An Introduction to Archives and Manuscripts

An Introduction to Archives and Manuscripts.DAVID B.GRACY. Special
Libraries Association Professional Development Series. New York: Special
Libraries Association, 1981. 36 pp. ISBN 0-87111-288-4.

Terkadang kita mengalami kesulitasn untuk membedakan antara manuskrip dan arsip. Oleh karena itu, tidak jarang kalau keberadaan manuskrip kadang dikelola oleh perpustakaan, namun di sisi lain dikelola oleh Arsip. Sebenarnya perdebatan mengenai manuskrip dan arsip diawali di Amerika Serikat, antara komunitas sejarah dengan para arsiparis.

Untuk mengetahui seluk-beluk manuskrip dan arsip, ada baiknya kita membaca bukunya DAVID B. GRACY, yang berjudul An Introduction to Archives and Manuscripts.

Buku ini mengantarkan kita tentang prinsip-prinsip dan prosedur kearsipan. Buku setebal 36 halaman ini juga memuat glosarium istilah-istilah kearsipan.

Buku ini mencoba mengkaji filosofi yang menopang keilmuan serta metodologi dalam kearsipan. Buku ini menekankan konsep-konsep kearsipan seperti integritas arsip, record group, prinsip aturan asli (original order), respect des fonds, serta prinsip asal-usul (provenance). Karena sifat keunikan suatu arsip, menurut Gracy, para arsiparis membuat dua cara dokumentasi; accession file untuk kontrol administratif, serta daftar inventaris arsip yang menjelaskan kelompok arsip (record group) atau koleksi manuskrip bagi para peneliti.

Profesi kearsipan oleh Gracy juga dikaji untuk membedakannya dengan profesi perpustakaan, meskipun di samping ada perbedaan di antara keduanya, namun perpustakaan dan arsip sebagai lembaga memori juga menghadapi permasalahan yang sama, misal dalam hal preservasi dan akses.

Gracy menyimpulkan bahwa dalam hal teoretis, para arsiparis seringkali dihadapkan dengan hal-hal yang penuh problematis dalam hal mengumpulkan atau menciptakan arsip, memberi user hak untuk tahu atau hak privasi, pemanfaatan arsip untuk kepentingan preservasi, serta untuk mendorong perlunya penguasaan teknis atau kecakapan akademik.

Selanjutnya pada bab yang menjelaskan prosedur-prosedur kearsipan, Gracy memandu kita cara melakukan akuisisi arsip, penilaian, aksesi, penataan, deskripsi dan rujukan/referensi, serta dasar-dasar konservasi.Namun sayangnya, dalam hal konservasi ini Gracy hanya menyinggung arsip konvensional saja atau arsip tekstual, sedangkan arsip bacaan mesin diabaikan.

Untuk memperkaya referensi tiap-tiap bahasan, Gracy juga memberikan daftar pustaka dari sumber-sumber yang sangat bonafid dalam bidang kearsipan, seprti karya Berner, Bordin and Warner,Brichford, Burke, Duckett, Lytle, and Schellenberg.