Menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, khususnya Pasal 1
nomor 27, definisi akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah
arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan. Definisi ini tidak
jauh berbeda dengan yang tercantum dalam Terminologi Kearsipan Nasional
terbitan ANRI Tahun 2002, yaitu tindakan dan prosedur penambahan khasanah
arsip pada institusi kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari
lembaga pencipta arsip dan atau pusat arsip institusi yang bersangkutan.
Dari dua definisi
akuisisi arsip di atas ada istilah "khasanah" yang menurut saya
menarik untuk diperbincangkan. Lalu, apa sebenarnya "khasanah" itu?
Menurut Terminologi Kearsipan Nasional terbitan ANRI sendiri, khasanah arsip
adalah seluruh arsip yang penguasaannya ada di bawah sesuatu pusat
penyimpanan arsip, baik arsip yang tercipta di lingkungan lembaga pencipta
arsip yang bersangkutan maupun hasil dari akuisisi, aksesi, akresi serta
alinasi. Bila kita buka kamus kearsipan karangan Richard Pearce-Moses, A
Glossary of Archival & Records Terminology terbitan The Society of
American Archivists Tahun 2005, istilah "khasanah" sebenarnya terjemahan
istilah kearsipan yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan holdings. Pearce-Moses
(2005:192) mendefinisikan holdings: the whole of a repository's
collection, yang terjemahan bebasnya adalah keseluruhan suatu
koleksi repositori/unit kearsipan/lembaga kearsipan. Dalam catatannya,
Pearce-Moses menulis bahwa holdings sinonim dengan collection. Demikian
juga definisi holding menurut Sulistyo-Basuki (2005:78) adalah: koleksi,
kepemilikan, yang dimiliki. Keseluruhan rekod/arsip yang dimiliki sebuah
pusat rekod/depot arsip. Juga dikenal sebagai koleksi.
Sebenarnya istilah "khazanah" sah-sah saja
diganti dengan istilah "koleksi", namun pembedaan di antara keduanya
juga ada maksud tersendiri. Istilah "koleksi" lebih dekat dengan domain
ilmu perpustakaan di mana perpustakaan memang difungsikan sebagai lembaga pengumpul
(collecting) yang ada kesan sengaja mengumpulkan bahan atau materi untuk
pengetahuan (buku, jurnal, majalah, sumber elektronik, dsb). Sementara dalam
kearsipan, khususnya arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan,
bahan/materi yang diperoleh pada umumnya didapatkan karena penerimaan dari
organisasi induk, atau dapat dikatakan bahwa lembaga kearsipan sebaga lembaga penerima¸meskipun
tidak selamanya lembaga kearsipan itu pasif menerima namun tidak jarang
ada yang aktif berburu arsip ke unit-unit pencipta (yang nantinya dikenal
dengan pendekatan akuisisi aktif dan pasif).
Dalam terminologi
kearsipan di Indonesia, istilah "koleksi" banyak dipakai sebelum
tahun 1995. Namun pasca tahun 1995, tepatnya setelah diterbitkannya buku ANRI
Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka yang diterbitkan oleh ANRI
Tahun 1996, istilah "koleksi" tidak dipakai lagi dan diperkenalkanlah
istilah "khazanah".
Secara etimologi, istilah "khazanah"
berasalah dari kata kerja (fi'il) Bahasa Arab, khozana (خزن) yang artinya menyimpan, menjaga (to store, to save,
to keep). Dari kata kerja tersebut lalu muncul varian kata benda khizānah (خزانة) yang artinya perbendaharaan, kekayaan, aset (treasure,
stock). Di dalam Al Quran Surah Azzumar ayat 73, misalnya, kita dapat
menemukan ayat yang salah satu kata di dalamnya berasal dari wazan khozana (خزن).
وَسِيْقَ الَّذِيْنَ اتَّقَوْارَبَّهُمْ اِلَى الْجَنَّةِ زُمَرًا حَتَّى
اِذَا جَاءُوْهَا وَفُتِحَتْ اَبْوَابُهَا وَقَالَ لَهُمْ خَزَنَتُهَا سَلمٌ
عَلَيْكُمْ طِبْتُمْ فَادْخُلُوْهَا خَالِدِيْنَ
Artinya: Dan
orang-orang yang bertakwa kepada Tuhannya diantar ke dalam surga secara
berombongan. Sehingga apabila mereka sampai kepadanya (surga) dan
pintu-pintunya telah dibukakan, penjaga-penjaganya berkata kepada
mereka, "Kesejahteraan (dilimpahkan) atasmu, berbahagialah kamu! Maka
masuklah, kamu kekal di dalamnya. (Q.S.XXXIX:73).
Kata خزنتها juga berasal dari khozana
yang telah berformasi menjadi fa'il (actor) yakni orang yang
menjaga/penjaga. Tentu, di sini saya tidak bermaksud mengaitkannya dengan
kandungan ayat Al Quran di atas, melainkan merunut kekayaan makna dari varian
kata kerja khozana tersebut: Verba to keep,to store, to save --> Noun: stock, supply,
hoard,collection, treasure, assets -->Actor: keeper.
Menurut
KBBI (2008:718), "khazanah" artinya: n 1 barang-barang milik; harta benda;
kekayaan; 2 kumpulan barang; perbendaharaan; 3 tempat menyimpan
harta benda (kitab-kitab, barang berharga, dsb). Bila dikaitkan dengan
kearsipan, khazanah arsip berarti kepemilikan, kekayaan, aset berupa arsip yang
dimiliki oleh lembaga kearsipan; atau tempat menyimpan aset arsip statis itu
sendiri.
Menurut
Bahasa Indonesia yang baku, penulisan yang benar adalah "khazanah"
BUKAN "khasanah", "kasanah", atau "hasanah".
Namun demikian, dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan terdapat
inkonsistensi penulisan. Penulisan "khasanah" terdapat pada Pasal 1
nomor 27; sementara penulisan "khazanah" terdapat pada Penjelasan
Pasal 73 Ayat (1) Huruf a.
Bacaan:
- Departemen Agama Republik Indonesia. 2002. Al Quran dan Terjemahannya. Semarang: Karya Toha Putra.
- Dwiyanto, Arif Rifai. 2006. Perpustakaan Nasional RI Sebagai Ujung Tombak Pelestarian Khazanah Budaya Bangsa Menuju Khazanah Nasional. Dalam Majalah Visi (Versi Digital), Diakses pada tanggal 23 Agustus 2013.
- Hadiwardoyo, Sauki (Ed.). 2002. Terminologi Kearsipan Nasional. Jakarta. ANRI.
- Lohanda, Mona, dkk. 1996. ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka. Jakarta: ANRI.
- Pearce-Moses, Richard. 2005. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American Archivists.
- Pusat Bahasa Depdiknas. 2008. "Kamus Bahasa Indonesia". Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional.
- Sulistyo-Basuki. 2005. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
- SEAlang Projects, dalam http://sealang.net/lwim/ diakses tanggal 24 Agustus 2013.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
