Modern Archives: Principles and Techniques

Buku karya Theodore R. Schellenberg ini merupakan buku kearsipan utama para arsiparis pada abad modern setelah buku karangan Sir Hilary Jenkinson "Archive Administration".Isi buku karya Schellenberg ini meliputi berbagai topik tentang manajemen arsip dinamis (records management) dan manajemen arsip statis (archival management). Pada Bagian Pendahuluan, khususnya bab pertama Schellenberg membahas mengenai program arsip nasional yang dikembangkan di Prancis (Archives Nationales Tahun 1795), Inggris (Public Records Office Tahun 1838), dan Amerika Serikat (National Archives Tahun 1934). Menurut Schellenberg, ada empat alasan mengapa arsip nasional perlu dibentuk. Pertama adalah alasan praktis agar terjadi efisiensi kegiatan pemerintahan. Akumulasi arsip dinamis sebagai by-product kegiatan pemerintahan perlu adanya repositori yang khusus menyelamatkan bukti - bukti akuntabilitas pemerintahan (arsip dinamis) ini. Kedua, alasan kultural. Arsip nasional adalah salah satu di antara jenis sumber daya kultural yang cakupannya meliputi perbendaharaan berupa buku, manuskrip, dan museum. OLeh karena itu, keberadaan arsip nasional sama pentingnya dengan taman kota, monumen, atau bangunan. Karena dihasilkan oleh sebuah pemerintah, arsip nasional memiliki ciri khusus akan sumber dayanya. Berbeda dengan jenis sumber daya kultural lainnya, yang dapat dikelola oleh swasta, arsip nasional hanya dapat dikelola oleh pemerintah itu sendiri. Ketiga, alasan kepentingan personal. Arsip dapat digunakan untuk melindungi hak-hak setiap warga negara, seperti hak kepemilikan, keuangan yang tercermin dari hubungan antara warga negara dengan pemerintah. Terakhir, adalah alasan  resmi. Meskipun arsip dinamis di sebuah instansi sudah berumur lama, namun ia tetap dibutuhkan oleh suatu pemerintah karena dapat berfungsi memperlancar pekerjaan. Arsip dapat mencerminkan asal - usul dan pertumbuhan suatu pemerintah dan merupakan sumber informasi utama atas semua kegiatan. Pada bab kedua, Schellenberg mendefinisikan istilah arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives).

Schellenberg selanjutnya menjelaskan perbedaan antara arsip dan perpustakaan (Bab ketiga). Perbedaan pertama adalaha karena koleksinya berbeda. Cara memperoleh koleksi di perpustakaan dan arsip sangat berbeda. Di Perpustakaan, koleksi diperoleh karena sengaja dikoleksi, sementara di arsip koleksinya diperoleh karena hasil samping dari tugas dan fungsi organisasi induknya secara alami. Arsip dan perpustakaan juga berbeda metodenya. Keduanya berbeda - beda dalam kegiatan menilai, menyeleksi, menata, dan mendeskripsikan materinya. Menurut Schellenberg, profesi yang menangani kearsipan terbagi atas manajer rekod dan arsiparis. Manajer rekod bergelut dengan arsip - arsip dinamis yang masih ada di unit pencipta, sementara arsiparis bergelut dengan arsip-arsip statis. Meskipun keduanya berbeda namun kedua profesi ini saling melengkapi dan saling tergantung. Catatan: dalam konteksi Indonesia, kedua profesi ini cukup disebut arsiparis.

Pada bagian yang membahas manajemen arsip dinamis, Schellenberg menggarisbawahi bahwa kegiatan manajemen arsip dinamis merupakan kunci dalam keberhasilan manajemen arsip statis karena keduanya merupakan rangkaian estafet. Seiring dengan banyak dan kompeksnya volume arsip dinamis di instansi, kesulitan utama dalam manajemen arsip dinamis adalah mengelola arsip dinamis yang kategorinya sangat penting. Di antaranya adalah arsip dinamis mengenai asal - usul, kebijakan, dan prosedur. Setiap instansi pemerintah direkomendasikan untuk memberi tugas secara khusus seorang staf untuk bekerja sama dengan arsiparis utuk menentukan arsip-arsip yang bernilai guna keberlanjutan. Arsip dinamis tumbuh melalui tahapan, dari tahap aktif di unit pencipta, inaktif di unit kearsipan, sampai statis di lembaga kearsipan.

Pada bagian manajemen arsip statis, Schellenberg membagi kegiatan arsip statis menjadi empat kegiatan, yaitu penyusutan, preservasi dan penataan, deskripsi dan publikasi, serta jasa rujukan. Schellenberg menyarankan bahwa pekerjaan arsip didasarkan pada materi subjek (subject matter). Catatan: Istilah "subject matter" di kalangan masyarakat arsip kita, khususnya orang - orang ANRI banyak diterjemahkan menjadi "permasalahan" atau "pokok permasalahan" sehingga oleh para arsiparis atau administrator konotasinya menjadi "sesuatu yang bermasalah". Padahal yang dimaksud adalah materi subjek seperti halnya dalam bidang perpustakaan, meskipun belakangan ide Schellenberg tentang pendekatan subjek ini banyak dikritik.

Pada topik penilaian arsip dinamis, Schellenberg menggarisbawahi bahwa di Amerika, dua nilai guna arsip sangat menentukan apakah suatu arsip dinamis diretensi atau tidak. Nilai guna evidensial mengacu pada bukti yang mendokumentasikan fungsi pemerintah yang menghasilkan arsip dinamis tersebut. Ada tiga uji untuk menentukan nilai guna evidensial: kedudukan masing - masing unit dalam struktur organisasi, fungsi organisasi, dan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi tsb. Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari hierarkhi yang paling tinggi. Ada empat jenis arsip dinamis yang sebaiknya dianalisis karena bernilai guna evidensial: arsip- arsip dinamis mengenai kebijakan (policy), operasional, kerumahtanggaan, dan publikasi. Sementara itu, nilai guna informasional adalah nilai guna pada arsip dinamis yang memberikan informasi tentang person, institusi/korporasi, event, dan permasalahan (problems). Seorang arsiparis ketika menilai arsip - arsip dinamis yang dianggap bernilai guna informasional tidak selalu harus konsen dengan asal-usul arsip dinamis tersebut (provenans - nya). Pada dasarnya, kegiatan menilai artinya para arsiparis harus mempertimbangkan berbagai jenis riset apa yang kemungkinan oleh para peneliti/sejarawan/pandit gunakan pada arsip - arsip dinamis tersebut.

Pada bab terkait dengan preservasi, beliau menjelaskan ada dua jenis ancaman terhadap arsip, yakni internal dan eksternal (lingkungan). Fasilitas yang baik sangat diperlukan oleh arsip untuk dapat mengeliminasi ancama eksternal.

Pada bab penataan arsip statis, arsiparis dituntut untuk memperhatikan prinsip - prinsip utama kearsipan seperti prinsip respect des fonds, provenans, dan aturan asli. Beliau menegaskan bahwa prinsip - prinsip arsip statis sangat berbeda dengan prinsip - prinsip pada arsip dinamis, karena pada dasarnya arsiparis yang ada di lembaga kearsipan menata arsip - arsipnya dari berbagai instansi yang menggambarkan hubungan yang satu dengan lainnya. Schellenberg lalu mengulas sejarah penataan di Eropa. Di Prancis misalnya, yang pada awalnya menata arsipnya berdasarkan subjek yang dikembangkan oleh Camus dan Daunou. Namun pada tahun 1839, Guizot mengubah sistem ini dan mengusulkan bahwa arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan fonds menurut unit penciptanya. Pada tahun 1841, untuk pertama kalinya istilah respect des fonds diperkenalkan di sebuah sirkular buatan Menteri Dalam Negeri, Count Duchatel. Akan tetapi, di dalam fonds tersebut, Prancis masih menata arsipnya berdasarkan subjek. Di Prusia, oleh Heinrich von Sybel pada tahun 1881 konsep ini diperluas dengan mengembangkan ide asal - usul (provenans), dengan mengklaim bahwa arsip sebaiknya ditata menurut unit administratif serta mempertahankan penataan aslinya pada waktu di unit penciptanya. Belanda melanjutkan ide - ide ini dan mendeklarasikan bahwa arsip dinamis sebaiknya ditata menurut aturan asli unit penciptanya. Akhirnya, para arsiparis Inggris, khususnya Jenkinson, mendeklarasikan bahwa para arsiparis sebaiknya tidak merusak aturan asli, meskipun itu items miscellaneous dalam suatu arsip dinamis.

Di Amerika, para arsiparis di Arsip Nasional menghadapi berbagai persoalan. Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut groups of records karena berbeda dengan apa yang dimaksud dengan yang ada di Eropa. [Catatan: di Indonesia sebenarnya juga belum ada istilah yang cocok untuk menerjemahkan groups of records ini]. Mereka memilih istilah "record group". Kedua, mereka harus menentukan bagaimana menata records group. Schellenberg menutp bahasan ini dengan menyarankan beberapa point. Pertama, arsip dinamis seharusnya dipisahkan menurut unit penciptanya. Khasanah arsip statis seharusnya dibagi menjadi unit atau kelompok. Para arsiparis seharusnya mempertahankan arsip - arsipnya dengan urutan berdasarkan waktu diterimanya. Terakhir, arsip - arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional sebaiknya ditata sedemikian rupa sehingga mempermudah para peneliti/sejarawan/pandit.

Pada bab deskripsi arsip, Schellenberg mencatat ada empat unsur utama: authorship, jenis fisik, judul unit, dan struktur fisik unit tsb. Di Amerika,kebanyakan media arsipnya sudah modern. Sangat sedikit arsip-arsip yang berumur sebelum abad 19. Di Arsip Nasional Amerika, arsip dibagi ke dalam kurang lebih 300 record groups dan menggunakan dua skema yang berbeda untuk pendeskripsiannya. Skema provenans merupakan metode yang banyak dipilih. Pada skema ini, arsiparis mendeskripsikan record groups nya menurut hierarkhi dan fungsi administratifnya sehingga dihasilkan finding aids dalam berbagai tingkatan perkembangan untuk semua record groups nya. Arsip Nasional Amerika juga secara hati - hati menggunakan skema deskripsi keterkaitan (pertinence scheme of desciption). Kadang - kadang mereka mengembangkan paper informasi rujukan maupun daftar lengkap mengenai topik - topik khusus. Singkatnya, metode ini tidak dapat diterapkan ke seluruh repositori.

Pada bab publikasi, Schellenberg mengulas tentang kebijakan mengenai akses dan penggunaan arsip. Arsiparis sebaiknya mendorong keterbukaan arsip untuk kemaslahatan publik dan menentang pembatasan akses. Namun demikian, melakukan apa yang terbaik bagi masyarakat juga berarti melindungi arsip - arsip tertentu yang memang tidak semuanya boleh diakses oleh publik, seperti arsip - arsip terkait dengan keamanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis, dan informasi personal. Dalam hal akses dan penggunaan arsip, Schelenberg menakankan beberapa point. Pertama, arsiparis sebaiknya menganggap bahwa semua pengguna itu dianggap sama, tidak boleh mengutamakan orang - orang tertentu. Kedua, Utamakan permintaan user menurut prioritas kepentingannya, tanpa melihat status orang yang meminta informasi itu sendiri. Akan tetapi, arsiparis tetap meminta identifikasi user untuk memastikan bahwa client nya dapat dipercaya. Client juga dimintai tanda tangan sebagai bukti atas materi yang diterimanya. Peminjaman arsip aslinya sebaiknya tidak diperkenankan, meskipun kadang - kadang dilakukan untuk meminjamkan arsip aslinya kepada unit penciptanya. Jasa reproduksi arsip umumnya berlaku untuk jenis - jenis permintaan jasa informasi tertentu.

===========

Versi digital buku ini dapat diunduh di sini.