Processing The Past: Contesting Authority in History and the Archives

Berbicara tentang arsip, khususnya arsip statis (archives) tidak bisa dipisahkan dengan masa lalu. Arsip sebagai produk budaya akan menjadi jembatan penghubung antara masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.  Arsip sebagai sumber informasi otentik perlu dikelola dengan baik sedemikian rupa sehingga dapat digunakan untuk mengungkap apa yang telah terjadi di masa lalu (khususnya arsip yang bernilai guna informasional), dan sebagai bukti akuntabilitas publik (khususnya arsip yang bernilai guna kebuktian). Kalimat terakhir di atas bila diringkas akan menjadi tiga core concepts dalam kearsipan, yaitu ARSIP itu sendiri, ARSIPARIS sebagai pengelolanya, dan SEJARAWAN sebagai interpreternya. Secara historis, perkembangan kearsipan memang tidak bisa lepas dari dua profesi ini. Ada baiknya untuk mengetahui pergumulan antara peran arsiparis dan sejarawan dalam menggeluti satu objek yang sama, yakni Arsip, kita perlu membaca buku yang satu ini: PROCESSING THE PAST, Contesting Authority in History and the Archives. Francis X. Blouin Jr. and William G. Rosenberg. Oxford University Press. 2011.

Buku ini terdiri atas dua bab. Bab Pertama berisi tentang munculnya kesenjangan arsip (archival devide) yang terdiri atas lima Subbab. Sementara Bab Kedua berisi tentang pengolahan masa lalu, yang terdiri atas enam Subbab. Inti pada Bagian Pertama mengkaji hubungan antara arsip dan pendekatan terhadap sejarah, serta bagaimana arsiparis dan sejarawan biasanya mengolah masa lalu. Pada Bab Pertama ini menitikberatkan pada issues and nature otoritas dalam sejarah dan arsip serta menganalisis dalam konteks historis awal terjadinya "kesenjangan arsip" -- suatu istilah yang belum pernah ada sebelumnya dalam terminologi kearsipan. Bab Kedua memberikan pendekatan baru terhadap pemahaman historis dan kaitannya dengan arsip dan implikasinya terhadap praktik-praktik kearsipan yang terus berubah.

Buku ini memang terkesan buku yang serius, apalagi ditulis oleh dua orang yang latar belakangnya sebagai arsiparis dan sejarawan. Mereka berusaha membelokkan "haluan arsip" dengan menempatkan arsip sebagai subjek, bukan lagi sebagai tempat – tempat kajian serta mengkaji hubungan permasalahan yang dihadapai dalam bidang sejarah dan kearsipan. Contoh pemicu permasalahan kedua bidang ini adalah munculnya pemikiran postmodern serta tantangan perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang begitu pesat. Tantangan pemikiran postmodern, misalnya, yang mengkritisi keotentikan arsip dan ciri ketidakberpihakan suatu arsip (inviolate) yang selama bertahun - tahun menjadi jargon  oleh para arsiparis dan sejarawan. Begitu pula dengan tantangan TI yang memaksa arsiparis memikir ulang konsep – konsep otentisitas, integritas, dan reliabilitas arsip elektronik yang sangat berbeda dengan pendekatan kearsipan tradisional. Untuk lebih jelasnya, silakan baca buku ini.

Modern Archives: Principles and Techniques

Buku karya Theodore R. Schellenberg ini merupakan buku kearsipan utama para arsiparis pada abad modern setelah buku karangan Sir Hilary Jenkinson "Archive Administration".Isi buku karya Schellenberg ini meliputi berbagai topik tentang manajemen arsip dinamis (records management) dan manajemen arsip statis (archival management). Pada Bagian Pendahuluan, khususnya bab pertama Schellenberg membahas mengenai program arsip nasional yang dikembangkan di Prancis (Archives Nationales Tahun 1795), Inggris (Public Records Office Tahun 1838), dan Amerika Serikat (National Archives Tahun 1934). Menurut Schellenberg, ada empat alasan mengapa arsip nasional perlu dibentuk. Pertama adalah alasan praktis agar terjadi efisiensi kegiatan pemerintahan. Akumulasi arsip dinamis sebagai by-product kegiatan pemerintahan perlu adanya repositori yang khusus menyelamatkan bukti - bukti akuntabilitas pemerintahan (arsip dinamis) ini. Kedua, alasan kultural. Arsip nasional adalah salah satu di antara jenis sumber daya kultural yang cakupannya meliputi perbendaharaan berupa buku, manuskrip, dan museum. OLeh karena itu, keberadaan arsip nasional sama pentingnya dengan taman kota, monumen, atau bangunan. Karena dihasilkan oleh sebuah pemerintah, arsip nasional memiliki ciri khusus akan sumber dayanya. Berbeda dengan jenis sumber daya kultural lainnya, yang dapat dikelola oleh swasta, arsip nasional hanya dapat dikelola oleh pemerintah itu sendiri. Ketiga, alasan kepentingan personal. Arsip dapat digunakan untuk melindungi hak-hak setiap warga negara, seperti hak kepemilikan, keuangan yang tercermin dari hubungan antara warga negara dengan pemerintah. Terakhir, adalah alasan  resmi. Meskipun arsip dinamis di sebuah instansi sudah berumur lama, namun ia tetap dibutuhkan oleh suatu pemerintah karena dapat berfungsi memperlancar pekerjaan. Arsip dapat mencerminkan asal - usul dan pertumbuhan suatu pemerintah dan merupakan sumber informasi utama atas semua kegiatan. Pada bab kedua, Schellenberg mendefinisikan istilah arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives).

Schellenberg selanjutnya menjelaskan perbedaan antara arsip dan perpustakaan (Bab ketiga). Perbedaan pertama adalaha karena koleksinya berbeda. Cara memperoleh koleksi di perpustakaan dan arsip sangat berbeda. Di Perpustakaan, koleksi diperoleh karena sengaja dikoleksi, sementara di arsip koleksinya diperoleh karena hasil samping dari tugas dan fungsi organisasi induknya secara alami. Arsip dan perpustakaan juga berbeda metodenya. Keduanya berbeda - beda dalam kegiatan menilai, menyeleksi, menata, dan mendeskripsikan materinya. Menurut Schellenberg, profesi yang menangani kearsipan terbagi atas manajer rekod dan arsiparis. Manajer rekod bergelut dengan arsip - arsip dinamis yang masih ada di unit pencipta, sementara arsiparis bergelut dengan arsip-arsip statis. Meskipun keduanya berbeda namun kedua profesi ini saling melengkapi dan saling tergantung. Catatan: dalam konteksi Indonesia, kedua profesi ini cukup disebut arsiparis.

Pada bagian yang membahas manajemen arsip dinamis, Schellenberg menggarisbawahi bahwa kegiatan manajemen arsip dinamis merupakan kunci dalam keberhasilan manajemen arsip statis karena keduanya merupakan rangkaian estafet. Seiring dengan banyak dan kompeksnya volume arsip dinamis di instansi, kesulitan utama dalam manajemen arsip dinamis adalah mengelola arsip dinamis yang kategorinya sangat penting. Di antaranya adalah arsip dinamis mengenai asal - usul, kebijakan, dan prosedur. Setiap instansi pemerintah direkomendasikan untuk memberi tugas secara khusus seorang staf untuk bekerja sama dengan arsiparis utuk menentukan arsip-arsip yang bernilai guna keberlanjutan. Arsip dinamis tumbuh melalui tahapan, dari tahap aktif di unit pencipta, inaktif di unit kearsipan, sampai statis di lembaga kearsipan.

Pada bagian manajemen arsip statis, Schellenberg membagi kegiatan arsip statis menjadi empat kegiatan, yaitu penyusutan, preservasi dan penataan, deskripsi dan publikasi, serta jasa rujukan. Schellenberg menyarankan bahwa pekerjaan arsip didasarkan pada materi subjek (subject matter). Catatan: Istilah "subject matter" di kalangan masyarakat arsip kita, khususnya orang - orang ANRI banyak diterjemahkan menjadi "permasalahan" atau "pokok permasalahan" sehingga oleh para arsiparis atau administrator konotasinya menjadi "sesuatu yang bermasalah". Padahal yang dimaksud adalah materi subjek seperti halnya dalam bidang perpustakaan, meskipun belakangan ide Schellenberg tentang pendekatan subjek ini banyak dikritik.

Pada topik penilaian arsip dinamis, Schellenberg menggarisbawahi bahwa di Amerika, dua nilai guna arsip sangat menentukan apakah suatu arsip dinamis diretensi atau tidak. Nilai guna evidensial mengacu pada bukti yang mendokumentasikan fungsi pemerintah yang menghasilkan arsip dinamis tersebut. Ada tiga uji untuk menentukan nilai guna evidensial: kedudukan masing - masing unit dalam struktur organisasi, fungsi organisasi, dan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi tsb. Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari hierarkhi yang paling tinggi. Ada empat jenis arsip dinamis yang sebaiknya dianalisis karena bernilai guna evidensial: arsip- arsip dinamis mengenai kebijakan (policy), operasional, kerumahtanggaan, dan publikasi. Sementara itu, nilai guna informasional adalah nilai guna pada arsip dinamis yang memberikan informasi tentang person, institusi/korporasi, event, dan permasalahan (problems). Seorang arsiparis ketika menilai arsip - arsip dinamis yang dianggap bernilai guna informasional tidak selalu harus konsen dengan asal-usul arsip dinamis tersebut (provenans - nya). Pada dasarnya, kegiatan menilai artinya para arsiparis harus mempertimbangkan berbagai jenis riset apa yang kemungkinan oleh para peneliti/sejarawan/pandit gunakan pada arsip - arsip dinamis tersebut.

Pada bab terkait dengan preservasi, beliau menjelaskan ada dua jenis ancaman terhadap arsip, yakni internal dan eksternal (lingkungan). Fasilitas yang baik sangat diperlukan oleh arsip untuk dapat mengeliminasi ancama eksternal.

Pada bab penataan arsip statis, arsiparis dituntut untuk memperhatikan prinsip - prinsip utama kearsipan seperti prinsip respect des fonds, provenans, dan aturan asli. Beliau menegaskan bahwa prinsip - prinsip arsip statis sangat berbeda dengan prinsip - prinsip pada arsip dinamis, karena pada dasarnya arsiparis yang ada di lembaga kearsipan menata arsip - arsipnya dari berbagai instansi yang menggambarkan hubungan yang satu dengan lainnya. Schellenberg lalu mengulas sejarah penataan di Eropa. Di Prancis misalnya, yang pada awalnya menata arsipnya berdasarkan subjek yang dikembangkan oleh Camus dan Daunou. Namun pada tahun 1839, Guizot mengubah sistem ini dan mengusulkan bahwa arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan fonds menurut unit penciptanya. Pada tahun 1841, untuk pertama kalinya istilah respect des fonds diperkenalkan di sebuah sirkular buatan Menteri Dalam Negeri, Count Duchatel. Akan tetapi, di dalam fonds tersebut, Prancis masih menata arsipnya berdasarkan subjek. Di Prusia, oleh Heinrich von Sybel pada tahun 1881 konsep ini diperluas dengan mengembangkan ide asal - usul (provenans), dengan mengklaim bahwa arsip sebaiknya ditata menurut unit administratif serta mempertahankan penataan aslinya pada waktu di unit penciptanya. Belanda melanjutkan ide - ide ini dan mendeklarasikan bahwa arsip dinamis sebaiknya ditata menurut aturan asli unit penciptanya. Akhirnya, para arsiparis Inggris, khususnya Jenkinson, mendeklarasikan bahwa para arsiparis sebaiknya tidak merusak aturan asli, meskipun itu items miscellaneous dalam suatu arsip dinamis.

Di Amerika, para arsiparis di Arsip Nasional menghadapi berbagai persoalan. Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut groups of records karena berbeda dengan apa yang dimaksud dengan yang ada di Eropa. [Catatan: di Indonesia sebenarnya juga belum ada istilah yang cocok untuk menerjemahkan groups of records ini]. Mereka memilih istilah "record group". Kedua, mereka harus menentukan bagaimana menata records group. Schellenberg menutp bahasan ini dengan menyarankan beberapa point. Pertama, arsip dinamis seharusnya dipisahkan menurut unit penciptanya. Khasanah arsip statis seharusnya dibagi menjadi unit atau kelompok. Para arsiparis seharusnya mempertahankan arsip - arsipnya dengan urutan berdasarkan waktu diterimanya. Terakhir, arsip - arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional sebaiknya ditata sedemikian rupa sehingga mempermudah para peneliti/sejarawan/pandit.

Pada bab deskripsi arsip, Schellenberg mencatat ada empat unsur utama: authorship, jenis fisik, judul unit, dan struktur fisik unit tsb. Di Amerika,kebanyakan media arsipnya sudah modern. Sangat sedikit arsip-arsip yang berumur sebelum abad 19. Di Arsip Nasional Amerika, arsip dibagi ke dalam kurang lebih 300 record groups dan menggunakan dua skema yang berbeda untuk pendeskripsiannya. Skema provenans merupakan metode yang banyak dipilih. Pada skema ini, arsiparis mendeskripsikan record groups nya menurut hierarkhi dan fungsi administratifnya sehingga dihasilkan finding aids dalam berbagai tingkatan perkembangan untuk semua record groups nya. Arsip Nasional Amerika juga secara hati - hati menggunakan skema deskripsi keterkaitan (pertinence scheme of desciption). Kadang - kadang mereka mengembangkan paper informasi rujukan maupun daftar lengkap mengenai topik - topik khusus. Singkatnya, metode ini tidak dapat diterapkan ke seluruh repositori.

Pada bab publikasi, Schellenberg mengulas tentang kebijakan mengenai akses dan penggunaan arsip. Arsiparis sebaiknya mendorong keterbukaan arsip untuk kemaslahatan publik dan menentang pembatasan akses. Namun demikian, melakukan apa yang terbaik bagi masyarakat juga berarti melindungi arsip - arsip tertentu yang memang tidak semuanya boleh diakses oleh publik, seperti arsip - arsip terkait dengan keamanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis, dan informasi personal. Dalam hal akses dan penggunaan arsip, Schelenberg menakankan beberapa point. Pertama, arsiparis sebaiknya menganggap bahwa semua pengguna itu dianggap sama, tidak boleh mengutamakan orang - orang tertentu. Kedua, Utamakan permintaan user menurut prioritas kepentingannya, tanpa melihat status orang yang meminta informasi itu sendiri. Akan tetapi, arsiparis tetap meminta identifikasi user untuk memastikan bahwa client nya dapat dipercaya. Client juga dimintai tanda tangan sebagai bukti atas materi yang diterimanya. Peminjaman arsip aslinya sebaiknya tidak diperkenankan, meskipun kadang - kadang dilakukan untuk meminjamkan arsip aslinya kepada unit penciptanya. Jasa reproduksi arsip umumnya berlaku untuk jenis - jenis permintaan jasa informasi tertentu.

===========

Versi digital buku ini dapat diunduh di sini.

From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory

John Ridener, From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory (Duluth, MN: Litwin Books, LLC, 2009).



Essai ini mengkaji secara mendalam kelahiran konsep-konsep dan prinsip-prinsip kearsipan, serta bagaimana konsep dan prinsip kearsipan ini dibentuk oleh faktor-faktor budaya dan teknologi – dengan menitikberatkan penilaian arsip sebagai segmen utama dalam teori kearsipan. Buku ini dapat dikatakan sebagai excellent book yang sangat berguna bagi para pembaca sebagai pengantar wacana atau issu-issu kearsipan karena secara gamblang mampu mengorek teori kearsipan abad yang lalu serta membangun framework yang berguna bagi siapapun untuk memahami mengapa teori kearsipan itu krusial dan bagaimana kelahirannya, perkembangannya, serta perdebatan yang ditimbulkannya. Terry Cook, dalam pengantarnya mengatakan bahwa buku ini merupakan “an approachable entreé" terhadap beragam teori, konsep, gagasan, dan asumsi-asumsi yang telah menghidupkan ghiroh para arsiparis abad lalu di belahan dunia yang menggunakan bahasa pengantarnya adalah bahasa Inggris, English-speaking world (hlm. xiii). Menurut Cook, Ridener telah menyumbangkan wacana dan berbagai pengetahuan yang menstimulus sejarah intelektual kearsipan sebagai suatu fungsi sosial (hlm. xvii).



Lantas, mengapa buku ini layak untuk kita baca? Ada beberapa alasan yang mendasarinya. Pertama, Ridener mampu membuat satu hal yang meyakinkan mengapa teori menjadi satu komponen yang krusial dalam pengetahuan arsip, dan mengapa bagian konseptual pengetahuan kita terus ditekan dan dipengaruhi oleh berbagai perkembangan teknologi dan berbagai disiplin, seperti sejarah, yang telah mengembangkan kerangka kerja intelektual dengan menggunakan bukti yang ada dalam sumber arsip. Bagian yang terbaik dalam analisis Ridener, secara berurutan difokuskan pada tiga generasi perintis pengetahuan arsip; pertama adalah Manual Trio Belanda (Muller, Feith, dan Fruin), kemudian manualnya Hilary Jenkinson, dan terakhir adalah karyanya Schellenberg, Modern Archives. Meskipun sedikit sekali para pendidik kearsipan yang menyarankan siswa/mahasiswanya membaca Manual Trio Belanda, kalaupun tidak, toh hanya sebagai informasi sekilas konteks historis kelahiran profesi kearsipan modern, namun karya Jenkinson dan Schellenberg terus dijadikan sebagai satu-satunya rujukan hampir oleh setiap arsiparis (apakah sebenarnya karya-karya mereka dibaca dan dipahami atau tidak).



Ridener mengambil ide-idenya dari ketiga manual tersebut, baik dalam konteks sejarah maupun sosial. Dalam mengapresiasi manual Belanda, dia menulis "karena para sejarawan merupakan pengguna pertama arsip, orientasi profesi mereka terhadap kebenaran yang objektif menjadikan perlunya ketepsediaan arsip yang jbjeithf..**Qtajdarisasi teori dan praktek kearsipan akan menopang tujuan para sejarawan serta pendekatan ilmiahnya juga akan saling menguntungkan para arsiparis dan sejarawan juga (hlm. 26). Sebaliknya Jenkinson, Ia tampak menjaga jarak antara arsiparis dengan administrator (pengelola arsip dinamis). "arsiparis hendaknya tidak berurusan dengan arsip dinamis (records) karena arsip dinamis diciptakan tanpa keterlibatan arsiparis. Bagi Jenkinson, hal ini merupakan satu-satunya cara untuk menjamin adanya bukti yang objektif yang adal dalam arsip" (hlm. 56). Sementara dalam membicarakan Schellenberg, Ridener mengatakan bahwa gagasan-gagasan Schellenberg lahir bersamaan dengan didirikannya Arsip Nasional Amerika yang konteks historisnya adalah bersamaan dengan adanya "banjir arsip" modern, sehingga Schellenberg mengeluarkan "ijtihadnya" untuk menilai arsip apa yang perlu disimpan dan apa yang perlu dimusnahkan (what to keep and what to destroy).



Ridener menggambarkan ide-ide ketiga pentolan kearsipan abad lalu ini (Trio Belanda, Jenkinson, dan Schellenberg) sebagai pemikir kearsipan pioner. Namun dalam Bab tentang "questioning archives,”, Ridener mencoba mengangkat tema "mempertanyakan arsip" yang digagas oleh beberapa arsiparis kontemporer dengan gagasan-gagasan mereka yang posmodern. Mereka antara lain Brian Brothman, Terry Cook, Carolyn Heald, Eric Ketelaar, dan Heather MacNeil. Kaum posmodern ini menggunakan teori-teori kritis dan tantangan-tantangan teknologi untuk membangun suatu dasar pengetahuan arsip yang berbeda. Ridener mengistilahkan paradigma baru dalam arsip ini karena "teori posmodern mempertanyakan reliabilitas arsip (archival records) bukan untuk memperdebatkan kebenaran arsip dan penulisan sejarah, namun untuk mengawali pemahaman lebih jauh mengenai berbagai asumsi yang arsiparis kerjakan dalam profesinya" (hlm. 124).



Dengan mengkaji ide-ide para pemikir kritis kearsipan mengenai teori dan praktek kearsipan ini membuat Ridener mengangkat issu-issu kearsipan yang fundamental. Contohnya, "Salah satu kekuatan di balik perubahan peranan arsiparis adalah dialektika antara objektivitas dan subjektivitas dalam teori kearsipan. Karena harapan-harapan kultural dan sosial terhadap arsip selalu berubah seiring dengan pergantian jaman, para arsiparis benar-benar berperan penting dalam menciptakan dan memelihara arsip yang adaptable" (hlm. 132). Ridener melihat adanya sebuah perubahan utama manifestasi teori dan praktek kearsipan akhir-akhir ini, khususnya dalam bagaimana arsip dan arsiparisnya dipandang. "Paradigma kearsipan masa lalu telah mengatakan bahwa para arsiparis berasumsi bahwa arsip (dinamis) tercipta sebagai hasil samping organisasi yang keberadaannya tidak memihak (impartial products of a business or organization's work. Paradigma penilaian arsip kontemporer mempertanyakan kebenaran tersebut tidak hanya pada arsip itu sendiri, namun juga para pencipta arsip itu sendiri" (hlm. 133-134).



Salah satu yang ingin ditekankan dalam buku ini adalah ingin menghumanisasi karya para teoretisi kearsipan Dalam mengkodifikasi dan mendeskripsikan arsip. Seringkali para pionir kearsipan ini ditempatkan dalam posisi yang inggi, seolah-olah mereka tidak perlu diperdebatkan. Ridener menyarankan agar gagasan-gagasan mereka sebaiknya dijadikan sebagai tantangan, dan kalau bisa, kita juga mewarnai paradigma kearsipan yang lain. Adalah suatu kepicikan kalau ada pendidik kearsipan yang hanya puas dan merasa establised dengan karya-karya kearsipan abad lalu.

Imagining Archives: Essays and Reflections by Hugh A. Taylor

Imagining Archives: Essays and Reflections by Hugh A.Taylor
Edited by Terry Cook and Gordon Dodds. Lanham,Md.& Oxford:Society
of American Archivists, Association of Canadian Archivists, & Scarecrow
Press,2003. vii, 254 pp.

Hugh Taylor, yang meninggal dunia tanggal 11 September 2005, semasa hidupnya bergelut dengan dunia kearsipan yang memulai karirnya di Inggris dan kemudian tinggal di Kanada yang mengantarkannya menjadi pemikir kearsipan ternama. Selama tahun 1951 sampai tahun 1982, beliau menjadi administrator arsip, lalu meluangkan waktunya selama sepuluh tahun untuk menjadi konsultan, khususnya mengajar kearsipan. .

Dalam buku ini, khususnya pada esainya yang berjudul “Information Ecology and the Archives of the 1980s,” , Taylor mengkritik apa yang Ia sebut sebagai “historical shunt” dalam profesi kearsipan (hlm. 93ff). Dalam hal ini, Taylor memang tidak bermaksud meminta arsiparis untuk mengabaikan maksud yang ada dalam makna atau informasi arsip dan harus mengutamakan struktur, konteks, dan bukti saja. Tetapi, ternyata kritikan Taylor justru jauh lebih sempit, yakni bahwa profesi arsiparis hanya menjadi pelayan para sejarawan akademik, bukannya menjangkau ilmu humaniora atau ilmu sosial. Akan tetapi, Taylor juga tidak begitu saja menolak manajemen arsip dinamis, ilmu informasi atau diplomatika sebagai konsepsi humaniora murni dari arsip. Menurut Taylor, tidak ada kontradiksi yang menyatakan bahwa arsiparis harus "mampu menjadi supervisor manajemen arsip dinamis dan statis, analisis bentuk-bentuk arsip dan manajemen informasi" (hlm. 98). Taylor memandang arsiparis sama halnya dengan mediator isi dan budaya dan sebagai master of process and context.

Semua essai Taylor dipresentasikan secara kronologis. Dialah yang sejak semula menggagas bahwa pada dasarnya tidak ada perbedaan antara arsip dinamis dan statis (hlm.100) oleh karenanya arsiparis perlu dilibatkan dalam penciptaan arsip dinamis (hlm. 96). Barangkali kalau dikaitkan dengan issu sekarang ini, gagasannya Taylor sejalan dengan konsep records continuum. Pada abad XX yang lalu, barangkali bagi sebagian besar arsiparis, konsep-konsep manajemen arsip dinamis yang agresif ini, tidak akan diterima kalau arsiparis memiliki hubungan yang dekat dengan profesi museum, galeri seni serta perpustakaan (hlm. 98), karena pada saat itu arsiparis diidentikkan dengan struktur dan konteks, sementara museum dan perpustakaan didentikkan dengan makna dan isi / muatannya.

Buku ini memang menarik untuk dijadikan sebagai khasanah teoretis kearsipan, namun bukan berarti tanpa kekurangan. Tidak adanya catatan editorial merupakan salah satu hal yang kita sayangkan.

Tentu saja, di samping ada kelemahan teknis, buku ini jauh lebih banyak manfaatnya. Taylor mampu memberikan rasa optimistik dalam dunia kearsipan. Meskipun beliau hidup dalam era yang belum computerised, namun beliau telah menanamkan gagasan-gagasan yang visioner. Ia mengatakan "arsiparis & pustakawan seperti sedang berenang untuk hidup di lautan simbol-simbol, dan hanya teknologi yang dapat dijadikan sebagai satu-satunya bantuan" (hlm. 178). Di sinilah letak visionernya Taylor."If we fail to use our imagination in what we do, then we will lose our sense of the full
magnitude and possibilities of our professional task. . . .”(hlm. 249). Itulah imajinasi Taylor...

Keeping Archives

Keeping Archives. JUDITH ELLIS,ed.Port Melbourne, Victoria,Australia:
D.W.Thorpe in association with the Australian Society of Archivists,2nd ed., tahun 1993, 491 hlm.

The Australian Society of Archivists telah menerbitkan edisi kedua buku Keeping Archives. Buku ini merupakan pengembangan dari edisi tahun 1987 sebelumnya. Dapat dikatakan bahwa buku ini merupakan buku pegangan utama bagi mereka yang masih awam tentang administrasi arsip(statis) maupun untuk para pelaku profesi arsip. Buku ini terdiri atas tiga bab; Ross Harvey dengan bahasannya mengenai preservasi, Helen Smith tentang aspek-aspek hukum administrasi arsip statis, serta David Roberts yang membahas mengenai manajemen arsip bentuk khusus.

Ciri yang menonjol dari buku edisi baru ini adalah penekananny pada materi-materi baru mengenai pentingnya kajian lintas area dalam pengelolaan arsip statis yang mendorong adanya pemahaman konteks penciptaan materi arsip. McKemmish mengartikulasikan penekanan dalam hal ini, khususnya dalam bab yang Ia jabarkan. Dia mendorong para arsiparis untuk memahami pengelolaan arsip sebagaimana dalam prinsip records continuum. McKemmish menjelaskannya dalam konteks kearsipan ala Australia. Dia mengatakan bahwa semua penjabarannya, yang sebelumnya telah digagas oleh Peter Scott pada tahun 1960an, "merepresentasikan capaian yang mendasar, khususnya karena mampu menjaring (capture) informasi kontekstual dan kompleksitas hubungan -- arsip dengan para pencipta arsip, antara pencipta arsip dan arsip itu sendiri -- sepanjang waktu" (hlm.12). Di bab lain, Barbara Reed mengusung tema penilaian dan penyusutan arsip. (Dia telah mengkaji ulang tentang penilaian dan penyusutan arsip yang Ia ulas pada edisi tahun 1987 sebelumnya yang menggabungkan ide-idenya David Bearman,Terry Cook, dan Helen Samuels mengenai pentingnya penilaian arsip berdasarkan informasi kontekstual seperti fungsi-fungsi pencipta arsip dinamis). Reed mengatakan bahwa dalam menilai arsip, pentingnya asal-usul arsip dan informasi kontekstual penciptaan arsip "tidak dapat menjadi satu-satunya patokan, namun juga bisa berdasarkan relevansinya" (hlm.192-
93). Helen Smith menekankan bahwa pokok masalah hukum yang dihadapi arsiparis perlunya lebih mengetahui mengenai "konteks historis dan administratif" penciptaan dokumen (hlm.127). Helen Smith menyarankan arsiparis harus menilai arsip secara lebih "holistik" daripada sebelumnya. Sementara Paul Brunton dan Tim Robinson,membahas komputerisasi, standarisasi, serta penjelasan konsep-konsep provenance, penataan dan proses deskripsi (hlm. 246).

Buku ini memiliki kelebihan-kelebihan antara lain karena mampu memperkenalkan peranan baru informasi provenans. Hal ini tentu sangat penting mengingat banyaknya diperlukan informasi asal-usul arsip oleh para arsiparis yang merupakan tantangan kearsipan modern.

An Introduction to Archives and Manuscripts

An Introduction to Archives and Manuscripts.DAVID B.GRACY. Special
Libraries Association Professional Development Series. New York: Special
Libraries Association, 1981. 36 pp. ISBN 0-87111-288-4.

Terkadang kita mengalami kesulitasn untuk membedakan antara manuskrip dan arsip. Oleh karena itu, tidak jarang kalau keberadaan manuskrip kadang dikelola oleh perpustakaan, namun di sisi lain dikelola oleh Arsip. Sebenarnya perdebatan mengenai manuskrip dan arsip diawali di Amerika Serikat, antara komunitas sejarah dengan para arsiparis.

Untuk mengetahui seluk-beluk manuskrip dan arsip, ada baiknya kita membaca bukunya DAVID B. GRACY, yang berjudul An Introduction to Archives and Manuscripts.

Buku ini mengantarkan kita tentang prinsip-prinsip dan prosedur kearsipan. Buku setebal 36 halaman ini juga memuat glosarium istilah-istilah kearsipan.

Buku ini mencoba mengkaji filosofi yang menopang keilmuan serta metodologi dalam kearsipan. Buku ini menekankan konsep-konsep kearsipan seperti integritas arsip, record group, prinsip aturan asli (original order), respect des fonds, serta prinsip asal-usul (provenance). Karena sifat keunikan suatu arsip, menurut Gracy, para arsiparis membuat dua cara dokumentasi; accession file untuk kontrol administratif, serta daftar inventaris arsip yang menjelaskan kelompok arsip (record group) atau koleksi manuskrip bagi para peneliti.

Profesi kearsipan oleh Gracy juga dikaji untuk membedakannya dengan profesi perpustakaan, meskipun di samping ada perbedaan di antara keduanya, namun perpustakaan dan arsip sebagai lembaga memori juga menghadapi permasalahan yang sama, misal dalam hal preservasi dan akses.

Gracy menyimpulkan bahwa dalam hal teoretis, para arsiparis seringkali dihadapkan dengan hal-hal yang penuh problematis dalam hal mengumpulkan atau menciptakan arsip, memberi user hak untuk tahu atau hak privasi, pemanfaatan arsip untuk kepentingan preservasi, serta untuk mendorong perlunya penguasaan teknis atau kecakapan akademik.

Selanjutnya pada bab yang menjelaskan prosedur-prosedur kearsipan, Gracy memandu kita cara melakukan akuisisi arsip, penilaian, aksesi, penataan, deskripsi dan rujukan/referensi, serta dasar-dasar konservasi.Namun sayangnya, dalam hal konservasi ini Gracy hanya menyinggung arsip konvensional saja atau arsip tekstual, sedangkan arsip bacaan mesin diabaikan.

Untuk memperkaya referensi tiap-tiap bahasan, Gracy juga memberikan daftar pustaka dari sumber-sumber yang sangat bonafid dalam bidang kearsipan, seprti karya Berner, Bordin and Warner,Brichford, Burke, Duckett, Lytle, and Schellenberg.