Dalam manajemen arsip, khususnya arsip statis (archives administration), ada beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh seorang arsiparis, sebelum arsip tersebut dipreservasi dan diakses oleh user. Tahapan-tahapan tersebut meliputi seleksi, penilaian, akuisisi, serta penataan dan deskripsi arsip. Nah, dalam ulasan ini akan coba saya telusuri asal-usul deskripsi arsip dan sejauh mana deskripsi arsip ini kita terapkan dalam praktek kearsipan kita sehari-hari.
Kata deskripsi (dalam bahasa Inggris, "description"),berasal dari bahasa Latin descriptio,yang berarti menyalin,mendesain,menjejak,mendefinisikan atau mengklasifikasi.Kata benda descriptio itu sendiri berasal dari kata kerja desribere,yang bermakna mentransliterasi, menyalin, menceritakan, mendefinisikan, mendistribusikan,
mengelompokkan. Secara etimologis, describere berasal dari preposisi de dan kata kerja scribere, yang berarti "menuliskan tentang" (to write about). Dengan demikian, "deskripsi arsip" berarti menuliskan tentang materi arsip, yang meliputi gagasan-gagasan representasi, identifikasi dan pengorganisasian arsip itu sendiri.
Menurut Luciana Duranti (1992), istilah deskripsi arsip dalam literatur kearsipan diperkenalkan pertama kali oleh the Society of American Archivists (SAA) pada tahun 1974. Menurut SAA, "deskripsi" didefinisikan sebagai "the process of establishing intellectual control over holdings through the preparation of finding aids. " (Evans, 1974).
Karena definisi "deskripsi" dianggap terlalu bermakna sempit, baru pada tahun 1989, oleh SAA direvisi definisinya menjadi:
Archival description is the process of capturing, collating, analyzing, and organizing any information that serves to identify, manage, locate, and interpret the holdings of archival institutions and explain the context and records systems from which those holdings were selected.(Bellardo dan Bellardo, 1992).
Satu tahun kemudian, Fredric Miller (1990:7) mendefinisikan deskripsi arsip sebagai proses menangkap (capturing),-- masyarakat arsip Malaysia menerjemahkan to capture menjadi "menawan" (red)-- mengumpulkan (kolasi), menganalisis, mengawasi, menukar,dan menyediakan akses terhadap informasi mengenai:
- konteks, dan asal-usulnya (provenans);
- struktur pemberkasannya;
- bentuk dan isinya;
- hubungan dengan arsip-arsip lainnya, serta
- cara arsip tersebut bisa ditemukan dan digunakan.
Dari dua definisi"deskripsi"di atas, paling tidak ada beberapa point utama dari deskripsi, yakni,(1) proses analisis, identifikasi dan organisasi;(2)tujuan kontrol,temu kembali serta akses;dan (3) hasil akhir yang menggambarkan materi arsip,asal-usulnya,konteks
dokumentasinya, serta ketersalingkaitannya sehingga dapat diidentifikasi dan digunakan.
Praktek deskripsi arsip dilakukan pertama kali pada zaman kuno yang mengacu pada sebuah katalog dokumen yang berbentuk clay tablets yang disimpan pada arsip-arsip pribadi di Nuzi(Yorgan Tepe)Assyiria pada tahun 1500 SM. Mengapa dan untuk siapa peradaban kuno ini mengumpulkan arsipnya? Yang jelas, arsip pada saat itu disimpan hanya untuk tujuan administrasi bagi penciptanya, dan arsip tersebut penemukembaliannya berdasarkan penataan fisiknya, yang umumnya berdasarkan pada subjek dan tahun. Oleh karena itu,tujuan deskripsi arsip pada saat itu belum untuk tujuan di luar unit pencipta (untuk tujuan penelitian),dan belum untuk tujuan temu kembali.Selain itu,di
Mesopotamia saat itu juga belum mengenal konsep "public trust", sebagaimana yang sudah ada di Yunani dan Romawi; dengan demikian, deskripsi arsip belum digunakan untuk tujuan otentikasi. Tujuan deskripsi saat itu semata-mata untuk disimpan guna menghindari bencana, perang, kebakaran, dsb.
Sementara itu, di Yunani kuno dan Romawi belum mengenal deskripsi arsip, yang ada hanya penyalinan (copying). Dokumen-dokumen disalin, baik oleh penggunanya maupun penulisnya untuk tujuan komunikasi eksternalnya, dan ditemu-kembalikan berdasarkan pada penataan fisik dan bentuknya. Dengan demikian, deskripsi, sekalipun dalam arti sederhana "menulis tentang arsip" belum menjadi aktivitas kearsipan sampai munculnya pemerintahan otonomi pada abad XII, yang ditandai dengan perhatian pemerintah pada arsip untuk kepentingan politik. Inventarisasi arsip yang dilakukan pada abad XII sampai abad XV di berbagai negara kota di semenanjung Italia bertujuan untuk memberikan bukti dan keberadaan dokumen-dokumen tersebut, serta untuk membuat cadangan terhadap arsip-arsip yang disimpan tersebut. Biasanya, dokumen-dokumen tersebut dibuatkan daftar item per item menurut penataan fisiknya, kabinet per kabinet.
Pada era kerajaan Naples abad XIII sampai era Duchy of Savoy abad XIV, inventarisasi arsip sudah menjadi kewajiban yang diatur oleh pemerintah. Dokumen-dokumen yang ditransfer oleh tiap-tiap unit pencipta harus disimpan terpisah di tiap-tiap lemari (kabinet) dan diberi daftar berdasarkan penataan fisiknya, kalau istilah sekarang ini, sekat (guide). Tujuan guide-guide ini untuk tujuan yuridis (memberikan bukti dan keberadaan dokumen tersebut) dan tujuan administratif (memberikan kontrol atas khasanah arsipnya, serta memudahkan temu kembali dokumen).
Konsep deskripsi arsip ini terus berkembang sampai era monarkhi absolut, yakni sampai arsip-arsip dinyatakan rahasia dan tidak dapat diakses, dan mulai dipergunakannya kartu tunjuk silang yang berkaitan dengan arsip-arsip tersebut. Alasan utama dimulainya penertiban deskripsi arsip saat itu adalah adanya anggapan bahwa arsip-arsip monarkhi merupakan arsip pertama kali sejak awal Abad Pertengahan. Perlunya kontrol fisik dan administratif atas arsip benar-benar dirasakan sangat penting, bukan hanya untuk tujuan efektivitas temu kembali, namun juga untuk menjamin bahwa tempat simpan arsip tersebut dapat berfungsi sebagai "memori abadi" (perpetual memory). Memori abadi merupakan sebuah konsep yuridis bagaimana dokumen yang disimpan dalam arsip tersebut benarbenar otentik dan merupakan bukti permanen tindakan masa lalu. Gagasan ini menjadi inspirasi setiap aktivitas kearsipan sampai abad XVIII, dan menjadi alasan dilakukannya
preservasi arsip serta deskripsi materi arsip.
Dari semua gambaran deskripsi yang tersebut di atas, terlihat bahwa deskripsi arsip saat itu bukan merupakan bagian proses, sebagai pengganti penataan agregasi alamiah berbagai dokumen dalam dosir, rubrik dan seri arsip, dan penempatan fisik arsip dalam tempat simpannya. Keadaan ini tetap berlangsung sampai akhir abad XIX, ketika deskripsi dan penataan arsip menjadi satu kesatuan. Tetapi, jauh sebelum itu, pada paruh kedua abad XVIII, hubungan antara penataan dan deskripsi arsip berubah secara drastis karena adanya perkembangan sejarah ilmiah serta meningkatnya penggunaan arsip untuk berbagai tujuan kultural.
Penggunaan arsip untuk kegunaan riset sejarah sudah menjadi hal biasa pada penghujung abad XV dan awal abad XVI. Akan tetapi, reformasi administratif yang terjadi selama abad Pencerahan menyebabkan tertutupnya akses terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh berbagai institusi sebelumnya, dan menyebabkan pemisahan antara unit pencipta arsip dinamis dan lembaga kearsipan(statis), sehingga arsip, yang hanya menyimpan arsip yang tertutup untuk publik, mulai berfungsi kultural primer. Para penguasa, bangsawan, pendeta, serta institusi seperti rumah sakit, sampai institusi tingkat rendahan, semuanya mulai memberikan kesempatan para kaum cerdik pandai untuk memanfaatkan arsip-arsip mereka untuk tujuan riset. Oleh karena itu, banyak sejarawan yang disewa sebagai arsiparis untuk mendeskripsikan dokumen-dokumennya yang dapat memberikan panduan para peneliti terhadap dokumen-dokumen yang menarik atau "layak jual". Oleh karena itu, para arsiparis mulai merumuskan berbagai metode penataan arsip dengan menyediakan alat bantu temu kembalinya. Pola penataan arsip, yang tujuannya memberi kemudahan kajian sejarah, dibuat secara kronologis tetapi paling banyak berdasarkan subjek, sejalan dengan pola berpikir abad XVIII yang rasionalistis dan klasifikatoris yang mencerminkan semangat pencerahan. Dengan demikian, deskripsi sangat terkait kuat dengan penataan dan, secara intelektual, mulai mengawali dan menentukan penataan fisik dalam pengolahan materi arsip. Dokumen-dokumen tersebut dideskripsikan item demi item, sementara dokumen yang dianggap paling esensial dibuatkan abstraksinya, sehingga pendeskripsiannya seringkali dianggap sebagai sebuah "wakil" (surrogate) dokumen itu sendiri.
Pada tahun 1930-an, pendeskripsian arsip di Eropa sudah dianggap sebagai sarana bagi para user untuk bebas dari pengetahuan khusus arsiparis, dan ditujukan untuk para user, bukan arsiparis. Arsiparis tidak dapat intervensi terhadap isi arsipnya dan mempengaruhi usernya. Sebaliknya, userlah yang diberi kebebasan menginterpretasikan isi dari arsip-arsip yang dideskripsikan tersebut.
Secara ringkas, tampak bahwa evolusi historis konsep deskripsi arsip secara langsung terkait dengan dua elemen: (1) hubungan antara materi arsip dan penciptanya, dan (2) tipe pengguna materi arsip itu sendiri. Elemen-elemen ini mempengaruhi tujuan deskripsi, proses dan hasilnya serta ketersalingkaitannya dengan kegiatan-kegiatan arsip lainnya. Dengan demikian, tujuan deskripsi telah bergeser dari menciptakan wakil-wakil dokumen dan menggambarkan khasanah arsipnya kepada memberikan memori abadi masyarakat dan menyediakan bukti keberadaan arsip tersebut; dari memandu para peneliti dan menentukan penataan arsip yang paling berguna kepada pengungkapan penataan intelektual arsip dari arsip-arsip yang kaca secara fisiknya; dan terakhir, dari membantu arsiparis melakukan riset para ilmuwan kepada memandu berbagai jenis pengguna dalam riset independennya dengan mengutamakan hubungan kontekstualnya dan inner history arsip tersebut. Hasil deskripsi telah bergeser dari daftar koleksi yang analitis kepada guide dan kalender, dan dari inventaris dengan bentuk fisik dan intelektual kepada inventaris struktural. Dalam prosesnya, deskripsi telah mengubah keterkaitannya dengan penataan lebih dari sekali, dan telah mengalami fragmentasi internal diri sendiri. Hasil fragmentasi ini adalah bahwa deskripsi yang sesuai (yakni, representasi arsip tersebut dengan hubungan kontekstualnya) telah disendirikan dan dipisahkan dari pendidikannya - baik dalam konteks manajemen arsip dinamis maupun statisnya - dari instrumen internal administratif, legal, dan kontrol fisik dan sejak penciptaan - secara khusus dalam konteks arsip statis - dari alat bantu temu kembali, akses dan penggunaan arsip dinamisnya oleh pengguna eksternal. Jelaslah bahwa berbagai instrumen deskriptif yang dihasilkan dari tiga kegiatan (yaitu,preservasi makna,praktek pengawasan, dan penyediaan akses) mencerminkan semua gagasan yang disebut"deskripsi" selama berabad-abad. Hal ini sangat memungkinkan bahwa teknologi modern saat ini serta arsip-arsip yang diciptakannya akan selalu berhubungan dengan reintegrasi ketiga aktivitas di atas ke dalam suatu konsep deskripsi yang telah menyerap penataan, dan produksinya dari instrumen deskriptif yang multi-tujuan dan prinsip.
Paling tidak, dengan mengetahui asal-usul dan perkembangan konsep deskripsi arsip ini, akan mengingatkan kembali para arsiparis tentang sejauh mana deskripsi arsip berjalan dalam fungsi kearsipannya.Yang jelas, kesimpulannya bahwa deskripsi tidak pernah menjadi sebuah fungsi utama kearsipan. Sebaliknya, deskripsi arsip telah menjadi sarana yang digunakan untuk menyelesaikan dua fungsi arsip statis: (1) preservasi (fisik, moral dan intelektual) dan (2) komunikasi arsip,yakni komunikasi bukti transaksi dan aksi kemasyarakatannya. Inilah barangkali alasan mengapa tidak ada konseptualisasi deskripsi arsip yang universal. Jadi, deskripsi arsip sangat tergantung situasi dan kondisi,cara pandang dan kebutuhan, serta hasilnya telah secara konsisten telah mencerminkan konsepsinya mengenai arsip yang dimiliki oleh bangsa sepanjang waktu.
Catatan-catatan:
Bellardo, Lewis dan Bellardo, Lynn Lady. "A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Recordr Managers," (Chicago, 1992).
Duranti, Luciana. “The Origin and Development of the Concept of Description.” Archivaria 35 (Spring 1993): 47-54.
Encoded Archival Description (EAD), situs: http://www.loc.gov/ead/eadsites.html
Evans, Frank B. "A Basic Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers," American Archivist 37 (July 1974), hlm. 415-33.
Miller, Frederic M. Arranging and Describing Archives and Manuscripts. Chicago: Society of American Archivists, 1990.
No comments:
Post a Comment