Keeping Archives

Keeping Archives. JUDITH ELLIS,ed.Port Melbourne, Victoria,Australia:
D.W.Thorpe in association with the Australian Society of Archivists,2nd ed., tahun 1993, 491 hlm.

The Australian Society of Archivists telah menerbitkan edisi kedua buku Keeping Archives. Buku ini merupakan pengembangan dari edisi tahun 1987 sebelumnya. Dapat dikatakan bahwa buku ini merupakan buku pegangan utama bagi mereka yang masih awam tentang administrasi arsip(statis) maupun untuk para pelaku profesi arsip. Buku ini terdiri atas tiga bab; Ross Harvey dengan bahasannya mengenai preservasi, Helen Smith tentang aspek-aspek hukum administrasi arsip statis, serta David Roberts yang membahas mengenai manajemen arsip bentuk khusus.

Ciri yang menonjol dari buku edisi baru ini adalah penekananny pada materi-materi baru mengenai pentingnya kajian lintas area dalam pengelolaan arsip statis yang mendorong adanya pemahaman konteks penciptaan materi arsip. McKemmish mengartikulasikan penekanan dalam hal ini, khususnya dalam bab yang Ia jabarkan. Dia mendorong para arsiparis untuk memahami pengelolaan arsip sebagaimana dalam prinsip records continuum. McKemmish menjelaskannya dalam konteks kearsipan ala Australia. Dia mengatakan bahwa semua penjabarannya, yang sebelumnya telah digagas oleh Peter Scott pada tahun 1960an, "merepresentasikan capaian yang mendasar, khususnya karena mampu menjaring (capture) informasi kontekstual dan kompleksitas hubungan -- arsip dengan para pencipta arsip, antara pencipta arsip dan arsip itu sendiri -- sepanjang waktu" (hlm.12). Di bab lain, Barbara Reed mengusung tema penilaian dan penyusutan arsip. (Dia telah mengkaji ulang tentang penilaian dan penyusutan arsip yang Ia ulas pada edisi tahun 1987 sebelumnya yang menggabungkan ide-idenya David Bearman,Terry Cook, dan Helen Samuels mengenai pentingnya penilaian arsip berdasarkan informasi kontekstual seperti fungsi-fungsi pencipta arsip dinamis). Reed mengatakan bahwa dalam menilai arsip, pentingnya asal-usul arsip dan informasi kontekstual penciptaan arsip "tidak dapat menjadi satu-satunya patokan, namun juga bisa berdasarkan relevansinya" (hlm.192-
93). Helen Smith menekankan bahwa pokok masalah hukum yang dihadapi arsiparis perlunya lebih mengetahui mengenai "konteks historis dan administratif" penciptaan dokumen (hlm.127). Helen Smith menyarankan arsiparis harus menilai arsip secara lebih "holistik" daripada sebelumnya. Sementara Paul Brunton dan Tim Robinson,membahas komputerisasi, standarisasi, serta penjelasan konsep-konsep provenance, penataan dan proses deskripsi (hlm. 246).

Buku ini memiliki kelebihan-kelebihan antara lain karena mampu memperkenalkan peranan baru informasi provenans. Hal ini tentu sangat penting mengingat banyaknya diperlukan informasi asal-usul arsip oleh para arsiparis yang merupakan tantangan kearsipan modern.