Memahami Records Management, Document Management, Knowledge Management, Information Management, dan Archives Administration

Istilah "kearsipan" dalam konteks Indonesia merupakan istilah untuk memaksudkan Manajemen Arsip Dinamis / Records Management dan Administrasi Arsip Statis / Archives Administration dalam satu kesatuan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi dari kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Penggunaan istilah "kearsipan" menurut saya sangatlah tepat karena dalam era informasi ini baik manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis saling terkait dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Trend kearsipan terkini juga menginginkan adanya integrasi antara disiplin manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis lewat pendekatan kearsipan yang diusung oleh para pemikir-pemikir arsip dari Australia, yakni records continuum model. RCM merupakan antitesis dari pendekatan kearsipan konvensional, life cycle of records yang dikembangkan di Amerika Serikat, khususnya oleh T.R. Schellenberg. Dengan konsep daur hidup ini, manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip statis merupakan disiplin sendiri-sendiri, padahal dengan kehadiran teknologi informasi dan komunikasi, perbedaan keduanya semakin kabur.

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat, kini muncul disiplin lain selain kearsipan, yakni manajemen dokumen, manajemen pengetahuan, dan manajemen informasi. Apa dan bagaimana disiplin-disiplin ini berperan? Berikut adalah penjelasannya.

Manajemen Arsip Dinamis / Records Management

Secara umum, kita mengenal istilah Manajemen Arsip Dinamis / Records Management, yang selanjutnya saya singkat menjadi RM, merupakan fenomena modern yang timbul akibat ledakan informasi pasca Perang Dunia II, khususnya yang terjadi di Amerika. Sebenarnya secara historis praktek RM lahir bersamaan dengan lahirnya peradaban manusia, khususnya tatkala manusia mengenal tulisan. Menurut Luciana Duranti, dalam "The Odyssey of Records Managers", teknik RM sudah dipraktekkan oleh bangsa Sumeria sekitar tahun 2112 s.d. 2004 SM. Para records manager sudah eksis dalam peradaban klasik Yunani dan Romawi. Bahkan, profesi records manager dianggap sebagai profesi yang bergengsi karena memiliki skill dan pengetahuan khusus. Secara khusus, Alexander Agung dikabarkan menaruh perhatian yang tinggi kepada records manager karena peranannya sangat strategis. Luciana Duranti mampu menunjukkan kepada records manager modern bahwa mereka sebenarnya memiliki sejarah yang kaya dan kuno untuk membuktikan bahwa para records manager dahulu kala bukanlah semata-mata petugas tata usaha / administrasi (clerks). Tapi mereka adalah para profesional yang sangat dihargai karena keterampilan yang mereka miliki membedakan mereka dari masyarakat pada umumnya dan kontribusi para records manager ini membantu / mendukung para elit di pemerintahan. Argumen Duranti ini semakin menegaskan bahwa arsip dinamis zaman purba punya andil besar sebagai bukti vital transaksi dan hak-hak warga negara. Pendapat Luciana Duranti ini merupakan koreksi atas pendapat yang menegaskan bahwa RM merupakan produk abad XX. Pandangan ini seringkali dikeluarkan oleh para archivist (arsiparis dalam konteks Amerika, yakni yang hanya mengelola arsip statis) dengan nada sinis yang ditujukan kepada rekan serumpunnya yaitu records manager, seolah-olah hanya profesi administrasi arsip statis saja yang memiliki konteks historis yang purba.

Dalam konteks Amerika, RM dalam arti profesi lahir pada tahun 1946 ketika Presiden Harry Truman mengenalkan bahwa program RM diperlukan untuk menangani ledakan arsip dinamis akibat Perang Dunia II, tepatnya pada tanggal 25 September 1946 ketika Truman menyetujui Lodge Brown Act yang mendirikan sebuah komisi untuk menangani masalah di bawah supervisi mantan Presiden Herbert Hoover, tepat 12 tahun setelah didirikannya Arsip Nasional Amerika Serikat. Pada tahun 1948 komisi ini mengeluarkan rekomendasinya tentang pendirian sebuah Biro Manajemen Arsip Dinamis di Kantor Pelayanan Umum serta mencetuskan program manajemen arsip dinamis pada setiap departemen dan lembaga di pemerintahan federal.Rekomendasi ini pada akhirnya dikodifikasi dan diumumkan dalam Federal Records Act tahun 1950 yang menentukan bahwa lembaga federal wajib memiliki program RM yang efektif. Ditambah lagi pada tahun 1955 dengan didirikannya Association of Records Managers and Administrators (ARMA), yakni sebuah asosiasi nonprofit bagi records managers, semakin memperkuat profesi RM di Amerika Serikat.

Di Inggris, RM lahir sebagai hasil dari undang-undang kearsipan, Public Records Act tahun 1958. Dalam ketentuan undang-undang tersebut, dinyatakan bahwa setiap departemen pemerintah sebaiknya mengkaji ulang berkas arsip dinamisnya (files) 5 tahun setelah berakhir masa ketertutupan arsipnya untuk memastikan apakah arsipnya sudah sesuai retensinya dan bahwa setelah 25 tahun arsip tersebut harus ditinjau ulang oleh departemen dan staf the Public Records Office (PRO). Undang-undang ini didasarkan atas penemuan anggota komite Grigg yang menerima pandangan Sir Hilary Jenkinson bahwa penilaian arsip tidak boleh dilakukan oleh archivists (arsiparis dalam konteks Inggris, yankni yang hanya mengelola arsip statis) karena mereka itu penjaga arsip yang tidak memihak (impartial guardians) yang tidak berhak menentukan nasib suatu arsip. Dalam sistem Grigg, petugas arsip dinamis memutuskan jika arsip dinamis punya nilai administrasi, banyak kekecewaan dirasakan oleh generasi archivists Inggris yang secara tegas percaya bahwa penilaian arsip dinamis merupakan lingkup eksklusif mereka. Sebenarnya, sekelompok kecil petugas arsip dinamis ini adalah records manager profesional pertama di Inggris karena mereka dipekerjakan secara eksklusif untuk menilai arsip dinamis di lingkungan unit pencipta mereka, yang memiliki keterampilan penilaian khusus dan memutuskan nasib akhir arsip dinamis itu. Menarik untuk diperhatikan bahwa pegawai negeri tidak menikmati status yang tinggi dalam PRO. Bahkan, mereka tunduk pada PHK selama periode resesi, menanggung beban kerja yang berat, dan dianggap sebelah mata oleh archivist tentang kemampuan mereka untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Secara historis, mereka para pegawai arsip dinamis dikenang sebagai pegawai tata usaha / administrasi semata, namun analisis dekat pekerjaan mereka mengungkapkan bahwa julukan yang benar untuk mereka seharusnya "records manager".

Ketidakpedulian awal Inggris terhadap RM sebagai profesi dibuktikan dalam kenyataan the British Records Management Society (BRMS) bahwa mereka yang bekerja di atau berhubungan dengan manajemen arsip dinamis atau manajemen informasi, tanpa memandang status profesi,organisasi atau kualifikasi mereka, tidak dibentuk sampai tahun 1983. Akibatnya, dalam kancah internasional, organisasi profesi setara ARMA di Inggris kalah pamor dengan Amerika Serikat.

Sementara itu di Australia, konsep RM modern lahir mulai tahun 1950-an ketika departemen Arsip di Commonwealth National Library, perpustakaan Negara Bagian Victoria, dan perpustakaan publik New South Wales mulai dilibatkan dalam retensi arsip dinamis. Dari sini tugas-tugas awal RM dilakukan oleh archivists yang bekerja di perpustakaan; saat itu belum ada records managers. Records Management Association of Australia (RMAA) didirikan pada tahun 1969 ketika komite dibentuk untuk melihat penciptaannya, dicatat bahwa sebagian besar arsip dinamis perusahaan dan badan pemerintah di Australia dalam keadaan kacau. Hal ini merupakan panggilan bagi para records manager Australia dan menandai titik tolak kelahiran RM profesional di Australia. Sangat menarik untuk dicatat bahwa RMAA ini mendahului Australia Society of Archivists (ASA) yang tidak memisahkan diri dari Library Association of Australia (LAA) sampai tahun 1975. Oleh karena, itu para records managers Australia dapat membanggakan senioritas mereka ketika dibandingkan dengan rekan-rekanarchivists mereka.

Australia merupakan negara yang getol dalam
mengembangkan teori kearsipan kontemporer. Konsep Records Continuum Model merupakan satu contoh pemikiran progresif dalam bidang kearsipan saat ini. Teori ini dikembangkan oleh pemikir-pemikir arsip seperti Frank Upward dan Sue MacKemmish. RCM ini mematahkan argumen teori daur hidup arsip ala Amerika yang menyatakan bahwa arsip dinamis memiliki fase-fase tertentu dalam pengguananya: arsip dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif. Menurut Sue MacKemmish dan Frank Upward, pendekatan life cycle yang rigid seperti ini menimbulkan masalah. Menurut pendekatan RCM, arsip dinamis tidak memiliki fase tertentu dalam kehidupannya, melainkan memiliki sifat ketidak-stabilan, belum pasti, mudah berubah-ubah (fluidity) dan dapat mengulang beberapa tahap daur hidupnya, di dalam fashion non linear dan elastis. RCM ini ditopang oleh gagasan bahwa records managers dan archivists harus bekerja bersama-sama berbagi perhatian terhadap arsip dinamis masyarakat.

Manajemen Dokumen / Document Management

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, konsep-konsep kunci dalam kearsipan, yakni records dan archives menjadi komoditas oleh para IT specialists yang kadang-kadang menimbulkan multitafsir. Cobalah kita ketik kata "records management" di mesin pencari Google. Di sana akan muncul perolehan (recall) tentang RM, namun ada rujukan untuk memilih document management (DM).Bagi masyarakat awam, konsep RM dan DM biasanya digunakan saling tumpang tindih seakan-akan keduanya sama.Asumsi ini muncul karena pada tataran mikro, RM berkaitan dengan dokumen, akan tetapi, DM pada dasarnya berkaitan dengan dokumen-dokumen individual bukan keserbaragaman dokumen yang menjadi konsen dalam RM. DM merupakan konsep yang relatif baru dan muncul pada tahun 1990-an ketika perusahaan komputer mulai menjual perangkat lunaknya yang dikenal dengan sistem dokumen elektronik. Software ini pada mulanya tidak berisi fungsionalitas yang dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis elektronik. Meskipun perkembangan teknologi
telah memperbaiki sistem manajemen arsip dinamis elektronik mirip dengan manajemen arsip dinamis dalam hal fungsionalitasnya, akan tetapi perbedaan utamanya adalah bahwa RM pada intinya, difasilitasi dengan perlunya pengamanan "otentisitas dan konteks arsip dinamis" di mana hal ini bukan konsen utama atau tidak dimiliki oleh DM. Dengan kata lain, document management systems (DMS) menawarkan akses terhadap dokumen yang tidak berisi "karakteristik kebuktian".Perbedaan ini menegaskan bahwa DMS pada dasarnya merupakan "sistem informasi" bukan sistem tata arsip dinamis.

Manajemen Pengetahuan / Knowledge Management (KM)

KM merupakan istilah lain yang sering diucapkan senafas dengan RM. KM merupakan istilah yang tidak jelas yang dipakai pada tahun 1990-an dan telah digunakan dalam konteks yang berbeda untuk menjelaskan situasi tertentu. Sejak dari kelahirannya, KM digembar-gemborkan sebagai paradigma bisnis baru dan asal-usulnya berbarengan dengan munculnya internet. KM dipercaya akan menghasilkan banyak informasi tentang bagaimana suatu bisnis beroperasi. Secara khusus, KM akan menjaring pengetahuan implisit terhadap skills para anggota suatu bisnis dan akan melahirkan produktivitas tinggi di antara para pegawai dalam suatu bisnis atau organisasi. KM juga diasosiasikan dengan ide "memori korporasi" dan "informasi dinamis yang diasosiasikan dengan aplikasi database".

RM dan KM saling berbagi konsen yang umum: fokus pada arsip dinamis (records). Akan tetapi, KM hanya konsen dengan arsip dinamis yang dapat memberi manfaat produktivitas dan keuntungan suatu bisnis. Hal ini berbeda dengan RM yang konsen dengan pengelolaan arsip dinamis karena tujuan kebuktian dan informasional. Jadi, keduanya merupakan disiplin yang berbeda. Akhir-akhir ini konsep KM banyak dikritik. Para penentang KM berpendapat bahwa KM itu mahal untuk diterapkan oleh suatu bisnis atau organisasi, terlalu kompleks, dan cenderung menimbulkan misinterpretasi. Mereka menyarankan bahwa sistem manajemen arsip dinamis jauh lebih baik akan menjadi tool suatu korporasi atau organisasi karena RM lebih fleksibel dan reaktif terhadap kebutuhan bisnis dan RM juga bekerja secara real time. Selain itu, records management systems (RMS) lebih banyak disukai daripada KMS dan dana yang disisihkan untuk proyek KM biasanya dialihkan untuk RMS.

Manajemen Informasi / Information Management (IM)

IM merupakan disiplin pengetahuan lain yang dekat dengan RM. IM adalah suatu bidang berbasis luas yang pertama kali muncul dalam masyarakat bisnis pada akhir tahun 1970-an. IM dapat didefinisikan sebagai manajemen produk informasi dari berbagai jenis yang mendukung kegiatan bisnis. IM berbagi atribut sama seperti RM karena tertarik dengan materi yang dimanifestasikan dalam berbagai format; tidak seperti DM yang hanya konsen pada dokumen. Materi-materi yang menjadi konsen IM termasuk manual teknis, jurnal, publikasi internal, pamflet, websites, serta database yang terkait dengan bisnis. Sumber-sumber ini mirip dengan arsip dinamis, berisi informasi dan konfigurasi serta ketergantungannya dan kebenaran adalah hal yang krusial dalam konteks organisasi. Selain itu, IM tertarik dengan arsip dinamis yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis dan tempat simpannya, organisasi, serta aksesnya. Perbedaan antara IM dan RM adalah bahwa IM tidak konsen dengan bukti kegiatan seperti pada arsip dinamis. Sebaliknya, IM lebih fokus pada arsip dinamis yang mendukung kegiatan bisnis. Di sini jelas bahwa IM jauh lebih sempit daripada RM yang didasarkan pada pengelolaan, preservasi, dan penjaringan nilai guna kebuktian arsip dinamis.

Administrasi / Manajemen Arsip Statis (Archives Administration/Management)

RM dan AM adalah disiplin yang saling terkait. Revolusi Perancis tahun 1978 menandai bahwa arsip (sebagai tempat) merupakan repositori yang menghimpun arsip-arsip dinamis yang mendukung hak-hak warga negara danarchivists pertama kali sebenarnya adalah para records managers. Akan tetapi, arsip berkembang dalam institusi yang menempatkan arsip-arsip dinamis lama khususnya untuk membantu sejarah dan memori. AM didefinisikan sebagai seleksi, preservasi, pemeliharaan, penataan, deskripsi dan akses terhadap materi yang bernilai guna keberlanjutan untuk jangka waktu yang lama. Baik RM dan AM merupakan disiplin yang terpisah khususnya pada tahun 1950-an di Amerika karena adanya adanya pertumbuhan masif arsip-arsip dinamis pemerintah sehingga para records managers diberi tugas mengelola arsip-arsip dinamis yang menjadi kewenangannya dan mengantarkan arsip-arsip dinamis yang sudah inaktif kepada para archivists; sementara para archivists mengelola koleksi yang bernilai guna sekunder. Pada tahun 1955 Morris Radoff, Presiden Society of American Archivists mengeluarkan dalil yang terkenal bahwa sebaiknya ada spesialisasi dalam RM dan AM sehingga keduanya tidak berbagi kesamaan. Dari sinilah muncul dua skill yang berbeda. Perpecahan pun mulai muncul, dan RM menjadi bidang yang benar-benar terpisah dengan AM.Tahun 1970-an semua archivists mengidentikkan mereka sebagai pelayan para pandit / peneliti, masa lalu dan budaya, sementara para records managers tertarik dengan masa kini dan melayani kebutuhan bisnis organisasi secara efisien. Dari waktu ke waktu, ketegangan pun muncul antara records managers dan archivists, baik dipicu karena kecemburuan gengsi akan profesi, maupun dalam hal dana. Secara tradisional, banyak archivists memandang RM sebagai suatu proses untuk menyelamatkan arsip-arsip dinamis yang bernilai guna historis, sementara para records managers memandang arsip (sebagai tempat) sebagai tempat pembuangan arsip-arsip dinamis yang sudah tidak bernilai guna untuk unit penciptanya.

Pemahaman terkini seperti RCM-nya Australia telah menekankan perlunya records managers dan archivists untuk bekerja bersama-sama sepanjang masa daur hidup arsip dinamis dan banyaknya kenyataan bahwa para archivists muda telah banyak menerima berbagai jenis pelatihan manajemen arsip dinamis profesional sebagai bagian pendidikan formal mereka.

Diprediksikan bahwa secara fakta pragmatis, pekerjaan arsip statis pada sektor warisan masa lalu (heritage) sangat kurang dan cenderung kering (baca: penghasilannya sedikit) sementara pekerjaan RM terus mengalami permintaan yang tinggi karena adanya remunerasi dan penghargaan. Para archivists perlu melakukan diversifikasi sehingga baik RM dan AM saling berbagi keminatan sehingga mampu memastikan bahwa RM merupakan bidang yang cocok bagi archivists yang masih amatir.Akan tetapi, baik RM dan AM memiliki fungsi yang berbeda. RM konsen dengan jadwal retensi arsip dinamis, manajemen risiko, benaran tujuan bisnis, serta hierarkhi organisasi yang tidak dimiliki oleh AM. Sementara fokus AM adalah pada memori, layanan masyarakat, dan warisan dokumenter yang tidak ditemukan dalam RM.

Dalam konteks Indonesia, baik RM maupun AM berada dalam satu payung kearsipan. Hal ini sebenarnya merupakan keuntungan tersendiri karena trends terkini memang menginginkan penyatuan kedua disipin tersebut. Jadi, sebenarnya kearsipan di Indonesia sudah memenuhinotion yang diinginkan dalam ide Records Continuum Model.Akan tetapi, tantangan ke depan kita adalah status disipilin kearsipan kita belumlah otonomi. Paling tidak, untuk memperkuat status disiplin kearsipan sebagai
disiplin yang otonomi harus ada program studi kearsipan tingkat sarjana, bukan gabungan dengan disiplin lain seperti ilmu perpustakaan. Selain itu disiplin kearsipan juga perlu menciptakanbanyak publikasi ilmiah tentang kearsipan, bila ingin ingin mempertahankan status profesionalnya. Selama ini disipin kearsipan baru sebatas membuka sampai jenjang D3, meskipun sudah ada D4 Kearsipan di Universitas Terbuka, namun hal ini juga perlu didukung dengan pendirian S1 murni kearsipan. Adapun S2 kearsipan baru sebatas peminatan khusus di Program Studi Ilmu Perpustakaan (Universitas Indonesia), belum murni S2 Kearsipan. Semoga untuk ke depannya disiplin kearsipan di Indonesia dapat menjadi disiplin yang benar-benar otonom, di semua jenjang akademik, baik S1 maupun S2.

Bacaan:

Duranti, Luciana. "The Odyssey of Records Managers" Dalam Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance. (Ed) Tom Nesmith. London: The Scarecrow Press, 1993, pp 29-60.

O'Toole James M. and Richard J. Cox. Understanding Archives and Manuscripts. Chicago: The SAA, 2006.

Records Management Society

(14 Juli 2011)