ARCHIVES ATAU ARCHIVE ?

Sampai abad informasi ini, tampaknya tidak ada disiplin keilmuan yang sebegitu kompleks berurusan dengan istilah yang mengundang perdebatan kecuali ilmu kearsipan. Dari definisi arsip, atau records, archives, data, document, dan information. Istilah-istilah ini tidak dapat didefinisikan secara mutlak, sehingga tiap negara atau komunitas kearsipan sendiri berbeda-beda mendefinisikannya. Hal ini dipermasalahkan lagi dengan kehadiran TIK. Mereka yang berkecimpung dalam TIK juga punya definisi sendiri dalam mendefinisikan istilah-sitilah seperti record, archive, data, document dan information.

Bagi kita insan kearsipan yang tinggal di Indonesia, istilah records biasa diterjemahkan menjadi arsip dinamis, sedangkan archives diterjemahkan menjadi arsip statis atau cukup arsip saja.

Nah, kadang-kadang kita temukan dalam literatur berbahasa Inggris penggunaan kata archives dan archive. Kalau dari segi bahasa, barangkali kita berpendapat itu sekedar penambahan huruf “s“ saja yang menandakan bentuk jamak atau plural. Tapi, terkadang kita dihadapkan pada kerancuan karena bisa dipakai sebagai pronoun (It, dan They). Contoh: archives is power. Kenapa tidak archives are power. Sementara jarang kita mendengar atau melihat kata archive (tanpa ‘s’) is power. Ulasan ini akan menjelaskan asal-usul kedua kata tersebut dari perspektif kearsipan.

ARCHIVES

Kata benda (noun), juga kadang-kadang archive, yang artinya:

1. bahan-bahan yang dibuat atau diterima oleh seseorang, famili, baik publik maupun swasta, atau organisasi, dalam rangka peleksanaan kegiatannya dan dipreservasi karena nilai guna keberlanjutan dari informasi yang dikandungnya atau karena nilai keberlanjutannya sebagai bukti fungsi dan tanggung jawab penciptanya, khususnya bahan-bahan yang dipelihara dengan menggunakan prinsip-prinsip asal-usul, aturan asli, serta pengawasan kolektif.
   
2. bagian dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab dalam memelihara arsip-arsip dinamis organisasi yang bernilai guna keberlanjutan 
   
3. suatu organisasi yang mengoleksi arsip (collecting archives)  individu, famili, atau organisasi-organisasi lainnya; 
   
4. suatu gedung atau bangunan (atau bagian darinya) yang menyimpan dan memelihara koleksi arsip 
   
5. terbitan paper ilmiah 

Catatan: 

Dalam bahasa sehari-hari, istilah archives sering digunakan untuk mengacu pada koleksi dokumen-dokumen kuno apapun yang bernilai guna sejarah, tanpa memandang bagaimana pengelolaannya. Dalam literatur profesi kearsipan, ciri-ciri archives adalah suatu entitas organik, yang tumbuh karena proses penciptaan dan penerimaan arsip dinamis (records) yang tercermin dalam aktivitas rutin penciptanya (asal-usul atau provenans-nya). Dalam hal ini, archives dibedakan dengan koleksi artifisial. Banyak kalangan arsiparis, khususnya Amerika yang dipengaruhi oleh pandangannya Schellenberg, yang masih mendefinisikan archives secara inklusif, yakni masih mencampurkan antara berbagai macam dokumen dan arsip dinamis.

Schellenberg juga membeda-bedakan antara nilai guna primer dan sekunder yang ada pada dokumen atau arsip dinamis ini; hanya bahan atau materi yang bernilai guna sekunderlah yang dianggap sebagai archival materials. Menurut Schellenberg, arsiparis melakukan penilaian arsip dinamis untuk ditransfer ke archives atas dasar nilai guna sekunder tersebut, yakni nilai guna penelitian atau riset.

Di lain pihak, arsiparis mengikuti pandangannya Hilary Jenkinson, yang berpendapat bahwa archives adalah “dokumen-dokumen yang tercipta sebagai transaksi resmi organisasi dan dipreservasi karena untuk tujuan referensi organisasi pencipta. Jadi, Jenkinson berbeda dengan dengan Schellenberg. Jenkinson mengutamakan archives untuk kepentingan pencipta, bukan peneliti atau pihak di luar pencipta. Menurut Jenkinson, pencipta arsip dinamis bertanggung jawab menentukan arsip yang mana yang seharusnya ditransfer ke archives untuk dipreservasi. Karena Jenkinson menekankan bahwa arsip dinamis merupakan bukti transaksi, Ia tidak setuju atau mengenal istilah koleksi dokumen historis sebagai archives, meskipun Ia menyatakan bahwa koleksi paper pribadi memiliki nilai guna bagi sejarawan dan layak dikategorikan archives.

'Manuscript repository' kadang-kadang digunakan untuk membedakan suatu organisasi yang mengoleksi archives berbagai organisasi dari berbagai divisi yang mengoleksi arsip dinamis organisasi induknya.

Arsiparis Amerika Utara seringkali tidak menggunakan kata “archive” sebagai kata benda, tetapi sebaliknya justru sudah umum dipakai arsiparis Inggris. Tetapi, “archive” sebagai kata benda biasanya digunakan untuk mendeskripsikan koleksi data cadangan (backup data) dalam literatur Teknologi Informasi.

Lalu timbul pertanyaan, apakah archives berakhiran dengan huruf ‘s’. dalam setiap kamus standar bahasa Inggris, kamus Oxford misalnya, kalau kita temukan “archive” tanpa akhiran ‘s’, namun selalu ada catatan ‘usually archives’. Bagi insan kearsipan, kata ‘archives’ adalah lebih umum dipakai di Amerika Serikat. Sementara Negara-negara lainnya yang kesehariannya memakai bahasa Inggris cenderung memilih kata “archive”; bahkan manualnya Jenkinson juga menggunakan kata ini dalam judul manualnya yang terkenal itu. Menurut penelitian, kamus-kamus bahasa Inggris yang menggunakan kata ‘archive’ tanpa akhiran ‘s’ dipakai secara umum di Amerika Serikat sebelum abad ke-20.

Di luar komunitas kearsipan, khususnya Teknologi Informasi, mereka lebih sering memakai kata ‘archive’ yang merujuk pada data cadangan (backup data). Jadi, ‘archive’ sebenarnya bukan istilah kearsipan melainkan dari istilah TI.

Kata ‘archive’ merupakan istilah yang umumnya dipakai oleh mereka yang terbiasa mengikuti kaidah bahasa Inggris untuk menunjuk bentuk tunggal / singular. Tetapi konvensi ini tampaknya tidak berlaku mutlak; suatu koleksi bisa terdiri atas beberapa seri (series), tetapi, makna ‘satu’ itu sendiri tidak perlu ditulis ‘a serie’

Bagi insan kearsipan kita biasa menyebut dengan ‘archives’ (dengan ‘s’ sebagai tanda identitas). Mereka yang menggunakan ‘archive’ (tanpa ‘s’) biasanya dari luar komunitas kearsipan, ada yang menyebut komunitas ini dengan sebutan ‘auslander’.

Era TIK tampaknya menimbulkan perdebatan antara arsiparis dengan professional TI untuk saling memahami istilah-istilah tertentu. Para IT specialists menggunakan istilah ‘archive’ yang mengacu pada records yang dapat dihapus dari sistem komputer, yakni sebuah antitesis makna records dalam bidang kearsipan yang harus dipreservasi. Penambahan maupun penghilangan huruf ‘s’ harusnya tidak menjadikan hambatan komunikasi antara arsiparis dengan IT Professional.

Memang, ada yang mengatakan bahwa tidak ada istilah yang problematik kecuali istilah kearsipan. Kalau kita definisikan karakter isi ‘archives’ , kita akan temukan berbagai perbedaan tradisi. Bagi mereka yang cenderung mengikuti pandangan Jenkinson, melihat koleksinya sebagai dokumen “yang dibuat atau digunakan dalam rangka transaksi administrasi atau eksekutif (baik pemerintah maupun swasta); yang selanjutnya disimpan dalam unit pencipta itu sendiri. Sementara mereka yang mengikuti pandangan Schellenberg, archives terdiri atas records yang terlebih dahulu dinilai untuk ditentukan nilai guna sekundernya dan meliputi berbagai dokumen di luar definisinya Jenkinson. Jadi, Jenkinson lebih mementingkan arsip dinamis (records), sementara Schellenberg lebih mementingkan arsip statis (archives).

Bahasa electronic records tampaknya mengikuti pandangan tradisi Jenkinson, karena menekankan pada arsip dinamis (records) sebagai hasil transaksi.

Bagaimana dengan Indonesia?