Istilah Khazanah dalam Terminologi Kearsipan

Menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, khususnya Pasal 1 nomor 27, definisi akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Definisi ini tidak jauh berbeda dengan yang tercantum dalam Terminologi Kearsipan Nasional terbitan ANRI Tahun 2002, yaitu tindakan dan prosedur penambahan khasanah arsip pada institusi kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari lembaga pencipta arsip dan atau pusat arsip institusi yang bersangkutan.

Dari dua definisi akuisisi arsip di atas ada istilah "khasanah" yang menurut saya menarik untuk diperbincangkan. Lalu, apa sebenarnya "khasanah" itu? Menurut Terminologi Kearsipan Nasional terbitan ANRI sendiri, khasanah arsip adalah seluruh arsip yang penguasaannya ada di bawah sesuatu pusat penyimpanan arsip, baik arsip yang tercipta di lingkungan lembaga pencipta arsip yang bersangkutan maupun hasil dari akuisisi, aksesi, akresi serta alinasi. Bila kita buka kamus kearsipan karangan Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival & Records Terminology terbitan The Society of American Archivists Tahun 2005, istilah "khasanah" sebenarnya terjemahan istilah kearsipan yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan holdings. Pearce-Moses (2005:192) mendefinisikan holdings: the whole of a repository's collection, yang terjemahan bebasnya adalah keseluruhan suatu koleksi repositori/unit kearsipan/lembaga kearsipan. Dalam catatannya, Pearce-Moses menulis bahwa holdings sinonim dengan collection. Demikian juga definisi holding menurut Sulistyo-Basuki (2005:78) adalah: koleksi, kepemilikan, yang dimiliki. Keseluruhan rekod/arsip yang dimiliki sebuah pusat rekod/depot arsip. Juga dikenal sebagai koleksi.

Sebenarnya istilah "khazanah" sah-sah saja diganti dengan istilah "koleksi", namun pembedaan di antara keduanya juga ada maksud tersendiri. Istilah "koleksi" lebih dekat dengan domain ilmu perpustakaan di mana perpustakaan memang difungsikan sebagai lembaga pengumpul (collecting) yang ada kesan sengaja mengumpulkan bahan atau materi untuk pengetahuan (buku, jurnal, majalah, sumber elektronik, dsb). Sementara dalam kearsipan, khususnya arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan, bahan/materi yang diperoleh pada umumnya didapatkan karena penerimaan dari organisasi induk, atau dapat dikatakan bahwa lembaga kearsipan sebaga lembaga penerima¸meskipun tidak selamanya lembaga kearsipan itu pasif menerima namun tidak jarang ada yang aktif berburu arsip ke unit-unit pencipta (yang nantinya dikenal dengan pendekatan akuisisi aktif dan pasif). 

Dalam terminologi kearsipan di Indonesia, istilah "koleksi" banyak dipakai sebelum tahun 1995. Namun pasca tahun 1995, tepatnya setelah diterbitkannya buku ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka yang diterbitkan oleh ANRI Tahun 1996, istilah "koleksi" tidak dipakai lagi dan diperkenalkanlah istilah "khazanah".

Secara etimologi, istilah "khazanah" berasalah dari kata kerja (fi'il) Bahasa Arab, khozana (خزن) yang artinya menyimpan, menjaga (to store, to save, to keep). Dari kata kerja tersebut lalu muncul varian kata benda khizānah (خزانة) yang artinya perbendaharaan, kekayaan, aset (treasure, stock). Di dalam Al Quran Surah Azzumar ayat 73, misalnya, kita dapat menemukan ayat yang salah satu kata di dalamnya berasal dari wazan khozana (خزن).

وَسِيْقَ الَّذِيْنَ اتَّقَوْارَبَّهُمْ اِلَى الْجَنَّةِ زُمَرًا حَتَّى اِذَا جَاءُوْهَا وَفُتِحَتْ اَبْوَابُهَا وَقَالَ لَهُمْ خَزَنَتُهَا سَلمٌ عَلَيْكُمْ طِبْتُمْ فَادْخُلُوْهَا خَالِدِيْنَ

Artinya: Dan orang-orang yang bertakwa kepada Tuhannya diantar ke dalam surga secara berombongan. Sehingga apabila mereka sampai kepadanya (surga) dan pintu-pintunya telah dibukakan, penjaga-penjaganya berkata kepada mereka, "Kesejahteraan (dilimpahkan) atasmu, berbahagialah kamu! Maka masuklah, kamu kekal di dalamnya. (Q.S.XXXIX:73).

Kata خزنتها juga berasal dari khozana yang telah berformasi menjadi fa'il (actor) yakni orang yang menjaga/penjaga. Tentu, di sini saya tidak bermaksud mengaitkannya dengan kandungan ayat Al Quran di atas, melainkan merunut kekayaan makna dari varian kata kerja khozana tersebut: Verba to keep,to store, to save --> Noun: stock, supply, hoard,collection, treasure, assets -->Actor: keeper.

Menurut KBBI (2008:718), "khazanah" artinya:  n 1 barang-barang milik; harta benda; kekayaan; 2 kumpulan barang; perbendaharaan; 3 tempat menyimpan harta benda (kitab-kitab, barang berharga, dsb). Bila dikaitkan dengan kearsipan, khazanah arsip berarti kepemilikan, kekayaan, aset berupa arsip yang dimiliki oleh lembaga kearsipan; atau tempat menyimpan aset arsip statis itu sendiri.

Menurut Bahasa Indonesia yang baku, penulisan yang benar adalah "khazanah" BUKAN "khasanah", "kasanah", atau "hasanah". Namun demikian, dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan terdapat inkonsistensi penulisan. Penulisan "khasanah" terdapat pada Pasal 1 nomor 27; sementara penulisan "khazanah" terdapat pada Penjelasan Pasal 73 Ayat (1) Huruf a.

Bacaan:

1. Departemen Agama Republik Indonesia. 2002. Al Quran dan Terjemahannya. Semarang: Karya Toha Putra.
2. Dwiyanto, Arif Rifai. 2006. Perpustakaan Nasional RI Sebagai Ujung Tombak Pelestarian Khazanah Budaya Bangsa Menuju Khazanah Nasional. Dalam Majalah Visi (Versi Digital), Diakses pada tanggal 23 Agustus 2013. 
3. Hadiwardoyo, Sauki (Ed.). 2002. Terminologi Kearsipan Nasional. Jakarta. ANRI.
4. Lohanda, Mona, dkk. 1996. ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka. Jakarta: ANRI.
5. Pearce-Moses, Richard. 2005. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American Archivists.
6. Pusat Bahasa Depdiknas. 2008. "Kamus Bahasa Indonesia". Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional.
7. Sulistyo-Basuki. 2005. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
8. SEAlang Projects, dalam http://sealang.net/lwim/ diakses tanggal 24 Agustus 2013.
9. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.