Sejarah Teori dan Praktek Kearsipan di Amerika Serikat: Tahun 1957 – 1990

Versi File Pdf

Pengantar

Sejarah teori dan praktek kearsipan saat ini penuh dengan perubahan, kontradiksi dan perdebatan baik dari dalam maupun luar komunitas kearsipan. Makna serta ciri utama informasi kini telah berubah seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang menghasilkan arsip dinamis bacaan mesin (machine redable records), World Wide Web, dan banyak lagi inovasi canggih bidang TI lainnya, sehingga arsip dinamis tidak lagi bersifat single-faceted objects, tetapi multi-user, multi-author, dan bahkan multi-use elements yang tidak pernah statis seperti kita lihat pada arsip dinamis kertas. Artikel ini akan mencoba menjejak masa lalu perkembangan teori dan praktek kearsipan di Amerika sebelum datangnya era Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Prologue: sebelum 1957

Teori kearsipan bukan merupakan evolusi yang berjalan secara linear namun merupakan campuran dari berbagai ide-ide lintas masa dan tempat. Ide-ide yang kontradiksi ini secara serta-merta atau bahkan bercampur jadi satu, yang pada akhirnya menemukan paradigma baru. Hal ini seperti yang pernah diucapkan oleh Terry Cook:

“The history of archival theory is not a linear evolution… instead (it) is a rich collage of overlapping layers, of contradictory ideas existing simultaneously or even blended together, … of old ideas appearing in new guises in new places.”

Untuk menggambarkan pertumbuhan dan perubahan teori kearsipan di negara “barat” sejak 1957, alangkah baiknya kalau kita mengetahui lebih dulu apa yang terjadi dalam dunia kearsipan sebelum masa itu. Adapun unsur-unsur utama yang perlu kita ketahui adalah sbb:

Awal Teori Kearsipan Amerika Setelah Tahun 1900 

1. Tahun 1898: Karya Trio-Belanda Muller, Feith dan Fruin yang menghasilkan karya monumental, Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven yang diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). [manual Belanda ini sebenarnya merupakan kodifikasi praktek kearsipan Eropa, termasuk premis dasar prinsip asal-usul dan aturan asli. Manual ini juga dijadikan rujukan utama tulisannya Sir Hilary Jenkinson (Inggris) dan T.R. Schellenberg (A.S.)]
2. Tahun 1922 dan 1937: Karya Jenkinson, A Manual of Archive Administration. [Jenkinson pada waktu itu bekerja di Publik Records Office Inggris. Kontribusi utamanya adalah: ciri kebuktian arsip (evidentiary), dan bagimana semua dokumen yang dihasilkan merupakan bagian dari arsip, dan mempercayakan kewenangan pemeliharaan arsip kepada unit pencipta. Pendekatan ini sangat kontras dengan pendekatan di Amerika, dan juga di Indonesia yang masih mengadopsi konsepnya Amerika. Contohnya adalah tentang makna nilai kebuktian ala Inggris/Jenkinsonian yang menganggap nilai kebuktian (evidentiary nature) dengan nilai kebuktian ala Amerika/Schellenbergian tentang nilai kebuktian arsip (evidential value). Menurut Jenkinson nilai kebuktian arsip yang dimaksud adalah nilai kebuktian arsip dinamis yang mencerminkan apa adanya tidak boleh ada intervensi dari pihak manapun karena akan menghilangkan nilai otentik arsip. Oleh karena itu, Jenkinson tidak setuju adanya penilaian arsip karena menurutnya merupakan intervensi konteks arsip itu sendiri. Dari gagasan Jenkinson, tampak bahwa Dia lebih mengutamakan arsip dinamis (records). Berbeda dengan Schellenberg, yang menganggap nilai kebuktian arsip merupakan penentuan arsip setelah diadakan penilaian lebih dahulu. Di sini tampak bahwa Schellenberg cenderung mengutamakan arsip statis (archives) yang lebih berorientasi kepada pengguna, dalam hal ini khususnya kepentingan sejarawan. 
3. Di Amerika Serikat, Arsip Nasional didirikan pada tahun 1934 bersamaan dengan menggunungnya arsip. Pada saat itu Arsip setempat menyimpan 3 juta meter lari dengan pertumbuhan tiap tahunnya rata-rata lebih dari 90.000 lari.
4. Keadaan ini sangat berbeda dengan yang dialami oleh Eropa, yang memaksa Amerika untuk berpikir keras menghadapi berbagai tantangan kearsipan sehingga menciptakan kerangka baru perlunya menyimpan arsip-arsip tertentu saja agar menghemat tempat simpan, sehingga digagaslah penilaian arsip (records appraisal). Bandingkan dengan di Eropa yang tidak mengenal penilaian arsip karena konteks pada waktu itu Eropa dalam keadaan kondusif, tidak bergejolak seperti Amerika. Ditambah lagi jumlah arsip di Eropa relatif stabil dan individual, belum kompleks seperti Amerika. Konon, meskipun akar ilmu kearsipan berasal dari Eropa, namun faktor sejarah politik di eropa yang relatif stabil menyebabkan inovasi kearsipan di Eropa menjadi mandeg. Berbeda dengan Amerika yang bergejolak akibat Perang Dunia I dan II menyebabkan Amerika berpikir keras memajukan ilmu kearsipan.
5. Arsiparis Amerika, Margaret Cross Norton (1944) menyatakan bahwa “inti pekerjaan kearsipan telah bergeser dari preservasi arsip dinamis ke seleksi arsip dinamis yang akan dipreservasi.” (secara langsung bertentangan dengan definisi arsip versi Jenkinson).
6. Munculnya konsep baru, seperti daur hidup dokumen (life cycle of documents), dan penciptaan profesi manajemen arsip dinamis (terpisah dengan manajemen arsip statis)

Tantangan Arsip Dinamis Modern - Schellenberg, Seleksi, dan Penilaian - 1957-1966

Membaur Tradisi dan Teori Terkini 

1. Dua tradisi di AS dipisahkan ke dalam dekade pertama abad ini, serta tujuan dan maksudnya sampai akhir tahun 1950an, ketika sejumlah kalangan termasuk T.R. Schellenberg (Universitas Washington) dan Lester Cappon berusaha mendefinisi ulang teori dan praktek kearsipan yang berkembang lebih dari dua puluh tahun yang lalu.
2. Cappon dan Ernst Posner, mempermasalahkan bahwa konsep "historical manuscript" sebagai bagian antara arsip pemerintah dan private papers telah menjadi kabur. Pada tahun 1964, Posner menyatakan bahwa istilah "public papers" dalam penggunaan dan prakteknya telah menggantikan "historical manuscripts" lama.

Tahun 1957-1965: Wacana Umum

Periode ini ditandai dengan ledakan arsip kertas secara global, khususnya setelah Perang Dunia II. Tidak seperti tradisi Perancis (sebagaimana yang dideskripsikan oleh Jenkinson), di AS (Arsip Nasional) telah tumbuh konsep bahwa tidaklah mungkin untuk menganggap semua arsip dinamis di setiap lembaga pemerintah maupun swasta untuk disimpan permanen (archives), sehingga seleksi awal dalam proses manajemen arsip merupakan syarat mutlak. Wacana lain yang muncul saat itu adalah sbb:

• Definisi atas unsur yang membentuk suatu “record” mulai berubah: adanya unsur-unsur record bentuk khusus lainnya (seperti film, rekaman suara, peta, dll), lalu arsip dinamis bacaan mesin yang pertama kali,
• Kodifikasi teori penataan, deskripsi, dan evaluasi (penilaian arsip),
• Berkembangnya pembedaan antara official and private papers, khususnya sekitar masalah paper kepresidenan dan pejabat-pejabat pemerintah lainnya (termasuk anggota kabinet, hakim, dll),
• Berkembangnya wacana mengenai akses terhadap arsip dinamis pemerintah, serta privasi dan keamanan nasional,
• Archivists menjadi lebih proaktif, misalnya dulu, archivists menekankan “apa” itu “record”. Kini seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi archivists menekankan pada “bagaimana” record diciptakan,

Kodifikasi dan Teori: Schellenberg dkk

• Buku karya Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (1956), lalu buku The Management of Archives (1965), menjadi standar pendidikan kearsipan selama beberapa dekade (bahkan sampai sekarang, termasuk ANRI).
• Melengkapi karya Schellenberg pada tahun 1950an dan 1960an, selanjutnya muncul kodifikasi teori penataan yang ditulis oleh Frank Evans dan Oliver Wendell Holmes (1964 dan 1966).
• Selama karirnya, Schellenberg dijuluki “teorists Arsip Nasional Amerika”. ( (Smith, J., 1981). Buku-bukunya masih dianggap sebagai referensi dasar topik-topik kearsipan termasuk penataan arsip statis.
• Schellenberg menggagas adanya konsep-konsep dasar kearsipan, seperti di bawah ini:

Definisi Istilah Kearsipan

1. Prinsip Asal-Usul (Principle of Provenance): (1) dalam praktek arsip dan manuskrip, secara umum artinya “office of origin” arsip dinamis, yaitu suatu entitas administrasi yang diciptakan atau diterima serta dikumpulkan dalam rangka pelaksanaan organisasi tersebut. Entitas yang dimaksud termasuk di dalamnya dokumen personel, famili, perusahaan, maupun personal papers dan koleksi manuskrip. (2) informasi hasil transfer kepemilikan dan kustodi koleksi manuskrip. (3) dalam teori kearsipan, mengacu pada prinsip bahwa arsip dari unit pencipta yang satu tidak boleh dicampur dengan arsip dari unit pencipta yang lainnya. Prinsip ini di Perancis dikenal dengan istilah respect des fonds.
2. Principle of Sanctity of the Original Order (Registry principle). Catatan: definisi ini didasarkan atas di mana arsip dinamis berasal (lembaga/instansi, perseroan, atau apapun). Dokumen-dokumen yang ditata menurut siapa yang mencipta apa belum sepenuhnya diterima dalam standar praktek manuskrip dan arsip lainnya di AS sampai akhir tahun 1950an, dan dinyatakan dengan tegas oleh Schellenberg. Istilah dan definisi ini masih didiskusikan dan terkadang menimbulkan perdebatan panas di antara para archivists (lihat referensi kearsipan karya Australia dan Kanada, misal dalam perkembangan terkini adalah munculnya konsep records continuum model yang secara langsung merupakan konter balik pakar kearsipan Australia terhadap Amerika Utara / Kanada).
3. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order). Sistem pemberkasan (filing systems) yang digunakan oleh unit pencipta. Prinsip ini diterapkan bersama dengan prinsip asal-usul. Sebaliknya, prinsip pengkatalogan di perpustakaan diterapkan pada tingkat item dokumen, tanpa memandang asal-usul dokumen berdasarkan klasifikasi dan pemberkasan menurut sistem yang sudah baku secara internasional (misal menurut DDC, atau UDC).
4. Penataan:  istilah “klasifikasi” dalam ilmu perpustakaan mengacu pada pengelompokan dokumen berdasarkan subjeknya.
5. Deskripsi: biasanya diaplikasikan bersamaan dengan penataan; keduanya merupakan unsur pokok dalam manajemen arsip statis.
6. Accession: tindakan dan prosedur yang dilakukan dalam serah terima kepemilikan legal dan penarikan arsip dinamis kertas ke dalam tempat simpan fisik suatu lembaga kearsipan. Dalam manajemen arsip dinamis, serah terima kepemilikan arsip dinamis tidak boleh dilakukan.
7. Inventaris: alat bantu temu arsip yang paling pokok – deskripsi unsur-unsur records group. (sebaliknya, dalam perpustakaan alat bantu temu dokumen yang paling utama adalah katalog)
8. Indeks kumulatif: rujuk silang unsur – unsur dalam suatu tempat simpan arsip yang ada dalam sebuah daftar inventaris.

Kontribusi Schellenberg terhadap Teori Kearsipan

1. Penggagas konsep nilai guna arsip: Teori Penilaian Arsip
   
   • Nilai guna primer dan sekunder
   • Nilai guna kebuktian dan informasional
2. Penggunaan suatu hierarki level-level arsip, yang meliputi:
   
   • Depository: fasilitas tempat arsip disimpan
   • Record Group, yaitu: secara kelembagaan terkait dengan arsip dinamis yang ditata menurut asal-usulnya yang perhatian utamanya pada hubungan hirarkhis antar arsip dinamis sebagaimana yang didefinisikan oleh Schellenberg sebagai suatu pengelompokan atau group yang dapat dimodifikasi dari definisi asli asal-usul itu sendiri (tempat simpan, manajemen, atau penggunaan rujukan)
   • Seri, satuan berkas/folder, atau item/dokumen: yaitu cara arsip-arsip dinamis dan papers ditata dalam record group tersebut.
3. Seleksi Arsip – Suatu Konsep yang Terus Berubah
   
   • Manualnya Trio Belanda dan Jenkinson menyatakan bahwa “semua” dokumen yang diciptakan dan diterima oleh suatu lembaga adalah “archives”. Schellenberg (kemudian Norton dan lain-lain) mendefinisikan “archives” sebagai bagian kecil saja dari dokumen yang dipilih oleh archivists untuk dipreservasi dari keseluruhan dokumen aslinya; Schellenberg menggunakan pembedaan ini sebagai definisi dari kata “record” (Cook, 27).
   • Perbedaan definisi ini terus menimbulkan kontroversi dan diskusi sampai saat ini, di mana dalam menghadapi arsip-arsip dinamis dalam database, e-mail, dan web yang selalu berubah, archivists terus mendefinisi ulang konsep “record” dan “archive”.

Tahun 1967 – 1984

Seiring dengan perkembangan arsip dinamis bacaan mesin, bentuk mikro, serta sikap masyarakat terhadap wacana kebebasan mengakses informasi publik/pemerintah, muncullah trend baru dalam teori dan praktek kearsipan.

Munculnya Teori tentang Akses Informasi

Selama akhir tahun 1960an dan 1970an, dinamika politik dan rakyat Amerika memicu terbentuknya berbagai kepentingan akan adanya akses terhadap informasi pemerintah (dan definisi “informasi publik”, “hak untuk tahu”, dan konsep-konsep sejenisnya). Trends ini secara signifikan digambarkan dalam perubahan peran serta aktivitas para archivists, khususnya di Amerika Serikat. Sebagaimana yang dinyatakan oleh T. Peterson, ada sejumlah event yang menarik perhatian publik berkenaan dengan issu kearsipan dan kebebasan akses informasi selama periode ini:

• Tahun 1966 – Kongres Luar Biasa ICA: para staf Arsip Nasional Amerika Serikat secara langsung mendapat tantangan tentang konsep tradisonal mengenai akses yang terbatas terhadap arsip dinamis di unit-unit pencipta tiap-tiap departemen atau instansi (mungkin ini juga sama dengan Undang-Undang Kearsipan kita UU No 7/1971 yang menyatakan bahwa pada dasarnya arsip dinamis itu tertutup).
• Tahun 1966 – Undang-undang Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act).
• Pada awal tahun 1970an, kasus legal tentang FDR Presidential Library serta penyingkiran berbagai dokumen yang merangsang terjadinya provokasi oleh para peneliti serta restriksi arsip.
• Tahun 1972 – adanya aturan pemerintah tentang klasifikasi keamanan nasional – yang selanjutnya direvisi karena tidak berjalan efektif.
• Tahun 1974 – Amandemen Undang-undang Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act), yang diikuti skandal Watergate, yang semakin menguatkan desakan disempurnakannya undang-undang ini.
• Tahun 1979 – Perumusan pernyataan kebijakan oleh Society of American Archivists (SAA) dan American Library Association (ALA), tentang prinsip akses informasi seiring dengan perluasan peran archivists dalam informasi publik.

Tambahan Teori Kearsipan

Pada tahun 1982, dalam menanggapi tekanan di Arsip Nasional Amerika Serikat untuk memusnahkan dokumen asli terkait dengan salinan bentuk mikronya, konsep “nilai guna intrinsik” diartikulasikan oleh staf Arsip Nasional sebagai suatu Staff Information Paper. Teori nilai guna intrinsik dalam arsip dinamis “menganggap bahwa arsip dinamis memiliki kualitas fisik yang membuat bentuk fisik asli arsip dinamis menjadi satu-satunya bentuk yang dapat diterima dari sudut kearsipan.”

Perubahan Sudut Pandang: Tahun 1990an sampai Kini

From recording the actions of the state to recording the whole breadth of society -“total archives”

Itulah sudut pandang kearsipan kontemporer saat ini, yakni kearsipan bergerak dari merekam kegiatan negara menjadi perekaman keseluruhan masyarakat, atau istilahnya "Total Archives".

Tahun 1990an peran arsiparis berubah dari penjaga gudang (keeper) menjadi penyeleksi (selector). Pada saat itu muncul dua teori yang saling bertentangan (Ham 1993).

Kewajiban arsiparis adalah sebagai penjaga arsip-arsip lembaga/instansi ATAU advokat, dari intern organisasi/lembaga “dokumentasi kultural yang lebih luas” (Ham, 9)

Lima Konsep Dokumentasi

1. Arsiparis punya tanggung jawab individu dalam seleksi arsip;
2. Seleksi arsip harus dilakukan oleh organisasi korporasi, sejarah serta proses birokrasinya;
3. Seleksi arsip harus berdasarkan pola sejarah dan spekulasi penggunaan arsip untuk masa yang akan datang;
4. Seleksi arsip harus menjadi “pencerminan arsip masyarakat”;
5. Seleksi arsip harus dilakukan secara acak

Terbatasnya Tempat Simpan

1. “Karena tempat simpan arsip semakin terbatas; mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam menyelamatkan paper-paper yang bernilai guna sejarah” (Bowers, 1991). Pernyataan ini disuarakan beberapa tahun sebelumnya oleh Margaret Cross Norton (1944)
2. Tahun 1990an: Peranan Arsiparis adalah:
   
   • Menciptakan arsip lebih user friendly;
   • Bertindak sebagai manajer informasi;
   • Bertindak sebagai pembentuk aktif akan warisan kearsipan (archival heritage);
   • Terlibat dalam pembentukan dan penciptaan arsip dinamis; untuk menjamin praktek terbaiknya dan menyelamatkan arsip-arsip historis.

Adapun manajemen arsip dinamis dan statis secara umum adalah:

1. Untuk berpikir visioner, manajemen kearsipan harus berubah dari fokus yuridis-administratif ke arah justifikasi sosial-budaya yang menekankan kepentingan publik agar terwujud akuntabilitas dan transparansi pemerintah seperti yang disyaratkan dalam good governance;
2. Fokus manajemen arsip dinamis harus berubah dari arsip dinamis dalam keadaan tunggal/berkelompok ke proses fungsional atau konteks penciptaan arsipnya;
3. "konteks" dalam arsip sangatlah penting – teori kearsipan meletakkan makna “konteks” sebagai inspirasi utamanya dari analisis atau proses penciptaan arsip dinamis bukan semata-mata dari penataan dan deskripsi hasil arsip dinamis itu sendiri. Jadi, dari fungsional menggantikan deskriptif...

Penyempurnaan Teorinya Schellenberg

“menggabungkan teorinya Schellenberg ke dalam konsep penilaian arsip yang terintegral dan berorientasi misi akan memberikan pihak penilai suatu kerangka kerja yang lebih seimbang dalam mengevaluasi arsip dinamis” (Ham 1993).

Wacana Lain Teori Kearsipan

1. Arsip yang mencerminkan masyarakat secara keseluruhan merupakan kebalikan dari pandangan yang mendasarkan arsip pada konsep pemerintah itu sendiri;
2. Cook menunjuk para ahli teori kearsipan dari Jerman (Hans Booms), dalam reaksinya terhadap “pendekatatan statis yang berlebihan, di mana nilai-nilai ideologi negara dipaksakan dalam lingkungan kearsipan” (Cook, 30) dalam melihat masyarakat yang lebih luas dalam mendefinisikan nilai guna kearsipan. Cook mengatakan bahwa pernyataan Boom, yakni masyarakat, bukan pengguna khusus atau pejabat pemerintah, harus menjalankan nilai-nilai yang ditentukan pemerintah demi “kepentingan’ pemerintah;
3. Di Kanada, munculnya kembali konsep asal-usul sebagai konsep utama dalam kearsipan dan definisi ulang atas istilah-istilah lama – Peter Scott (deskripsi); David Bearman dan Richard Lytle (provenance); Luciana Duranti (diplomatika) – Neo-Jenkinsonian (menekankan pada record).

Kesimpulan

Teori Kearsipan bukanlah teori yang tidak dapat diubah maupun berjalan linear. Seiring perubahan zaman dan dinamika sosial politik budaya dan teknologi, maka trend – trend akan saling menumpang tindih, tumbuh bersama.

Bacaan:

Jimerson, R.C. (2000). American archival studies : Readings in theory and practice.Chicago: The Society of American Archivists.

Kenney, A.R. and Rieger, O.Y. (2000). Moving theory into practice.

Graham, N.I. (1997). The Form and Function of Archival Theory. The Katharine Sharp Review (On-line), no.4. URL: http://alexia.lis.uiuc.edu/review/winter 1997/graham.htm.