Memanfaatkan Aplikasi Open Source ICA-AtoM dalam Pengelolaan Arsip

Diambil dari Blognya Mas Saca Firmansyah

 

Pengertian Aplikasi Open Source

Saat ini teknologi open source sudah menjadi sebuah tren dalam perkembangan teknologi komputer dan hal tersebut berdampak pula pada teknologi informasi. Berbagai perusahaan ternama mulai membuat aplikasi mereka dapat digunakan dalam perangkat open source, seperti IBM, Oracle, Sun.

Open Source dapat didefinisikan tidak hanya sebagai aplikasi yang gratis dan dapat dengan mudah didapatkan sumber kodenya (source code), akan tetapi sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open source apabila memenuhi kriteria berikut ini :

• Free redistribution. Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang berdiri sendiri maupun software yang menjadi komponen software lain.


• Kode sumber. Program harus menyertakan kode sumber dan harus memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun terkompilasi.


• Derived works. Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan turunan, serta harus memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan syarat-syarat yang sama dengan yang ada pada lisensi software awal.


• Integritas kode sumber. Lisensi dapat membatasi distribusi kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi memungkinkan distribusi patch files. Patch file adalah perbaikan-perbaikan kode sumber yang didistribusikan untuk memperbaiki software yang telah didistribusikan dahulu. Patch file ini biasanya tidak berukuran besar. Dengan adanya patch file maka seseorang tidak perlu mengambil ulang seluruh software sehingga menghemat waktu download. serta kode sumber demi pemodifikasian program pada saat kompilasi. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan distribusi software yang dibangun dari kode sumber termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor versi atau nama yang berbeda dari software aslinya.


• Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok.


• Tidak ada diskriminasi terhadap fields of endeavor. Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang tertentu.


• Distribusi lisensi. Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi tambahan.


• Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk.


• Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain. Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open source. Open Source Initiative (The Open Source Definition)

Manfaat open source dalam dunia pendidikan adalah pelajar, mahasiswa ataupun pendidik tidak lagi mempelajari sesuatu secara teoritis namun mereka pun dapat mempraktikkannya. Sebagai contoh dalam bidang ilmu komputer, pada saat mempelajari mata kuliah Sistem Operasi, maka mahasiswa dan dosen dapat secara bersama-sama mempelajarinya dengan cara mengupas secara tuntas Sistem Operasi GNU/Linux ataupun sistem operasi open source lainnya, sehingga mahasiswa dan dosen tidak hanya tahu teori, namun juga tahu penerapannya dalam dunia nyata. Kemudian dengan menginstalasi sistem operasi open source, misalnya GNU/Linux, seseorang umumnya telah memperoleh aplikasi-aplikasi yang cukup lengkap, tanpa harus mengeluarkan uang royalti untuk membelinya.

Begitu pula dalam dunia bisnis, dunia bisnis memperoleh manfaat yang cukup banyak yaitu rendahnya biaya instalasi program, reliabilitas yang tinggi, keamanan yang tinggi, sehingga total cost of ownership-nya menjadi rendah. Dunia bisnis sangat memerlukan program yang bereliabilitas tinggi, karena kegiatan-kegiatan dunia bisnis telah amat tergantung pada komputer dan kesalahan kecil akan mengakibatkan kerugian yang sangat besar.

Selain itu dengan menggunakan program open source maka perusahaan tidak perlu terikat pada satu vendor, baik vendor hardware maupun software. Jika perusahaan menemui permasalahan, ia dapat menghubungi pembuat program ataupun mencari perusahaan-perusahaan jasa untuk menangani masalah tersebut.

Dalam pemerintahan, seiring dengan makin banyaknya tuntutan akan otonomi daerah, maka penggunaan program open source patut menjadi pertimbangan dalam perencanaan sistem informasi pemerintahan. Dengan menggunakan program open source, anggaran yang dibutuhkan relatif lebih rendah dibandingkan dengan program closed source dengan tingkat reliabilitas dan keamanan yang lebih tinggi. Selain itu dengan memanfaatkan program-program open source pemerintah dapat mendukung perkembangan teknologi informasi di daerahnya dan juga dapat memberikan kesempatan kerja pada masyarakat. Dengan tersedianya source code yang dapat dimodifikasi maka pemerintah dapat memastikan bahwa program yang digunakannya tidak memiliki suatu backdoor ataupun trojan horse yang dapat membahayakan pemanfaatannya dalam bidang yang sensitif, seperti bidang pertahanan keamanan ataupun data perusahaan dengan nilai yang sangat penting yang tersimpan dalam dokumen arsip.

Khusus untuk penanganan arsip, saat ini telah dikembangkan aplikasi open source ICA-AtoM yang menggunakan standar internasional dalam pengelolaan arsip sehingga dapat memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintahan dan pendidikan. Di bawah ini akan dijelaskan secara singkat mengenai ICA-AtoM.

ICA-AtoM

ICA-AtoM adalah singkatan dari “International Council on Archives-Access to Memory”. Ini adalah aplikasi berbasis web, dengan teknologi open source yang pembuatannya ditujukan untuk mendeskripsikan arsip dan sudah tersedia dalam berbagai bahasa (multilingual: Arab, Belanda, Inggris, Prancis, Jerman, Portugis, Spanyol, dll) juga dapat dikembangkan untuk digunakan dengan lebih dari satu tempat penyimpanan arsip (multi repository).

Aplikasi ICA-AtoM adalah aplikasi berbasis web, maka dalam pengoperasiannya menggunakan aplikasi internet browser seperti Firefox, Safari, Internet Explorer, Opera, dll. HTML digunakan untuk menampilkan aplikasi ini dalam web browser. Database pada server menggunakan MySQL, namun dapat juga menggunakan Postgres, SQLite, SQLserver, Oracle, dll. Bahasa Pemrograman yang dipakai oleh ICA-AtoM menggunakan php5 yang menghubungkan antara database-webserver-browser. Framework yang digunakan adalah Symfony yaitu untuk mengelola komponen ICA-AtoM menggunakan model berorientasi objek dan desain web yang terstruktur. Qubit- open information management toolkit dikembangkan oleh ICA-AtoM dan diubah untuk disesuaikan dengan ICA-AtoM. Berikut adalah gambar desain arsitektur aplikasi ICA-AtoM.

Gambar 1, Desain Arsitektur Aplikasi ICA-AtoM

Sumber: http://ica-atom.org

Aplikasi ini sedang dikembangkan secara aktif oleh ICA dengan melakukan beta testing. Aplikasi ini dapat diakses secara online melalui www.ica-atom.org yang merupakan halaman awal dari projek ICA-AtoM. ICA-AtoM juga menyediakan online demo bagi praktisi kearsipan untuk mencobanya langsung melalui www.ica-atom.org/demo, di sini arsiparis dapat masuk dan mencoba fitur yang ada dengan menjadi admin pada demo online ini.

Sejarah ICA-AtoM

Pada tahun 2003, komite teknologi informasi-ICA, dibawah kepemimpinan Peter Horsman dari Netherlands Institute for Archival Education Research (Archiefschool), mempublikasikan standar fungsional untuk Open Source Archival Resource Information System (OSARIS). Komite ini berharap standard ini dapat digunakan untuk pengembangan aplikasi deskripsi arsip yang berbasis open source. Namun, hal itu tidak dapat dilakukan karena kebutuhan dana yang tidak dapat dipenuhi.

Kemudian pada tahun 2005, UNESCO Information For All Programme (IFAP) memberikan € 45,000 Euro kepada ICA Human Right Task Force untuk membuat panduan online tentang sumber-data arsip yang berkaitan dengan kekerasan HAM. UNESCO IFAP secara aktif juga menyarankan untuk menggunakan open source sabagai salah satu kriteria panduan online tersebut. Peter Horsman menyadari saat itulah ia bisa menerapkan OSARIS pada penggunaan database yang akan dibuat yang seharusnya berdasar pada Standar deskripsi ICA. UNESCO menyarankan agar tidak hanya membuat database online akan tetapi juga membuat sebuah aplikasi open source untuk deskripsi arsip yang dapat digunakan oleh anggota ICA dan institusi kearsipan lain.

Pada tahun 2006, Sekretaris Jenderal ICA Joan van Albada memilih singkatan dari Access to Memory sebagai nama dari aplikasi ini, untuk kemudian secara resmi aplikasi ini dinamakan ICA-AtoM. Kemudian tahun 2007 pada pertemuan di kantor sekretariat ICA untuk mereview aplikasi ICA-AtoM rilis versi alpha 0.3, Belanda melalui Archiefschool berkomitmen untuk mendanai pengembangan lebih lanjut dari aplikasi ini dengan € 100,000 Euro. Direction des Archives de France juga memberikan € 30,000 euro tambahan yang membantu rilis versi alpha 0.5 pada November 2007. Hingga akhirnya dorongan terakhir datang dari United Arab Emirates Centre for Documentation and Research (CDR) bersedia mendanai pengembangan versi beta ICA-AtoM, karena melihat potensi dari software ini yang kemudian dirilis pada Juli 2008.

Lembaga Terkait

Dalam pengembangannya ICA-AtoM mendapat anggaran tidak berasal dari anggaran internal ICA, namun berasal dari berbagai pihak dan jaringan yang dimiliki oleh ICA. Berbagai pihak tersebut menyumbangkan dana mereka agar ICA-AtoM dapat dikembangkan sebagai mana tujuan pembuatan ICA, yaitu memberikan aplikasi software yang dapat digunakan oleh instansi/ lembaga kearsipan untuk mendeskripsikan arsip dengan standar yang dimiliki oleh ICA. Lembaga yang menjadi sponsor dalam poyek pengembangan ICA-AtoM adalah sebagai berikut:

• International Council on Archives (ICA)


• Center for Documentation & Research


• Archief School-Nederlands Instituut Voor Archiefonderwus en –Onderzoek


• Direction des Archives de France


• United Nation Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO)


• Library and Archives Canada, Bibliotheque of Archives Canada


• Canadian Council of Archives


• Library and Archives of Development-The World Bank Group

Instalasi Aplikasi ICA-AtoM

ICA-AtoM adalah aplikasi berbasis web yang sistem instalasinya sedikit berbeda dengan instalasi software komputer desktop. Instalasi ICA-AtoM dapat langsung diinstal pada server internet maupun menggunakan aplikasi server lokal (localhost) seperti xampp dan wampserver. Dalam penelitian ini server lokal yang digunakan adalah WampServer version 2.0 dengan konfigurasi sebagai berikut:

-          Apache version: 2.2.11,

-          PhP version: 5.3.0,

-          MySql version: 5.1.36.

Sedangkan sistem minimal yang dapat digunakan untuk instalasi WampServer adalah sebagai berikut:

-          128 MB RAM

-          320 MB free fixed disk

-          Windows 2000, XP (Server 2003), Vista (Server 2008), 7

-          semua systems 32 bit (64 bit-dapat digunakan juga)

ICA-AtoM adalah aplikasi web-based  dimana dalam melakukan proses instalasi bisa dikatakan lebih rumit dari pada aplikasi desktop lainnya. Karena itu ICA-AtoM mengembangkan instaler untuk aplikasi ini yang bisa membantu proses instalasi agar lebih mudah. Sejauh ini, sekitar 80 % proses instalasi ICA-AtoM dilakukan oleh web instaler dengan 20% menggunakan intervensi manual dalam prosesnya. ICA-AtoM sudah didesain dengan asumsi penggunaan teknologi komputer yang terjangkau oleh pengguna. Teknologi komputer yang dimaksud adalah yang dapat mengakses internet dan web browser. Semua web browser dapat menggunakan ICA-AtoM. Untuk memberikan tampilan browser yang bagus maka JavaScript dibutuhkan untuk menampilkan efek yang menarik bagi pengguna.

Browser internet yang tidak dilengkapi JavaScript tetap bisa digunakan untuk ICA-AtoM namun tampilan dan efek yang menarik aplikasi ini tidak dapat dilihat oleh pengguna. Karena itu direkomendasikan untuk menggunakan aplikasi browser internet yang sudah mendukung JavaScript seperti Firefox x+, Internet Explorer x+, Safari x+.

Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA-AtoM

ICA-AtoM dikembangkan dengan standar deskripsi yang disusun oleh ICA dan beberapa standar penting yang mendukung interoperabilitas aplikasi ini. Dalam masa pengembangannya aplikasi ini dapat diunduh dan diinstal pada perangkat komputer untuk kemudian dilakukan tes akan aplikasi ini. Akan tetapi bila ingin mendapatkan demo CD dengan mengkopi atau mem-burn ke dalam CD, yang nantinya aplikasi ini akan sepenuhnya dapat digunakan dengan kontrol sebagai administrator.

Pengelola dengan log-in khusus sebagai administrator dapat melakukan penambahan dan perubahan data deskripsi arsip. Dalam pembuatannya ICA-AtoM dibuat dengan memperhatikan standar deskripsi yang dibuat oleh ICA. Berikut ini adalah standar ICA yang digunakan pada aplikasi ICA-AtoM:

• International Standard Archival Description (ISAD(G)) – 2nd edition, 1999.

ISAD (G) ini adalah standar untuk deskripsi arsip yang dibuat oleh ICA dengan rekan jaringannya yang tersebar diseluruh dunia. Standar ini menyediakan panduan   umum untuk membuat sebuah deskripsi tentang arsip. Standar ini dibuat untuk menjadi pelengkap akan standar nasional yang dipakai oleh sebuah instansi atau negara. Sehingga masih sangat mungkin untuk dikembangkan oleh masing-masing penggunanya.

• International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families)(ISAAR(CPF)) – 2nd edition, 2003.

Menyediakan panduan untuk Archival Authority Record Standar yang memberikan deskripsi sebagai sebuah entitas (badan hukum, orang-orang dan keluarga) yang terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip.

• International Standard for Describing Institution with Archival Holdings (ISDIAH) – 1st edition, March 2008.

Standar ini memberikan aturan umum untuk standarisasi deskripsi lembaga yang mengelola atau menyimpan arsip. Memberikan panduan praktis untuk mengidentifikasi dan menghubungi lembaga-lembaga yang memiliki arsip memberikan akses dan layanan yang tersedia, membuat direktori lembaga dengan kepemilikan arsip dan/ atau daftar inventori arsip, Pembuatan hubungan antar lembaga (link) dengan perpustakaan dan museum dan/ atau mengembangkan direktori umum dari lembaga warisan budaya di regional, nasional dan tingkat internasional dan produksi statistik pada lembaga dengan kepemilikan arsip, di sebuah daerah, nasional atau tingkat internasional.

Gambar 2: Fitur Add untuk input data arsip pada ICA-AtoM

Sumber: http://ica-atom.org/demo

Gambar diatas adalah pilihan Add untuk mendeskripsikan arsip. Pilihan untuk mendeskripsikan arsip tersebut adalah Archival Description (untuk mendeskripsikan arsip), Authority Records (pembuat rekod), Archival Institution (untuk  mendeskripsikan tempat dimana arsip tersebut disimpan ).

Dalam versi v 1.1 dilengkapi juga dengan International Standard For Describing Function (ISDF) – 1st edition, May 2007.  ICA-AtoM juga dilengkapi dengan data-entry template untuk Dublin Core dan The Canadian Rules for Archival Description. Semua data arsip pada setiap sectionnya langsung berdasarkan pada standar yang digunakan. Sebagaimana dalam aplikasi ini terdapat titik akses (akses point) yang bisa digunakan dalam penelusuran deskripsi arsip, objek fisik arsip juga dapat dihubungkan dengan aplikasi ini untuk menyatakan dimana material arsip tersebut disimpan.

Pengguna  dapat mencari deskripsi arsip yang telah dibuat dalam ICA-AtoM menggunakan search box yang ada. Pengguna juga dapat melihat arsip yang memiliki data digital yang tersimpan, ICA-AtoM menyediakan akses bagi data/ objek digital yang ingin dimasukkan dalam konten data arsip contoh file .JPEG , Flash video.

Semua tampilan aplikasi untuk pengguna termasuk database content (archival description, authority record, static pages, dll) dapat diterjemahkan dalam berbagai bahasa sesuai kebutuhan pengguna.Pada versi ini terjemahan bahasa yang tersedia baru Belanda, Inggris, Prancis, Itali, Portugis, Slovenia, dan Spanyol.

Fitur Import data dari XML maupun OAI juga disediakan dalam aplikasi ini. Begitupula dengan fitur ekspor, pengguna juga dapat melakukan Ekspor data deskripsi arsip menggunakan EAD XML format dan dapat pula melakukan impor dokumen EAD, termasuk multilevel deskripsi hirarki. ICA-AtoM juga dapat beroperasi menggunakan OAI Harvesting.

Data Model ICA-AtoM

ICA-AtoM model data didesain agar fleksibel dalam penggunaan berbagai standar deskripsi dan pada saat ini ICA-AtoM sudah mendukung perpindahan model data dari ISAD(G) ke EAD, Dublin Core, Canadian Rules for Archival Description, dan MODS.

Gambar 3: Desain Model Data ICA-AtoM

Sumber: http://ica-atom.org

Archival Description-Deskripsi arsip memberikan informasi tentang konteks dari material arsip; deskripsi ini adalah perwakilan dari material arsip. Arsip yang dideskripsikan pada ICA-Atom sudah disusun berdasarkan pada level hirarki (contoh, fonds, series, files, item). Data-data dari setiap element pada deskripsi arsip ICA-AtoM menggunakan ISAD(G) Standar. Setiap arsip yang sudah dideskripsikan mungkin memiliki data yang berhubungan dengan objek fisik arsip, digital objek, lokasi, karakter fisik, struktur, informasi teknis mengenai material/ rekod itu sendiri, semua ini dapat dideskripsi dan ditampilkan oleh ICA-AtoM.

Authority Record Description-Deskripsi tentang pembuat rekod/ arsip menyediakan informasi mengenai orang/ badan yang bertanggung jawab atas material yang dideskripsikan dalam deskripsi arsip. Dalam ISAD(G) orang/ badan yang bertanggung jawab tersebut disebut sebagai Creator-pembuat rekod/ arsip. Pada ICA-AtoM data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA ISAAR(CPF).

Archival Institution-adalah lembaga yang menyimpan, melesratikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip yang sedang dideskripsikan. Deskripsi untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan karakretistik seperti jam operasional, layanan peneliti, dan juga kontak informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga arsip untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal diatur dalam standar ISDIAH.

Term-istilah dalam proses input data di organisasikan kedalam taksonomi yang merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata yang digunakan dalam sistem arsip (contoh akses point: subjek, creator, level deskripsi). Rilis berikutnya akan memberikan pengembangan lebih lanjut dengan menggunakan taksonomi terstruktur berdasar ISO Thesauri Standard, yang biasa digunakan untuk hubungan setara (use, use for), hirarki/ bertingkat (narrow term, broad term), dan hubungan asosiatif (see also).

Mengetahui keunggulan ICA-AtoM dalam pengelolaan arsip, saya mencoba menerapkannya di lingkungan kerja saya. Setelah melihat hasilnya, sepertinya saya merekomendasikan pembaca untuk memanfaatkan aplikasi ini dalam mengelola arsip di lingkungan kerja para pembaca. Selamat mencoba..!