi arsip dinamis	Entitas fisik	Isi (content), Konteks (context), Struktur (structure)
3.Perhatian utama terhadap manajemen arsip dinamis	Records-centred, product-driven; Mengandalkan arsip dinamis sebagai entitas fisik yang tangible, keberadaan fisik arsip dinamis serta arsip dinamis itu sendiri; Fokus pada arsip dinamis kertas	Purpose-centred process& customer driven; Fokusnya pada ciri arsip dinamis, proses tata arsip dinamis, perilaku dan keterkaitan arsip dinamis dalam lingkungan tertentu; Dunia digital
4.Pola transfer arsip dinamis	Pentahapan berdasarkan waktu: arsip dinamis berevolusi melalui berbagai tahap sampai akhirnya "mati" kecuali “arsip pilihan” yang reinkarnasi sebagai arsip statis (archives) Urutan waktu: proses arsip dinamis terjadi dalam sequensi tertentu	Multi-dimensional: arsip dinamis ada dalam ruang-waktu BUKAN ruang dan waktu Secara simultan: proses arsip dinamis dapat terjadi kapan saja pada keberadannya, atau bahkan mendahuluinya
5.Perspektif tata arsip dinamis	Eksklusif Single purpose Memori Organisasi atau memori kolektif Nilai guna kekinian dan nilai guna sejarah	Inklusif Multiple purpose Bisa memori organisasi dan memori kolektif Bisa nilai guna current, regulatory, dan nilai guna sejarah sejak penciptaan arsip dinamis secara simultan BUKAN secara sequensial
6.Proses tata arsip dinamis	· Ada berbagai tahapan yang kentara sekali tata arsip dinamis dan menciptakan perbedaan yang tajam antara tata arsip dinamis dan tata arsip statis	· Pengintegrasian tata arsip dinamis dan proses pengarsipan (statis/archiving)
7.Kriteria seleksi arsip	· Nilai guna kekinian (currency) dan kesejarahan	· Nilai guna yang berkelanjutan yang termasuk nilai guna kekinian dan kesejarahan
8.Waktu penilaian arsip	· Pada ujung/akhir perpindahan arsip dinamis	· Dari permulaan sampai akhir
9.Peran manajer arsiparis	Pasif dan reaktif Terkungkung pada peranan sebagai penjaga dan strategi	Proaktif sebagai: Pembuat keputusan tata arsip dinamis, standard setters Perancang sistem tata arsip dinamis dan strategi implementasi, Konsultan Pendidik / trainer Advokat Auditor
10.Praktek aplikasi manajemen arsip dinamis	Segala sesuatu dilakukan dalam arsip dinamis dalam tahapan yang pasti, dalam urutan tertentu oleh sekelompok profesi tertentu Records managers dan archivists tidak punya kewenangan dalam mengarahkan arsip dinamis apa yang diciptakan oleh organisasi pencipta, mereka hanya menerima objek fisik arsip sebagai hasil samping administrasi saja Akuntabilitas pencipta, pengguna arsip dinamis, records managers serta archivists terfragmentasi dan terputus	Pengintegrasian proses bisnis dan proses tata arsip dinamis, tugastugas tersebut dapat terjadi pada hampir semua tahapan oleh sekelompok profesional apa saja Manajer arsip dinamis memiliki akuntabilitas untuk menjamin tidak hanya dalam pemeliharaan arsip dinamis namun juga dalam penciptaan bukti tujuan serta fungsi organisasi Kerangka kerja yang terintegrasi untuk mewujudkan akuntabilitas para pemeran dan kemitraan dengan stakeholders lainnya

Perbedaan dua konsep kearsipan di atas menunjukkan adanya kelebihan records continuum model
atas life cycle, khususnya kalau diterapkan pada arsip dinamis elektronik.

Fokus utama dalam records continuum model adalah adanya multi fungsi dari arsip dinamis, bukan fungsi itu sendiri (cf UU No 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang membedakan fungsi arsip menjadi arsip dinamis dan statis ! ). Records continuum model bertujuan mengembangkan sistem tata arsip dinamis yang melakukan kegiatan capture, manage, and maintain records with sound evidential characteristics for as long as the records are of value to the organization, any successor, or society. It promotes the integration of recorkeeping into business systems and processes of organization
(Marshall 2000, 24).

Jadi, mekanisme records continuum model adalah pendekatan yang terintegrasi dalam mengelola arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Records managers dan archivists, atau dalam konteks kita adalah arsiparis, menyatu dalam satu profesi dalam kerangka kerja tata arsip dinamis (recordkeeping)

untuk tujuan yang sama yakni menjamin keandalan, keotentikan, serta kelengkapan records. Di sini, kita perlu jeli membedakan antara manajemen arsip dinamis (records management), tata arsip dinamis(recordkeeping), serta sistem tata arsip dinamis (recordkeeping systems). Untuk memudahkan
pemahaman ini, bisa dilihat pada bukunya Pak Sulis (Sulistyo-Basuki, 2003).

Records continuum model memudahkan tata arsip dinamis yang berkelanjutan untuk menghubungkan masa lalu dengan masa kini dan masa kini dengan masa yang akan datang, yang secara koheren berada dalam konteks yang jauh lebih dinamis dan berubah-ubah karena dipengaruhi oleh berbagai aspek hukum, politik, administrasi, sosial, perdagangan, teknologi, sejarah dan budaya yang kesemuanya itu bersifat lintas ruang-waktu (An, 14-15). Bila tata arsip dinamis diaplikasikan secara terintegrasi maka ia akan berfungsi sbb:

Memfasilitasi tata kelola pemerintahan/korporasi;

Menopang akuntabilitas;

Membangun memori;

Membangun identitas;

Memberikan sumber daya informasi yang otoritatif dan bernilai tambah (McKemmish 1998, 4).

Pendekatan sistem berorientasi kontinyum pada manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengubah peran tata arsip dinamis (recordkeeping). Kalau dalam manajemen arsip dinamis sebelumnya(life cycle) bersifat reaktif, yakni mengelola arsip dinamis setelah penciptaan arsip dinamis, sebaliknya dalam recordkeeping bersifat proaktif, yakni bermitra dengan stakeholders lainnya untuk menentukan arsip dinamis transaksi mana yang perlu dipertahankan, biasanya dengan mengimplementasikan sistem informasi bisnis yang dirancang dengan kemampuan built-in recordkeeping untuk melakukan capture arsip dinamis yang bernilai kebuktian pada saat penciptaan. Jadi, dalam records continuum model peranrecords manager memang agak kabur dengan IT specialist karena menekankan kemitraan denganstakeholders (operational managers, systems administrators, supervisors, dan desktop operators).

Sarana atau software yang built-in untuk meng-capture arsip dinamis yang bernilai kebuktian memang harus pertama kali dirancang dalam sistem bisnis tansaksi elektronik. Dengan metadata yang memadahi untuk menjamin bahwa arsip dinamis tersebut sudah akurat, komplit, andal, dan bisa digunakan, arsip-arsip dinamis ini memiliki atribut isi, konteks, dan struktur yang diperlukan untuk dijadikan sebagai bukti aktivitas bisnis/organisasi. Bahwa dalam ranah elektronik arsip dinamis elektronik harus disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama mempunyai maksud bahwa arsip-arsip dinamis elektronik tersebut nantinya dapat dimigrasi lintas sistem sebagaimana upgrade pada hardware dan software (Marshall 2000, 25).

Dalam model daur hidup arsip dinamis (life cycle of records) peran records managers dan archivists
dipisahkan. Hal ini akan mengakibatakan kesulitan tatkala dihadapkan pada pengelolaan arsip dinamis elektronik. Model daur hidup menganggap arsip dinamis elektronik sebatas sebagai arsip media baru atau arsip dinamis fisis layaknya film, rekaman suara, mikrofis. Pandangan daur hidup terhadap arsip dinamis elektronik sebagai media fisis ini berdampak cukup serius. Hal ini karena ciri volatility arsip dinamis elektronik ini betul-betul bertentangan dengan pendekatan ini. Arsip dinamis elektronik harus ditempatkan pada sistem hardware dan sofware yang sesuai dengan lingkungan “hidup” nya, sehingga tidak mewajibkan tempat simpan fisik model tradisional dalam daur hidupnya. Sepanjang aksesibilitas dan penggunaan arsip dinamis elektronik dapat dilakukan dalam sebuah jaringan (LAN, WAN, Intranet, bahkan internet), tempat simpan yang sebenarnya dari sistem yang menyimpan arsip dinamis elektronik tersebut menjadi tidak penting (Marshall 2000, 24).

Kesimpulannya, model records continuum menekankan adanya pengelolaan arsip dinamis dan statis menjadi satu kesatuan pengelolaan. Ini berarti bahwa records continuum model menekankan pada:

Persamaan BUKAN perbedaan;

Kualitas dan kuantitas BUKAN hanya kuantitas;

Cara berpikir yang positif dan kohesif BUKAN terpisah dan pasif;

Kerangka pembuatan keputusan yang terintegrasi BUKAN terfragmentasi

Pengawasan pembuatan keputusan yang terintegrasi BUKAN terfragmentasi

Memberikan kepuasan kepada user/clients dengan melakukan kolaborasi BUKAN duplikasi dan tumpang tindih;

Pendekatan problem solving yang terintegrasi BUKAN terpisah. (An 2000, 1-15).

Referensi:

An, Xiaomi. (2001). A Chinese View of Records Continuum Methodology and Implications for Managing Electronic Records.

Kennedy, J., & Schauder, C. (1998). A Guide to Corporate Recordkeeping (2nd Edition ed.). South Melbourne: Longman.

Marshall, P. (2000, May). Life Cycle versus Continuum: What is the Difference? Informaa Quarterly , 16 (2), pp. 20-25.

McKemmish, S. (n.d.). Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum Responsibility. Akses 1 Maret, 2008, dari Records Continuum Research Group website:http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/recordscontinuum/smckp2.html

McKemmish, S., & Piggot, M. (Eds.). (1994). The Records Continuum: Ian Maclean and Australian Archives First Fifty Years. Sydney, Australia: Ancora Press.

Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Suprayitno, dkk. (2003). Alih Media Dalam Bingkai Records Continuum Model: Analisis Terhadap Layanan
Informasi di KADEAP Sleman. Tugas Akhir Program Diploma Kearsipan. FIB UGM Yogyakarta.

Upward, F. (2000). Modelling the Continuum as Paradigm Shift in Recordkeeping and Archiving Process, and Beyond a Personal Reflection. Records Management Journal , 115-139.

Upward, F. (1996). Structuring the Records Continuum Part One: Post-Custodial Principles and Properties. Archives and Manuscripts , 24 (2), 268-285.

Upward, F. (1997). Structuring the Records Continuum Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping. Archives and Manuscripts , 25 (1), 10-35.

Wickman, D. (1999). What's New? Functional Analysis in Life Cycle and Continuum Environment. Archives and Manuscripts , 26 (1), pp. 114-127.

Principle Of Provenance dan Permasalahannya

2008-03-13T09:32:00.001+07:00

Prinsip Asal-Usul (Principle of Provenance) dalam ilmu kearsipan merupakan ciri khusus yang membedakan dengan profesi informasi lainnya khususnya yang mengkaji tentang dokumen, misalnya ilmu perpustakaan. Ciri khusus yang dimaksud di sini meliputi konteks, penggunaan serta makna dokumen. Prinsip asal-usul ini, maksudnya asal-usul arsip dinamis (records), mempunyai tiga makna yang berbeda (Bellardo & Bellardo, 1992). Pertama, secara umum mengacu pada “asal-usul kantor/unit pencipta” arsip dinamis, atau kantor itu sendiri, entitas administrasi, person, famili, perusahaan, tempat arsip-arsip dinamis, personal papers atau manuskrip tersebut berasal. Kedua, mengacu pada koleksi informasi yang berasal dari transfer kepemilikan arsip, dan yang ketiga, mengacu pada ide bahwa koleksi arsip (statis, khususnya) yang berasal dari unit pencipta tertentu tidak boleh dicampur jadi satu dengan unit pencipta lainnya. Dalam hal ini, prinsip asal-usul tersebut sering dinamakan dalam bahasa Perancis respect des fonds. Ada lagi prinsip turunannya, yang secara ketat menerapkan, “Principle of the Sanctity of Original Order,” yang menyatakan bahwa arsip dinamis harus disimpan sesuai dengan aturan/penataan aslinya (Prinsip Aturan Asli).
Principle of Provenance itu sendiri pada awalnya dikembangkan oleh para archives manager Perancis modern dan Prusia pada abad kesembilan belas, baik secara teori maupun praktek. Sebelum diterapkannya prinsip ini, semua arsip statis ditata dan dideskripsikan menurut “principle of pertinence,” dimana arsip-arsip statis ditata menurut subjek tanpa memandang asal-usul dan aturan aslinya (Gränström, 1994). Dengan perkembangan arsip pemerintah di Perancis dan Prusia, di mana volume arsip masuk yang diterima oleh setiap instansi pemerintah semakin menggunung, “principle of pertinence” ini ternyata tidak praktis diterapkan. Selain itu, para sejarawan saat itu, dan bahkan sampai sekarang, mementingkan objektivitas original source material. Mereka berkeinginan untuk membangun apa yang sebenarnya terjadi, sehingga mereka merasa bahwa sumber-sumber tertulis harus dipertahankan dalam aturan aslinya, tidak boleh ditata ulang. Dengan demikian, prinsip ini memenuhi dua standar sekaligus – jauh lebih mudah dan cepat dalam memproses koleksi seandainya tidak diperlukan mencantumkan tajuk subjek pada masing-masing dokumen atau fond; dan yang kedua adalah terpenuhinya standar objektivitas yang disyaratkan oleh sejarawan. Terkait dengan standar historis, Principle of Provenance juga mencakup prosedur-prosedur diplomatika (studi otentisitas dokumen) abad pertengahan, yang berkenaan dengan penentuan dan penilaian arsip-arsip dinamis berdasarkan keotentikan, dan nilai guna kebuktian khususnya kebuktian secara hukum.
Meskipun prinsip ini dianggap objektif dan praktis, Principle of Provenance masih menimbulkan kompleksitas utama, yaitu masalah ciri organik arsip statis (archives) itu sendiri. Peter Horsman telah menulis dua artikel terkait dengan permasalahn ini. Argumennya yang paling mendasar adalah bahwa sumber arsip statis (baik administrasi, person, maupun famili) adalah organisme hidup, yang tumbuh dan berkembang dan jarang ada arsip itu bersifat absolut, tatanan fisik yang dokumen yang statis selama keberadaan dokumen tersebut. Akan tetapi sebaliknya, masih menurut Peter Horsman, koleksi arsip merupakan “ a complicated result of the activities of the creator, political decisions, organizational behavior, record-keeping methods and many other unexpected events” (Horsman, 1994). Daftar inventaris arsip statis, dan alat bantu temu kembali hanyalah suatu snapshot arsip dinamis pada satu waktu yang berbeda, khususnya pada akhir penggunaannya, dan merupakan bukti bahwa dokumen-dokumen yang saling terkait tersebut secara fisik dikumpulkan oleh instansi yang ditentukan (Horsman, 1999). The real power of an archive, as yet underutilized, is the notion of providing context. Context is a more complicated concept than “original order,” however, and in this case is concerned primarily with describing a continuum of relationships and inter-relationships over time and place. Preserving the physical original order of a fonds, which Horsman defines as the internal application of the Principle of Provenance, is merely a logistical artifact; valuable because it is, at least, “an original administrative artifact,” not defined from outside. To comprehend context, Horsman argues that the archivist not only has to describe and define the structure of the fonds in its seris and sub-series, but also to define and describe the relationships between the agency’s characteristics or functions, and the records it has created throughout the range of its existence.
Unlikely though it may be, this idea of providing meaningful contextual information is also a problem being considered by art historians, in a quest to describe of works of art from different cultures in significant and equivalent language. The most recent work is being done by David Summers, in his new tome, Real Spaces: World Art History and the Rise of Western Modernism (Summers, 2003). Although the two fields, archival science and the history of art might, at first glance, seem to have little in common, on the first page of the introduction, Summers states, “However the discipline of the history of art may have changed over the last few decades of theoretical and critical examination, it has continued to be an archival field, concerned with setting its objects in spatial and temporal order, and with relating them to appropriate documents and archaeological evidence.” In trying to develop a new descriptive language for works of art, Summers focuses on the “organic nature” of the work – concentrating on the overarching
theoretical construct of “facture,” which embodies the idea that the object itself carries some record of its having been made. The value of this physical and format-based characteristic is primary and unassailable.1 There is an obvious parallel here with the “organic character of records,” discussed by Schellenberg (1961),
“Records that are the product of organic activity have a value that derives from the way they were produced. Since they were created in consequence of the actions to which they relate, they often contain an unconscious and therefore impartial record of the action. Thus the evidence they contain of the actions they record has a peculiar value. It is the quality of this evidence that is our concern here. Records, however, also have a value for the evidence they contain of the actions that resulted in their production. It is the content of the evidence that is our concern here.”
What Summers calls “facture,” and Schellenberg calls “evidential value,” are related, and I think not explicitly spelled out due to the varying nature of their tasks: Summers is presenting a highly theoretical descriptive language for works of art, and Schellenberg, while concerned with theoretical underpinnings, is primarily interested in providing a real framework within which real, physical organizations (namely archives) can arrange and describe their collections.
How does this relate to image content management systems? While Summers’ framework, such as it is,2 could be expanded to include descriptive languages for “anything that is made,” it was developed first and foremost for cultural, artistic artifacts. He argues that access to and understanding of artifacts will improve if we could provide more complete information on a given artifact’s facture (Winget, 2003) and provenance. Significantly, Summers is using the term “provenance” in an archival sense – he is concerned with documenting the name of the creator as well as the organization or entity for which the artifact was created, that creator or entity’s functions, relationships, and predecessors; and the artifact’s successive spaces and uses throughout the range of its life. The fact that a Renaissance triptych, for example, started out as a functional devotional device, lost that functionality, was collected by a host of individuals for its monetary or artifactual value, let’s say the last individual to collect the triptych was a German Jew, whose collection was perhaps stolen by the Nazis, and now it resides in an American Museum collection – is all noteworthy and interesting information, and, Summers argues rather forcefully, significantly more valuable than simply providing subject access to that image.
Right now, image database managers, after worrying about quality and sustainability issues, seem to be primarily concerned with providing thematic or subject-oriented access to their collections. They are working with the “principle of pertinence,” as it were, and they’re running into the same problems that early-modern archivists had. It takes a very long time to provide robust subject access; it’s not objective, and in worst cases, can hinder retrieval. If they could twist the Principle of Provenance to relate primarily to providing access through description, rather than focusing on its use in arrangement,3 meaningful use of these image collections might rise, and retrieval problems might decline. The people in charge of image content management systems have a unique opportunity to develop a new system based principally on the user – providing facture and provenantial information without the difficulty of keeping a strict hierarchical structure that archives face. What’s more, for artifacts collected by museums at least, most of this information is already available: when acquiring a new work, curators research the artifact’s provenance to ensure that it is authentic and not stolen; conservators keep deliberate records about the format, materials and processes inherent in an artifact, and they furthermore tend to document any changes that happen to the work over time. There are a multitude of administrative attributes that are noted within the course of owning and maintaining culturally significant artifacts. The only problem is that these artifacts aren’t typically considered “important,” and they’re usually in paper form. If they are available digitally, access points are typically not provided (you can’t search on these terms).
Summers’ new framework now gives us the theoretical tools to recognize these attributes’ importance, and the archival profession gives us a practical framework within which to work. Metadata initiatives like the Dublin Core and METS provide specific requirements for collecting information and describing these objects; the CIDOC-CRM provides an ontology that could be used to add semantic meaning (and hence understanding) between disparate attributes within these schemas; and OAIS provides frameworks within which information can be shared across space and disciplines. The pieces are all there. Provenance has proved to be a powerful and uniquely user-centered concept for the archival profession. With the advent of ubiquitous digital technology, which tends to help transfer ideas across traditional professional boundaries, it’s time to expand and translate that notion to other fields for other uses.
References
Bellardo, L. J., & Bellardo, L. L. (1992). A glossary for archivists, manuscript curators, and records managers. Chicago: Society of American Archivists.
Dearstyne, B. W. (1993). The archival enterprise: Modern archival principles, practices, and management techniques. Chicago, IL: American Library Association.
Gränström, C. (1994). The Janus syndrome. The Principle of Provenance. Stockholm: Swedish National Archives.
Horsman, P. (1994). Taming the elephant: An orthodox approach to the Principle of Provenance. The Principle of Provenance. Stockholm: Swedish National Archives.
Horsman, P. (1999). Dirty Hands: A new perspective on the original order. Archives and Manuscripts, 27(1), 42-53.
Schellenberg, T. R. (1961). Archival principles of arrangement. American Archivist, 24, 11-24.
Summers, D. (2003). Real spaces: World art history and the rise of modernism. New York: Phaidon.
Winget, M. (2003). Metadata for Digital Images: Theory and Practice.

Slogan - Slogan Kearsipan

2008-03-06T16:10:00.005+07:00

Slogan merupakan cara yang baik untuk mengutarakan ide atau gagasan dalam bentuk kalimat singkat. Berikut ini adalah slogan-slogan tentang manajemen arsip dinamis ataupun statis yang saya kumpulkan dari berbagai sumber, khususnya dari mailing lists.

Slogans on archives:

The preservers of history are as heroic as its makers. (Pat Neff, Governor of Texas and President of Baylor University)

Archives are forever

History alive

Preserving history

Making heroes

What's past is prologue. (William Shakespeare in "The Tempest". Also, chiseled onto the edifice of the National Archives of the United States.) [Reference information contributed by Peter Gunther]

The great use of a life is to spend it for something that outlasts it. (William James) [Contributed by Mark Lambert]

Preserving our past and flourishing in the future. (Debbie Edmondson)

The written word endures - be sure to create it and preserve it. (a NARA poster)

History is Everything. [Contributed by Valerie A. Metzler]

It depends on those who pass

Whether I am a tomb or treasure

Whether I speak or am silent

The choice is yours alone.

Friend, do not enter without desire.

(Verse by Paul Valery on the wall of a library & archives in Paris.) [Contributed by Joe Anderson]

An archive is a dump without the seagulls. (Shoe, 1990) [Contributed by Bart Ryckbosch]

Glory is acquired by virtue but preserved by letters. (Petrarch) [Contributed by Ellen Chapman]

Archivists are like Mechanics, no one wants to give them money or the time of day until something breaks when they become God's amongst men. (Alex Rankin) [Contributed by Bob Coghill]

People say I'm a packrat. They may be right. But I prefer the term archivist. (McNeely 16 Dec. 1995) [Contributed by Bob Coghill]

Of all our national assets, Archives are the most precious; they are the gift of one generation to another and the extent of our care of them marks the extent of our civilization. (Arthur G. Doughty, Dominion Archivist, 1904-1935) [Contributed by Bob Coghill]

Those who do not remember the past are condemned to relive it. (Santayana) [Contributed by Lynn Smith]

Slogans on Records Management

Information is power

Time is money

Records should earn their keep

The future is in the making, not the waiting

Control your records before they control you

...not all information is created equal !! (Larry Medina)

For the Record...Information becomes far more a commercial commodity, ephemeral, instant, disposable, yet powerful, indispensable, and sought after. It'll be an interesting ride, but can we cope? (Bruce Montgomery, Univ. of Colorado)

Behind every successful manager is a Records Manager

Records are food for thought, not for mice. (A student of the Department.)

Appraisal is the acid test of where a person stands in the archival world. (Marc Wolfe)

Information is the currency of democracy. (Thomas Jefferson)

To Keep or Not to Keep... Is that Your Question?

To shred or not to shred; that is the question. (Peter Kurilecz)

Knowledge is of two kinds: we know a subject ourselves, or we know where we can find information upon it. (S. Johnson)

Records management is like an elevator. You do not notice it until it is not there

RIM is like oxygen - noone ever notices it unless it is missing. [Contributed by Sheila Taylor & Gregg Astoorian]

Helping in ways you never imagined. (Arthur Andersen Co.)

Records Management: Preserving our past, providing access to our future. (Lee Michael)

Records Management: Preserving the past, preparing the future, protecting the present. (George D. Darnell)

Preserving yesterday, managing today, preparing for tomorrow. (ARMA + Thomas L. Meyers)

Insure the future by preserving the past. (Andrew Lund)

Records Management: When you absolutely need to know where it is. (Peter Kurilecz)

Records Management: Just say "No!" to chaos. (Peter Kurilecz)

Records Management: Collate, fold, spindle, mutilate, shred. (Darrel Parker)

Increasing efficiency, reducing costs. (Wayne Duncan)

Records - a renewable source. (Andrea Taylor-Reeves)

Records management is the only profession that knows in advance what it is going to forget. (Dick King)

Know when to hold'em, stow'em and throw'em. [Contributed by Nancy B. Grepper]

Records Management: Knowing what to throw away. (Fresko Marc)

Do you know where your records are at 10:00 p.m.?

Records Management is like a life preserver; you never think you will need it but... (Hugh Smith)

Records management means never having to say you are sorry. (Jan Schuffman)

Help me records manager! You are my only hope. (Jan Schuffman)

Records Management: Wanna see something REALLY scary? (Jan Schuffman)

If you purge it, they will come. (Jan Schuffman)

Let records management take you... from heap to harmony... from chaos to control. (Christopher Gaines)

Protecting the corporate asset. (Christopher Gaines)

Protecting our collective asset. (Christopher Gaines)

Records Management: Ensuring access to essential information. (Tod Chernikoff)

State-of-the-art automation will never beat the wastebasket when it comes to speeding up efficiency in the office. (Ann Landers Gem of the Day, July 27, 1994) [Contributed by Charles R. Schultz]

Change Filing into Smiling. (Karen Heraldo)

Information which is not communicated is valueless,

Information which cannot be found is worthless

The value of Information is directly related to its accessibility. (Katie Geuin)

If only we knew what we already know. (Glenn Sanders)

Records are the corporate memory, everything else is anecdote. (Glenn Sanders)

Success is when preperation meets opportunity. (Chris Flynn)

"Without access to information there is no transparency;

without transparency there is no accountability;

and without transparency and accountability there is no democracy." (Dr. Harrison Mwakyembe, Senior Lecturer in Law from the University of Dar es Salaam) [Contributed by Ginny Jones]

"Without records, there is no information;

without information, there is no functionality;

without functionality, we're as good as dead." (Ira Penn?) [Contributed by Ginny Jones]

ABC of RM:

A: Keep what must be kept

B: Shred what may be shredded

C: Understand the difference between A and B (Yves Légaré)

Information is the oxygen of the modern age. It seeps through the walls topped by barbed wire, it wafts across the electrified borders. (Ronald Reagan) [Contributed by Chris Flynn]

Private information is practically the source of every large modern fortune. (Oscar Wilde) [Contributed by Chris Flynn]

The idea that information can be stored in a changing world without an overwhelming depreciation of its value is false. It is scarcely less false than the more plausible claim that after a war we may take our existing weapons, fill their barrels with cylinder oil, and coat their outsides with sprayed rubber film, and let them statically await the next emergency. (Norbert Wiener (1894-1964), U.S. mathematician, educator, founder of Cybernetics) [Contributed by Chris Flynn]

Knowledge is a process of piling up facts; wisdom lies in their simplification. (Martin Fischer (1885-1959) Australian novelist.) [Contributed by Chris Flynn]

Archives and Records Management related humour

Archivists make it last longer.

Let a Records Manager in your drawers.

Ancient Egyptians wrote their history on walls, because they were smart enough to know that, if they put it in the files, it would be lost forever. (from a cartoon)

How many academic librarians does it take to change a light bulb? [Contributed by Blake Carver, from a thread in the LISNEWS listserv.]

One archivist to preserve and catalog the old, burnt-out light bulb

One acquisitions librarian to order the new light bulb;

One cataloger to catalog and classify the new light bulb when received according to AACR2 standards, noting wattage, color, fluorescent or incandescent, etc.;

One reference librarian to ascertain that the light bulb ordered is what the patron REALLY wants;

One media services librarian to make sure the bulb meets stated instructional objectives;

One government publications librarian to check that the bulb meets federal standards;

One circulation librarian to check out the bulb;

One dean of libraries to oversee the entire process;

One student worker to actually change the light bulb.

The correct answer is: "CHANGE??!!!!??" (screamed loudly with fear in your voice.)

Top 10 Reasons to not get Organized [Contributed by Donna P. Wilson]

Hunting for important documents adds excitement to a boring schedule.

Stacking papers on your desk protects it from ultraviolet radiation.

Being as confused as everyone else helps you fit in.

Moving piles of paper keeps you in shape.

If you understood what you were doing, you would be terrified.

Confusion brings out the best in you.

Organization kills creativity.

Shuffling papers prevents dust from piling up.

Your competitors spies will never find what they're seeking.

Clutter magnifies your importance.

Some more [Contributed by Andrea Taylor-Reeves]

TILLIS' ORGANIZATIONAL PRINCIPLE: If you file it, you'll know where it is but never need it. If you don't file it, you'll need it but never know where it is.

Anyone can make a decision given enough facts. A good manager can make a decision without enough facts. A perfect manager can operate in perfect ignorance.

MURPHY'S UNAVOIDABLE LAW OF THE OFFICE: Copy machines mangle only important documents. COROLLARY: If a machine goes wild and runs off 180 copies, it will do so when you are copying a personal letter.

The best laid plans of mice and men are all filed away somewhere.

The crucial memorandum will be snared in the out-basket by the paper clip of the overlying correspondence and go to file.

The only important information in a hierarchy is who knows what.

Always make a copy of everything on your computer. If it's really important, make two.

New systems generate new problems

MOLLISON'S BUREAUCRACY HYPOTHESIS: If any idea can survive a bureaucracy review and be implemented, it wasn't worth doing.

GOLUB'S LAW OF COMPUTERDOM: A carelessly planned project takes three times longer to complete than expected; a carefully planned project takes only twice as long.

WEINER'S LAW OF LIBRARIES: There are no answers, only cross references.

LERMAN'S LAW OF TECHNOLOGY: Any technical problem can be overcome given enough time and money. LERMAN'S COROLLARY: You are never given enough time or money.

Always keep a record of data. It indicates you've been working.

Tabularium : Software Kearsipan Sederhana

2008-03-02T17:19:00.006+07:00

TABULARIUM VERSION 2.1 (BUILD 37)
Copyright 1997-2004 David Roberts
All rights reserved

Berkenalan Dengan Tabularium

Tabularium adalah (dari bahasa Latin yang artinya kantor arsip atau registry) sistem manajemen koleksi arsip. Software ini khusus dirancang untuk kantor arsip yang ukurannya kecil namun dapat juga diterapkan pada kantor arsip berukuran besar. Secara teknis, Tabularium adalah aplikasi database berbasis Microsoft Access, yakni suatu kumpulan tabel, query, form on-screen, serta laporan yang dirancang dalam sistem yang terpadu.

Yang perlu diingat bahwa software ini bukan merupakan software yang stand-alone: kita harus lebih dulu menginstal Microsoft Access untuk menjalankannya. Saya rasa ini sangat mudah karena komputer kita biasanya sudah otomatis terpsang Microsoft Access yang sudah tergabung dalam Microsoft Office. Asalkan kita sudah menguasai Access, kita dapat dengan mudah mengotak-atik aplikasi ini.
Bagaimana Tabularium Bekerja ?
Sebagian besar dari isi Tabularium adalah Intellectual control arsip, yakni ‘...pengawasan yang dibangun atas muatan informasi arsip (baik dinamis ataupun statis) dengan tetap menekankan prinsip-prinsip kearsipan yakni prinsip asal-usul principle of provenance) dan prinsip penataan dan deskripsi arsip (principle of original order) (Judith Ellis, ed., Keeping Archives, Second Edition, WD Thorpe in association with the Australian Society of Archivists Inc, 1993, p. 472).

Secara lebih khusus, Tabularium membantu kita mendeskripsikan arsip statis beserta konteksnya, untuk menghasilkan hard copy standar dan alat bantu kembali arsip secara online dan menemukan arsip tertentu di depo arsip atau records centre dengan melakukan searching pada database Tabularium.

Tabularium juga mendukung kontrol fisik arsip, yakni ‘...pengawasan yang dibangun atas aspek fisik (seperti format, jumlah, dan lokasi) arsip statis dan dinamis yang ada pada tempat simpan. (Keeping Archives, p. 476).
Dengan demikian, Tabularium mendukung proses accession, peminjaman, dan tempat baca arsip, serta pemusnahan arsip-arsip yang bernilai guna sementara. Tabularium juga membantu kita menjejak di mana lokasi unit-unit arsip (bukan unit kearsipan loh !) yang berbeda-beda tersebut di tempat simpan kita.

Tabularium mendukung adanya tools untuk retensi arsip dinamis serta penyusuta. Dan yang terakhir, Tabularium memberikan berbagai statistik manajemen. Pada bentuk arsip konvensional, Tabularium memberikan kemudahan dalam pengelolaan arsip foto dan objek (seperti koleksi museum).

Cara Menginstalnya ?
DOWNLOAD DULU .... Di Sini
Kalau sudah diunduh...
Tabularium didistribusikan dalam format ZIP File.
Untuk mengisntal ke hard disk kita, ekstraklah semua file dari file ZIP kita lalu kopikan ke dalam folder tempat tujuan kita akan menyimpan, sebaiknya di : c:/tabularium

Dari CD-ROM:

Files yang ada di CD-ROM tidak dikompres ke dalam file ZIP. Cara nginstalnya:
1. buatlah folder di hd kita c:\tabularium (disarankan)

2. kopi semua file dari CD-ROM ke dalam folder tersebut

Tergantung komputer kita, kalau perlu kita ubah Properties file database ('mdb') 'Read only' setelah kita kopikan tadi. Caranya:

1. buka folder tersebut

2. Klik-kanan file database yang dimaksud lalu klik properties

3. buanglah tanda centang 'Read-only' is unchecked

Copyright

The author reserves all rights in the Tabularium database (except those parts, used with permission, in which copyright subsists in the Government of New South Wales) and in its associated documentation, including this manual.

Selamat Mencoba..... !

Penyusutan Arsip

2008-03-02T17:16:00.001+07:00

PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS

Pendahuluan
Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah penyusutan arsip dinamis, seperti:
• Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI
• Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting
• Sistem yang dipilih tidak tepat
• Kemampuan SDM yang kurang

Isi
Dalam penyusutan arsip diinamis harus selalu berpedoman kepada:
1. UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
2. PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis)
3. SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA)
4. SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

A. Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan

Dari pengertian penyusutan arsip tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.

1. Memindahkan arsip
Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah. Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.
Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas ataubesar maka arsip aktifnya dapat disimpan di unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya.
Pengertian pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing cabinet satu ke filing cabinet kedua. Filing kabinet satu berisi arsipaktif dan filing kabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagi penyusutan arsip. (arsip inaktif dapat juga disimpan di rak arsip)
Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.
Fungsi dari pusatarsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu.

2. Memusnahkan arsip
Prosedur pemusnahan arsip adalah sbb:
a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BAKN
c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.
d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah,

3. Menyerahkan arsip ke ANRI
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:
a. Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
b. Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah

B. Mengenai faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip adalah nilai guna arsip dan JRA
Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983 dalam pendahuluan khusus disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutann arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip ke dalam kategori:
a. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan
b. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari