Barangkali, istilah "diplomatika" terasa asing di telinga kita. Masyarakat pada umumnya lebih familier dengan istilah diplomasi. Memang, kedua kata diplomasi dan diplomatika memiliki akar yang sama. Keduanya berasal dari kata kerja bahasa Yunani diploo (δίπλοω), yang artinya "Saya merangkap (membuat double)" "I double" atau "Saya melipat" "I Fold", yang melahirkan kata diploma (δίπλοωμα), yang artinya "dirangkap" "doubled" atau"dilipat" "folded". Pada zaman klasik, kata diploma mengacu pada dokumen-dokumen yang ditulis di atas dua lembaran (tablets) yang dilekatkan pada sebuah engsel (hinge) yang disebut dengan diptych; dan, selama periode Imperium Romawi, diploma mengacu pada dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh Kaisar atau Senat, seperti dekrit/surat keputusan tentang hak-hak kewarganegaraan dan pernikahan para prajurit yang telah mengabdi selama masa tertentu. Pada saat itu, diploma diartikan sebagai sebuah akta (deed) yang dikeluarkan oleh sebuah badan yang mempunyai otoritas, dan selanjutnya arti diploma meluas menjadi semua dokumen yang dikeluarkan dalam bentuk resmi.
Istilah diplomatika adalah suatu adaptasi modern dari bahasa latin res diplomatica, ungkapan yang digunakan pertama kali oleh Jean Mabillon, yang pada tahun 1681 menerbitkan karyanya De re diplomatica (dari bahasa Latin, yang artinya "The Study of Documents") . Istilah diplomasi, berasal dari bahasa Perancis dipomatie, yang artinya seni melakukan negosiasi internasional, yang menghasilkan kompilasi dan pertukaran dokumen-dokumen resmi, yaitu diploma.
Adapun definisi lengkap dan ilmiah tentang diplomatika adalah:
studi tentang Wesen [ada] dan Werden [menjadi] dokumentasi, analisis asal-usul, struktur isi, dan transmisi berbagai dokumen, serta keterkaitan antara fakta-fakta dalam dokumen-dokumen tersebut dengan para penciptanya. Oleh karena itu, selain nilai praktis dan teknis, diplomatika bagi archivist (professional bidang arsip statis) memiliki nilai guna formatif, dan merupakan sebuah pengantar penting terhadap disiplin khusus, yakni ilmu kearsipan .
Meskipun objek kajian diplomatika adalah dokumen, namun bukan sembarang dokumen tertulis, melainkan dokumen kearsipan (archival document), yakni suatu dokumen yang diciptakan atau diterima oleh persona fisik atau yuridis dalam rangka suatu aktivitas praktis .
Lantas mengapa diplomatika penting? Menurut sejarah, asbabunnuzul atau asal-usul lahirnya diplomatika karena adanya kepentingan politik, hukum, dan sejarah. Diplomatika diperlukan untuk menjamin keotentikan dan keandalan suatu dokumen sehingga dokumen tersebut dapat digunakan untuk kepentingan politik (melanggengkan kekuasaan para kaisar, dan pemimpin gereja pada waktu itu). Pada saat itu, dengan banyaknya kontroversi keotentikan dokumen-dokumen yang digunakan untuk klaim-klaim politik dan agama, para sarjana humanis mulai menerapkan teks-teks dokumenter sebuah analisis akurat yang didasarkan pada metodologi sejarah. Dengan menggunakan tipe analisis sistematik ini, tokoh humanis Italia era Renaissance Francesco Petrarca dan Lorenzo Valla pada abad keempat belas dan kelima belas secara bergantian, berhasil membuktikan bahwa hak istimewa (privilege) yang diberikan Asutria oleh Kaisar Augustus dan Nero pada abad pertama dan sumbangan yang diterima oleh Konstantinopel kepada Paus Silvester pada abad keempat ternyata palsu. Inilah barangkali akar kejahatan arsip berawal. Bila kita kaitkan dengan fenomena sekarang ini, kejahatan semacam ini bahkan sudah menjadi kebiasaan di negara kita. Kejahatan dokumen memang identik dengan tindakan korup. Seringkali kita saksikan banyak terjadi pemalsuan dokumen dari level sederhana seperti pemalsuan KTP, dokumen imigrasi, dokuimen sertifikasi guru yang baru-baru ini sedang jadi hot news, sampai [konon] pemalsuan Surat Perintah 11 Maret (Supersemar) yang kini masih kontroversial.
Selanjutnya, diplomatika melahirkan konsep-konsep pokok kearsipan seperti otentisitas, asli (genuine), otentik, inauthentic, legal, andal (reliable) draft, kopi/salinan dan orisinil (original). Menurut Barbara L. Craig, analisis diplomatika mampu menopang kebutuhan secara umum dan mendasar dalam perilaku manusia yang dimanifestasikan dalam dokumen yang kita ciptakan dan dalam arsip dinamis yang kita simpan. Sebagai metode analisis keterkaitan antardokumen, diplomatika sangat berguna bagi para arsiparis sebagai landasan teori karena dapat diterapkan pada arsip dinamis elektronik (virtual) sekalipun pada semua fungsi kearsipan, mulai dari penilaian arsip dinamis, sampai deskripsi arsip statis .
Penerapan fungsi diplomatika pada era informasi dan komunikasi ini, khususnya tantangan arsip dinamis elektronik (electronic records) telah mendorong para pakar arsip elektronik untuk kembali pada analisis diplomatika untuk memecahkan issu-issu yang menjadi buzzwords dalam ranah arsip dinamis elektronik, khususnya preservasi, otentisitas, integritas serta konteksnya.
Issu mengenai otentisitas dan long-term preservation merupakan pekerjaan pokok para arsiparis, sehingga mendorong para periset dari komunitas kearsipan berusaha mencari solusi seputar aksesibilitas arsip dinamis elektronik. Professor Luciana Duranti dari School of Library, Archival and Information Studies dari University of British Columbia merupakan pakar arsip dinamis elektronik yang terkenal dengan pendekatan diplomatika modernnya. Beliau merupakan direktur tim riset internasional dalam sebuah proyek the InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). Riset ini pertama kali mengembangkan proyeknya di University of British Columbia (UBC), "The Preservation of the Integrity of Electronic Records," [UBC] untuk menjawab problem digital seputar penciptaan dan pemeliharaan (creation and maintenance) arsip dinamis elektronik yang otentik dan andal sejak masa aktif dan inaktifnya [Duranti 1995, Duranti and MacNeil 1996]. Salah satu produk riset ini adalah Standar 5015.2 untuk aplikasi manajemen arsip dinamis (records management) milik Departemen Pertahanan Amerika Serikat. InterPARES saat ini terus mengembangkan risetnya, khususnya mencari solusi yang smart seputar pemeliharaan dan preservasi arsip dinamis elektronik sepanjang waktu.
Proyek InterPARES dikelola dalam skala nasional, multi-nasional, serta tim riset berbasis industri. Tim riset ini meliputi Kanada, Amerika Serikat, Italia, Eropa Utara (UK, Irlandia, Swedia, Perancis, dan Belanda), Australia dan Asia (Cina dan Hong Kong) serta sebuah grup industri skala global yang tercakup dalam CENSA (the Collaborative Electronic Notebook Systems Association). Dalam skala nasional dan multi-nasional, riset ini meliputi para periset akademik, perwakilan lembaga kearsipan nasional dari berbagai negara, serta industri.
Catatan kaki:
Giorgio Cencetti, “La Preparazione dell’ Archivista.” Dalam Antologia di Scritti Archivistici, ed. Romualdo Giuffrida (Roma: Minissero per I beni culturali e ambientali. Publicazioni degli Archivi di Stato, 1985), dalam Luciana Duranti, “Diplomatics: New Uses for an Old Science,” Archivaria 28 (Summer 1989), hlm. 7.
No comments:
Post a Comment