Perintah Mengarsip Menurut Islam

Kegiatan mengarsip equivalen dengan merekam, menulis dan menyimpan. Apa yang direkam? Bisa fenomena, kajadian, atau transaksi. Dengan cara bagaimana? Bisa dengan menulis, merekam suara, citra, atau audio-visual. Pada apa ditulis/direkan? Pada sebuah media, bisa kertas, cd. Fische, maupun media elektronik lainnya. Mengapa kita merekam? Karena kemampuan memori manusia sangat terbatas sehingga kita perlu menuliskannya.

Sebenarnya, dunia dokumentasi (yang sekarang dikuasai oleh dunia Barat) pertama kali diperkenalkan oleh Islam. Islamlah satu-satunya agama yang memerintahkan membaca. Meskipun makna membaca sangat luas, namun dalam tataran sempit (membaca media) berarti islam secara tidak langsung memerintahkan kita mencintai catatan (buku, arsip). Lalu apakah Islam juga memerintahkan menulis (merekam/mengarsip) ? jawabannya, Ya.

Adanya kitab suci Al-Quran yang terdiri atas 30 juz tersebut, bisa maujud karena perintah Rosul Muhammad Saw agar para sahabatnya menuliskan/merekam kembali wahyu yang baru saja diterima dari malaikat Jibril. Pada saat itu, media rekamnya berupa pelepah kurma, tulang hewan, maupun pada batu. Ada sebuah hadits yang menyatakan bahwa manusia itu tempatnya salah dan lupa. Barangkali karena manusia kalau hanya mengandalkan memori saja, mereka terkadang tidak mampu mengingat perbuatan yang begitu kompleks dan sudah tertelan waktu puluhan tahun.

Rekaman berupa tulisan inilah salah satu cara membantu manusia memperpanjang memorinya kembali. Ada pepatah asing yang intinya bahwa catatan itu lebih bertahan lama daripada sekedar otak kita. Short pencil long memory, people forget records remember adalah contoh-contoh pepatah Barat yang dijadikan inspirator perkembangan ilmu dokumentasi.

Pada zaman nabi, Mekkah merupakan kota industri dagang, sehingga perintah menulis juga terkait dengan konteks zaman pada saat itu, yakni suasana muammalah duniawiyah berupa hutang piutang. Dalam Al-Quran Surat Al-Baqarah ayat 282, di sana diperintahkan bahwa bila kita melakukan transaksi hutang-piutang dengan masa waktu tertentu maka harus dicatat dengan sebenarnya, jangan memanipulasi. Perintah ini dalam konteks kekinian sangat relevan, karena sukses tidaknya sebuah organisasi juga dipengaruhi oleh tata kearsipannya.

Kalau kita mau jujur, bangsa kita tertinggal karena lemah dokumentasinya. Arsip dalam pandangan awan masyarakat kita dicitrakan sebagai arsip dalam arti kata benda (noun) yang pasif, sebagai hasil samping kegiatan organisasi semata. Namun bukan proses (gerund) yang dalam bahasa Inggris biasanya berakhiran ing, sehingga recordkeeping atau tata arsip artinya proses menciptakan dan memelihara bukti transaksi organisasi yang paripurna, tepat, dan andal dalam bentuk rekaman informasi. Jadi bedanya kita dengan orang Barat yang maju dalam kearsipanya, terletak pada perilaku kita. Arsip bukan semata ends namun process.