Apa itu Dokumen ?

Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.

Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.

Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.

Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.

Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?

Kalau kita membatasi pengertian "dokumen" hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.

Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata "relevan" (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka "dokumen yang relevan" menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.

Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit