Kedudukan Tesis dan Disertasi di Arsip Universitas

Tesis dan disertasi merupakan dokumen bukti penyelesaian program master/magister dan doktor di lingkungan perguruan tinggi. Kedua jenis dokumen ini merupakan salah satu aset penting perguruan tinggi karena mencerminkan bukti salah satu produk Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya penelitian. Secara umum, kita dapat menemukan tesis dan disertasi disimpan di perpustakaan perguruan tinggi, karena secara fisik dan informasinya memang layaknya buku dan laporan penelitian yang bersifat literer. Akan tetapi, selain dianggap sebagai bahan pustaka/literer, ternyata ada kalangan yang menganggap tesis dan disertasi sebagai arsip yang harus disimpan di arsip universitas, bukan perpustakaan.

Menurut Resolusi Komite Arsip Universitas Masyarakat Arsiparis Amerika tahun 1975, tesis dan disertasi merupakan arsip yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. Resolusi ini menentukan syarat-syarat preservasi dasar kedua dokumen tersebut dan menyarankan arsip universitas untuk menyimpan kopi arsipnya. Isi dari resolusi ini adalah pertimbangan bahwa tesis dan disertasi merupakan rangkaian arsip perguruan tinggi yang merupakan laporan akhir penelitian yang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi oleh para mahasiswa sehingga dokumen ini merupakan bukti kepanditan perguruan tinggi, fakultas, dan mahasiswanya. Oleh karena itu, karena tesis dan disertasi dijadikan syarat untuk mendapatkan gelar master/magister dan doktor, maka tesis dan disertasi dianggap arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (arsip statis) sehingga arsip universitas/perguruan tinggi diberi tanggung jawab dalam preservasi dan aksesnya dengan tahap-tahap sebagai berikut: 1) menyimpan kopi arsipnya di arsip universitas, 2) memastikan bahwa kopi arsipnya menggunakan kertas yang memenuhi standar kearsipan, 3) memastikan bahwa kopi arsipnya tidak mengandung koreksi, baik berupa cairan (seperti type ex), bedak, lem/tempelan dan semacamnya, dan 4) menyediakan alat bantu temu kembalinya untuk mempermudah penempatan tesis dan disertasi tersebut, baik menurut pengarang, subjek, ataupun judulnya.

Memang, terkadang kita dibuat bingung dengan kedudukan tesis dan disertasi ini, bahan pustaka atau arsip? Menurut Maher (1992:167) tesis dan disertasi merupakan arsip bentuk khusus di lingkungan universitas. Namun, Maher sendiri menyarankan tesis dan disertasi, bila memungkinkan, untuk dikelola oleh perpustakaan, bukan arsip universitas, dengan menyarankan arsiparis untuk berusaha menjamin bahwa perpustakaan kampus juga bertanggung jawab atas preservasi dan aksesnya. Menurut Maher, arsiparis bertanggung atas tesis dan disertasi bila memang perpustakaan tidak mampu mengelolanya. Masalahnya, kenyataan di lapangan tidak jarang ditemukan bahwa pengelolaan tesis dan disertasi di perpustakaan kurang maksimal, khususnya preservasi dan aksesibilitasnya sehingga sebagai usaha penyelamatan arsip bentuk khusus ini, arsip universitas perlu ikut andil dalam preservasi kedua dokumen ini. Dari sinilah perlunya kompromi antara arsip universitas dan perpustakaan dalam berbagi tugas.

Agar lebih jelas menentukan kedudukan tesis dan disertasi sebagai bahan pustaka atau arsip, alangkah baiknya kita memahami alasan masing-masing pendapat di bawah ini.

Tesis dan disertassi dianggap sebagai arsip karena kenyataan bahwa tesis dan disertasi merupakan arsip dari perguruan tinggi pemberi gelar yang bersangkutan (Master/Magister dan Doktor), serta bukti kerja yang dilakukan sebagai bagian Tri Dharma Perguruan Tinggi: Pengajaran dan Penelitian. Kumpulan penelitian yang dihasilkan oleh para mahasiswa ini dapat untuk menjejak perkembangan disiplin ilmu, topik-topik tertentu untuk penelitian kearsipan. Selain itu, karena perguruan tinggi juga perlu menyimpan kopi arsip tesis dan disertasi ini untuk menyediakan bukti penyelesaian persyaratan memperoleh gelar, maka dapat dikatakan bahwa tesis dan disertasi merupakan arsip vital yang dapat melindungi hak-hak individu dan institusi dan dengan demikian memenuhi suatu tanggung jawab utama. Alasan berikutnya adalah tesis dan disertasi dikategorikan arsip karena bersifat unik, keduanya memerlukan sekuritas dan preservasi.

Mereka yang memandang tesis dan disertasi menjadi tanggung jawab perpustakaan berargumen bahwa secara historis memang perpustakaan lebih dulu berperan utama menangani tesis dan disertasi. Para pustakawan lebih mendahulukan pengolahan tesis dan disertasi ini dari segi isi informasinya berdasarkan metodologi perpustakaan daripada preservasinya, yang menjadi concern utama arsip universitas. Tesis dan disertasi berisi informasi yang diskrit dan sudah mengelompok berdasarkan subjek-subjek tertentu, sebagaimana monograf dalam koleksi buku di perpustakaan. Dalam hal preservasi, prinsip-prinsip konvensional dalam perpustakaan juga diterapkan pada tesis dan disertasi, yakni didahului dengan kolasi halaman per halaman. Karena ciri tesis dan disertasi yang diskrit ini, keduanya perlu metodologi perpustakaan yang baku, bukan metodologi kearsipan. Selain itu, dalam hal pengkatalogan juga lebih pas memakai prinsip-prinsip perpustakaan. Dalam perkembangannya, profesi perpustakaan juga sudah mengembangkan prosedur penanganan tesis dan disertasi mulai dari pengkatalogan, preservasi, akses dan sekuritas serta penggunaan kopiannya.

Bila perpustakaan perguruan tinggi tidak mampu atau kurang optimal menangani tesis dan disertasi, maka arsip universitas perlu mengambil alih tanggung jawab ini. Para arsiparis harus menangani tesis dan disertasi ini sebagaimana yang disyaratkan oleh pustakawan. Oleh karena itu, arsip universitas perlu memastikan bahwa semua standar di lingkungan perguruan tinggi telah dilaksanakan, baik mengenai standar kualitas kertas, jumlah dan jenis kopi, tinta, pengetikan, koreksi, ilustrasi, dan penjilidannya. Ketika tesis dan disertasi pertama kali diterima, sebaiknya diteliti kelengkapan halamannya. Untuk aksesibilitasnya sebaiknya menganut sistem perpustakaan, item-itemnya seharusnya dikatalogkan ke dalam katalog perpustakaan, baik online maupun kartu, tidak ketinggalan pula disediakan akses subjek dan kelembagaannya.

Bagi arsiparis yang bekerja di arsip universitas, kini saatnya untuk menimba ilmu dengan pustakawan, baik dalam hal katalogisasi, deskripsi, maupun aksesibilitasnya.

Bacaan:

Maher, William J. 1992. The Management of College and University Archives. The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, Inc. Metuchen, N.J. & London