What to Keep and What to Destroy

Penilaian arsip (appraisal) dalam manajemen arsip merupakan tahap yang sangat penting karena sangat menentukan efektivitas dan efisiensi jalannya roda organisasi, sehingga policy yang diambil oleh pimpinan dapat sesuai dengan yang diharapkan. Tidak jarang organisasi tidak melakukan penyelamatan arsip-arsip pentingnya sehingga lebih banyak kita melakukan pemusnahan arsip daripada penyelamatannya.

Di bawah ini adalah tips penilaian arsip, arsip apa yang harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan:

1. Arsip-arsip dinamis apa saja yang sekiranya bernilai guna administrative, kebuktian atau informasional yang dimiliki oleh instansi kita?
   
   
   Apakah arsip-arsip dinamis tersebut diperlukan untuk administrasi organisasi atau untuk melindungi kepentingan hukum dan keuangan? Misalnya board minutes, statuta, kontrak merger. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut mendokumentasikan event kesejarahan bagi organisasi? Misalnya foto-foto tentang peresmian gedung, dll.
2. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut mencerminkan tugas pokok organisasi (tupoksi) kita dan kebijakan akuisisi arsip?
   
   
   Beberapa arsip dinamis tertentu barangkali isinya menarik perhatian kita namun tidak kita simpan di unit kearsipan (records center). Apakah kita punya kewajiban untuk mengakuisisinya? Di sinilah pentingnya ada kebijakan yang komprehensif terhadap akuisisi arsip. Semua arsip dinamis yang ada di khasanah arsip kita (holdings) seharusnya mencerminkan mandat kita dan dibuat oleh atau berkenaan langsung dengan instansi kita.
3. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut primer dan unik?
   
   
   Arsip tidak menyimpan bahan-bahan publikasi seperti buku dan majalah (ini tugas perpustakaan), tetapi arsip dinamis primer. Pengecualian hanya pada item-item seperti laporan tahunan, laporan keuangan dan newsletters (tapi jarang sekali) di mana satu kopi/salinan disimpan untuk tujuan arsip meskipun yang asli dibuat dalam jumlah banyak. Tipe arsip dinamis ini harus bersifat unik. Buku atau album foto aktivitas dan fungsi bisa kita anggap sebagai arsip, tetapi bila klipingnya tidak memungkinkan untuk dikelola atau dianotasi.
4. Apakah informasi yang ada dalam arsip-arsip dinamis tersebut duplikasi di sejumlah arsip dinamis lainnya?
   
   
   Misalnya, semua informasi keuangan diikhtisarkan dalam laporan keuangan, oleh karena itu tidak perlu menyimpan semua bill and receipts. Begitu juga, semua komite dalam sebuah organisasi menyimpan jenis dokumen yang sama. Tidaklah perlu menyimpan lebih dari satu kopi laporan bila laporan itu sudah disimpan pada seri arsip lainnya.
5. Dapatkah arsip-arsip dinamis tersebut dipreservasi dengan baik?
   
   
   Kadang-kadang arsip-arsip dinamis yang dikirim ke arsip dalam keadaan berantakan, tidak teratur, atau rusak. Apakah kita punya sumberdaya yang memadahi untuk melakukan konservasi dan preservasi sehingga arsip-arsip tersebut dapat digunakan? Misalnya, bentuk arsip menjadi melar.
6. Apakah arsip-arsip dinamis tersebut tersedia?
   
   
   Akses terhadap arsip memang merupakan ciri demokratisasi dalam memperoleh informasi. Namun karena arsip bersifat unik, sebaiknya user dibatasi dalam menjangkau arsip aslinya.

Kesimpulan

Meskipun seringkali kita menghadapi kesulitan memencarkan arsip-arsip dinamis tertentu, namun perlu diperhatikan bahwa arsip merupakan suatub funsgi yang terus tumbuh dan berproses. Dengan konsisten pada kebijakan akuisisi, kita dapat memastikan pertumbuhan mendatang terhadap koleksi pelayanan yang lebih baik terhadap koleksi yang ada. Jangan sampai arsip hanya menjadi “tempat buangan” sampah administrasi semata, akan tetapi harus ada usaha perbaikan mutu arsip tersebut menjadi bernilai investasi dengan melakukan preservasi dan perawatan arsip.