Menyoal Arsip Terjaga

Negara Kesatuan Republik Indonesia

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menelorkan istilah baru dalam terminologi kearsipan yaitu arsip terjaga. Istilah “arsip terjaga” memang bukan istilah kearsipan yang dikenal secara internasional karena istilah ini merupakan istilah kearsipan asli Indonesia. Untuk mengecek istilah resmi kearsipan dapat dilihat pada Glossary of Archival and Records Terminology karangan Richard Pearce-Moses. Arsip, baik sejarah maupun kebijakannya berevolusi sesuai konteks perkembangan zaman di masing-masing negara sehingga tidaklah sama sejarah dan kebijakan kearsipan tiap-tiap negara. Pun demikian dengan Indonesia yang mengangkat istilah “arsip terjaga”.

Dalam tulisan ini saya akan mengulas latar belakang lahirnya istilah “arsip terjaga” dan perbedaannya dengan arsip dinamis vital. Apa yang saya tulis ini diambil dari tulisan Djoko Utomo (mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia) yang dimuat dalam Jurnal Kearsipan Vol. 6 Nomor 1 Bulan Desember 2011 yang berjudul “Arsip Terjaga: Penjaga Keutuhan dan Kedaulatan NKRI”.

Latar Belakang

Lahirnya konsep "arsip terjaga" diawali pada saat merancang UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Istilah ini awalnya dilatarbelakangi oleh keprihatinan Djoko Utomo dari ANRI dan oleh Sayuti Asyatry dari Anggota Komisi II DPR RI yang ikut menggodok UU No 43 Tahun 2009 tersebut. 

Keprihatinan dari Djoko Utomo

Pertama, kasus sengketa perebutan Pulau Sipadan dan Ligitan antara Pemerintah Indonesia dan Malaysia yang oleh Keputusan Mahkamah Internasional (International Court of Justice) pada tanggal 17 Desember 2002 memenangkan Malaysia karena Malaysia dianggap memiliki bukti arsip yang lengkap. Saat itu Djoko Utomo menjadi anggota Satuan Tugas Khusus (Satgasus) Pulau Sipadan dan Ligitan. Fakta membuktikan bahwa Pemerintah Indonesia dan Belanda sangat kurang atau jauh lebih sedikit kepemilikan arsip mengenai Pulau Sipadan dan Ligitan dibandingkan dengan Pemerintah Inggris dan Pemerintah Malaysia. Kedua, pengalaman Djoko Utomo sebagai Focal Point Pemerintah RI dengan UNTAET urusan arsip/dokumen tentang Timor Timur. Selanjutnya, karena masih adanya pihak-pihak yang menginginkan tetap adanya organisasi Gerakan Aceh Merdeka (GAM) di Aceh, organisasi Republik Maluku Selatan (RMS) di Ambon, dan Organisasi Papua Merdeka (OPM) di Papua. Di samping itu semua, karena masih terjadinya carut-marut tentang data Daftar Pemilih Tetap (DPT) untuk Pemilu dan Pemilukada, Bantuan Langsung Tunai (BLT), mudahnya seorang "teroris" mendapatkan KTP, dsb.

Keprihatinan dari Sayuti Asyatry

Tertutupnya arsip-arsip kontrak karya di bidang Energi dan Sumber Daya Mineral serta sulitnya melacak keberadaan arsip-arsip perjanjian internasional membuat kecewa Sayuti Asyatry sehingga beliau mengajukan arsip-arsip yang menjadi keprihatinan seperti di atas, termasuk arsip perbatasan, pertahanan dan keamanan, serta arsip kependudukan yang dijelaskan oleh Djoko Utomo di atas dengan istilah "arsip terjaga". 

Pengertian Arsip Terjaga

Menurut Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Angka 8 disebutkan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pengertian arsip terjaga tersebut tidak jelas apabila tidak dikaitkan dengan Pasal 34 (2) "Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis", dan dikaitkan dengan Pasal 43 ayat (1) "Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 (2) wajib memberkaskan dan melaporkan kepada ANRI." Setelah pengertian Pasal 1 Angka 8 dikaitkan dengan Pasal 34 (2) dan Pasal 43 ayat (1) barulah pengertian arsip terjaga menjadi jelas. Pengertian tersebut bisa dikembangkan sebagai berikut: "arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya" (Djoko Utomo, 2011:11). Dengan demikian, kata-kata "yang strategis" bukan hanya melekat pada "pemerintahan yang stratgeis" tetapi juga pada: 1) "kependudukan yang strategis", 2) "kewilayahan yang strategis", 3) "kepulauan yang strategis", 4) "perbatasan yang strategis", 5) "perjanjian internasional yang strategis", 6) "kontrak karya yang strategis".

Hal-hal yang berkaitan dengan kewilayahan, khususnya wilayah NKRI, kepulauan, khususnya pulau-pulau terluar, perbatasan, khususnya perbatasan dengan Negara lain walaupun tanpa tambahan kata-kata "yang strategis" pastilah strategis. Demikian juga perjanjian internasional  dan kontrak karya walaupun tidak ditambah kata "yang strategis" pastilah perjanjian internasional dan kontrak karya adalah strategis karena berhubungan dengan negara lain dan masalahnya memang masalah yang strategis. Kontrak karya dengan PT. Freeport, apakah kontrak karya tersebut tidak strategis? Dengan demikian kata "yang strategis" untuk perjanjian internasional dan kontrak karya adalah untuk mempertegas.

Untuk "kependudukan", "kewilayahan", "kepulauan", "perbatasan", dan "pemerintahan" apabila tidak ditambah kata-kata "yang strategis" maka di dalamnya akan banyak dijumpai arsip yang tidak penting. Untuk itu perlu ditegaskan kembali bahwa kata-kata "yang strategis"  diperuntukkan untuk semua bidang ata 7 (tujuh) bidang, yaitu: kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintah.

Arsip terjaga adalah arsip dinamis. Arsip dinamis terdiri atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Di Belanda disebut dengan archief (lopende archief dan semi-statisch archief), di Kanada disebut dengan records (active records dan inactive records), di Amerika Serikat disebut dengan records (current records dan semi-current records), di Perancis disebut dengan archives (archives courantes  dan archives intermediaries).

Catatan: di satu sisi Djoko Utomo mengatakan bahwa bahwa arsip terjaga itu arsip dinamis, namun dalam penerjemahan Bahasa Inggris-nya (abstrak) ditulis dengan "guarded archives"  bukan "guarded records".

Perbedaan Arsip Terjaga dengan Arsip Dinamis Vital

Arsip Terjaga:

1.  Arsip terjaga dibedakan dengan arsip umum;

2. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya;

3. Untuk arsip terjaga ada pembidangan, yaitu 7 pembidangan yaitu:

• kependudukan yang strategis;
• kewilayahan yang strategis;
• kepulauan yang strategis;
• perbatasan yang strategis;
• perjanjian internasional yang strategis;
• kontrak karya yang strategis;
• masalah pemerintahan yang strategis.

4. Apabila masa dinamisnya telah habis atau retensinya berakhir maka semua arsip terjaga akan menjadi  arsip statis;

5. Sanksi yang dijatuhkan bagi yang melanggarnya adalah sanksi pidana. Adapun sanksi tersebut diatur dalam Pasal 83 dan Pasal 84. Pasal 83 "setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah). Adapun sanksi pada Pasal 84 "Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (1) dipidana dengan penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah)";

6. Pasal-pasal yang mengatur arsip terjaga sebagaimana telah disebut di atas adalah:

• Pasal 1 Angka 8;
• Pasal 34 ayat (2);
• Pasal 42 ayat (2), ayat (3), dan ayat (4);
• Pasal 43 ayat (1), ayat (2), ayat (3), ayat (4), dan ayat (5);
• Pasal 83 (sanksi pidana)
• Pasal 84 (sanksi pidana).

Arsip Dinamis Vital:

1. Arsip dinamis vital dibedakan dengan arsip dinamis yang tidak vital (non vital); arsip dinamis non vital ada 2, arsip dinamis penting (important) dan arsip dinamis berguna (useful);

2. Arsip dinamis vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional pencipta arsip yang tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

3. Untuk arsip dinamis vital tidak ada pembidangan;

4. Nasib arsip dinamis vital;

• Menjadi arsip statis apabila masa dinamisnya habis dan mempunyai nilai guna sekunder atau nilai guna kesejarahan;
• Dimusnahkan apabila masa dinamisnya habis atau retensinya berakhir dan tidak mempunyai nilai guna sekunder atau nilai guna kesejarahan;
• Tetap sebagai arsip dinamis vital.
  Tidak semua arsip dinamis vital akan tetap menjadi vital; tidak semua arsip dinamis vital akan menjadi arsip statis setelah masa vitalnya habis; bahkan sebagian dari arsip dinamis vital akan dimusnahkan setelah masa vitalnya habis.

5. Sanksi bagi yang melanggarnya adalah sanksi administratif. Adapun pasal yang mengaturnya adalah Pasal 79 ayat (1) "Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.

6. Pasal-pasal yang mengatur arsip dinamis vital:

• Pasal 59 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3);
• Pasal 79 ayat (1) (sanksi administratif).